Обязательные кадровые документы

19 Марта 2018 в 16:39 Правильная организация кадрового делопроизводства является важной задачей кадровика. Отсутствие тех или иных бумаг может стать причиной серьезных неприятностей на предприятии. Какие существуют обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2018 и какая предусмотрена ответственность за их отсутствие, читайте далее. Оглавление

Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Документы при приеме работника

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

• трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
• трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
• медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, как сделать медкнижку и проверить предоставленный работником бланк на подлинность, вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
• документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов. Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку;
• приказ о приеме на работу по форме Т-1;
• личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье «Личная карточка работника Т-2: образец заполнения».

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в материале;
• дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика. О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте «Дополняем график отпусков».

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). Как правильно написать заявление на увольнение, читайте в нашем тексте;
• соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с образцом соглашения, а также пошаговой инструкцией расторжения контракта;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала «Оформляем приказ на увольнение правильно».

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

• штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье «Что такое штатное расписание»;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• табель учета рабочего времени, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
• в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Юлия Космынина Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Как проследить заказное письмо по номеру квитанции

Современные программные достижения позволяют удаленно контролировать перемещения почтовых отправлений. Поэтому в современном мире можно спокойно доверять ценные грузы и документы классической почтовой пересылке.

Кадровики советуют

07 Декабря 2018 в 12:18

Архивное делопроизводство и номенклатура

Архивное делопроизводство — это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.

Архивное хранение

23 Октября 2018 в 10:57

Оформление текстовых документов: требования ГОСТ 2.105-95

Общие требования к текстовым документам, декларируемые ГОСТ 2.105-95, — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения бумаг. Разработанный 01.07.1996, межгосударственный стандарт отражает нормы, которым должны быть подчинены структура и состав текстов, сопровождающих изделия строительства, приборостроения и машиностроения.

Делопроизводство

03 Августа 2018 в 16:55

Как навести порядок при обмене документами между подразделениями

Как часто конфликты между различными подразделениями и отдельными работниками случаются из-за утерянных или несвоевременно переданных документов? Возможно ли их избежать, или следует принять как данность и перестать понапрасну тратить нервы и сажать голосовые связки?

Делопроизводство Разбираем на примерах

02 Июля 2018 в 14:24

Зачем нужен учет печатей

Иногда создается впечатление, что все делопроизводство с журналами учета — работа ради работы и перевода бумаги. Всегда ли это мнение верно?

Делопроизводство Разбираем на примерах

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

• обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Необязательные документы

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Правила перепечатки данного материала

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

Документы, которые должны быть в организации

Юридическая компания Вечный двигатель вашего бизнеса Адрес: м. Китай-город, ул. Покровка,
д. 2/1, стр.2, этаж 4, офис 493 Email: Телефон:

Одним из важнейших вопросов, которым должен задаться собственник бизнеса после его регистрации: «какие документы должны быть в организации?»

Контроль за соблюдением законодательства в нашей стране каждый год ужесточается, в связи с этим мы подготовили таблицу минимальных необходимых документов, которые должны быть на каждом предприятии и последствий их отсутствия. В качестве примера мы взяли самую распространенную форму юридических лиц в Российской федерации — ООО. Таблица составлена без привязки к какому-то определенному виду деятельности организации, для предприятия с одним сотрудником — Генеральным директором. Это самый общий список корпоративных и кадровых документов, без учета специфики какой-то определенной организации.

В случае необходимости Вы можете обратиться к нашим юристам с вопросом касательно деятельности Вашей компании или для подготовки документов.

Подготовка типового комплекта бланков кадровых документов организации — 5900 рублей

Таблица составлена 24.03.2017 (данные в ней актуальны на дату составления).

Название документа	Статья	Ответственность	Статья
Корпоративные документы
Решение или протокол о создании ООО	Ст. 11 ФЗ «Об ООО»	—	—
Прочие решения или протоколы	—	—	—
Устав	Ст. 12 ФЗ «Об ООО»; Ст. 52 ГК РФ	—	—
Свидетельство о постановке на учет	Приказ ФНС от 12.09.2016 № ММВ-7-14/481@	—	—
Лист записи ЕГРЮЛ	Приказ ФНС от 12.09.2016 № ММВ-7-14/481@	—	—
Договор аренды помещения	—	—	—
Список участников	Ст. 31.1 ФЗ «Об ООО»	штраф на должностных лиц 2500-5000 р.; на юридических лиц 200 000 — 300 000 р.	Ст. 13.25 КоАП РФ
Уведомление из Федеральной службы государственной статистики	—	—	—
Уведомление ПФР	Постановление Правления ПФ РФ от 13.10.2008 N 296п	—	—
Уведомление ФСС	Приказ Минздравсоцразвития от 7.12.2009 № 959н	—	—
Уведомление о переходе на УСН (при необходимости)	Ст. 346.14 НК РФ	—	—
Кадровые документы
Трудовой договор с директором организации	Ст. 56 ТК РФ; Ст. 40 ФЗ «Об ООО»; Гл. 43 ТК РФ	штраф на должностных лиц 10 000 — 20 000 р.; на ИП 5000 — 10 000 р.; на юридических лиц 50 000 — 100 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
Приказ о назначении директора	Ст. 68 ТК РФ	—	—
Приказ о назначении главного бухгалтера	Ст. 68 ТК РФ	—	—
Трудовой договор с сотрудником организации	Ст. 56 ТК РФ	штраф на должностных лиц в размере 10 000 — 20 000 р.; на ИП 5000 — 10 000 р.; на юридических лиц 50 000 — 100 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
Трудовая книжка	Ст. 66 ТК РФ; Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним	на должностных лиц предупреждение или штраф 1000-5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р.	Ст. 5.27 ТК РФ
Приказ о приеме на работу сотрудника	Ст. 68 ТК РФ	—	—
Приказы об утверждении локальных актов организации	—	—	—
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189 ТК РФ	на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
Положение о защите персональных данных	Гл. 14 ТК РФ	предупреждение или штраф на граждан 300 — 500 р.; на должностных лиц – 500 — 1000 р.; на юридических лиц – 5000 -10 000 р.	Ст. 13.11 КоАП РФ
Штатное расписание	Статья 86 ТК РФ	на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ	на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
Табель учета фактически отработанного времени	Ст. 91 ТК РФ	—	—
Расчетный длисток	Ст. 136 ТК РФ	на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р.	Ст. 5.27 КоАП РФ
Документы по безопасности на предприятии
Правила пожарной безопасности	Ст. 21, Ст. 37 ФЗ «О пожарной безопасности»	Административная: Предупреждение, штраф на должностных лиц 6000 — 15 000 р.; на юридических лиц 150 000 — 200 000 р. Уголовная: штраф в размере до 80 000 р. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо ограничением свободы на срок до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.	Ст. 38 ФЗ «О пожарной безопасности»; Ст. 20.4 КоАП РФ; Ст. 219 УК РФ
Правила безопасности на предприятии, установленные нормативными правовыми актами РФ; Журнал инструктажа	Гл. 34 ТК РФ	предупреждение или штраф на должностных лиц 2000 — 5000 р.; на ИП 2000 — 5000 р.; на юридических лиц — 5000 — 8000 р.	Ст. 5.27.1 КоАП РФ

Помимо указанных документов, есть еще большой перечень бухгалтерских документов, которых мы в этой статье не указывали.

Если у Вас остались какие-либо вопросы касательно документов, которые должны быть в организации или Вы хотите сделать заказ, Вы можете воспользоваться сервисом обратной связи, написать нам на почту или просто позвонить.