Правила найма персонала по трудовому договору

Как принять на работу в ИП в 2019 году и оформить все документы в непротиворечивости с действующим законодательством? Такой вопрос волнует бизнесменов, которые сталкиваются с этой проблемой впервые. Да и остальным предпринимателям, штат которых включает несколько лиц, будет полезно изучить подробную информацию о порядке приёма, чтобы, при необходимости, привести всю документацию в соответствии с законодательством РФ.

Нужно знать, что правила оформления сотрудника на работу в ИП в 2019 году и предприятий других форм собственности, неизменны.

Они предполагают выполнение следующих шагов:

1. Получение письменного согласия, с принимаемого человека, на обработку и хранение персональных данных.
2. Проведение вводного инструктажа и регистрация его в журнале.
3. Ознакомление со сроками перечисления зарплаты, размерами премий и другими условиями, оказывающими существенное влияние на трудовой процесс.
4. Непосредственное заключение контракта.
5. Издание приказа о приёме работника и ознакомление его с ним, под подпись.
6. Подписание договора о материальной ответственности — для граждан, связанных с хранением имущества ИП.
7. Оформление личной карточки и трудовой книжки.
8. Регистрация индивидуального предпринимателя в качестве работодателя в ФСС и ПФР.

Глава 14 ТК РФ устанавливает основные правила обращения с персональными данными граждан. Нарушение их приводит к неприятным последствиям. Поэтому, перед официальным оформлением сотрудника в ИП, нужно взять с него письменное согласие на обработку и хранение информации, защищённую законодательством.

Статья 212 ТК РФ предусматривает для руководителей предприятий правила и нормы в области охраны труда, обязательные для исполнения независимо от форм собственности. Это касается и индивидуальных предпринимателей. Для того чтобы инструктаж имел законную силу, лицу, проводящему его, нужно пройти предварительное обучение в специализированных учреждениях, имеющих лицензию на этот вид деятельности.

В процессе проведения вводного инструктажа работника знакомят:

• с общей информацией о производственной функции ИП;
• с нормативами по охране труда, прописанными в Законах РФ;
• с понятиями рабочего времени и периодом отдыха;
• с условиями труда и наличием вредных факторов, присутствующих в производственном процессе (если они есть);
• с правилами поведения сотрудников на территории предприятия;
• с порядком выдачи средств специальной защиты;
• с обстоятельствами несчастных случаев на производстве и острых отравлениях (если они были) и порядком действий при возникновении угрозы их появления;
• с ответственностью за нарушение производственной дисциплины и правил охраны труда;
• с пожарной безопасностью на территории организации;
• с первой медицинской помощью пострадавшим.

Если в производственном процессе используется оборудование, электрифицированный инструмент или работа связана с применением материалов и сырья, индивидуальному предпринимателю, Законами РФ, вменяется в обязанность проведение других видов инструктажей (первичного, повторного и целевого), а также стажировки на рабочем месте и последующей проверки знаний. Все выполненные процедуры должны быть зафиксированы документально.

Если выполняемая работа в ИП не связана с перечисленными условиями, то возможно освобождение от первичного и других видов инструктажей, для этого оформляется соответствующее распоряжение.

Все перечисленные инструкции по охране труда должны быть предварительно разработаны. Они обновляются 1 раз за 5 лет или при вводе в производственный процесс нового оборудования. О проведённых инструктажах делается запись в журнале их учёта.

Документальное оформление приёма

Согласно статье 67 ТК РФ возможно заключение трудового договора в срок не позднее 3 дней с фактического допуска к работе. Но, во избежание рисков, рекомендуется подписание этого документа до момента выполнения производственных заданий.

Оформление работника у ИП начинается с предоставления соискателем следующего перечня документов:

1. Паспорта или его нотариально заверенной копии.
2. Трудовой книжки.
3. Военного билета — для лиц, по возрасту подлежащих учёту в учреждениях специального назначения.
4. Диплома или аттестата об образовании.
5. Страхового свидетельства ПФР.
6. Медкомиссии (если деятельность ИП связана с продуктами питания, работой с детьми и другими условиями, определёнными в статье 212 ТК РФ).
7. Справки об отсутствии случаев привлечения к уголовной либо административной ответственности, от нарколога и психиатра (при работе с несовершеннолетними).

Требовать представление других документов незаконно. При возникновении судебных споров этот вопрос может оказать существенное влияние на процесс.

В зависимости от характера работы можно оформлять разные виды договоров: срочный или заключённый на неопределённый период, с испытательным промежутком времени или без него.

Если руководитель ИП берёт на работу нового сотрудника, планируя пользоваться его услугами на постоянной основе, то целесообразно заключать соглашение без ограничения времени действия. И наоборот, если оно подписывается на период длительного отсутствия другого человека или на сезон, то оптимальным вариантом будет оформление срочного договора.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Наличие испытательного срока предоставляет возможность предпринимателю оценить профессиональные навыки и другие способности работника и, при их недостаточном качестве, расторгнуть трудовой договор по соответствующей статье.

Соглашение заключается в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, под подпись, а другой остаётся у ИП.

В срок не позднее трёх дней с фактического начала выполнения производственных функций нанятым человеком, издаётся приказ о приёме его на работу. Он подписывается индивидуальным предпринимателем и лицом, к которому имеет непосредственное отношение.

Заключение договора о материальной ответственности даёт предпринимателю возможность взыскать с работника ущерб за утрату либо умышленную порчу имущества ИП. Но упущенная выгода не возмещается, и размер компенсации ограничен среднемесячным заработком виновного лица.

Дополнительные обязательные мероприятия

Итак, как оформить сотрудника в ИП?
Организатор ИП должен внести запись в трудовую книжку работника, при этом нужно помнить об определённых правилах:

1. При приёме лица, у которого эта процедура происходит впервые, индивидуальный предприниматель должен самостоятельно оформить документ, приобретя его за свой счёт.
2. Для вышеуказанных соискателей максимальный срок заполнения трудовой книжки — две недели, для остальных — 5 суток. Минимальный период законодательством не определён, но по умолчанию — это день приёма.

К хранению трудовых книжек предъявляются такие же требования, как для бланков строгой отчётности. В связи с чем необходимо приобрести сейф или металлический шкаф, исключающий возможность порчи или утраты документа. Указанное место в конце рабочего дня должно закрываться и опечатываться.

Записи в трудовую книжку вносятся шариковой ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета. Сокращения недопустимы. Образец заполнения можно посмотреть в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Оформление личной карточки работника для ИП не является обязательным. Но, для исключения дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов, следует её завести. Этот документ, согласно законодательству РФ, храниться 75 лет, поэтому оформляется на твёрдой бумаге.

По письменному заявлению сотрудника индивидуальный предприниматель обязан выдать ему на руки копии документов, оформленных при найме. Они заверяются подписью нанимателя и печатью.

После того как ИП принял на работу сотрудника, необходима регистрация в ПФР и ФСС:

• в Фонде социального страхования — в течение 10 суток;
• в Пенсионном фонде России — не позднее месяца со времени оформления;
• в Фонде медицинского страхования — в период 30 дней.

Бизнесмен проходит эту процедуру однократно.

Во все перечисленные выше организации по срокам, определённым законодательно, предприниматель должен выплачивать обязательные взносы не только на себя, но и на весь свой персонал, а в ИФНС перечислять подоходные налоги и предоставлять отчёт.

Заключение контракта с лицами особых категорий

Как принять ИП на работу нового сотрудника в 2019 году, если он относится к группе граждан, требующих особого внимания? Прежде чем ответить на этот вопрос нужно определиться — к кому применимы специфические условия в процедуре оформления.

К таким работникам относятся:

1. Пенсионеры.
2. Несовершеннолетние.
3. Иностранец.
4. Инвалиды.
5. Совместители.

Перед тем как устраивать к себе на работу соискателей, возраст которых менее 18 лет, ИП должен знать, что:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

• допускается оформление контракта с несовершеннолетними 16 лет, при отсутствии у них медицинских противопоказаний;
• при приёме 15- летнего следует помнить, что для него возможен только лёгкий труд;
• для 14 лет — к перечисленным выше условиям необходимо согласие родителей и органов опеки и попечительства, оформленные документально.

Особые требования выдвигаются и к условиям труда — это режим неполного рабочего времени, обязательный ежегодный медицинский осмотр за счёт предпринимателя и другие ограничения, установленные законодательством России для этой категории работников.

При приёме пенсионеров следует руководствоваться теми же правилами, что и при трудоустройстве других соискателей. Ограничений по возрасту, обозначенных в Законах Российской Федерации, нет, кроме госслужащих и старших должностей учреждений высшего образования.

Трудоустройство лиц, не имеющих гражданства РФ, связано с предоставлением ими индивидуальному предпринимателю дополнительных документов:

• патента мигранта;
• разрешения на временное проживание;
• полиса ДМС.

Первое свидетельство не требуется гражданам, которым присвоен статус беженца, а также проживающим в России на постоянной основе и имеющим вид на жительство.

В связи с тем, что все документы иностранца, которому необходим патент, имеют временный характер, целесообразно заключать с ним срочный трудовой договор. Окончание разрешённого периода является законным основанием для увольнения.

В 3-дневный срок бизнесмен, принявший на работу лицо, не имеющее гражданства РФ, должен об этом уведомить Федеральную миграционную службу по месту регистрации ИП путём направления в её адрес заказного письма. Информация об увольнении направляется в ФМС таким же порядком.

При оформлении инвалидов официально (если они предоставили соответствующие документы) следует учитывать рекомендации по характеру выполняемой работы, указанные в их карте реабилитации. А также в соглашении обозначаются льготы и особые условия труда для лиц этой категории.

К ним относятся:

• укороченная рабочая неделя для инвалидов 1 и 2 группы;
• 30 календарных дней очередного отпуска;
• дополнительные выходные без сохранения заработной платы — до 60 суток в году;
• добавочный налоговый вычет.

Совместительство тоже предполагает ряд определённых ограничений. Самыми значимыми являются: рабочий день не более четырёх часов в сутки и невозможность заключения такого контракта с несовершеннолетними лицами либо при работе, связанной с управлением транспортными средствами или вредными условиями.

Запись в трудовую книжку для внешних совместителей, по их желанию, вносится на основном месте работы.

Наём персонала без предоставления социальных льгот

По понятным причинам оплата больничных листов, ежегодных отпусков и других гарантий невыгодна предпринимателям. А размеры страховых взносов и НДФЛ, перечисляемые в соответствующие организации, существенно уменьшают объём полученного дохода. Чтобы законно обойти указанные выплаты достаточно ответить на один вопрос — как оформить сотрудника как ИП?

Процедура оформления таких отношений состоит из нескольких шагов:

1. Регистрация работника в качестве индивидуального предпринимателя. Для этого подготавливаются документы, согласно перечню, и представляются в налоговый орган.
2. Заключение с работником гражданско-правового договора.

Имейте в виду, что если в тексте соглашения будет указан режим работы, сведения о материальной ответственности или обозначена должность, то любой суд признает эти отношения трудовыми. А в результате вынудит выплатить все страховые взносы в полном объёме.

При оформлении отношений в варианте — работник сам ИП — предприниматель может выбрать упрощённую систему налогообложения и существенно сократить размер таких выплат. Одновременно с этим, у персонала бизнесменом не удерживается НДФЛ, и не выплачиваются в фонды ФСС и ПФР обязательные отчисления. У предпринимателя появляется возможность регулировать размер денежного вознаграждения сотруднику, ведь он платит только за результат выполненных услуг. А их ненадлежащее качество легко подтвердить, составив соответствующий акт за подписью трёх лиц.

Вся предоставленная информация подробно разъясняет вопросы трудоустройства граждан в ИП. Как видим, в этой процедуре очень много нюансов, на которые нужно обязательно обращать внимание.

Но правильное оформление работников обезопасит предпринимателя от рисков возникновения административной ответственности, а в случаях нарушения охраны труда — уголовной.

Памятка руководителю при приеме нового сотрудника в штат

Написать эксперту! Шумская Наталья 8 августа 2014 HR Professional . Написать эксперту!

При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Как правило, чаще всего, в компаниях делают испытательный срок до 3-х месяцев. В этот период работодатель и работник присматриваются друг к другу, к функционалу, к качеству работы, к коллективу и т.д. На этот период непосредственный начальник или другое уполномоченное лицо становится наставником, который отвечает за постановку задач сотруднику, за его адаптацию. А по итогам прохождения испытательного срока кадровой службе важно получить обратную связь от руководителя об итогах испытания. Надеюсь документ вам поможет, коллеги.

Памятка руководителю при приеме нового сотрудника в штат

Важнейшей функцией руководителя любой организации является правильный подбор персонала и грамотное введение сотрудников в коллектив. В ООО /……… кадровый вопрос является основополагающим, и именно поэтому в нашей Компании существуют корпоративные стандарты и правила приема и адаптации сотрудников.

В целях оказания помощи руководителям ниже приводится процедура введения нового сотрудника в должность и в Компанию, соответствующая корпоративным стандартам и нормам Компании.

Процесс введения в должность новичка

Шаг 1:

1) В день приема на работу нового сотрудника Руководитель структурного подразделения вводит его в должность, определяет цели и ставит для него задачи. Руководитель заполняет и подписывает с новым сотрудником Лист прохождения испытания (Приложение 1) в течение первой недели.

2) Скан-копия заполненного и подписанного руководителем и новым сотрудником листа прохождения испытания направляется на электронный адрес:

Шаг 2:

Через 1,5 месяца со дня приема на работу нового сотрудника руководитель заполняет Анкету степени адаптированности и обучаемости нового сотрудника (Приложение 2) и направляет ее (в электронном виде, либо скан-копию) в Отдел по работе с персоналом, либо по электронной почте:

Шаг 3:

За 14 календарных дней до даты окончания испытательного срока руководитель направляет в Отдел по работе с персоналом оригинал заполненного и подписанного Листа прохождения испытания. Приложение 3

Испытание при приеме на работу

При заключении трудового договора предусмотрено условие об испытании сотрудника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Согласно ст. 70 Трудового кодекса РФ Срок испытания при приеме на работу не может превышать трех месяцев. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

ШАГ 1

Инструкция по заполнению Листа прохождения испытания

Поскольку испытательный срок — это период, когда кандидат адаптируется на новом месте работы, а руководитель проверяет профессиональные качества работника, то целесообразным является определение «рамок работы» для нового сотрудника. Для контроля за прохождением испытательного срока в Компании принят документ — Лист прохождения испытания (см. Приложение 1).

Лист прохождения испытания состоит из 5 частей:

1. Данные нового сотрудника.
2. Перечень задач, которые необходимо выполнить новому сотруднику в период испытательного срока.
3. Ознакомление с перечнем задач на период испытательного срока
4. Процедура контроля за выполнением новым сотрудником поставленных задач в течение испытательного срока.
5. Подведение итогов испытательного срока

1) В первой части «Данные нового сотрудника» заполняется информация о сотруднике:

Приложение 1

ООО ……………….

ЛИСТ ПРОХОЖДЕНИЯ ИСПЫТАНИЯ

Ф.И.О. работника: ____________________________________________________________

Должность: ___________________________________________________________________________________________________
Дата приема: ____________________

Срок испытания: ___________ месяца

2) В блоке «Перечень задач, которые необходимо выполнить новому сотруднику в период испытательного срока»:

1. В области на рисунке 1, выделенной красным овалом, четко прописываются все задачи, которые будут стоять перед сотрудником на период испытательного срока, и указывается, что будет являться результатом по каждой задаче.

Рисунок 1. Блок «Перечень задач, которые необходимо выполнить новому сотруднику в период испытательного срока»

Пример оформления:

Из Листа Аналитика:

Задание	Оценка исполнения	Должность и подпись лица, давшего оценку

3) После того как руководитель ознакомил нового сотрудника с перечнем задач на период испытательного срока, новый сотрудник и руководитель подписывают лист в соответствующей области таблицы (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Область ознакомления с перечнем задач на период испытательного срока

После заполнения области ознакомления с перечнем задач на период испытательного срока руководитель направляет скан-копию заполненного и подписанного им и новым сотрудником листа на электронный адрес

4) Раздел «Процедура контроля за выполнением новым сотрудником поставленных задач в течение испытательного срока» заполняется в течение испытательного срока сотрудника по каждому указанному временному интервалу, с соответствующими комментариями в каждой строке (см. рисунок 4).

Рисунок 4. Заполнение раздела «Процедура контроля за выполнением новым сотрудником поставленных задач в течение испытательного срока»

5) За 14 календарных дней до окончания испытательного срока руководитель и новый сотрудник подводят итоги прошедших трех месяцев и заполняют графы «Оценка исполнения» и «Должность и подпись лица, давшего оценку».

Оценка исполнения задания может быть дана руководителем в процентном выражении (100% — задание выполнено полностью и т.д.), либо описательно (что было сделано и на что стоит обратить внимание).

Также обязательным является подпись сотрудника и дата в строке «с оценкой согласен / не согласен » (см. рисунок 5)

Рисунок 5. Подведение итогов испытательного срока

ШАГ 2

Через 1,5 месяца со дня приема нового сотрудника руководитель проводит предварительное подведение итогов, степени адаптированности и обучаемости сотрудника. Руководитель заполняет Анкету степени адаптированности и обучаемости нового сотрудника (Приложение 2) рисунок 6 и предоставляет её в Отдел по работе с персоналом или направляет скан-копию на электронном виде на адрес

Рисунок 6. Анкета адаптированности и обучаемости работника

ШАГ 3

После того, как оценка деятельности сотрудника в течение испытательного срока была проставлена и сотрудник проставил подпись с согласием / не согласием данной оценки в Приложении 1, заполнятся Блок «Результат испытания» (см. Приложение 3) Рисунок 6.

В приложении 3 ОБЯЗАТЕЛЬНО ставит свою подпись линейный руководитель.

При необходимости согласования результатов испытания нового сотрудника с вышестоящим руководителем, он так же может проставить свою подпись ниже (если этого не требуется, то лишнюю строку можно удалить).

При неудовлетворительном результате испытания, ст. 71 Трудового кодекса РФ, руководитель уведомляет сотрудника о расторжении трудового договора, предупредив его об этом не позднее, чем за три дня

63. Документирование приема на работу

63. Документирование приема на работу

План:

— личные документы кандидата на должность;

— алгоритм действий работника кадровой службы по приёму на работу с описанием сопровождающих документов

При приеме граждан на работу осуществляются следующие функции:

— гражданин обращается в кадровую службу по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством.

— кадровая служба получает от гражданина необходимые документы и их изучает. Это могут быть: паспорт или любой другой документ удостоверяющий личность; свидетельство о гос-ом пенсионном страховании – если работник устраивается впервые ему оформляют такое свидетельство; трудовая книжка – если впервые, то книжку тоже оформляют на работе; док-ты воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на службу; документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специал. знаний.

— потом происходит собеседование, уточнение сведений, указанных в документах, заполнение личной карточки по форме Т-2. Под личной карточкой понимается унифицированный документ, призванный систематизировать сведения в кадровом отделе о каждом служащем фирмы.

— собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажей, при необходимости – медицинский осмотр.

— составление, согласование и подписание трудового договора. Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами, локальными нормативными актами, своевременно и в полной мере выплачивать работнику зарплату, а работник обязуется выполнять трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего распорядка.

— до подписания трудового договора работник под роспись должен быть ознакомлен: с правилами внутреннего трудового распорядка, иными нормативными актами, коллективным договором.

— выдача работнику экземпляра трудового договора.

— заполнение сотрудником службы персонала приказа о приеме на работу (по форме Т-1). Приказ о приеме на работу — документ, который издается на основании трудового договора на каждого принимаемого сотрудника. Является распорядительным документом. На его основании начисляется работнику зарплата.

— ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии.

— внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13). Этот документ применяется для расчета заработной платы, для регистрации прогулов, для получения данных об отработанном работником времени.

— внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы.

— внесение соответствующей записи в трудовую книжку. Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.