Заполняем авансовый отчет

28 Сентября 2017 в 10:57 В этой статье мы разместили образец заполнения авансового отчета 2018 г подотчетным лицом — документа, при помощи которого сотрудники подтверждают потраченные суммы, выданные им ранее авансом. Правила заполнения читайте далее. Оглавление

Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
• в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Юлия Космынина Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Как начисляется 13-я зарплата

Тринадцатая зарплата — это не просто слова, а долгожданная и всеми любимая выплата в конце тяжелого рабочего года. Кто имеет право претендовать на премиальные, как рассчитывается надбавка и от чего зависит размер вознаграждения, разберемся в нашей статье.

Бухгалтерия в кадрах

25 Декабря 2018 в 19:54

Как заполнить новую форму 3-НДФЛ

Форма 3-НДФЛ — это декларация, которую подают плательщики налога на доходы физических лиц. В начале года наступает горячая пора декларационной кампании по налогу на доходы физических лиц. Практически ежегодно по этому налогу меняются формы деклараций и правила их заполнения. В материале расскажем, как получить возврат налога из бюджета, как правильно заполнить декларацию 3-НДФЛ, приведем инструкцию заполнения 3-НДФЛ за 2018 г., бланк, образец заполнения.

Бухгалтерия в кадрах

21 Декабря 2018 в 14:34

Облагаются ли расходы на корпоратив НДФЛ

Приближение новогодних праздников ежегодно ставит вопрос об учете расходов на корпоративные мероприятия. Как отразить в учете новогодний корпоратив, какие необходимо уплатить налоги в бюджет – расскажем подробно.

Бухгалтерия в кадрах

20 Декабря 2018 в 15:54

Как отразить затраты на детские подарки в бухучете

Вручение новогодних подарков деткам сотрудников в большинстве компаний является старой и доброй традицией. В этой статье поговорим о том, как правильно отразить детские подарки к Новому году в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерия в кадрах

20 Декабря 2018 в 15:33

Минфин запретил удерживать НДФЛ с зарплаты за декабрь. Что делать работодателю

НДФЛ с декабрьской зарплаты — спорный вопрос, который действительно актуален в данное время. Минфин опубликовал указания, как правильно удерживать налог на доходы физических лиц. В статье разберемся, когда нужно удержать и заплатить налоговые обязательства в бюджет с декабрьских выплат.

Бухгалтерия в кадрах Актуально

О невозврате подотчетных сумм

Очень часто руководители микропредприятий в форме ООО переводят полученные от контрагентов-покупателей средства себе на банковскую карточку и дальше, как говорится, с концами

По общему правилу, подотчетное лицо обязано вернуть остаток подотчетных средств не позднее трех дней со дня окончания срока, на который они выданы. Если в этот срок подотчетное лицо не вернуло деньги, то организация вправе удержать их по своей инициативе из дохода этого подотчетного лица.

Поскольку подотчетными лицами, как правило (но не только), являются работники организации, удержать остаток подотчетных средств можно из заработной платы подотчетного лица в размере, не превышающим 20% заработка с каждой выплаты.

Но вот что делать, если подотчетным лицом является руководитель организации и ее единственный участник, который перевел с расчетного счета организации большую или даже очень большую сумму на свою банковскую карту и не возвращает ни деньги и не предоставляет никаких оправдательных документов.

Такая ситуация — настоящая головная боль для бухгалтеров, работающих в коммерческих организациях малого и микробизнеса, где такие случаи наиболее распространены.

Разные бухгалтера поступают по разному. Но мы расскажем как по закону надо поступать в таких ситуациях, хотя, конечно, это будет чревато острой конфликтной ситуацией.

Учет расчетов по подотчетным суммам вести сложнее, чем учет расчетов с контрагентами по договорным обязательствам. Здесь требуется регулярная проверка наличия просроченной дебиторской задолженности по 71 счету. Ее рекомендуется проводить два раза в месяц перед выдачей авансов в счет зарплаты и окончательного расчета по зарплате по итогам месяца.

Здесь есть два способа: либо удержание сумм из заработной платы руководителя, либо начисление НДФЛ на всю присвоенную им сумму с одновременным начислением соответствующих страховых взносов как работнику по трудововму договору.

Первый способ, связанный с удержанием из зарплаты может не подойти из-за того, что такой руководитель, будучи одновременно единственным учредителем, просто не получает никакой зарплаты, либо присвоенная им сумма такова, что 20-ти процентное удержание с каждой выплаты зарплаты может расстянуться на месяцы, если не на годы.

Второй способ обязательно приведет к конфликту с руководителем, который окажется просто не готов уплачивать НДФЛ и страховые взносы с присвоенной им суммы. Но если бухгалтер этого не сделает, он нарушит закон и будет виноват перед судом. А если сделает как по закону — будет виноват перед работодателем. Ведь ни что не стоит руководителю заявить, что он якобы отчитался. И бухгалтеру, оказавшись крайним, трудно будет доказать иное. Такая ситуация не патовая, но здесь есть о чем подумать.

Еще один нюанс связан с тем, что срок, на который выдаются подотчетные суммы законодательно сейчас никак не ограничен. Ограничен только срок представления авансового отчета — три дня со дня окончания срока на который выданы подотчетные суммы, а не сам срок на который выданы деньги.

По общему правилу, если мы являемся руководителями организации, в случае выдачи денег работнику под отчет, мы ограничим его не только в сумме на строго конкретные покупки, но и в сроках. Вряд ли мы допустим выдачу подотчетных сумм работнику на целый год. Как правило это будет несколько дней, максимум — месяц.

А на какой же срок тогда выдал себе в подотчет суммы сам руководитель? Вернее, даже так: сколь долгим или насколько бесконечно долгим может быть срок на который выдал себе подотчетные суммы руководитель организации? Совершенно очевидно, что здесь имеется нормативный пробел. Или лазейка?

Дебиторская задолженность считается просроченной, если подотчетное лицо нарушило установленный в организации срок возврата денежных средств, выданных ему под авансовый отчет.

Если впоследствии руководитель вдруг опамятуется и все-таки добровольно вернет присвоенные деньги в кассу организации, можно провести перерасчет страховых взносов и подать уточненный Расчет по страховым взносам в налоговую. Однако, при проверке налоговый орган может поставить под сомнение законность такого перерасчета. Дело в том, что Налоговым кодексом возможность подобных корректировок прямо не предусмотрена — есть только разъяснения Минтруда, ПФР и ФСС, основанные на утративших уже силу нормах Закона 212-ФЗ.

Веб-сервисы для дома и офиса и не только

АЛЬФА-ПОТОК

Для состоявшихся предпринимателей, особенно из среды малого бизнеса, желающих расширить свой бизнес, выбиться вперед, главная проблема состоит в привлечении дополнительного финансирования, т.к. собственного аккумулированного капитала часто не хватает.

В феврале 2016 года Альфа-банк запустил свою собственную веб-площадку на которой попытался соединить вкладчиков-инвесторов и заемщиков капитала. Через два года выяснилось, что проект Альфа-банка не только жив, но и успешно развивается.

«Альфа-Поток» — это веб- площадка, задуманная так, чтобы инвесторы могли вложиться в бизнес под 20-30% годовых в рублях. Веб-площадка берет на себя функции скоринг-центра и оператора платежных транзакций, то есть выступает посредником между кредитором и заемщиком.

Кстати, в «Альфа-Поток» можно не только попробовать получить деньги, но и вложиться.

Вкладчики инвестируют свои средства в малый бизнес под 30% годовых, выплаты происходят еженедельно. Всю необходимую информацию о заемщиках — предоставляет банк. Мы можем выбрать «Пакет компаний» и распределить вложения между несколькими представителями малого бизнеса, для снижения рисков или направить поток финансирования на один единственный «верняк».

Кстати, при входе на сайт «Альфа-Поток» можно сразу ввести краткое наименование своей организации или ИП, а также ИНН и увидеть на какую сумму финансирования мы можем в принципе рассчитывать. Для этого не нужно быть клиентом самого Альфа-банка, база компаний привязана к ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а сумма возможного финасирования конечно очень условная.

проводки касса НДФЛ подотчет за буквой закона 2014

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Левищева Ю. А.,
юрисконсульт Кредитного потребительского кооператива «Кредитный союз «ВКБ-кредит»

Налоговые органы при проверках не оставляют без внимания как невозврат подотчетных сумм в установленные сроки, так и отсутствие документов, подтверждающих «подотчетные» расходы. Поэтому, выдавая сотрудникам денежные средства под отчет, работодатель не должен забывать о необходимости требовать с них авансовые отчеты с приложением этих документов.

При осуществлении наличных денежных расчетов, в том числе с подотчетными лицами, организации должны руководствоваться нормами положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П). Выдача наличных денег под отчет производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения № 373-П).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Налоговые органы при проверках соблюдения кассовой дисциплины, сталкиваясь с выдачей денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся по полученным ранее авансам, зачастую привлекают организации к административной ответственности по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить его в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя). Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после его истечения или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка, утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения № 373-П).

Если по каким-либо причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

Абзацем 3 п. 4.4 Положения № 373-П прямо установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока сотрудник не отчитался за ранее полученную сумму, нельзя. Однако на практике не все так гладко. К примеру, могут возникнуть ситуации, когда работник утерял документы, или не представил их в срок, или документы составлены с нарушением и т. п. В этом случае у сотрудника возникает задолженность перед работодателем.

СОВЕТ АВТОРА

Организациям желательно осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71. При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или наличия невозвращенных сумм необходимо востребовать их с подотчетных лиц. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися.

Удержание подотчетных сумм

В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы с учетом некоторых моментов. Так, размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм. Другими словами, отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. При этом удержать подотчетные суммы из заработной платы можно только в случае отсутствия возражений со стороны сотрудника.

Таким образом, необходимыми условиями для принятия решения об удержании из заработной платы подотчетных сумм являются соблюдение месячного срока и отсутствие возражений подотчетного лица. В противном случае работодатель теряет право на удержание этих сумм, и они могут быть взысканы только в судебном порядке (см. кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 31.05.2012 № 33-7099/2012, постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 № 44г-360). Срок для обращения в суд установлен ст. 392 ТК РФ и составляет один год с того дня, когда подотчетное лицо должно было возвратить деньги или отчитаться о понесенных расходах.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.

Статьи 209, 41 НК РФ.

НДФЛ

Нормы гл. 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные под отчет, по которым сотрудник не отчитался в установленном порядке или которые не вернул в установленные сроки, а следовательно, у него не возникает и объекта обложения НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу о получении подотчетным лицом дохода (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.02.2012 № А82-3116/2011, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).

В то же время суды не всегда поддерживают налоговиков. Существуют примеры судебной практики, в которых отмечается, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 № А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32-27520/2008-19/520). Таким образом, у регуляторов до сих пор нет единого мнения по вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм, и вопрос остается открытым.

Кроме того, в ситуации, когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактичес-ки предоставляет работнику беспроцентные займы, а он при этом получает доход в виде материальной выгоды (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ).

В связи с этим вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ является спорным. При возникновении подобной ситуации, если исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у сотрудника дохода для целей исчисления НДФЛ, не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде. При этом существует риск того, что суд не примет сторону работодателя.

ВАЖНО В РАБОТЕ

За невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию налогов нормами ст. 123 НК РФ предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Страховые взносы

Важным вопросом также является начисление страховых взносов на невозвращенные подотчетные суммы. Объектом обложения такими взносами являются выплаты в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Подотчетные суммы выдаются на хозяйственные нужды и иные цели и не соответствуют понятию объекта обложения страховыми взносами, закрепленному в указанной норме.

Как следует из ст. 15 ТК РФ, трудовые отношения – это отношения между работником и работодателем о личном выполнении трудовой функции за плату, основанные на трудовом договоре. Под оплатой труда понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации сотрудника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ). На основании указанных норм можно сделать вывод, что подотчетные суммы не могут являться оплатой труда. Следовательно, страховые взносы на данные суммы не начисляются.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Далее эти деньги списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при условии, что они могут быть удержаны из оплаты труда) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Дебиторская задолженность может быть списана на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обос-нования и приказа (распоряжения) руководителя организации, если по ней истек срок исковой давности, а также в случае признания ее долгом, нереальным для взыскания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п.п. 12, 14.3, 16 ПБУ 10/99).

ПОЗИЦИЯ СУДА

За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена.

Пример.

В отчетном году работник ООО «Актопус» Петров П. П. был направлен в командировку. Петрову было выдано под отчет на командировочные расходы 12 000 руб.

После возвращения из командировки Петров представил авансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы, на сумму 11 000 руб.

Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам в сумме 1000 руб. = (12 000 – 11 000) удерживается из его заработной платы. Петрову установлен месячный оклад 6000 руб.

При исчислении НДФЛ заработная плата Петрова не уменьшается на налоговые вычеты.

Сумма налога на доходы, которая подлежит удержанию из заработной платы Петрова, составит: 6000 руб. х 13% = 780 руб.

Сумма, которую бухгалтер организации может удержать из заработной платы Петрова единовременно, составляет: (6000 руб. – 780 руб.) х 20% = 1044 руб.

Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам (1000 руб.) не превышает этой суммы. Поэтому задолженность удерживается из его заработной платы в полном объеме.

Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 0,2%, а взносы в ПФР – по ставке 20%.

Бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
94	71	1000	Учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок
20	70	6000	Начислена заработная плата Петрову
20	69-1	12 = (6000 руб. х 0,2%)	Начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
20	69-2	1200 = (6000 руб. х 20%)	Начислены взносы в части, которая подлежит уплате в Пенсионный фонд
70	68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»	780 = (6000 руб. х 13%)	Удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы Петрова
70	94	1000	Удержаны подотчетные средства из заработной платы Петрова
70	50	4220 = (6000 – 780 – 1000)	Выдана из кассы заработная плата Петрову

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактически предоставляет работнику беспроцентные займы, а работник при этом получает доход в виде материальной выгоды.

Если выдать средства не отчитавшемуся работнику?

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций установлена ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

В соответствии с данной нормой под нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций подразумевается:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширенному толкованию.

Таким образом, на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена.

Отзывы

«Статьи очень полезны в работе. Распечатываем и в папочку складываем. Очень удобно. Журнал нравится, выписываем с 2013г.» Ольга Николаевна,главный… «Все полноценно и красиво. Очень помогают в работе статьи по кадрам и зарплате. Хорошо, что есть. Выписываем журнал «Упрощенная бухгалтерия» с… «Доступность. Оперативность информации. Четкое раскрытие того, что нужно. Быстро печатаете все новшества. Помогает информация по учетной политике. В целом,… «Очень помогает в работе наличие в статьях разбор конкретных ситуаций, своевременное информирование об изменениях в законодательстве и материал по… «Доступность. Много практических примеров из жизни. Хороший журнал. Являемся подписчиками с 2008г.». Светлана Васильевна, главный бухгалтер ООО «Мэри Поппинс»,…

Задолженность уволенного работника учитывается в расходах и облагается НДФЛ

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 26 октября 2009 г. 15:21 E-mail Об авторе статьи Архив

Журнал «Документы и комментарии» № 20, октябрь 2009 г.

Наталья Бовша, главный бухгалтер ЗАО «Орлэкс» (г. Орел)

Минфин России прояснил ситуацию с налогообложением долга, если он числится за уволенным сотрудником. Дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам или выданному авансу работодатель может включить в состав расходов, но только после истечения срока исковой давности. Что касается НДФЛ, то в описанной ситуации компания признается налоговым агентом. Если перечислить налог невозможно, об этом следует сообщить налоговикам в течение месяца с момента получения бывшим работником дохода. Как определять эту дату, сказано в опубликованном письме. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 24.09.09 № 03-03-06/1/610)

ДОЛГИ БЫВШЕГО СОТРУДНИКА МОЖНО СПИСАТЬ

Если человек увольняется, не отработав выплаченный аванс или не вернув подотчетные средства (командировочные, на хозяйственные нужды и т. п.), у бухгалтера возникает проблема. Зарплата, из которой можно было бы удержать задолженность (ст. 137 Трудового кодекса РФ), уже не начисляется, а добровольно должник не расплачивается (например, отказывается). Многие фирмы не обращаются в суд с иском о взыскании из-за незначительности суммы. Однако расходы произведены, можно ли их учесть для налогообложения прибыли?
В Минфине России полагают, что на неотработанный аванс и на подотчетные средства, которые бывший работник не вернул, распространяется общий порядок признания долга безнадежным для взыскания. Такую задолженность можно учесть в составе внереализационных расходов в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Исчерпывающий перечень оснований для признания долга безнадежным установлен в пункте 2 статьи 266 НК РФ. И одной из причин является истечение срока исковой давности. Этот срок составляет три года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, чтобы включить в расходы невозвращенные работником подотчетные суммы или задолженность по авансу, нужно дожидаться истечения трех лет.
С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ

В финансовом ведомстве не уточнили, с какого момента отсчитывается срок исковой давности. Логично было бы применить общее правило: по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании этого срока (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Значит, срок исковой давности исчисляется с даты, когда работник обязан был вернуть долг.
По средствам, выданным под отчет, эта дата определяется в соответствии с положением пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. письмом ЦБ РФ от 04.10.93 № 18). Согласно этой норме, работник возвращает в кассу истраченные не по назначению денежные средства не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который были выданы деньги, либо со дня возвращения из командировки. То есть в случае командировки все просто: деньги должны быть возвращены в кассу в течение трех рабочих дней после приезда, а начиная с четвертого дня отсчитывается трехлетний срок исковой давности.
Срок, на который выдаются средства на хозяйственные расходы или на расчеты с контрагентами, устанавливается приказом по предприятию. А если такого приказа нет? Специалисты ФНС России считают, что в таком случае срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по ним проводятся в пределах одного рабочего дня (письмо от 24.01.05 № 04-1-02/704). То есть при выдаче средств работник в тот же день (день выдачи) должен по ним отчитаться, а неизрасходованный остаток вернуть в течение трех дней. Получается, что срок исковой давности по невозвращенным средствам, выданным под отчет на нужды компании, начинается с четвертого дня. А он, в свою очередь, отсчитывается либо с предполагаемого дня возврата средств (указанного в приказе), либо со дня выдачи денежных средств.
По неотработанному авансу срок исковой давности начинается с момента увольнения работника. Днем прекращения трудового договора является последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Именно в этот день работодатель обязан произвести окончательный расчет с сотрудником, который увольняется по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)*.
* Если трудовой договор прекращается по иным основаниям, расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, а если он в этот день не работал, то не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ). Впрочем, если работник увольняется за противоправные действия, вопрос о взыскании с него задолженности, как правило, решается в суде.
КОГДА ПОДАВАТЬ СООБЩЕНИЕ О НЕВОЗМОЖНОСТИ УДЕРЖАТЬ НДФЛ

Если долг работника является безнадежным, нужно ли удерживать с этих сумм НДФЛ? Как известно, при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ). Таким образом, неотработанный аванс и невозвращенные подотчетные средства являются доходом, облагаемым НДФЛ. А компания, выдавшая эти суммы, признается налоговым агентом на основании статьи 226 НК РФ.
Поскольку работник уже уволился и организация не начисляет выплат в его пользу, она обязана сообщить налоговикам по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ (сведения подаются по форме № 2-НДФЛ). Исходя из положений пункта 5 статьи 226 НК РФ, это нужно сделать в течение месяца с того момента, когда работник получил доход.
В комментируемом письме разъясняется, как определить этот момент.
Датой получения дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Этот вывод следует из нормы пункта 2 статьи 223 НК РФ. В ней предусмотрено, что в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
Если работник не вернул подотчетные суммы, момент получения дохода зависит от того, согласна ли компания простить долг. Соответственно этим моментом будет считаться дата ее решения о прощении долга или день, в который истек срок исковой давности**.
** Ранее Минфин России разъяснял, что организация обязана удержать НДФЛ с сумм неистребованной кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности, а при невозможности это сделать — сообщить налоговикам (письмо от 13.11.07 № 03-11-04/2/274).
Точку зрения Минфина России по вопросу включения в налоговую базу по НДФЛ невозвращенных подотчетных средств поддерживают и суды. Примером может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.12.06 № А05-5905/2006-29. Суть дела такова. Компания списала за счет собственных средств суммы, не возвращенные подотчетными лицами. Не включила эти суммы в доход работников, не рассчитала НДФЛ, не удержала и не перечислила налог в бюджет. Проверяющие начислили недоимку и выписали штраф. Суд признал решение инспекции законным.

пора учиться!

• 15 января 2019 / Интернет «Международные стандарты в аудите», Квалификация «Специалист по международным стандартам в аудите» (IAPBE)
• 22 января 2019 / Интернет Налогообложение Российской Федерации
• 25 января 2019 / Интернет Дробление бизнеса: правовые проблемы, защита от претензий налоговых органов
• 29 января 2019 / Интернет Сертифицированный главный бухгалтер по МСФО (IAB). Январский набор

• 29 января 2019 / Интернет Как читать управленческую отчетность. Бесплатный вебинар.
• 06 февраля 2019 / Интернет Валютное регулирование и валютный контроль в РФ с учетом последних изменений законодательства
• 11 февраля 2019 / Интернет Недобросовестные поставщики: как сохранить налоговые вычеты и не допустить нарушения законов
• 13 февраля 2019 / Интернет «Система управления бизнес-проектами», Квалификация «Project management» (IAPBE)

• 13 марта 2019 / Интернет Программа CIMA “Управление эффективностью операций”. Уровень Р1 (подготовка к майской сессии 2018 г.)
• 14 января 2019 / Санкт-Петербург Профессиональный внутренний аудитор: современная организация, управление и методическое обеспечение (по программе профессионального стандарта «Специалист по внутреннему контролю» 5 уровень)
• 15 января 2019 / Москва Курс обучения “IPFM:МСФО.Базис”
• 15 января 2019 / Санкт-Петербург Последние изменения в международных стандартах финансовой отчетности (МСФО)

Ещё семинары и курсы