Первичный учет кадров

Статья предоставлена специалистами сервиса Автор24

Автор24 — это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.

Назначение и состав первичной документации по учету кадров

Первичная документация по учету кадров аккумулирует персональные данные работников организации, изначально получаемые при их приеме на работу в организацию и накапливаемые в процессе документирования дальнейшего движения кадров.

В состав первичной документации по учету кадров включаются такие документы как:

• приказы (о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе работника на другую работу, о направлении работника в командировку и пр.);
• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные листки по учету кадров и дополнения к ним.

Замечание 1

Каждый из перечисленных документов имеет унифицированную форму, однако, с 1 января 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» применение унифицированных документов не является обязательным.

Способы организации первичного учета кадров

В результате при осуществлении учета кадров организации могут:

1. либо вести учет с помощью унифицированных форм, что существенно облегчает процесс его ведения, особенно в небольших организациях, зачастую не имеющих кадрового специалиста;
2. либо разработать собственные формы первичной учетной документации, что представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс;
3. либо модифицировать унифицированные формы с учетом конкретных потребностей и особенностей деятельности, что позволяет достичь максимального результата при экономии ресурсов.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Выбор каждого из перечисленных способов требует определенных действий.

В первом случае применение унифицированных форм первичных учетных кадровых документов следует закрепить отдельным приказом руководителя, если в общем виде применение унифицированных учетных форм не предусмотрено в учетной политике организации.

Второй случай является наиболее трудоемким и требует особого внимания.

Замечание 2

Состав первичной документации по учету кадров не меняется, даже при условии отказа от унифицированных форм, изменения могут касаться только содержания документов.

Отсутствие тех или иных документов по первичному учету кадров может привести к административной ответственности или к налоговым спорам, когда те или иные расходы будут не приняты к учету по причине ненадлежащего документального оформления.

При разработке собственных форм первичной документации по учету кадров необходимо строго соблюдать требование Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части наличия обязательных реквизитов (наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Отсутствие обязательных реквизитов может стать основанием для признания кадрового учета не отвечающим требованиям законодательства, что опять же способно повлечь административную ответственность.

В третьем случае модифицированные формы первичной документации по учету кадров также следует закрепить приказом руководителя, даже при условии внесения незначительных изменений.

Характеристика отдельных форм первичной документации по учету кадров

Отдельные формы первичной документации по учету кадров заслуживают особого внимания.

Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) представляет собой документ, сопровождающий работника от момента принятия его на работу и до момента расторжения трудового договора с ним.

Личная карточка работника содержит биографические сведения и данные о трудовой деятельности в разрезе таких разделов как общие сведения (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения, знание иностранных языков, гражданство, образование и т.д.); сведения о воинством учете (для мужчин: заполняются частично для не отслуживших и подлежащих призыву, полностью – для находящихся в запасе); прием на работу и переводы на другую работу (даты событий, наименование и структурных подразделений и должностей, размер оклада и документ-основание); аттестация; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; награды, почетные звания; отпуск; социальные льготы; дополнительные сведения; основания для прекращения трудового договора.

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) представляет собой документ, определяющий состав и численность работников организации, в разрезе отдельных должностей и структурных подразделений.

В штатном расписании содержится следующая информация:

• наименование должностей (с распределением по структурным подразделениям организации);
• количество штатных единиц;
• размер окладов (тарифных ставок);
• сведения о надбавках.

На практике зачастую в штатное расписание включается расчет страховых взносов от заработной платы, что позволяет получить представление о месячном фонде оплаты труда с учетом отчислений.

График отпусков (унифицированная форма Т-7) представляет собой документ, содержащий сведения на календарный год о распределении между всеми работниками организации ежегодных оплачиваемых отпусков (сведения о неоплачиваемых отпусках в график не включаются).

Назначение графика отпусков многообразно: он позволяет обеспечивать равномерность отсутствия работников на рабочих местах, планировать бюджет оплаты отпусков, контролировать соблюдения трудового законодательства в части режима труда и отдыха работников.

Помимо сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках в графике отпусков содержится информация о продолжительности и сроках предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков, а также сведения о переносе сроков отпусков.

Замечание 3

Важным требованием к графику отпусков является срок его утверждения – не позднее двух недель до начала календарного года, для которого составляется график.

В случае приема на работу новых сотрудников после утверждения графика отпусков изменения к нему следует оформить отдельным приказом.

Предыдущая статья Долгосрочные нематериальные активы

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Просмотров: 32231 Комменты: 0 23 Апр Автор статьи: Редакция сайта Авторский состав проекта.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

• Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
• В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
• Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
• Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
• Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных дел на сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Понравилась статья? Посоветуйте её своим друзьям! СТАТЬИ ПО ТЕМЕ Не нашли ответа на свой вопрос? Воспользоваться поиском или Задать вопрос Не нашли ответа на свой вопрос? Воспользоваться поиском или Задать вопрос

«).append(b.parseHTML(e)).find(i):e)}).complete(r&&function(e,t){s.each(r,o||)}),this},b.each(,function(e,t){b.fn=function(e){return this.on(t,e)}}),b.each(,function(e,n){b=function(e,r,i,o){return b.isFunction(r)&&(o=o||i,i=r,r=t),b.ajax({url:e,type:n,dataType:o,data:r,success:i})}}),b.extend({active:0,lastModified:{},etag:{},ajaxSettings:{url:yn,type:»GET»,isLocal:Nn.test(mn),global:!0,processData:!0,async:!0,contentType:»application/x-www-form-urlencoded; charset=UTF-8″,accepts:{«*»:Dn,text:»text/plain»,html:»text/html»,xml:»application/xml, text/xml»,json:»application/json, text/javascript»},contents:{xml:/xml/,html:/html/,json:/json/},responseFields:{xml:»responseXML»,text:»responseText»},converters:{«* text»:e.String,»text html»:!0,»text json»:b.parseJSON,»text xml»:b.parseXML},flatOptions:{url:!0,context:!0}},ajaxSetup:function(e,t){return t?Mn(Mn(e,b.ajaxSettings),t):Mn(b.ajaxSettings,e)},ajaxPrefilter:Hn(An),ajaxTransport:Hn(jn),ajax:function(e,n){«object»==typeof e&&(n=e,e=t),n=n||{};var r,i,o,a,s,u,l,c,p=b.ajaxSetup({},n),f=p.context||p,d=p.context&&(f.nodeType||f.jquery)?b(f):b.event,h=b.Deferred(),g=b.Callbacks(«once memory»),m=p.statusCode||{},y={},v={},x=0,T=»canceled»,N={readyState:0,getResponseHeader:function(e){var t;if(2===x){if(!c){c={};while(t=Tn.exec(a))c.toLowerCase()]=t}t=c}return null==t?null:t},getAllResponseHeaders:function(){return 2===x?a:null},setRequestHeader:function(e,t){var n=e.toLowerCase();return x||(e=v=v||e,y=t),this},overrideMimeType:function(e){return x||(p.mimeType=e),this},statusCode:function(e){var t;if(e)if(2>x)for(t in e)m=,e];else N.always(e);return this},abort:function(e){var t=e||T;return l&&l.abort(t),k(0,t),this}};if(h.promise(N).complete=g.add,N.success=N.done,N.error=N.fail,p.url=((e||p.url||yn)+»»).replace(xn,»»).replace(kn,mn+»//»),p.type=n.method||n.type||p.method||p.type,p.dataTypes=b.trim(p.dataType||»*»).toLowerCase().match(w)||,null==p.crossDomain&&(r=En.exec(p.url.toLowerCase()),p.crossDomain=!(!r||r===mn&&r===mn&&(r||(«http:»===r?80:443))==(mn||(«http:»===mn?80:443)))),p.data&&p.processData&&»string»!=typeof p.data&&(p.data=b.param(p.data,p.traditional)),qn(An,p,n,N),2===x)return N;u=p.global,u&&0===b.active++&&b.event.trigger(«ajaxStart»),p.type=p.type.toUpperCase(),p.hasContent=!Cn.test(p.type),o=p.url,p.hasContent||(p.data&&(o=p.url+=(bn.test(o)?»&»:»?»)+p.data,delete p.data),p.cache===!1&&(p.url=wn.test(o)?o.replace(wn,»$1_=»+vn++):o+(bn.test(o)?»&»:»?»)+»_=»+vn++)),p.ifModified&&(b.lastModified&&N.setRequestHeader(«If-Modified-Since»,b.lastModified),b.etag&&N.setRequestHeader(«If-None-Match»,b.etag)),(p.data&&p.hasContent&&p.contentType!==!1||n.contentType)&&N.setRequestHeader(«Content-Type»,p.contentType),N.setRequestHeader(«Accept»,p.dataTypes&&p.accepts]?p.accepts]+(«*»!==p.dataTypes?», «+Dn+»; q=0.01″:»»):p.accepts);for(i in p.headers)N.setRequestHeader(i,p.headers);if(p.beforeSend&&(p.beforeSend.call(f,N,p)===!1||2===x))return N.abort();T=»abort»;for(i in{success:1,error:1,complete:1})N(p);if(l=qn(jn,p,n,N)){N.readyState=1,u&&d.trigger(«ajaxSend»,),p.async&&p.timeout>0&&(s=setTimeout(function(){N.abort(«timeout»)},p.timeout));try{x=1,l.send(y,k)}catch(C){if(!(2>x))throw C;k(-1,C)}}else k(-1,»No Transport»);function k(e,n,r,i){var c,y,v,w,T,C=n;2!==x&&(x=2,s&&clearTimeout(s),l=t,a=i||»»,N.readyState=e>0?4:0,r&&(w=_n(p,N,r)),e>=200&&300>e||304===e?(p.ifModified&&(T=N.getResponseHeader(«Last-Modified»),T&&(b.lastModified=T),T=N.getResponseHeader(«etag»),T&&(b.etag=T)),204===e?(c=!0,C=»nocontent»):304===e?(c=!0,C=»notmodified»):(c=Fn(p,w),C=c.state,y=c.data,v=c.error,c=!v)):(v=C,(e||!C)&&(C=»error»,0>e&&(e=0))),N.status=e,N.statusText=(n||C)+»»,c?h.resolveWith(f,):h.rejectWith(f,),N.statusCode(m),m=t,u&&d.trigger(c?»ajaxSuccess»:»ajaxError»,),g.fireWith(f,),u&&(d.trigger(«ajaxComplete»,),—b.active||b.event.trigger(«ajaxStop»)))}return N},getScript:function(e,n){return b.get(e,t,n,»script»)},getJSON:function(e,t,n){return b.get(e,t,n,»json»)}});function _n(e,n,r){var i,o,a,s,u=e.contents,l=e.dataTypes,c=e.responseFields;for(s in c)s in r&&(n]=r);while(«*»===l)l.shift(),o===t&&(o=e.mimeType||n.getResponseHeader(«Content-Type»));if(o)for(s in u)if(u&&u.test(o)){l.unshift(s);break}if(lin r)a=l;else{for(s in r){if(!l||e.converters]){a=s;break}i||(i=s)}a=a||i}return a?(a!==l&&l.unshift(a),r):t}function Fn(e,t){var n,r,i,o,a={},s=0,u=e.dataTypes.slice(),l=u;if(e.dataFilter&&(t=e.dataFilter(t,e.dataType)),u)for(i in e.converters)a=e.converters;for(;r=u;)if(«*»!==r){if(«*»!==l&&l!==r){if(i=a||a,!i)for(n in a)if(o=n.split(» «),o===r&&(i=a]||a])){i===!0?i=a:a!==!0&&(r=o,u.splice(s—,0,r));break}if(i!==!0)if(i&&e)t=i(t);else try{t=i(t)}catch(c){return{state:»parsererror»,error:i?c:»No conversion from «+l+» to «+r}}}l=r}return{state:»success»,data:t}}b.ajaxSetup({accepts:{script:»text/javascript, application/javascript, application/ecmascript, application/x-ecmascript»},contents:{script:/(?:java|ecma)script/},converters:{«text script»:function(e){return b.globalEval(e),e}}}),b.ajaxPrefilter(«script»,function(e){e.cache===t&&(e.cache=!1),e.crossDomain&&(e.type=»GET»,e.global=!1)}),b.ajaxTransport(«script»,function(e){if(e.crossDomain){var n,r=o.head||b(«head»)||o.documentElement;return{send:function(t,i){n=o.createElement(«script»),n.async=!0,e.scriptCharset&&(n.charset=e.scriptCharset),n.src=e.url,n.onload=n.onreadystatechange=function(e,t){(t||!n.readyState||/loaded|complete/.test(n.readyState))&&(n.onload=n.onreadystatechange=null,n.parentNode&&n.parentNode.removeChild(n),n=null,t||i(200,»success»))},r.insertBefore(n,r.firstChild)},abort:function(){n&&n.onload(t,!0)}}}});var On=,Bn=/(=)\?(?=&|$)|\?\?/;b.ajaxSetup({jsonp:»callback»,jsonpCallback:function(){var e=On.pop()||b.expando+»_»+vn++;return this=!0,e}}),b.ajaxPrefilter(«json jsonp»,function(n,r,i){var o,a,s,u=n.jsonp!==!1&&(Bn.test(n.url)?»url»:»string»==typeof n.data&&!(n.contentType||»»).indexOf(«application/x-www-form-urlencoded»)&&Bn.test(n.data)&&»data»);return u||»jsonp»===n.dataTypes?(o=n.jsonpCallback=b.isFunction(n.jsonpCallback)?n.jsonpCallback():n.jsonpCallback,u?n=n.replace(Bn,»$1″+o):n.jsonp!==!1&&(n.url+=(bn.test(n.url)?»&»:»?»)+n.jsonp+»=»+o),n.converters=function(){return s||b.error(o+» was not called»),s},n.dataTypes=»json»,a=e,e=function(){s=arguments},i.always(function(){e=a,n&&(n.jsonpCallback=r.jsonpCallback,On.push(o)),s&&b.isFunction(a)&&a(s),s=a=t}),»script»):t});var Pn,Rn,Wn=0,$n=e.ActiveXObject&&function(){var e;for(e in Pn)Pn(t,!0)};function In(){try{return new e.XMLHttpRequest}catch(t){}}function zn(){try{return new e.ActiveXObject(«Microsoft.XMLHTTP»)}catch(t){}}b.ajaxSettings.xhr=e.ActiveXObject?function(){return!this.isLocal&&In()||zn()}:In,Rn=b.ajaxSettings.xhr(),b.support.cors=!!Rn&&»withCredentials»in Rn,Rn=b.support.ajax=!!Rn,Rn&&b.ajaxTransport(function(n){if(!n.crossDomain||b.support.cors){var r;return{send:function(i,o){var a,s,u=n.xhr();if(n.username?u.open(n.type,n.url,n.async,n.username,n.password):u.open(n.type,n.url,n.async),n.xhrFields)for(s in n.xhrFields)u=n.xhrFields;n.mimeType&&u.overrideMimeType&&u.overrideMimeType(n.mimeType),n.crossDomain||i||(i=»XMLHttpRequest»);try{for(s in i)u.setRequestHeader(s,i)}catch(l){}u.send(n.hasContent&&n.data||null),r=function(e,i){var s,l,c,p;try{if(r&&(i||4===u.readyState))if(r=t,a&&(u.onreadystatechange=b.noop,$n&&delete Pn),i)4!==u.readyState&&u.abort();else{p={},s=u.status,l=u.getAllResponseHeaders(),»string»==typeof u.responseText&&(p.text=u.responseText);try{c=u.statusText}catch(f){c=»»}s||!n.isLocal||n.crossDomain?1223===s&&(s=204):s=p.text?200:404}}catch(d){i||o(-1,d)}p&&o(s,c,p,l)},n.async?4===u.readyState?setTimeout(r):(a=++Wn,$n&&(Pn||(Pn={},b(e).unload($n)),Pn=r),u.onreadystatechange=r):r()},abort:function(){r&&r(t,!0)}}}});var Xn,Un,Vn=/^(?:toggle|show|hide)$/,Yn=RegExp(«^(?:()=|)(«+x+»)(*)$»,»i»),Jn=/queueHooks$/,Gn=,Qn={«*»:,r=o||(b.cssNumber?»»:»px»),»px»!==r&&s){s=b.css(i.elem,e,!0)||n||1;do u=u||».5″,s/=u,b.style(i.elem,e,s+r);while(u!==(u=i.cur()/a)&&1!==u&&—l)}i.unit=r,i.start=s,i.end=o?s+(o+1)*n:n}return i}]};function Kn(){return setTimeout(function(){Xn=t}),Xn=b.now()}function Zn(e,t){b.each(t,function(t,n){var r=(Qn||).concat(Qn),i=0,o=r.length;for(;o>i;i++)if(r.call(e,t,n))return})}function er(e,t,n){var r,i,o=0,a=Gn.length,s=b.Deferred().always(function(){delete u.elem}),u=function(){if(i)return!1;var t=Xn||Kn(),n=Math.max(0,l.startTime+l.duration-t),r=n/l.duration||0,o=1-r,a=0,u=l.tweens.length;for(;u>a;a++)l.tweens.run(o);return s.notifyWith(e,),1>o&&u?n:(s.resolveWith(e,),!1)},l=s.promise({elem:e,props:b.extend({},t),opts:b.extend(!0,{specialEasing:{}},n),originalProperties:t,originalOptions:n,startTime:Xn||Kn(),duration:n.duration,tweens:,createTween:function(t,n){var r=b.Tween(e,l.opts,t,n,l.opts.specialEasing||l.opts.easing);return l.tweens.push(r),r},stop:function(t){var n=0,r=t?l.tweens.length:0;if(i)return this;for(i=!0;r>n;n++)l.tweens.run(1);return t?s.resolveWith(e,):s.rejectWith(e,),this}}),c=l.props;for(tr(c,l.opts.specialEasing);a>o;o++)if(r=Gn.call(l,e,c,l.opts))return r;return Zn(l,c),b.isFunction(l.opts.start)&&l.opts.start.call(e,l),b.fx.timer(b.extend(u,{elem:e,anim:l,queue:l.opts.queue})),l.progress(l.opts.progress).done(l.opts.done,l.opts.complete).fail(l.opts.fail).always(l.opts.always)}function tr(e,t){var n,r,i,o,a;for(i in e)if(r=b.camelCase(i),o=t,n=e,b.isArray(n)&&(o=n,n=e=n),i!==r&&(e=n,delete e),a=b.cssHooks,a&&»expand»in a){n=a.expand(n),delete e;for(i in n)i in e||(e=n,t=o)}else t=o}b.Animation=b.extend(er,{tweener:function(e,t){b.isFunction(e)?(t=e,e=):e=e.split(» «);var n,r=0,i=e.length;for(;i>r;r++)n=e,Qn=Qn||,Qn.unshift(t)},prefilter:function(e,t){t?Gn.unshift(e):Gn.push(e)}});function nr(e,t,n){var r,i,o,a,s,u,l,c,p,f=this,d=e.style,h={},g=,m=e.nodeType&&nn(e);n.queue||(c=b._queueHooks(e,»fx»),null==c.unqueued&&(c.unqueued=0,p=c.empty.fire,c.empty.fire=function(){c.unqueued||p()}),c.unqueued++,f.always(function(){f.always(function(){c.unqueued—,b.queue(e,»fx»).length||c.empty.fire()})})),1===e.nodeType&&(«height»in t||»width»in t)&&(n.overflow=,»inline»===b.css(e,»display»)&&»none»===b.css(e,»float»)&&(b.support.inlineBlockNeedsLayout&&»inline»!==un(e.nodeName)?d.zoom=1:d.display=»inline-block»)),n.overflow&&(d.overflow=»hidden»,b.support.shrinkWrapBlocks||f.always(function(){d.overflow=n.overflow,d.overflowX=n.overflow,d.overflowY=n.overflow}));for(i in t)if(a=t,Vn.exec(a)){if(delete t,u=u||»toggle»===a,a===(m?»hide»:»show»))continue;g.push(i)}if(o=g.length){s=b._data(e,»fxshow»)||b._data(e,»fxshow»,{}),»hidden»in s&&(m=s.hidden),u&&(s.hidden=!m),m?b(e).show():f.done(function(){b(e).hide()}),f.done(function(){var t;b._removeData(e,»fxshow»);for(t in h)b.style(e,t,h)});for(i=0;o>i;i++)r=g,l=f.createTween(r,m?s:0),h=s||b.style(e,r),r in s||(s=l.start,m&&(l.end=l.start,l.start=»width»===r||»height»===r?1:0))}}function rr(e,t,n,r,i){return new rr.prototype.init(e,t,n,r,i)}b.Tween=rr,rr.prototype={constructor:rr,init:function(e,t,n,r,i,o){this.elem=e,this.prop=n,this.easing=i||»swing»,this.options=t,this.start=this.now=this.cur(),this.end=r,this.unit=o||(b.cssNumber?»»:»px»)},cur:function(){var e=rr.propHooks;return e&&e.get?e.get(this):rr.propHooks._default.get(this)},run:function(e){var t,n=rr.propHooks;return this.pos=t=this.options.duration?b.easing(e,this.options.duration*e,0,1,this.options.duration):e,this.now=(this.end-this.start)*t+this.start,this.options.step&&this.options.step.call(this.elem,this.now,this),n&&n.set?n.set(this):rr.propHooks._default.set(this),this}},rr.prototype.init.prototype=rr.prototype,rr.propHooks={_default:{get:function(e){var t;return null==e.elem||e.elem.style&&null!=e.elem.style?(t=b.css(e.elem,e.prop,»»),t&&»auto»!==t?t:0):e.elem},set:function(e){b.fx.step?b.fx.step(e):e.elem.style&&(null!=e.elem.style]||b.cssHooks)?b.style(e.elem,e.prop,e.now+e.unit):e.elem=e.now}}},rr.propHooks.scrollTop=rr.propHooks.scrollLeft={set:function(e){e.elem.nodeType&&e.elem.parentNode&&(e.elem=e.now)}},b.each(,function(e,t){var n=b.fn;b.fn=function(e,r,i){return null==e||»boolean»==typeof e?n.apply(this,arguments):this.animate(ir(t,!0),e,r,i)}}),b.fn.extend({fadeTo:function(e,t,n,r){return this.filter(nn).css(«opacity»,0).show().end().animate({opacity:t},e,n,r)},animate:function(e,t,n,r){var i=b.isEmptyObject(e),o=b.speed(t,n,r),a=function(){var t=er(this,b.extend({},e),o);a.finish=function(){t.stop(!0)},(i||b._data(this,»finish»))&&t.stop(!0)};return a.finish=a,i||o.queue===!1?this.each(a):this.queue(o.queue,a)},stop:function(e,n,r){var i=function(e){var t=e.stop;delete e.stop,t(r)};return»string»!=typeof e&&(r=n,n=e,e=t),n&&e!==!1&&this.queue(e||»fx»,),this.each(function(){var t=!0,n=null!=e&&e+»queueHooks»,o=b.timers,a=b._data(this);if(n)a&&a.stop&&i(a);else for(n in a)a&&a.stop&&Jn.test(n)&&i(a);for(n=o.length;n—;)o.elem!==this||null!=e&&o.queue!==e||(o.anim.stop(r),t=!1,o.splice(n,1));(t||!r)&&b.dequeue(this,e)})},finish:function(e){return e!==!1&&(e=e||»fx»),this.each(function(){var t,n=b._data(this),r=n,i=n,o=b.timers,a=r?r.length:0;for(n.finish=!0,b.queue(this,e,),i&&i.cur&&i.cur.finish&&i.cur.finish.call(this),t=o.length;t—;)o.elem===this&&o.queue===e&&(o.anim.stop(!0),o.splice(t,1));for(t=0;a>t;t++)r&&r.finish&&r.finish.call(this);delete n.finish})}});function ir(e,t){var n,r={height:e},i=0;for(t=t?1:0;4>i;i+=2-t)n=Zt,r=r=e;return t&&(r.opacity=r.width=e),r}b.each({slideDown:ir(«show»),slideUp:ir(«hide»),slideToggle:ir(«toggle»),fadeIn:{opacity:»show»},fadeOut:{opacity:»hide»},fadeToggle:{opacity:»toggle»}},function(e,t){b.fn=function(e,n,r){return this.animate(t,e,n,r)}}),b.speed=function(e,t,n){var r=e&&»object»==typeof e?b.extend({},e):{complete:n||!n&&t||b.isFunction(e)&&e,duration:e,easing:n&&t||t&&!b.isFunction(t)&&t};return r.duration=b.fx.off?0:»number»==typeof r.duration?r.duration:r.duration in b.fx.speeds?b.fx.speeds:b.fx.speeds._default,(null==r.queue||r.queue===!0)&&(r.queue=»fx»),r.old=r.complete,r.complete=function(){b.isFunction(r.old)&&r.old.call(this),r.queue&&b.dequeue(this,r.queue)},r},b.easing={linear:function(e){return e},swing:function(e){return.5-Math.cos(e*Math.PI)/2}},b.timers=,b.fx=rr.prototype.init,b.fx.tick=function(){var e,n=b.timers,r=0;for(Xn=b.now();n.length>r;r++)e=n,e()||n!==e||n.splice(r—,1);n.length||b.fx.stop(),Xn=t},b.fx.timer=function(e){e()&&b.timers.push(e)&&b.fx.start()},b.fx.interval=13,b.fx.start=function(){Un||(Un=setInterval(b.fx.tick,b.fx.interval))},b.fx.stop=function(){clearInterval(Un),Un=null},b.fx.speeds={slow:600,fast:200,_default:400},b.fx.step={},b.expr&&b.expr.filters&&(b.expr.filters.animated=function(e){return b.grep(b.timers,function(t){return e===t.elem}).length}),b.fn.offset=function(e){if(arguments.length)return e===t?this:this.each(function(t){b.offset.setOffset(this,e,t)});var n,r,o={top:0,left:0},a=this,s=a&&a.ownerDocument;if(s)return n=s.documentElement,b.contains(n,a)?(typeof a.getBoundingClientRect!==i&&(o=a.getBoundingClientRect()),r=or(s),{top:o.top+(r.pageYOffset||n.scrollTop)-(n.clientTop||0),left:o.left+(r.pageXOffset||n.scrollLeft)-(n.clientLeft||0)}):o},b.offset={setOffset:function(e,t,n){var r=b.css(e,»position»);»static»===r&&(e.style.position=»relative»);var i=b(e),o=i.offset(),a=b.css(e,»top»),s=b.css(e,»left»),u=(«absolute»===r||»fixed»===r)&&b.inArray(«auto»,)>-1,l={},c={},p,f;u?(c=i.position(),p=c.top,f=c.left):(p=parseFloat(a)||0,f=parseFloat(s)||0),b.isFunction(t)&&(t=t.call(e,n,o)),null!=t.top&&(l.top=t.top-o.top+p),null!=t.left&&(l.left=t.left-o.left+f),»using»in t?t.using.call(e,l):i.css(l)}},b.fn.extend({position:function(){if(this){var e,t,n={top:0,left:0},r=this;return»fixed»===b.css(r,»position»)?t=r.getBoundingClientRect():(e=this.offsetParent(),t=this.offset(),b.nodeName(e,»html»)||(n=e.offset()),n.top+=b.css(e,»borderTopWidth»,!0),n.left+=b.css(e,»borderLeftWidth»,!0)),{top:t.top-n.top-b.css(r,»marginTop»,!0),left:t.left-n.left-b.css(r,»marginLeft»,!0)}}},offsetParent:function(){return this.map(function(){var e=this.offsetParent||o.documentElement;while(e&&!b.nodeName(e,»html»)&&»static»===b.css(e,»position»))e=e.offsetParent;return e||o.documentElement})}}),b.each({scrollLeft:»pageXOffset»,scrollTop:»pageYOffset»},function(e,n){var r=/Y/.test(n);b.fn=function(i){return b.access(this,function(e,i,o){var a=or(e);return o===t?a?n in a?a:a.document.documentElement:e:(a?a.scrollTo(r?b(a).scrollLeft():o,r?o:b(a).scrollTop()):e=o,t)},e,i,arguments.length,null)}});function or(e){return b.isWindow(e)?e:9===e.nodeType?e.defaultView||e.parentWindow:!1}b.each({Height:»height»,Width:»width»},function(e,n){b.each({padding:»inner»+e,content:n,»»:»outer»+e},function(r,i){b.fn=function(i,o){var a=arguments.length&&(r||»boolean»!=typeof i),s=r||(i===!0||o===!0?»margin»:»border»);return b.access(this,function(n,r,i){var o;return b.isWindow(n)?n.document.documentElement:9===n.nodeType?(o=n.documentElement,Math.max(n.body,o,n.body,o,o)):i===t?b.css(n,r,s):b.style(n,r,i,s)},n,a?i:t,a,null)}})}),e.jQuery=e.$=b,»function»==typeof define&&define.amd&&define.amd.jQuery&&define(«jquery»,,function(){return b})})(window);

Система кадровой документации. Документирование трудовой деятельности персонала

	Главная | Случайная страница | Контакты

11.1. Система кадровой документации, ее назначение и состав.

11.2. Основные комплексы кадровой документации.

11.3. Документирование трудовой деятельности персонала.

11.1. Система кадровой документации,
ее назначение и состав

В каждой организации имеется кадровая служба (служба персонала, отдел кадров), важнейшей функцией которой является документирование трудовых правоотношений.

Система кадровой документации – это совокупность документов разных видов, отражающих деятельность кадровой службы. Данное понятие несколько шире, чем понятие «документация по личному составу» за счет организационно-правовой, некоторых видов плановой, отчетной и договорной документации.

Документы по личному составу – это комплекс определенных видов и разновидностей документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности человека.

Назначение документации по личному составу:

а) отражает жизненный путь человека и его взаимоотношения с обществом и государством;

б) характеризует правовые, трудовые, служебные и иные взаимоотношения человека;

в) отражает деятельность организации по вопросам работы с кадрами.

Роль и значение документации по личному составу:

ªдает возможность анализировать профессиональный, образовательный, возрастной состав кадров и обеспечивает текущее и перспективное планирование потребности в кадрах различных квалификаций;

ªдокументация по личному составу используется в справочных целях (получение наград, ученых званий, оформление пенсии);

ªдокументация по личному составу – это источник социологического, исторического и биографического характера. Используется для изучения истории отдельных коллективов и учреждений. Личные документы известных ученых, писателей, государственных деятелей служат историческим источником и составляют основу архивных фондов документов личного происхождения.

Документы по личному составу неоднородны.В его состав входят документы различного функционального назначения:

· первичные учетные документы (анкеты, личные карточки Т-2);

· распорядительные документы (приказы о приеме, увольнении, перемещении);

· личные документы (заявления, документы об образовании, трудовые книжки);

· документы по социальному обеспечению (пенсионному и др.).

Документация по личному составу имеет самостоятельное значение. В кадровой службе она имеет значение и для формирования специальных систем документации.

11.2. Основные комплексы кадровой
документации

Система кадровой документации, исходя из ее функционального назначения, может быть представлена следующими комплексами документов.

t Организационные документы, регулирующие порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации. В данный комплекс входят:

ü правила внутреннего трудового распорядка;

ü положение об отделе кадров;

üдолжностные инструкции;

üразличные положения, регламентирующие работу с персоналом: положение о персонале, положение о персональных данных, положение о работе с конфиденциальными документами и др.;

üинструкция по кадровому делопроизводству.

Эта документация должна иметь визы согласования и грифы утверждения и соответствовать требованиям оформления в соответствии с ГОСТ-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

t Плановая кадровая документация включает в себя документы перспективного прогнозирования и текущего планирования в части комплектования кадрами, численного состава различных категорий рабочих и служащих, повышения квалификации работников.

Плановые документы представлены программой социального развития коллектива, планами комплектования кадров, командировок, графиками отпусков и др.

t Договорная кадровая документация регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов социального партнерства. Эти взаимоотношения закрепляются в различных соглашениях, коллективном договоре и трудовом договоре.

t Персональная документация – достаточно объемный комплекс, включающий:

üдокументы, удостоверяющие личность, которые предъявляются при поступлении на работу;

üдокументы об образовании (дипломы, свидетельства, аттес­таты и др.);

üдокументы о семейном положении;

üдокументы, отражающие трудовую деятельность (трудовая книжка, приказы по личному составу и др.);

üслужебные документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества (представления на должность, аттестационные листы, справки-объективки и др.);

üличное дело, в котором сосредоточены многие документы персонального характера.

t Распорядительная документация представлена различными по назначению приказами (распоряжениями) по личному составу, предназначенными для юридического оформления отношений гражданина с организацией.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении на должность; освобождении от должности и перемещениях по службе; вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; утверждении систем оплаты труда работников; премировании, предоставлении отпусков, перемене фамилии и т. д.

Приказы служат единственным основанием для внесения соответствующих записей в трудовую книжку, учетные формы и другие документы.

t Учетная кадровая документация выполняет функцию персонального учета работников, является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров. К учетным документам относятся личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС (для государственных служащих), Т-4 (учетная карточка научного работника).

t Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатном расписании и приказах по личному составу). Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает следующие унифицированные формы:

üтабель использования рабочего времени и расчета заработной платы;

üтабель использования рабочего времени;

ü расчетно-платежная ведомость;

üлицевой счет;

ü записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

üзаписка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

üакт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

t Информационно-справочная документация служит основанием для принятия распорядительных документов. Она включает:

üзаявления;

üдокладные и объяснительные записки;

üакты;

üсправки.

Классификация кадровой документации весьма условна, т. к. в основе ее могут быть разные признаки. Так, автор учебника «Делопроизводство в кадровой службе» (М., 2009) М. Ю. Рогожин выделяет следующие комплексы документов:

1. Документы по рекрутингу персонала включают: заявку на поиск и отбор персонала; объявление о вакансии; резюме; анкету; автобиографию; личный листок по учету кадров; заявление о приеме; приказы о приеме).

2. Документы по адаптации, мотивации, тренингу и контроллингу персонала представлены такими видами, как программа; план становления в должности; отзыв о прохождении испытательного срока; программа и план тренинга; протокол заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист; аттестационная характеристика).

3. Документация кадрового органа предприятия включает расчет численности кадров, организационную структуру и численный состав, штатное расписание, положение о службе кадров, типовую инструкцию по делопроизводству.

4. Документы по ротации персонала представлены документацией по перемещению персонала, увольнению, командированию и отпускам.

5. Документы по кризисному управлению персоналом включают документацию по персоналу, связанную с ликвидацией предприятия, сокращением численности штата, при возникновении несчастного случая, при возникновении трудового спора на предприятии.

Как следует из сравнительного анализа представленных классификационных групп документов, все они взаимосвязаны, а их четкая и однозначная группировка невозможна.

11.3. Документирование трудовой
деятельности персонала

Рассмотрим основные специфические кадровые документы, связанные с документированием трудовой деятельности персонала.

Первичными документами трудоустройства являются резюме, заявление о приеме на работу, личный листок по учету кадров или анкета, автобиография.

Резюме–это визитная карточка соискателя, является краткой формой изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Жестких требований к форме и содержанию нет, однако существуют общие правила:

· целенаправленность – изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;

· лаконичность (объем одна – две страницы);

· конкретность – все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;

· честность – отсутствие недостоверной информации;

· структурированность и дизайн – логичное и красивое оформление.

Состав информации резюме предполагает: заголовок – Ф.И.О.; цель – точное название должности, на которое посылается резюме; личные данные – возраст, семейное положение, образование (когда, где получено, полученная квалификация, дополнительное образование, сертификаты), опыт работы (за последние пять – десять лет); профессиональные навыки; дополнительная информация (наличие автомобиля, водительских прав, занятие спортом); дата составления.

Отобранную информацию необходимо изложить так, чтобы с большей объективностью и выгодой для соискателя отразить знания, навыки и опыт (приложение 52).

Заявление. Как вид документа оно не унифицировано. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: адресат – наименование должности, фамилия и инициалы руководителя подразделения в родительном падеже; вид документа; текст с изложением сути вопроса, указанием должности и названия структурного подразделения; подпись и дата; визы согласования; резолюция руководителя организации (приложение 53).

Анкета или личный листок по учету кадровявляютсяобобщающим структурированным документом, заполняемым работником при приеме на работу. Представляют собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.

Анкета является обязательным видом документа в составе личного дела государственного гражданского служащего РФ, а форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. К анкете прилагаются копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника кадровой службы и печатью, а также фотографии.

В организации, как правило, имеются трафаретные бланки анкет или личных листков.

В ряде случаев от работника дополнительно к анкете требуется написание автобиографии, представляющей собой краткое, письменное жизнеописание с указанием персональных данных, сведений о ближайших родственниках, этапах учебной и производственной деятельности. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, и в отличие от резюме факты жизнедеятельности излагаются в ней в хронологической последовательности.

Кроме автобиографии поступающий на работу человек может принести рекомендательное письмо с последнего места работы и характеристику.

При положительном решении вопроса с претендентом на конкретную должность заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права; своевременно в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять определенные этим соглашением трудовые функции, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В III разделе Трудового кодекса РФ (ТК РФ) раскрываются содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст. 58 и 59), порядок заключения трудового договора (гл. 11), изменение трудового договора (гл. 12), прекращение трудового договора (гл. 13).

Достаточно детально в Трудовом кодексе определено содержание трудового договора. В обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (Ф.И.О. работодателя – физического лица), сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица); ИНН налогоплательщика; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

В структуре трудового договора выделяются существенные (обязательные) и дополнительные условия. Существеннымиусловиями трудового договора являются: место работы сотрудника, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, компенсация за тяжелую работу, условие об обязательном социальном страховании работника.

В трудовом договоре могут предусматриваться и дополнительные условия: уточнение места работы с указанием структурного подразделения, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.

Срок действия трудового договора устанавливается на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Особенности оформления трудового договора обусловлены требованиями, установленными соответствующими положениями Трудового кодекса РФ и рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении состава и порядка оформления реквизитов документа. В соответствии со ст. 67 ТК РФ заключение трудовых договоров осуществляется по установленной форме, предусматривающей письменное оформление, составление в двух экземплярах и подписание обеими сторонами трудовых отношений – работником и работодателем.

Подписание трудового договора сопровождается приказом о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном договоре, предопределяют содержание приказа.

Служебный контракт заключается с гражданином, поступающим на государственную гражданскую службу. Содержание служебного контракта унифицировано и установлено законом «О государственной гражданской службе». Форма служебного контракта утверждена указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159.

Приказы по личному составуявляются не только распорядительными документами, они одновременно относятся и к первичным учетным документам, т. к. фиксируют факт приема, перевода или увольнения работника и являются основанием начисления ему заработной платы. В связи с этим формы всех приказов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004. К формализованным документам персонального учета относятся различные виды приказов: Т-1, Т-1А, Т-5, Т-5А, Т-6, Т-6А, Т-8, Т-8А, Т-9, Т-9А, Т-11, Т-11А (приложение 46).

Функциональное назначение приказов (распоряжений) о приеме работников (работника), переводе, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, направлении в командировку, поощрении или дисциплинарном взыскании заключается в документировании юридических фактов, их оформлении и отражении в соответствующих учетных формах.

Состав информации в приказах по личному составу зависит от видов приказов. Они могут включать: наименование организации, структурного подразделения, фамилии, имена и отчества работников (работника) и их табельные номера, должности, предписываемые действия, характер предстоящей работы, размер оклада и других денежных сумм и др. Обязательными реквизитами приказов являются дата и номер документа, код формы по ОКУД и ОКПО, подписи (приложения 48–49).

Приказы по личному составу отличаются от приказов по основной деятельности. Они составляются кадровой службой, не содержат констатирующей части (за исключением приказов о поощрении и дисциплинарных взысканиях), имеют отдельные от приказов по основной деятельности регистрационные номера. Обязательным элементом является основание издания приказа и доведение приказа под личную подпись того лица, которого он касается.

На основании приказа о приеме на работу заполняется личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), делается запись в трудовой книжке. В последующем в эти формы документов вносятся соответствующие изменения.

Личная карточка(формы Т-2, Т-2ГС)является основным учетным документом, который заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров. Карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных должны отражаться в этой карточке.

Личная карточка заполняется на основании:

· приказа о приеме на работу;

· паспорта или документа, удостоверяющего личность;

· трудовой книжки;

· страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

· документа воинского учета (для военнообязанных);

· документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

В 11 разделах карточки Т-2 отражены общие сведения о работнике; содержатся сведения о воинском учете; о приеме на работу и переводе на другую работу; об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, наградах, поощрениях, почетных званиях; отпусках; социальных льготах и др. (приложение 51).

Специфическая информация содержится в личной карточке государственного служащего (стаж государственной или муниципальной службы, присвоение квалификационного разряда, классного чина и др.) и в личной карточке научно-педагогических работников (ученая степень, звание, научная специальность, отрасль науки).

Трудовая книжкаустановленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в кадровую службу, а на лиц, принятых на работу впервые и не имеющих трудовую книжку, она заводится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка нового образца введена с 01.01.2004. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938, 1973, 2003) действительны и обмену на новые не подлежат.

По формату трудовая книжка приближена к паспорту и имеет 44 страницы. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка «Трудовая книжка». При изготовлении новых трудовых книжек используются современные полиграфические технологии. Дополнительно была разработана новая бумага с химической защитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов.

Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентировано «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003) и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В трудовую книжку в соответствии с ТК РФ (ст. 66) вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В соответствии с Инструкцией все записи в трудовой книжке производятся аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой (водостойкими чернилами, пастой или гелем черного, синего, фиолетового цвета) и без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах документа производятся арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

При оформлении трудовой книжки на титульном листе указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование (профессия, специальность), сведения о выполняемой работе. После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки. Своей подписью работник заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (кадровой службы).

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально прописан в Инструкции. При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются так, чтобы они читались, одной линией, и записываются новые. Эти изменения производятся на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются не только «подписью работодателя или специально уполномоченного лица», но и печатью.

При изменении образования или получении новой профессии, специальности записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность.

Все последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа руководителя организации в срок не более семи дней с даты издания такого приказа, а при увольнении – в день увольнения. При этом записи, внесенные в трудовую книжку, должны точно соответствовать тексту приказа, производиться без каких-либо сокращений и иметь в пределах соответствующего раздела трудовой книжки свой порядковый номер.

В разделах трудовой книжки со сведениями о работе и поощрениях нельзя делать исправления и зачеркивания. Все изменения вносятся в таком порядке: неправильная запись признается недействительной, для чего за соответствующим порядковым номером и датой в графе 3 делается запись: «запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись о работе.

Когда в трудовой книжке будут заполнены все страницы какого-либо раздела, в нее вшивается вкладыш, оформляемый по тем же правилам, что и трудовая книжка. На трудовой книжке ставится штамп и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Личное дело– это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся:

а) на работников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители, помощники и т. д.);

б) на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер, заместитель и т. п.);

в) на работников, замещающих государственные должности государственной службы.

Личное дело начинают формировать сразу после издания приказа о приеме на работу. Оно формируется в отдельной папке, на обложке которой указывают: наименование организации; название структурного подразделения; номер дела; фамилия, имя, отчество; дата поступления на работу (дата начала личного дела); дата окончания личного дела (при увольнении); количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив); срок хранения личного дела (75 лет).

В дело помещается бланк внутренней описи, в которую должен вписываться каждый документ, включаемый в личное дело. Затем в дело подшивают документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности работника, в том числе:

· личный листок по учету кадров или анкета;

· дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

· автобиография;

· копии документа об образовании;

· трудовой договор (второй экземпляр);

· характеристики, рекомендательные письма;

· заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

· выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

· выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности;

· выписки (копии) документов об аттестации работника (отзывы, аттестационные листы и др.).

Помимо этих документов в личное дело помещаются, но не подшиваются справки о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а также его заверенные фотографии.

Более полным будет личное дело научных и научно-педаго­гических работников. В него обычно включают списки научных трудов и изобретений, отзывы о работе, выписки из протоколов заседаний Советов при избрании на должность или присвоении званий и др.

Свои особенности имеет формирование личного дела государственного служащего. Порядок ведения личных дел данной категории оговорен в федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации». Перечень документов, приобщаемых к личному делу гражданского служащего, значительно расширен и указан в «Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», утвержденного указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Среди 25 видов документов, предусмотренных в составе личного дела, следует назвать: документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса), экзаменационный лист и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений, копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ, сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и т. д.

Ведение личного дела включает:

ü приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

ü обеспечение сохранности личных дел;

ü обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

ü предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем работникам предприятия на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом работникам);

ü ознакомление работников с документами их личных дел не реже одного раза в год.

Охарактеризованные виды кадровых документов обеспечивают полное документирование трудовых отношений.

Дата публикования: 2014-11-02; Прочитано: 8392 | Нарушение авторского права страницы