Публикации (пресс-релизы) » Что такое авансовый отчет и зачем он нужен

25 июля 2016

Авансовым отчетом является документация, относящаяся к первичному учету. Она необходима для того, чтобы точно знать, сколько средств и кому было выделено в форме аванса. При этом все записи тщательно протоколируются и подтверждаются, а самим авансом могут считать и выданные «командировочные».

Естественно, заполнение авансового отчета проходит по определенной форме, утвержденной в законодательстве. Иногда, как показывает практика, аванс выдается совершенно всем сотрудникам фирмы, иногда аванс получают только определенные лица. Но, в любом случае, организацию такой выдачи должен установить руководитель компании, подтвердив приказом (как вариант, это может быть утверждено в Положении или Учетной политике).

Важно, что если в отчете не указано, что сотрудник получил определенную сумму, как аванс, то проверка может посчитать эту сумму, как доход данного сотрудника. В результате этот доход будет облагаться налогом, как заработная плата. Предприятие обязано вернуть всю неизрасходованную сумму аванса, удержав ее с зарплаты, и сотрудник не должен возражать. Но если вернуть эти деньги невозможно, то бухгалтер обязан включить ее в раздел «доход», в результате эти деньги будут облагаться стандартным налогом.

Операции по тому, как расходуются такие деньги, должны иметь соответствующее подтверждение. Подтверждающие документы обязательно выписываются на юридическое лицо (фирму, в которой работает служащий). Это обязательно должно быть разъяснено всем подотчетным лицам, поскольку подтверждающие документы, выписанные на физическое лицо, могут не приниматься бухгалтерами.

Кстати, может случиться, что во время командировки сотруднику пришлось понести дополнительные расходы. В этом случае руководитель может принять решение возместить ему указанную сумму (если имеются подтверждающие документы дополнительных расходов). При этом возмещенные средства в обязательном порядке должны облагаться стандартным налогом.

Друзья, пожалуйста, нажимайте на кнопки соцсетей, этим Вы поможете развитию проекта!

Что такое авансовый отчёт и для чего он нужен организации

12 июня 2016 г. — Банки России

Чтобы не допустить бесконтрольного расходования денежных средств, в организациях применятся такая форма контроля, как авансовая отчётность.

Перво-наперво, это подтверждающий документ траты денежных средств, выданных уполномоченному лицу на подотчёт. Являясь документом первичного учёта, он с приколотыми к нему документами подаётся в бухгалтерию для проверки потраченных сумм и списания всех документированных расходов. Затем утверждается руководителем и закрывается отчёт.

Чтобы сотрудник мог получать деньги на свой авансовый отчет, на него должен быть издан приказ по организации о его материальной ответственности за те или иные денежные расходы. В приказе точно указываются сроки времени выдачи подотчётных средств. Потому что это время по законодательству должно быть чётко регламентировано. Сами денежные средства сотрудник должен получить через кассу организации с получением расходного ордера. В расходном ордере полученная на подотчёт сумма должна быть расписана по пунктам предназначения, например – это на дорогу, а это на покупку запчастей.

По существующему закону, не позднее 3 дней по окончанию указанного в расходном ордере срока пользования средствами, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию оправдательные документы о потраченных денежных суммах. То же делается после поездки сотрудника в командировку. Кроме того, к авансовой отчётности прикалываются все имеющиеся документы, подтверждающие использование денежных средств – билеты за проезд, чеки на покупки и проживание в гостиницах, расходы на топливо. Всё это представляется в единственном экземпляре. Получив все документы, бухгалтерия может сделать окончательный расчёт и выявить правильность расхода полученной суммы.

Прежде чем подтвердить корректность расходования денежных средств, бухгалтер должен скрупулёзно проверить полученные документы и правильность их заполнения. В документах не должно быть исправлений, подчисток и помарок. Затем только отчет отмечается как проверенный и отдаётся на утверждение. Бухгалтером пишется расписка и передаётся лицу, составляющему этот отчёт. Со стороны бухгалтерии ставится две подписи с расшифровкой фамилии, имени, отчества. Одна – бухгалтера, который проверял документы и вторая – главного бухгалтера.
Для чего нужен авансовый отчёт.

В первую очередь в эти отчёты нужны для расчётов с материально-ответственными лицами. Во-вторых, сам авансовый отчёт – это документ обязательной отчётности и представляет собой двусторонний бланк. На его лицевой стороне указываются сведения о подотчётном лице. На обратной стороне в соответствующих графах (с 1 по 6) заносятся сведения о фактических расходах, с приложением подтверждающих документов. В остальных графах (с 7 по 10) делает свою отметку бухгалтер о расходах, принятых к учету бухгалтерией. Окончательно проверенные документы и авансовый отчёт подписываются руководителем организации.

Общие подходы к расчетам по почтовым расходам

С почтовыми отделениями связи организации взаимодействуют по многим моментам. В первую очередь это связано с приобретением почтовых конвертов, марок, карточек и других ценностей, а также с оплатой услуг по приему почтовых отправлений, денежных переводов, подписке и др.

Плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим на дату приема (п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111). Услуги почтовой связи оплачиваются:

– почтовыми марками Республики Беларусь |*|;

– иными знаками почтовой оплаты;

– наличными деньгами или путем безналичных расчетов;

– международными ответными купонами.

* Информация о том, какие документы относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты

В настоящее время Белпочта предлагает оплатить пересылки простой и заказной письменной корреспонденции через систему «Электронная марка». Предварительно зарегистрировавшись в этой системе, можно дистанционно через Интернет осуществлять расчеты с Белпочтой.

Важно! С 1 июля 2016 г. предоставление почтовых услуг и реализация товарноматериальных ценностей в отделениях почтовой связи физическим лицам, действующим в интересах юридического лица, возможны только с использованием корпоративной или индивидуальной банковской платежной карточки (см. сайт РУП «Белпочта»: www.belpost.by/info/s4et-faktura). Услуги оказываются по предъявлении документов, подтверждающих полномочия физических лиц (доверенность на представление интересов юридического лица, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица).

Бухгалтерский учет почтовых расходов

В основе взаимоотношений Белпочты с организациями по оказываемым услугам лежит договор возмездного оказания услуг, который является публичным.

Справочно: публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание, обязательное страхование и т.п.) (ст. 396 Гражданского кодекса Республики Беларусь; далее – ГК).

По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Эти правила применяются в т.ч. к договорам оказания услуг почты (ст. 733 ГК).

Чаще всего услуги, оказываемые организациям почтой, оплачиваются:

– посредством платежного поручения;

– с использованием авансовой книжки.

Пример 1. Оплата почтовых расходов платежным поручением

Организация перечислила отделению Белпочты с расчетного счета сумму предоплаты за почтовые конверты – 150 руб. Расчеты с отделением Белпочты организация ведет с применением счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с открытием отдельного субсчета для учета предоплаты: субсчет 60-1 предназначен для расчетов по выданным авансам, субсчет 60-2 – для расчетов по оказанным услугам. Купленные конверты получил представитель организации.

В бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т 60-1 – К-т 51 – 150 руб.
– перечислена предоплата Белпочте с расчетного счета;

Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 150 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет приобретенных конвертов.

Д-т 10 – К-т 60-2 – 125 руб.
– по товарной накладной получены почтовые конверты;

Д-т 18 – К-т 60-2 – 25 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым ценностям.

Если организация решит вести расчеты с Белпочтой посредством авансовой книжки, то ее сначала надо получить. Для этого целесообразно ознакомиться с информацией на сайте Белпочты по адресу: www.belpost.by/info/avans-kniga.

Для получения авансовой книжки в специальном центре комплексного обслуживания «Бизнес-почта» (Главпочтамт) необходимо представить заявление по форме МС-1 и копию платежного поручения, подтверждающего факт ее оплаты, т.е. перечисления денежных средств на расчетный счет Белпочты согласно счету-фактуре (счет можно распечатать с официального сайта Белпочты). Авансовая книжка может периодически пополнятся перечислением денежных средств с расчетного счета. В нее вносятся сведения о поступившей сумме денежных средств.

Важно! Порядок заполнения авансовой книжки прописан на ее последней странице.

Пример 2. Получение авансовой книжки

Организация перечислила Белпочте 200 руб. для получения авансовой книжки. Стоимость услуг по выдаче книжки составила 5,28 руб. (в т.ч. НДС – 0,88 руб.). Белпочта не выписывает накладную на выдачу авансовой книжки. Стоимость услуг по ее выдаче списывается с самой авансовой книжки. Стоимость услуг по отправке почтовой корреспонденции составила 50,40 руб. (в т.ч. НДС – 8,40 руб.).

В данном случае будет составлена следующая корреспонденция счетов:

Д-т 60-1 – К-т 51 – 200 руб.
– перечислен аванс для получения авансовой книжки;

Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 55,68 руб.
– сумма предоплаты зачтена в счет оплаты почтовых услуг, включая оплату услуг по выдаче авансовой книжки;

Д-т 26 – К-т 60-2 – 46,40 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;

Д-т 18 – К-т 60-2 – 9,28 руб.
– отражена сумма НДС по приобретаемым почтовым услугам.

При наличии подписанного ЭСЧФ организация может принять к вычету сумму «входного» НДС (п. 5-1 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК);

Д-т 68-2 – К-т 18 – 9,28 руб.
– сумма «входного» НДС принята к вычету;

Д-т 90-5 – К-т 26 – 46,40 руб.
– стоимость почтовых услуг списана в составе управленческих расходов.

Оплата почтовых расходов банковскими карточками

Работник организации может осуществить расчеты с Белпочтой посредством корпоративной или личной банковской платежной карточки. Для расчетов корпоративной карточкой необходимо наличие денежных средств на ней. Для этого к счету 51 «Расчетный счет» открывают отдельный субсчет.

Выдавая работнику карточку для текущих расчетов, задолженность подотчетного лица по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не показывают. Только по факту расчетов за почтовые услуги в бухгалтерском учете следует показывать списание денежных средств со счета и возникновение дебиторской задолженности на счете 71.

Важно! Для того чтобы организация могла принять к вычету «входной» НДС по почтовым расходам, оплаченным посредством платежной карточки, необходимо заполнить заявление для выставления отделением Белпочты в ее адрес ЭСЧФ |*| (подп. 3.4 п. 3 постановления МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 «Об установлении формы электронного счета-фактуры и утверждении Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры» и сайт Белпочты: www.belpost.by/info/s4et-faktura).

* Информация о подтверждении даты фактического получения сведений для соблюдения установленных сроков создания ЭСЧФ

Пример 3. Расчеты корпоративной платежной карточкой

Для приобретения почтовых марок работнику организации – держателю корпоративной платежной карточки выдана доверенность от организации и оформлено заявление для выставления почтой в адрес организации ЭСЧФ. В отделении Белпочты работник приобрел 100 почтовых марок на общую сумму 50 руб., в т.ч. НДС – 8,33 руб.

Работник составил авансовый отчет с приложением квитанции, карт-чека, подтверждающих оплату почтовых марок, и товарной накладной.

Записи в учете следующие:

Д-т 51 – К-т 51 – 50 руб.
– перечислены денежные средства для приобретения марок с расчетного счета на счет, к которому получена карточка;

Д-т 71 – К-т 51 – 50 руб.
– посредством карточки оплачена стоимость приобретаемых почтовых марок;

Д-т 10 – К-т 71 – 41,67 руб.
– приняты к учету купленные почтовые марки;

Д-т 18 – К-т 71 – 8,33 руб.
– отражен НДС по купленным маркам;

Д-т 68-2 – К-т 18 – 8,33 руб.
– принят к вычету НДС при наличии подписанного ЭСЧФ.

Пример 4. Расчеты личной платежной карточкой

Работник организации в отделении Белпочты оплатил своей зарплатной карточкой стоимость отправленной телеграммы в интересах организации в сумме 7,56 руб., в т.ч. НДС – 1,26 руб. Заявление для выставления отделением Белпочты ЭСЧФ в адрес организации было оформлено. Работник своевременно представил авансовый отчет с подтверждающими документами по произведенным расходам.

В бухгалтерском учете необходимо отразить:

Д-т 26, 44 – К-т 71 – 6,3 руб.
– списана стоимость почтовых услуг;

Д-т 18 – К-т 71 – 1,26 руб.
– отражена сумма НДС;

Д-т 68-2 – К-т 18 – 1,26 руб.
– принят к вычету НДС;

Д-т 71 – К-т 51 – 6,3 руб.
– погашена задолженность перед работником путем перечисления денежных средств на его платежную карточку.