Что такое скан-копии документов?

г. Москва, ул. Красноармейская, д. 4 +7 495 226 16 67 info@archivexpert.ru

Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо. Сегодня при архивировании и в документообороте используются скан-копии. Скан-копии документов — это электронные образцы, которые получают путем сканирования. При помощи сканирования удается сделать качественную электронную копию в графическом формате.

Для электронных документов не требуются стеллажи и хранилища. Они хранятся на специальных носителях. На диске или flash-карте можно держать тысячи электронных скан-копий. Да, такие носители тоже могут портиться. Но сегодня существуют «облачные» хранилища, на которых можно без проблем разместить огромное количество документации. Это открывает новые возможности для архивирования.

Где используются копии?

Скан-копии документов используются повсеместно. Сканируют личные документы, бухгалтерские, юридические и медицинские бумаги. При этом бумажные оригиналы сохраняются — пока что они необходимы. Копия передает оригинал в деталях. Электронный вариант документа можно увеличивать, чтобы рассмотреть детали: штампы, подписи, фото.

На качественной копии остаются водяные знаки от документов, подделать такой образец крайне сложно. Скан-копия в некоторых случаях заменяет оригинал. Например, для подтверждения персональных данных может требоваться скан паспорта. По сути, это фотография главных страниц паспорта, где отражены сведения о человеке.
С электронными документами нужно поступать так же, как с оригиналами. Не рекомендуется отправлять отсканированные бумаги посторонним лицам. Скан паспорта или другого персонального документа может использоваться злоумышленниками в своих целях. Для архивирования таких данных используют защищенные носители.

Архивирование электронных копий

Как и бумажные документы, скан-копии можно архивировать и сохранять. Для этого нужны надежные защищенные хранилища, чтобы документы не попали злоумышленникам. Сканы личных документов стоит хранить на защищенной flash-карте с паролем. Бухгалтерскую документацию сохраняют на дисках и хранят, как бумажные оригиналы.
Компания «Архивный Эксперт» может обработать любой объем бумаг и перевести в цифровой формат документацию организации. Мы гарантируем конфиденциальность данных и быструю обработку архивов.

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 05 апреля 2011 г. 16:13 E-mail Архив Компания ГАРАНТ

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли, а также в целях принятия НДС к вычету?

Вычет НДС

В соответствии с п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в порядке, предусмотренном ст. 166 НК РФ, на установленные указанной статьей налоговые вычеты.

В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Реквизиты счета-фактуры установлены п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В соответствии с п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила), покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 8 Правил).

Как видим, положения 21 главы НК не содержат прямого запрета для вычета НДС на основании факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур. Кроме того, в Правилах также отсутствует запрет на регистрацию в книге покупок факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур.

Однако финансовые и налоговые органы признают вычеты НДС только на основании оригиналов счетов-фактур (письма Минфина России от 13.06.2007 N 03-07-11/160, ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896). Кроме того, сотрудники налоговых органов при проверке могут сослаться на письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404, УМНС по г. Москве от 30.08.2001 N 02-11/39574, от 06.07.2001 N 02-11/30363, от 01.09.2003 N 11-14/47605, УФНС по г. Москве от 07.06.2005 N 19-11/40885, в которых озвучена следующая позиция: счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц, уполномоченных на то приказом организации. Соответственно, этим требованиям не может удовлетворять копия документа, полученная по факсу или по электронной почте. Таким образом, в рассматриваемой ситуации налоговые органы могут отказать в применении вычета по НДС, посчитав, что счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок только в периоде получения оригинала.

В письме ФНС от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, которым федеральная налоговая служба направила для использования в работе систематизированные материалы результатов нормативно-методической работы, выполненной ГНИИ РНС по заказу ФНС России, по документированию операций при транспортировке товаров, сказано, что официальным подтверждением подлинности счета-фактуры являются оригинальный оттиск печати и оригинальные подписи должностных лиц организации-продавца.

Что касается судебной практики, то она противоречива.

В ряде случаев суды отмечают: если факсимильные копии счетов-фактур содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ, и налогоплательщиком соблюдаются требования, перечисленные в ст.ст. 171-172 НК РФ, то организация вправе принять НДС к вычету на основании факсимильной копии счетов-фактур. В частности, такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09, ФАС Уральского округа от 09.06.2008 N Ф09-4137/08-С2, от 21.02.2006 N Ф09-685/06-С2, ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 N А05-13752/2006-11, ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 N А31-396/2007-16, ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2003 N Ф03-А04/03-2/299.

В других судебных актах право на вычет по факсимильным копиям счетов-фактур суды признают только при условии, что организации по запросу налоговых органов или суда представят оригиналы счетов-фактур (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2009 N А66-7216/2008, ФАС Уральского округа от 17.03.2008 N Ф09-1590/08-С2, ФАС Московского округа от 03.03.2006 N КА-А40/853-06).

В то же время существуют судебные решения, принятые не в пользу налогоплательщиков, в которых указано, что налогоплательщиком могут быть приняты к вычету и зарегистрированы в книге покупок только оригиналы счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг). Возможность получения счета-фактуры посредством факсимильной связи законодательством о налогах и сборах не предусмотрена (постановления ФАС Поволжского округа от 16.06.2009 N А55-17805/2008, от 09.06.2008 N А55-17573/07, от 07.06.2008 N А55-11510/2007, от 18.03.2008 N А55-11507/2007-31, от 28.02.2008 N А55-11505/07-35, ФАС Московского округа от 27.10.2010 N КА-А40/12541-10, от 03.12.2008 N КА-А40/6969-08, от 28.04.2008 N КА-А40/2537-08).

В отношении факсимильной подписи счетов-фактур в письмах Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 17.09.2009 N 03-07-09/48 сказано, что п. 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.

Несмотря на то, что в приведенных судебных решениях и письмах речь шла о факсимильных копиях счетов-фактур, полагаем, что логика, приведенная в них, может быть применена и к рассматриваемой ситуации.

Таким образом, учитывая спорность ситуации, считаем, что если организация примет решение принять к вычету НДС на основании сканированной копии счет-фактуры, то правомерность такого решения организации, скорее всего, придется доказывать в судебном порядке. Поэтому в рассматриваемой ситуации во избежание споров с налоговыми органами покупателю необходимо истребовать у поставщика оригинал счета-фактуры. В противном случае при налоговой проверке налоговый орган откажет организации в вычете НДС, тогда организации придется решать спор с налоговым органом в суде.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных документов.

При этом формально НК РФ не предусматривает признание расходов на основании копий первичных документов, что подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968, в котором говорится, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Вместе с тем сотрудники официальных органов в ряде случаев не возражают против признания расходов на основании копий документов.

Так, например, в письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 говорится, что в случае потери подлинников проездных документов организацией могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В письме Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77 сотрудники финансового ведомства пришли к выводу, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Что касается арбитражной практики, то в ней единого мнения также не выработано.

Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов. Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.

Таким образом, признание расходов, при отсутствии оригиналов накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), но при наличии копий данных документов, также может привести к спорам с представителями налогового органа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

11 марта 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

пора учиться!

• 15 января 2019 / Интернет «Международные стандарты в аудите», Квалификация «Специалист по международным стандартам в аудите» (IAPBE)
• 22 января 2019 / Интернет Налогообложение Российской Федерации
• 25 января 2019 / Интернет Дробление бизнеса: правовые проблемы, защита от претензий налоговых органов
• 29 января 2019 / Интернет Сертифицированный главный бухгалтер по МСФО (IAB). Январский набор

• 29 января 2019 / Интернет Как читать управленческую отчетность. Бесплатный вебинар.
• 06 февраля 2019 / Интернет Валютное регулирование и валютный контроль в РФ с учетом последних изменений законодательства
• 11 февраля 2019 / Интернет Недобросовестные поставщики: как сохранить налоговые вычеты и не допустить нарушения законов
• 13 февраля 2019 / Интернет «Система управления бизнес-проектами», Квалификация «Project management» (IAPBE)

• 13 марта 2019 / Интернет Программа CIMA “Управление эффективностью операций”. Уровень Р1 (подготовка к майской сессии 2018 г.)
• 14 января 2019 / Санкт-Петербург Профессиональный внутренний аудитор: современная организация, управление и методическое обеспечение (по программе профессионального стандарта «Специалист по внутреннему контролю» 5 уровень)
• 15 января 2019 / Москва Курс обучения “IPFM:МСФО.Базис”
• 15 января 2019 / Санкт-Петербург Последние изменения в международных стандартах финансовой отчетности (МСФО)

Ещё семинары и курсы

Как отразить в учете услугу, если нет оригиналов документов?

Вход на сайт Регистрация Вход для зарегистрированных: Закрыть Войти через Раньше вы входили через Восстановление пароля Регистрация Восстановление пароля Форум Форум

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Здравствуйте, уважаемые форумчане. Подскажите пожалуйста, что можно сделать в данной ситуации..мы столкнулись с такой проблемой, в феврале 2013 года, одна компания, которая находится далеко от нашего города, оказала нам услуги по ремонту а/м, общались мы с ними по электронной почте, счет на оплату мы оплатили, они взяли у нас почтовый адрес для отправки оригиналов, в течении месяца оригиналов не было, на постоянные звонки они отвечали, что оригиналы отправили почтой России, сейчас спустя пол года, электронная почта не работает и телефон тоже, ооо ликвидировалось, так и не проедоставив нам оригиналы. Как теперь правильно отразить переведенные деньги? очень нужна ваша помощь

Lucky 106 186 баллов, г. Екатеринбург Добрый день Если у вас нет оригиналов, стоимость ремонта вы не сможете учесть в расходах Если так и не удастся получить документы, у вас будет числиться ваданный аванс, который по истечении срока исковой давности вы сможете учесть в прочих расходах

Rafael 111 баллов Открывайте круг умелые ручки! Создайте акт и подпишите его (печать ведь не обязательна), ну и постарайтесь косвенно подтвердить произведенные расходы (ст. 252 допускает такой вариант).

Lucky 106 186 баллов, г. Екатеринбург Цитата:Создайте акт и подпишите его Фальсификация документов

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.

Lucky 106 186 баллов, г. Екатеринбург Подскажу..в новой теме

Кира Лерская 2 827 баллов, г. Москва Цитата (IrinaKhramova): здравствуйте, спасибо большое за ваш ответ а вы случайно не подскажите какими проводками это правильно оформить? Добрый день. Это уже новый вопрос. А новый вопрос, по правилам форума , задаётся в новой теме. Для удобства отвечающих можете поставить ссылку на это обсуждение.

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Все ясно) извините

deduslo 56 090 баллов, г. Тамбов Цитата (Rafael):Открывайте круг умелые ручки! Создайте акт и подпишите его (печать ведь не обязательна), ну и постарайтесь косвенно подтвердить произведенные расходы (ст. 252 допускает такой вариант). За вычетом «умелых ручек» полностью поддерживаю. Разработайте собственную форму первичного учетного документа для принятия к учету услуг сторонних организаций при отсутствии двухстороннего акта. Закрепите сей момент в Учетной политике, руководствуясь пунктом 6 ПБУ 1/2008: УП должна обеспечивать: полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты); своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности); большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности); отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

SHTCH 15 969 баллов, г. Москва Добрый день ! А насколько велика цена вопроса ? И потом, у вас вообще следов ремонта не осталось ? Даже каких-то технических бумаг ? Что-то же должно было оформляться вместе с машиной.

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Цитата (SHTCH):Добрый день ! А насколько велика цена вопроса ? И потом, у вас вообще следов ремонта не осталось ? Даже каких-то технических бумаг ? Что-то же должно было оформляться вместе с машиной. единственное, что от них осталось это сан счета на оплату и договор-заявка на ремонт

Lucky 106 186 баллов, г. Екатеринбург Один раз примешь расходы без оформленных документов и вообще потом не добьешься ни от одного исполнителя бумаг Скажут, что нам убиваться, бухгалтер и так составит актик и спишет

deduslo 56 090 баллов, г. Тамбов А дебиторка в балансе при фактически оказанных услугах — не фиктивное раздутие активов? С налоговым учетом — тут уж на свой страх и риск: принимать или нет, хотя и здесь: Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, … и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). ст. 252, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 23.07.2013)

Lucky 106 186 баллов, г. Екатеринбург Решать, безусловно, тому, у кого такая ситуация случилась Цитата:МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 6 мая 1999 г. N 33н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ» ПБУ 10/99 IV. Признание расходов 16. Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий: расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; сумма расхода может быть определена; имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива. Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла кажется я ничего не поняла, к сожалению

deduslo 56 090 баллов, г. Тамбов Цитата (IrinaKhramova): кажется я ничего не поняла, к сожалению У Вас есть надежда, что актив в размере образовавшейся дебиторской задолженности к Вам вернется?

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Цитата (deduslo): Цитата (IrinaKhramova): кажется я ничего не поняла, к сожалению У Вас есть надежда, что актив в размере образовавшейся дебиторской задолженности к Вам вернется? думаю, что данные документы мы уже получить не сможем, так как не смогли этого сделать в течении полугода..

deduslo 56 090 баллов, г. Тамбов Речь идет о том, что по данным БУ у Вас имеется дебиторская задолженность. Фактически Вам на ее сумму оказали услугу. Опираясь на все мнения, изложенные выше, Вам следует принять решение, как отражать сей факт событий в бухгалтерской отчетности, чтобы она была достоверной.

IrinaKhramova (автор вопроса) 5 543 балла Цитата (deduslo):Речь идет о том, что по данным БУ у Вас имеется дебиторская задолженность. Фактически Вам на ее сумму оказали услугу. Опираясь на все мнения, изложенные выше, Вам следует принять решение, как отражать сей факт событий в бухгалтерской отчетности, чтобы она была достоверной.Спасибо за разъяснение.

Смотрят тему: гость