Авансовый отчет в валюте по какому курсу

05 Мар

Предупреди работника Остаток выданных под отчет денег на командировочные расходы надо вернуть в той же валюте, в которой они были получены из кассы. Поэтому если работник самостоятельно обменял одну валюту на другую, то неиспользованный остаток надо обменять на валюту выдачи. И чтобы работнику возместили все расходы, нужны будут справки об обмене валюты. Примечание Кросс-курс — валютный курс одной иностранной валюты к другой иностранной валюте. Кросс-курс ЦБ РФ — кросс-курс одной иностранной валюты к другой, рассчитанный по установленным Банком России официальным курсам этих валют по отношению к рублю. Если у работника останется неизрасходованная сумма, то вы можете принять ее только в той валюте, в которой вы выдавали деньги под отчет. Так что, если работник поменяет доллары на юани и у него часть их останется неистраченной, ему придется менять их обратно в доллары.

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтеру нужно определить в рублях:

• — сальдо расчетов с работником по подотчетным суммам;
• — величину командировочных расходов, которая уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.

Разберемся, по какому курсу пересчитать командировочные расходы в рубли в бухгалтерском и налоговом учете. РАБОТНИК ПОДТВЕРДИЛ КУРС ОБМЕНА ВАЛЮТЫ Курс обмена валюты подтверждает справка банка.

Банк выдает ее в момент продаживалюты гражданину. Если работник принес такую справку, курс для пересчета валюты в рубли берите из нее.

Заполняем авансовый отчет для загранкомандировки, выданный в иностранной валюте

Следовательно, расходы, связанные с обменом валюты по данному авансовому отчету, составят 455,42 руб. (4746,50 руб. — 4291,08 руб.).В бухгалтерском учете операции по выдаче аванса на командировочные расходы и расходы по авансовому отчету следует отразить следующими записями:Дебет 71 Кредит 50 (51)- 15 000 руб. — выдан аванс на командировочные расходы;Дебет 20 (26…) Кредит 71- в сумме 4291,08 руб. учтены командировочные расходы, исчисленные по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета;Дебет 91 Кредит 71- 455,42 руб. — отражены расходы, связанные с обменом валюты.В результате по дебету счета 71 образуется сальдо в сумме 10 253,50 руб. (15 000 руб. — 4291,08 руб. — 455,42 руб.). Следовательно, задолженность командированного сотрудника в виде неизрасходованного аванса составила 10 253,50 руб.

Авансовыйотчет.онлайн

Дебет 50, субсчет «Иностранная валюта» Кредит 71 • 7600 руб. — возвращены в кассу 200 евро, не израсходованные работником в командировке; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71 • 300 руб. — отражены расходы на обмен валют, относящиеся к возвращенному работником авансу. Налогообложение Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета.
Для метода начисления это прямо указано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с пунктом 3 статьи 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты.
При этом, согласно статье 252 НК РФ, вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.

По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку

Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро Условие ООО «Мажор» отправляет заместителя директора Звездочкина С.И. в командировку для проведения переговоров с французской компанией. Срок командировки — с 02.09.2010 по 14.09.2010. Проездные билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.
Нормы суточных в ООО «Мажор», в том числе и для заграничных командировок, организация установила в рублях (чтобы не превысить не облагаемый НДФЛ норматив). Норматив суточных для Франции — 2100 руб. в сутки. Норматив суточных для России — 500 руб.
в сутки. Из кассы ООО «Мажор» заместителю директора Звездочкину С.И. 01.09.2010 на командировочные расходы выдано 2000 евро (для оплаты наличных расходов) и 25 700 руб. (суточные). Курс ЦБ на 01.09.2010 — 39,01 руб/евро. 14.09.2010 Звездочкин оплатил услуги гостиницы в размере 2340 евро.

По какому курсу валюты пересчитывать расходы по загранкомандировке

К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег.

Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г.

№ 03-03-07/50836.
В случае, если расходы оплачиваются после возвращения сотрудника из поездки, действуют те же правила: расходы в иностранной валюте оплачиваются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, а если есть документы, которые могут подтвердить использование другого курса (справки из пунктов обмена валюты, выписки и пр.), то бухгалтерия возместит затраты по предоставленному курсу. Авансовка 4. Если сотрудник оплачивал расходы корпоративной банковской картой компании, то он предоставляет в бухгалтерию документы о расходах вместе с чеками и квитанциями банкоматов (если он снимал наличность), соответственно расходы ему не возмещаются, т.к.
они уже оплачены. Корпоративные карты упрощают работу бухгалтерии. Если сотрудник часто несет расходы (например, директор компании часто посещает рестораны для встреч с клиентами), бухгалтеру не нужно постоянно отправлять деньги ему на личную карту.

Отчитаться по командировке он должен в течение 3-х рабочих дней после возвращения из поездки. Выплаты по авансовым отчетам могут производиться только в пользу штатных сотрудников.

Фрилансеры не могут просить о возмещении расходов. Возместить расходы понесенные фрилансером можно другим способом, но ни в коем случае не через авансовые отчеты. Способы оплаты командировочных расходов и их отражение в авансовом отчете 1.

Сотруднику выдан аванс на иностранную командировку наличными в рублях: Сотрудник должен предоставить в бухгалтерию справку об обмене рублей на иностранную валюту, она будет подтверждать курс конвертации. Авансовый отчет Пример: Сотруднику выдан аванс на командировку в сумме 70 000 руб. Он обменял данную рублевую сумму на евро. Банк выдал ему справку, в которой указано, что обменный курс был 1 евро=70 руб. Соответственно получилось 1000 евро.
Курс евро на 3 февраля составил 84,9719 руб.Как рассчитать сумму неиспользованного аванса в рублях?Как отразить в бухгалтерском учете и при обложении налогом на прибыль выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке, а также возврат неиспользованного аванса? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете расходы организации, связанные с загранкомандировкой сотрудника, следует определять исходя из истраченной суммы иностранной валюты (в соответствии с первичными документами) по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.Расхождение в величине расходов, образовавшееся вследствие отклонения курса обмена валюты (который подтвержден справкой банка) от официального курса ЦБР на дату признания командировочных расходов (на дату утверждения авансового отчета), включается в расходы организации.

Авансовый отчет в валюте по какому курсу отражать расходы

Он должен принести отчетные документы на всю сумму затрат по своей карте. Поэтому необходим очень жесткий контроль за тем, какие документы поступили в бухгалтерию, какие нет.

В этом поможет наше мобильное приложение. Сразу после похода в ресторан директор может отправить в бухгалтерию фото чека с пометкой, с какой карты произведена оплата. А так же с комментариями- с представителями какой компании проведена встреча (эта информация необходима бухгалтеру, чтобы у проверяющих органов не возникало вопросов к компании).

Авансовка Для того, чтобы избежать лишних выплат из-за колебания курсов, можно прописать в положении о командировках, что сотрудник обязан оплачивать расходы, совершенные в иностранной командировке только корпоративной картой и снимать иностранную валюту только с корпоративной карты. В этом случае бухгалтер всегда будет видеть реальный курс оплаты расходов.

Авансовый отчет в валюте по какому курсу 2016

Главная — Статьи В статье поговорим о том, как заполнить авансовый отчет, когда работнику был выдан аванс в наличной иностранной валюте. В этом случае авансовый отчет надо составлять одновременно и в этой валюте, и в рублях.

То есть вам надо отразить в отчете суммы в иностранной валюте, а затем перевести их в рубли (Пункты 4, 6, 7, 13 ПБУ 3/2006). А для этого понадобится определиться с курсом пересчета.

И это сложнее, чем может показаться на первый взгляд. Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс — вот в чем вопрос Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, — это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) (Пункт 9 ПБУ 3/2006; п.

11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ) или нет.

Авансовый отчет в валюте по какому курсу 2017

Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Обоснование 1. Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт.

Организация применяет общую систему налогообложения Как подтвердить расходы При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Михаил Обухов | Таможенное право | 05.03.2018 11:21 0 Comments

Возможность служебных поездок должна быть предусмотрена в коллективном и трудовом договоре. Оформлением зарубежной командировки занимается работодатель, бухгалтерия и, возможно, сам сотрудник.

В его обязанности входит оформить заграничный паспорт, получить визу, позаботиться о бронирования билетов и номеров в гостинице. Работник может оформить в банке дополнительную карточку, с которой будет легче оплачивать расходы или на которую проще получать от работодателя денежные переводы.

Работодатель может отвечать за предоставление сотруднику валютных средств.

Оплата поездки осуществляется по заранее определенным нормативам и регулируется локальными актами. При поездке учитывается фактическая сложность задания, смета расходов, длительность пребывания в заграничной поездке.

Законодательная база

Гарантии сотрудникам, которые направляются в командировку, указаны в гл. 24 ТК РФ:

• ст. 166 дает определение подобной поездке;
• ст. 167 определяет право работника на сохранение место трудоустройства, средней заработной платы и компенсацию.

От командировки следует отличать разъездной характер работы. Он регулируется отдельными положениями ТК РФ и считается самостоятельной формой занятости.

Порядок направления работников в служебный отъезд устанавливается Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г.

Особенности направления в командировку работников бюджетных организаций устанавливаются Постановлением Правительства РФ № 812 от 26.12.2005 г.

Условия нахождения в командировке государственных служащих регламентируются Указом Президента РФ № 813 от 18.07.2005 года.

Кого можно направить?

Направить можно сотрудника, который работает в компании или государственной, бюджетной организации по трудовому договору. Возможность командирования специалиста должна быть предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Существует несколько категорий граждан, которых запрещено откомандировать для выполнения служебных заданий.

В перечень таких работников включены:

• беременные женщины;
• несовершеннолетние, за исключением случаев, если их командировка соответствует творческим целям работы;
• инвалиды (при существенном ограничении физических возможностей);
• ученики (если поездка не связана с целями ученического договора);
• матери, воспитывающие ребенка до трех лет.

Согласие на командировку необходимо от:

• родителя, который воспитывает ребенка до 5 лет;
• инвалида, при наличии физической возможности работать за границей;
• родителя, воспитывающего ребенка-инвалида;
• сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи;
• опекунов и попечителей несовершеннолетних детей.

При отсутствии возможности командировки в коллективном и трудовом договоре в служебную поездку сотрудника можно направить только с его согласия. Оно оформляется в письменном виде.

Зарубежная командировка

Порядок оформления зарубежной командировки мало отличается от поездки по территории России.

Работодателю необходимо:

• определить расходы;
• подготовить для сотрудника служебное задание;
• издать письменное распоряжение.

Нужно составить достоверную смету, соответствующую курсу валюты страны отправления. Заранее определяется маршрут и способ поездки, планируются места остановки.

Возможна поездка на личном автомобиле сотрудника, с предварительной или последующей компенсацией ГСМ.

В бюджетной организации

Существенных отличий от общих условий командировок сотрудников не предусмотрено. В Постановлении Правительства № 812 от 26.12.2005 г. указано, что бюджетнику суточные могут не выдаваться, если все расходы согласна нести принимающая сторона.

Для проживания используется одноместный номер среднего уровня комфортности («три звезды»).

Расходы на командировку госслужащего зависят от его статуса и должности.

Кроме авансового отчета государственный служащий должен подготовить отчет о выполнении служебного поручения, у которого может быть статус секретного документа.

Госслужащий может оплачивать расходы за пользование транспортом 1 категории комфортности (бизнес класса). Расходы на командировку директора (руководителя) государственного или муниципального учреждения могут быть увеличены вдвое.

Длительность

Законодательных ограничений на длительность командировок не предусмотрено. Она обуславливается конкретными задачами и целями работодателя и самой поездки.

Длительное нахождение за рубежом (более 180 дней) влияет на налогообложение и общую сумму расходов.

Командировка за счет собственных средств работника является незаконной.

Какие требуются документы для командировки директора? Смотрите .

Порядок оформления

Работодатель определяет целесообразность поездки, подготавливает служебное задание.

Для направления сотрудника в командировку готовится приказ по форме Т9, Т9а или по форме, разработанной на предприятии.

Для отъезда нужен действующий загранпаспорт и виза, если она предусмотрена для посещения страны пребывания.

После оформления приказа и ознакомления его с сотрудником под роспись бухгалтерия разрабатывает смету расходов.

Возможна выдача валюты наличными, если предполагается, что ее приобретение за рубежом может вызвать сложности.

Документы

Для оформления командировки понадобится:

• подготовка служебного задания;
• приказ;
• авансовый отчет и первичные документы.

Нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Но оно также может быть подготовлено для подтверждения полномочий сотрудника.

Образец приказа о направлении в командировку здесь,

бланк приказа формы Т-9 здесь,

бланк приказа формы Т-9а здесь.

Учет

Учет расходов проводится в бухгалтерии.

Минимальный размер суточных для сотрудника, который отправляется в заграничную поездку, составляет 2500 рублей.

Реальные затраты определяются? исходя из предоставленных после возвращения из командировки чеков, талонов посадки, отчетных документов, квитанций и других письменных подтверждений.

Оплата

Выплаты могут проводиться в фиксированной форме или с запасом. Оплата включает расходы на проезд, проживание, суточные. В их перечень также входят дополнительные затраты.

Может оплачиваться консульский, визовый, таможенный сбор. Все статьи расходы учитываются в предварительной смете и оговариваются с сотрудником.

Загранпаспорт и виза

За исключением некоторых стран СНГ для поездки понадобится действующий загранпаспорт. При его отсутствии сотрудник оформляет документ, оплачивает его государственную пошлину.

Обычный загранпаспорт стоит 2 тыс. рублей. Госпошлина за паспорт нового поколения составляет 3500 рублей (ст. 333.28 НК РФ).

Стоимость визы зависит от страны командирования и оформляется в посольстве (консульстве, визовом отделе иностранного государства).

Проживание и проезд

Расчет проживания зависит от уровня комфортности отеля или съемного жилья. Стоимость проезда также исчисляется, исходя из расстояния, вида транспорта, класса (салона, каюты).

Право откомандированного человека пользоваться конкретными видами транспорта может быть обозначено в локальных документах работодателя.

Суточные

Минимальный размер суточных в зарубежных командировках в 2019 году составляет 2500 рублей.

Если величина определена внутренними актами организации, то работодатель не должен оплачивать за сотрудника дополнительные страховые взносы.

Если длительность загранпоездки составляет 1 день, то минимальный размер суточных исчисляется в половинном размере (1250 руб.).

Прочие расходы

Сотрудник может оплачивать услуги заграничных специалистов, в том числе помощников, переводчиков, нотариусов и т.д.

Дополнительные расходы согласуются с работодателем, включаются в авансовый отчет и должны быть подтверждены письменными документами.

Какой курс учитывать

Если сотрудник получает заранее наличные, то следует учитывать курс валюты, утвержденный ЦБ РФ. При снятии наличных за рубежом принимается во внимание показатели конвертации.

При компенсации сотруднику расходов в рублях бухгалтер ориентируется на курс валют по показателям ЦБ РФ на момент произведения компенсационных выплат.

Читайте, можно ли совместителя отправить в командировку.

Как считать рабочее время в командировке? Информация .

Требуется ли служебная записка о направлении в командировку? Подробности в этой статье.

Налогообложение

Налогообложению подлежат все расходы, превышающие 2500 рублей в день. Налогом не облагаются командировочные расходы, если они заранее предусмотрены в локальном акте работодателя.

При нахождении сотрудника в течение одного года в командировке 183 дня и более НДФЛ вместо стандартных 13 % увеличивается до 30%.

Не облагаются налогом расходы на медицинскую страховку сотрудника. Компенсации работнику проводятся на основе изучения авансового отчета и первичных документов.

Деньги выплачиваются наличными или зачисляются на карту сотрудника.

Командировочные расходы в иностранной валюте (Морозова Л.)

Отрасли права Аналитический портал

• Главная
• Новости
• Отрасли права
• Статьи
• Контакты

Бесплатная консультация юриста по телефонам:

• Москва, Московская область
  +7 (499) 703-47-96
• Санкт-Петербург, Ленинградская область
  +7 (812) 309-56-72
• Федеральный номер
  8 (800) 555-67-55 доб. 141

Звонки бесплатны.
Работаем без выходных

Последние новости: 09.01.2019

Законопроектом вносятся изменения в ст. 4 Федерального закона от 19 июля 1998 г. № 115-ФЗ «Об особенностях правового положения акционерных обществ работников (народных предприятий)», предусматривающие исключение ссылки на минимальный размер оплаты труда, в соответствии с которым номинальная стоимость одной акции и минимальный размер уставного капитала народного предприятия устанавливаются в их абсолютном размере.

31.12.2018

В целях устранения правовой неопределенности в ст. 157 Жилищного кодекса РФ предлагается установить положения уточняющие порядок расчета платы за коммунальную услугу по отоплению в многоквартирном доме, в соответствии с которым при наличии общедомового прибора учета и индивидуального прибора учета расчет размера платы за коммунальную услугу по отоплению должен осуществляться на основании указанных приборов учета.

18.12.2018

Из процессуального законодательства исключается термин «подведомственность» как принцип разграничения полномочий между судами общей юрисдикции и арбитражными судами. Исходя из этого законопроектом предлагается п. 1 ст. 11 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации изложить в новой редакции, указав, что защиту нарушенных или оспоренных гражданских прав осуществляет суд, арбитражный суд или третейский суд в соответствии с их компетенцией.

Последние статьи:
Реестр недобросовестных поставщиков: поддержка недобросовестных участников закупок и борьба с ними в законодательстве о контрактной системе и практике его применения (Тасалов Ф.А.)

Дата размещения статьи: 09.01.2019

Особенности налогообложения операций с электронными денежными средствами в Российской Федерации (Бабина К.И., Бабаян З.М.)

Дата размещения статьи: 09.01.2019

Ответственность банковских организаций перед вкладчиками за нарушение положений договора банковского вклада с учетом вносимых изменений в Гражданский кодекс Российской Федерации (Катвицкая М.Ю.)

Дата размещения статьи: 09.01.2019

Все статьи Командировочные расходы в иностранной валюте (Морозова Л.)

Дата размещения статьи: 20.09.2015

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная командировка может проходить как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами. В данной статье рассмотрим порядок возмещения работнику расходов, связанных с его служебной командировкой за границей, а также правила принятия к бухгалтерскому учету расходов, произведенных в иностранной валюте, и их пересчета в российские рубли.

Общие положения о направлении в заграничную командировку и ее документальном оформлении

Напомним, что особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств установлены в Положении N 749 <1>.

<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно п. 2 данного Положения в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании (унифицированная форма Т-10а), которое утверждается работодателем (п. 6 Положения N 749).

Работник направляется в командировку на основании изданного в учреждении приказа о направлении работника в командировку (унифицированные формы Т-9, Т-9а), в котором указывают фамилию и инициалы командированного работника, его должность или специальность, цель, время и место поездки.

Если работник отправляется в командировку в государства, являющиеся участниками Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, то в соответствии с решением работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке (п. п. 7, 15 Положения N 749).

Направление работника в командировку в другие страны и государства осуществляется без оформления командировочного удостоверения. Даты пересечения Государственной границы Российской Федерации в этом случае при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. п. 15, 18 Положения N 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

— авансовый отчет (ф. 0504049) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (если оно оформляется), документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Аванс на командировочные расходы

В соответствии с п. 10 Положения N 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Аванс может быть выдан как в валюте РФ, так и в иностранной валюте. Выплата аванса в иностранной валюте, также как и погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 16 Положения N 749).

В случае если при направлении работника в командировку за границу аванс ему выдается в рублях, как правило, их обмен на иностранную валюту осуществляется самим работником. В подтверждение обменных операций работник по возвращении представляет справку об обмене валюты.

Стоит отметить, что аванс на командировочные расходы может быть выплачен наличными из кассы, а также с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках «зарплатных» проектов.

Более того, Минфин в Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 даже рекомендует организациям сектора государственного управления минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников. В качестве преимуществ безналичного способа расчетов с подотчетными лицами Минфин называет следующие моменты:

— повышение эффективности платежных процессов;

— автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые ими в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Введение механизма безналичных расчетов с подотчетными лицами осуществляется путем внесения соответствующих положений в коллективный договор, положение о служебных командировках, учетную политику. Так, например, Минфин в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора осуществляет выдачу своим работникам денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника, открытый в кредитной организации, при командировании:

— на территории Российской Федерации в рублях, с применением банковских карт, используемых в рамках «зарплатного» проекта;

— на территории иностранных государств в долларах США, с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре.

Возмещение заграничных командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения N 749 в случае направления в служебную командировку на территорию иностранных государств работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе командировками на территории иностранного государства, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Стоит отметить, что при установлении размеров суточных и расходов по найму жилого помещения, возмещаемых казенными учреждениями за счет бюджетных средств, необходимо руководствоваться:

— Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

— Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

На бюджетные и автономные учреждения вышеперечисленные нормативные акты не распространяются, поскольку они не относятся к учреждениям, финансируемым за счет средств федерального бюджета. Следовательно, такие учреждения вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения расходов, связанных с командировками на территорию иностранных государств.

Далее рассмотрим особенности возмещения некоторых расходов, произведенных работником, командированным на территорию иностранного государства.

Суточные. В соответствии с п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам пограничных органов в паспорте о пересечении Государственной границы Российской Федерации либо по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении (если оно оформляется).

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения N 749).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения N 749).

Если работник, выехавший в командировку на территорию иностранного государства, возвратился на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте ему выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749).

Расходы по найму жилого помещения. В соответствии с п. 21 Положения N 749 расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения (проживанию) в иностранной гостинице (отеле), как правило, служит инвойс (от англ. invoice — счет, фактура, счет-фактура, накладная).

Для справки. Если в счете за проживание в иностранной гостинице отдельной строкой выделена сумма НДС, то работодатель возмещает сотруднику всю сумму расходов, указанную в счете, включая указанную сумму налога. В последующем работодатель вправе учесть такую сумму в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в рамках деятельности, приносящей доход (Письмо Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).

Помимо счета за проживание в гостинице, расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием пластиковых банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Расходы на проезд. Согласно п. 22 Положения N 749 расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения N 749 при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Напомним, что на основании п. 12 Положения N 749 расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В данном случае под транспортом общего пользования понимаются:

— железнодорожный транспорт (пассажирские поезда);

— водный транспорт (морские и речные судна);

— воздушный транспорт (пассажирские самолеты);

— автомобильный транспорт (автобусы и маршрутки общего пользования);

— электротранспорт (электрички, троллейбусы и трамваи).

Документом, подтверждающим расходы на проезд, является проездной билет.

В настоящее время все большой популярностью пользуются электронные авиа- и железнодорожные билеты. При покупке проездных билетов электронным способом оправдательными документами, подтверждающими расходы на проезд, служат:

а) при авиаперелете:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

б) при железнодорожных перевозках — контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Такие разъяснения приводятся в Письмах Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1, УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@.

Обратите внимание! В случае утери проездных документов Минфин рекомендует использовать в качестве оправдательных следующие документы:

— если утерян посадочный талон, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (Письма Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11);

— при потере подлинников проездных документов может быть представлен дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Кроме того, работникам также могут быть возмещены расходы по проезду на такси при условии наличия соответствующих оправдательных документов, оформленных надлежащим образом и позволяющих подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549). Такими документами являются кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

Целесообразность использования услуг такси в интересах учреждения работник может указать в объяснительной записке (например, в связи со срочностью служебного поручения или отсутствием (нерегулярностью) рейсов общественного транспорта).

Принятие к бухгалтерскому учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте, и их перерасчет в рубли

В соответствии с п. 13 Инструкции N 157н <2> бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Таким образом, в первую очередь при принятии к учету документов, подтверждающих командировочные расходы, составленные на иностранном языке, необходимо обязательное наличие их перевода на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Далее рассмотрим особенности пересчета в рубли при принятии к учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте.

Согласно п. 215 Инструкции N 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Задолженность подотчетного лица уменьшается на сумму отраженных в авансовом отчете произведенных им расходов, подтвержденных оправдательными документами.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается учреждением принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Сумма неизрасходованного аванса, выданного ранее работнику наличными денежными средствами, по завершении командировки вносится им в кассу.

Исходя из вышеизложенного, при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бухгалтерском учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет. Стоит отметить, что в данном случае перерасчет выданной иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета не производится.

Однако стоит учитывать, что при возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату внесения денежных средств в кассу (п. 154 Инструкции N 157н).

Как было указано выше, в случае если командируемому работнику аванс выдается в рублях, он самостоятельно обменивает их на иностранную валюту. Документом, подтверждающим курс обмена, является справка о покупке валюты.

В этой ситуации командировочные расходы, произведенные в иностранной валюте, принимаются к бухгалтерскому учету также в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу покупки валюты. Курс покупки определяется на основании справки о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в связи с отсутствием такой справки, то командировочные расходы следует принимать к учету одновременно в иностранной валюте (в соответствии с документами, подтверждающими произведенные расходы) и в рублях по курсу Банка России, действующему на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193).

Рассмотрим на примерах порядок принятия к учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте.

Пример 1. Работник бюджетного учреждения направлен в командировку за границу на пять суток. При отъезде за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему были выданы суточные в сумме 250 долл. США (по 50 долл. США на сутки). На дату выдачи аванса курс Банка России составил: 1 долл. США = 30,5 руб. Из командировки сотрудник вернулся раньше на один день, о чем свидетельствуют отметки о пересечении границы РФ в его загранпаспорте.

В связи с этим по приезду из командировки (курс Банка России 1 долл. США = 30,9 руб.) работник внес в кассу неизрасходованную сумму аванса в размере 50 долл. США (курс Банка России 1 долл. США = 30,9 руб.).

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, доллары США/руб.
Выдана сумма в иностранной валюте в подотчет командированному сотруднику, направляемому за границу (250 долл. x 30,5 руб.)	4 208 12 560	4 201 34 610	250/7625
Приняты к учету расходы на оплату суточных (200 долл. x 30,5 руб.)	4 109 60 212	4 208 12 660	200/6100
Внесен в кассу неизрасходованный остаток аванса (50 долл. x 30,9 руб.)	4 201 34 510	4 208 12 660	50/1545
Произведен перерасчет внесенного остатка в связи изменением курса валют (50 долл. x (30,9 — 30,5 руб.))	4 208 12 560	4 401 10 171	20 руб.

Пример 2. Работнику бюджетного учреждения, направленному в командировку за границу, выдали 16 000 руб. за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, для оплаты расходов на проживание. По возвращении из командировки работник отчитался о произведенных расходах, приложив к авансовому отчету счет-фактуру о проживании в гостинице, чек об оплате данных услуг на сумму 400 евро, а также справку о покупке 400 евро по курсу 1 евро = 40 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, евро/руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	2 208 26 560	2 201 34 610	12 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу согласно справке о покупке иностранной валюты (400 евро x 40 руб.)	2 109 60 226	2 208 26 660	400/16 000

Пример 3. Работнику бюджетного учреждения, направляемому в командировку за границу, выдали за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 20 000 руб. для оплаты расходов по проживанию. По возвращении из командировки работник приложил к авансовому отчету счет за проживание и чек об оплате услуг гостиницы на сумму 480 евро. Справку о покупке иностранной валюты работник не представил. На дату утверждения авансового отчета курс Банка России составил 1 евро = 41 руб. Неизрасходованный остаток (320 руб.) работник сдал в кассу.

В данном случае операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, евро/руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	2 208 26 560	2 201 34 610	20 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (480 евро x 41 руб.)	2 109 60 226	2 208 26 660	480/19 680
Внесен в кассу неизрасходованный остаток денежных средств	2 201 34 510	2 208 26 660	320 руб.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: