Проведение инвентаризации

• 11 марта 2014
• 1774

Вопрос

Согласно созданного приказа в организации должна быть проведена инвентаризация по состоянию на 31.10.2013г. фактически она проходила 9 декабря, вопрос можно ли распечатать ивентар.опись от 31.10.2013г.?

Ответ

Как следует из пункта 2 статьи 11 Закона № 402-ФЗ, при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. При этом, случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Учитывая, что приказом Вашей организации установлено проведение инвентаризации по состоянию на 31.10.2013, то проверить наличие (отсутствие) объектов инвентаризации необходимо на данную дату. Если же Вы инвентаризировали объекты 9 декабря, используя данные бухгалтерского учета на ту же дату, то данные инвентаризации будут не достоверными.

При этом инвентарная опись может быть составлена и позднее, но при условии, что перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатала все помещения, в которых находятся объекты инвентаризации и, по возможности, на период проведения инвентаризации в организацией остановлена приемка и выдача товаров. Если же это невозможно, то было обеспечен контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Ошибки при инвентаризации

Ошибка	Как должно быть
Нарушен порядок проведения инвентаризации
Не утверждены порядок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии и сроки проведения инвентаризации	Приказ нужно составить по форме № ИНВ-22. Его можно дополнить необходимыми реквизитами
Не получены расписки от материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по формам №№ ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-16 и в акте по форме № ИНВ-15. Имущество, которое поступит или будет отпущено во время инвентаризации, заносится в отдельные описи (п. 3.18, 3.19 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)
Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация	По правилам перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 2.12 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). В приказе о назначении инвентаризации нужно указать ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель)
Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка)	На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризация приостанавливается. Либо его можно заменить другим сотрудником, зафиксировав это в приказе руководителя. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии будет являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)
Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности	Для обоснования списания безнадежных долгов организация должна проводить инвентаризацию дебиторской задолженности (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письмо УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630) Результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами отражаются в акте по форме № ИНВ-17
Неправильно оформлены результаты инвентаризации
Несвоевременно отражены результаты инвентаризации	Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты отражаются в бухгалтерской отчетности за год (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Их лучше составить в трех экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. Форму такой описи можно утвердить самостоятельно, взяв за основу форму № ИНВ-1
В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии	Чтобы внести исправления, нужно во всех экземплярах описей зачеркнуть неправильную запись и поставить над ней правильные данные. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления (п. 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)
В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки	На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. Незаполненные строки прочеркивают (п. 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)
На последней странице описиотсутствует подпись материально ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение	В конце описи по формам №№ ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-16 должна быть расписка материально ответственного лица в том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи (п. 2.10 Методических указаний, утвержденныхприказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49)

Статья: Инвентаризация

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности; а также выявление неучтенных объектов;
• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
• проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материально-производственных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Требование о проведении инвентаризации активов и обязательств, предъявляемых бухгалтерским законодательством к организациям, в том числе и к организациям общественного питания, содержится в статье 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Как следует из пункта 2 статьи 11 Закона № 402-ФЗ, при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами. *

Рассмотрим порядок действий организации общественного питания при инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации.

Для оформления такого Приказа можно использовать как самостоятельно разработанную форму, так и унифицированную форму, на что указывает пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Унифицированная форма Приказа (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22), утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление № 88).

В Приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина по которой она производится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением.

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, в которых находятся товары (продукты), проверка мерной посуды (весов) и других предметов хозяйственного инвентаря, в особенности принадлежащих самим материально-ответственным лицам.

По возможности, на период проведения инвентаризации в организации общественного питания следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

В период подготовки к инвентаризации проверяются соответствие фактического наличия товаров остаткам, выведенным в книгах и регистрах учета, их стоимостная оценка, уточняется фактический размер реализованной торговой надбавки (в том случае, если учет товаров ведется по продажным ценам). Одновременно с товарами осуществляется проверка остатков тары и стеклянной посуды.

Помимо этого, инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

До начала проверки в инвентаризационную комиссию материально-ответственные лица должны сдать последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на «__________» (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы организации общественного питания основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие товары приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров. *

Инвентаризация товаров и продуктов организуется по их местонахождению и материально-ответственным лицам. Проверка фактического наличия производится при обязательном участии материально-ответственных лиц путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Не допускается производить записи со слов ответственных за хранение физических лиц или руководствуясь представленными ими оправдательными документами.

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах. Для этого можно использовать типовые унифицированные формы, утвержденные Постановлением № 88, такие как:

• «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-3);
• «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных» (форма № ИНВ-4);
• «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» (форма № ИНВ-5);
• «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6).

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры.

Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписаны ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки.

Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета, составляются:

• «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» – форма № ИНВ-18;
• «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» – форма № ИНВ-19.
• В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в итоговую ведомость – «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26).

Согласно пункту 28 Положения № 34н выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

При этом, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (пункт 4 статьи 11 Закона № 402-ФЗ).

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то последние списываются на финансовые результаты организации. Выявленные суммы недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с той стоимостью, которая отражена в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.

В налоговом учете стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, признается в составе внереализационных доходов согласно пункту 20 статьи 250 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

Пунктом 8 статьи 250 НК РФ определено, что при получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 105.3 НК РФ, но не ниже определяемой в соответствии с главой 25 НК РФ остаточной стоимости – по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) – по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком – получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.

Таким образом, стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, определяется в целях налогообложения исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 105.3 НК РФ, но не ниже затрат на их приобретение.

Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина Российской Федерации от 12 августа 2011 года № 03-03-06/1/478.

Ответственность за непроведение инвентаризации.

Действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает ответственности за непроведение инвентаризации. Штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации.

Организация общественного питания, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по статье 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Рекомендации по теме