Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Таблица 1.1 — Формы, используемые при оформлении движения материалов

Документальное оформление поступления сырья и материалов, зависит от способа их поступления в организацию. Поставщиками выступают промышленные и сельскохозяйственные организации, торговые и посреднические структуры, индивидуальные предприниматели, физические лица. Кроме того, сырье и материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц, в том случае, если сырье и материалы приобретаются за наличный расчет.

В крупных организациях, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов.

Доставка материально-производственных ресурсов может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самой организации (самовывоз) и с привлечением транспортных организаций. Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации ? покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные (далее ? ТТН) и другие. Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных материалов, например, сертификаты соответствия.

При централизованных поставках материально-производственных ресурсов приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации-покупателя. В том случае, если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя обязан предъявить поставщику доверенность (формы № М-2 — приложение А) и документ, удостоверяющий личность.

Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику-получателю материалов под расписку .

Учет доверенностей по форме № М-2а ведут организации, у которых получение материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер. Выдача доверенностей этой формы ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами.

Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:

• · № доверенности;
• · дата выдачи доверенности;
• · срок действия;
• · должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
• · наименование поставщика;
• · № и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;
• · расписка лица, получившего доверенность и другие.

После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.

При использовании формы № М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему материальные ценности, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.

Таким образом, доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей, (за месяц, квартал либо год) делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В книжке пронумеровано _____ листов» (количество листов пишется прописью).

Если сотрудник организации по каким либо причинам не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию организации, то в корешке книжки доверенностей или в журнале доверенностей (в зависимости от формы доверенности) делается запись: «Не использована».

Чаще всего доверенность выписывается на 10 — 15 календарных дней. Если в доверенности не указан ее срок действия, то она сохраняет силу в течение года.

Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки (рисунок 1.4). Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

Рисунок 1.4 ? Приходный ордер (форма № М-4)

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок.

В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую.

При полном соответствии сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов, приходный ордер по форме № М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке материалов (форма № М-7 — приложение Б) применяется в следующих случаях:

• — для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;
• — для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
• — для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается .

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков организаций и квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Материальные ценности могут выбывать со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

• — либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство — на участки, в бригады и на рабочие места:
• — либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выдача материалов может производиться в соответствии с установленными нормами. В таком случае отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется лимитно-заборная карта (форма № М-8), (рисунок 1.5).

Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, получающему материально — производственные ресурсы для производства продукции, а другой — складу.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — получатель.

Рисунок 1.5 ? Лимитно-заборная карта (форма № М-8)

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию. Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма № М-17), (рисунок 1.6).

Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов — в карточке учета материалов.

Сдача подразделениями материалов на склады оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов (форма № М-11) в случаях когда:

• — продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• — осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• — производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• — осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
• — других аналогичных случаях.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами (рисунок 1.7).

Требование-накладная заменяет выписку лимитно-заборной карты, в том случае, если отпуск МПЗ в производство не носит массовый характер и лимиты такого списания в организации не установлены.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Первый экземпляр накладной служит основанием сдающему складу для списания

ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Рисунок 1.6 ? Карточка учета материалов (форма № М-17)

Рисунок 1.7 ? Требование-накладная (форма № М-11)

Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов. Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию, но неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака из производства.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), (рисунок 1.8) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

• — подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории;
• — сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей. Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр — получателю материалов .

Рисунок 1.8 ? Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма № М-17). Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов — в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру.

На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется. Когда осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. составляется специальный оперативный документ на отпуск — план-карта. В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план-карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование- накладная (форма № М-11), накладная (форма № М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

• — наименование материала;
• — количество материала, его цена и общая сумма;
• — назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), составляемый в трех экземплярах (рисунок 1.9).

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Если демонтаж выполнен собственными силами, составляется Приходный ордер по форме № М-4, применяющийся для учета материалов, поступающих как от поставщиков, так и из переработки.

Продажа организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов (форма № М-15) на сторону.

Поступление и выбытие товарно-материальных ценностей может производиться по товарно-транспортной накладной (форма № Т-1) в том случае, если доставка осуществляется автомобильным транспортом.

ТТН составляется отправителем груза для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно. Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Рисунок 1.9 — Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35)

ТТН составляется в четырех экземплярах, каждый экземпляр должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

• — первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:
• — второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;
• — третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);
• — четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля. ТТН состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов .

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные в федеральном законе “О бухгалтерском учете” .

Учет материалов на предприятии ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются. Типовые межотраслевые формы первичной учетной документации содержат следующие формы .

Формы № М-2 и М-2а “Доверенность” применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Форма № М-4 “Приходный ордер” применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

В соответствии с вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Форма № М-7 “Акт о приемке материалов” применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Форма № М-8 “Лимитно-заборная карта” применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Форма № М-11 “Требование-накладная” применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Форма № М-15 “Накладная на отпуск материалов на сторону” применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

Форма № М-17 “Карточка учета материалов” применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Форма № М-35 “Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений” применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Кроме перечисленных документов, для учета материальных ценностей используются :

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

акт о покупке материалов на рынке;

акт перевода единиц измерения материалов;

акт заключения о чрезвычайных ситуациях;

акт на списание материалов.

В расчетах за приобретение организацией материальных ценностей применяются:

товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);

счет-фактура;

банковские расчетно-платежные документы;

приходный и расходный кассовый ордер и др.