Заполнение 6-НДФЛ: нарастающим итогом или нет?

Форма 6-НДФЛ – это форма отчетности о налогах на доходы физических лиц, которую подает работодатель в контролирующий орган на всех работников предприятия. По общим правилам 6-НДФЛ сдается нарастающим итогом с начала года. Тем не менее, некоторые разделы формы отчетности могут вызывать затруднение, так как на них не распространяется общее правило. Сегодня поговорим о том, надо ли заполнять все разделы 6-НДФЛ нарастающим итогом или нет?

Форма 6-НДФЛ состоит из нескольких разделов:

• Титульный лист;
• Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Налоговые агенты обязаны внести данные во все листы формы, никаких исключений нет. Частые ошибки в 6-НДФЛ и их решение смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.

Единая форма утверждена приказом ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015. Здесь же описываются правила и алгоритм заполнения отчета. Скачайте форму 6-НДФЛ и образец заполнения:

Сведения из раздела 1 заполняются ежеквартально, а вот в разделе 2 достаточно указать данные только за последние три месяца. Это вызывает путаницу. В итоге даже у опытных бухгалтеров может возникнуть вопрос, 6-НДФЛ заполняется с нарастающим итогом или нет. Ответ прост – зависит от раздела и типа вносимых сведений.

За какими данными нужно следить, чтобы оформлять строки 6-НДФЛ с нарастающим итогом

При заполнении 6-НДФЛ раздел 1 нарастающим итогом необходимо учитывать следующие сведения:

• Доходы, выплаченные физическим лицам;
• Налоговые вычеты;
• Исчисленный и удержанный налог.

Таким образом, необходимо учитывать все доходы, включая заработную плату, оплату по договору ПВХ, премии, подарки и все, что облагается налогом. Важно не забыть про полученные налоговые вычеты. Все сведения берутся из оборотно-сальдовых ведомостей и других текущих бухгалтерских документов.

Налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета для расчета НДФЛ. Налоговые регистры нужны для того, чтобы правильно составить расчеты по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ. Поэтому вести регистры нужно ежемесячно по каждому гражданину с подведением нарастающих итогов с начала года. Форму регистра для расчета НДФЛ каждый бухгалтер разрабатывает самостоятельно.

Эксперты Системы Госфинансы подготовили шпаргалку: какие графы предусмотреть в бланке регистра и что в нем отражать Предложенный набор данных позволит заполнить 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Все показатели будут под рукой, ничего лишнего.

Правила заполнения

Главный вопрос многих бухгалтеров: форма 6 НДФЛ заполняется с нарастающим итогом с начала года или нет? Заполняться она должна с нарастающей суммой, хотя это относится не ко всем разделам. Рассмотрим подробно ключевые особенности отчета.

Форму относят к документам подробного сбора данных. Оформление титульной страницы аналогично заполнению любого отчетного документа. Вносятся данные о плательщике, его адрес регистрации, идентификационный номер налогоплательщика и контактные телефоны.

Форма утверждена 14 октября 2015 года Приказом Федеральной Налоговой Службы России, в котором регламентирован порядок заполнения 6 НДФЛ и период представления. Аналогичным образом субъекты отчитывались в 2016 г. Возможны налоговые изменения в бланке отчета на 2018 г.

Представлять расчет с нарастающим результатом следует в налоговые организации по месту регистрации субъектов хозяйствования или месту жительства ИП. Если в состав предприятия входят филиалы, подавать отчеты следует по месту их нахождения.

1 квартал

Заполнение объединяет данные из бухгалтерского учета с нарастающими суммами поквартально. В первый раздел включают налоги, которые были удержаны с сотрудников, и лиц, работающих по договорам подряда, получающих дополнительные доходы в организации. Отражению с нарастающими результатами подлежат и перечисленные налоги в бюджетные фонды. Аналитику по каждому сотруднику делать не следует. Общие графы квартальной форме заполняются только в разрезе ставок, которые имели место в периоде.

Важный момент – заполнение итогов раздела. В данной графе необходимо поставить обобщенные налоговые показатели. Налоговые вычеты также заполняются одной суммой без аналитики. Для 1 квартала данные с нарастающими суммами дублируют суммы по строкам отчета.

За 1 полугодие

В отчете за первое полугодие сводятся показатели с нарастающим итогом с января по июнь. В каждой организации необходимо вести аналитику начислений и удержаний в разработочных таблицах сведений для НДФЛ 6 за первое полугодие с нарастающими итогами.

В раздельном учете учету подлежат все виды доходной части. Перед тем, как заполнить 6 НДФЛ за полугодие, необходимо проверить законность применения налоговых вычетов.

9 месяцев

В НДФЛ за 9 месяцев необходимо отобразить сведения с начала года с нарастающим результатом с учетом всех начислений, удержаний и налоговых вычетов согласно действующему законодательству по данной статье. В первый раздел должны быть включены данные о выплаченных налогах при перечислении авансовых платежей.
Заполнение формы за девять месяцев с нарастающим итогом аналогично заполнению полугодовой формы.

За год

Перед подачей отчета за календарный год с нарастающим итогом необходимо полностью проверить все начисления, удержания и применение вычетов. В случае исправительных записей необходимо подать пояснительные записки по каждому случаю за каждый отчетный период с начала года. Отчетный период: 1 января – последнее число месяца, в котором производились начисления доходов.

Форма отчета

К оформлению раздела 1 отчета 6 с нарастающим итогом предъявляются следующие требования:

• Заполнение должно производиться в полном объеме, который полностью раскрывает информацию по применяемым ставкам;
• количество работников организации, удержанные налоговые отчисления указываются суммарно.

Отдельно нужно сказать об особенностях расчета количества работников организации в отчетности. К расчету принимаются сотрудники, которые работали на данном предприятии в календарном году.

В случае увольнения и повторного приема в течение календарного года, необходимо считать работников только 1 раз. При увольнении одних и принятии новых, следует считать и уволенных, и вновь принятых физических лиц.

Пример заполнения формы 6 НДФЛ.

• заполнение 1 раздела строки 10 необходимо для каждой ставки;
• сведения для 20 строки о доходах необходимо брать из аналитических регистров, накопление следует выполнять с начала календарного года до последнего дня месяца, за который формируются сведения;
• по строке 25 отражаются дивиденды отчетного периода с начала года:
• в 30 строку отчета вносятся вычеты одной суммой;
• налоги с доходов следует отразить в 40 строке;
• налоги с нарастающим итогом с дивидендов заносятся 45 строку;
• в 50 строке отражаются фиксированные платежи с доходов иностранных граждан;
• особенности заполнения 60 строки об общем количестве сотрудников были рассмотрены выше;
• в строке 70 необходимо отразить общую сумму налогов, которая должна быть удержана с начала года;
• налог, не удержанный своевременно, отражается по 80 строке с нарастающим итогом;
• строка 90 – возвращенные налоги с начала года.

Представлять форму 6 НДФЛ с нарастающим итогом должны субъекты хозяйствования, которые признаны субъектами налогообложения. Если на предприятии не было начисления оплаты труда, доходов по договорам подряда, не производились выплаты, следовательно, не начислялись налоги, отчет подавать не нужно. Данный субъект хозяйствования не признается субъектом налогообложения в текущем периоде. Можно отправить в налоговую письмо с уведомлением о нулевом отчете 6 НДФЛ.

Если сделана ошибка в отчете за первый квартал, уточнение необходимо сдать расчете 6 НДФЛ за полугодие и далее в зависимости от даты образования.

Если начисления имели место хотя бы в одном месяце календарного года, следует сдавать форму даже, если перечисления в отчетном периоде не проводились.

НДФЛ 6 сдается в контролирующие органы по истечению квартального периода. Сроки предоставления – последний рабочий день месяца, следующего за ним. Если он выпадает на выходной или праздничный день, отчет подают в первый, следующий за ним, рабочий день, для годовой формы – 2 апреля следующего года.

Заполнение 2 раздела

Во втором разделе указываются даты начисления НДФЛ (стр. 100), (стр. 110) удержания за квартал. Кроме того, необходимо заполнить установленную законодательством последнюю дату (стр. 120) перечисления в бюджет налогов.

Для отчета за первое полугодие в разделе 2 необходимо заполнить только данные за апрель – июнь, для третьего квартала включению подлежат июль – сентябрь.

Доходы, которые были получены в отчетном периоде, но для них не наступили сроки уплаты налогов и взносов, отражать в форме не следует. Они будут включены в том периоде, когда налоги будут перечислены.

Например, если по сроку 29 числа стоит выплата заработной платы, этот налог будет удержан – 30 сентября. В связи с выходными днями, дата перечисления переносится на 2 октября. Следовательно, и оплата труда за сентябрь, и налоги будут отражены только в отчете, который подается за 2017 год.

В случае выплаты заработной платы авансовыми платежами в последнем месяце отчетного периода и полной оплате труда и НДФЛ в следующем месяце, общие суммы начислений и удержаний необходимо отражать во 2 разделе только в следующем отчетном периоде. В первом разделе текущего отчета следует отразить только сумму перечисления средств с авансовых выплат в строке 070.

В данные 2 раздела должны попадать сведения по завершенным операциям, но не позднее предельного срока, установленного законодательством.

Можно самостоятельно проверить правильное заполнение формы 6 НДФЛ с нарастающим итогом при помощи контрольных соотношений.

Задача: НДФЛ нарастающим итогом

Исчислить сумму НДФЛ работника нарастающим итогом с начала года, если
Заработная плата: Январь 10 500 руб. Февраль 11200 руб. Март 11900 руб. Начислено и уплачено пособие по временной нетрудоспособности (Март 3100 руб.) Работник имеет 3 несовершеннолетних детей.
Решение:
Т. к. нам необходимо исчислить сумму НДФЛ для данного работника нарастающим итогом, будем рассчитывать следующим образом. Нам необходимо произвести положенные вычеты. Стандартный налоговый вычет – 400 руб. (данный вычет предоставляется только до месяца, в котором доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 40 000 руб.), и вычеты, положенные на детей (1 400 рублей — на первого ребенка; 1 400 рублей — на второго ребенка;3 000 рублей — на третьего и каждого последующего ребенка). В январе доходы с начала года (и с начала налогового периода) равны 10500 руб., соответственно налогооблагаемая база, уменьшенная на налоговые вычеты составит: 10500-(400+1400*2+3000)=4300 руб, а начисленная сумма НДФЛ по фиксированной ставке 13 %: 4300*0,13 =559 руб.
В феврале совокупный доход с начала налогового периода равен:
105000+11200=21700 руб. Налогооблагаемая база, уменьшенная на налоговые вычеты составит: 21700-(2*400+1400*4+3000*2)=9300 руб. Начисленная сумма НДФЛ нарастающим итогом по ставке 13 %: 9300*0.13= 1209 руб. Но поскольку в январе уже был начислен налог в сумме 559 руб., сумму налога, полученную по итогам февраля, следует уменьшить на указанную сумму. Итоговая сумма НДФЛ, начисляемая за февраль, составит: 1209 –559=650 руб.
В марте к заработной плате необходимо добавить полученное работником пособие по временной нетрудоспособности, тогда совокупный доход с начала налогового периода составит 10500+11200 +(11900+3100)=36700 руб. С учётом вычетов, а также налогооблагаемая база равна:36700-(400*3+1400*6+3000*3)=18100 руб. Начисленная сумма НДФЛ нарастающим итогом по ставке 13 %: 18100*0.13= 2353 руб. Сумма налога, уменьшенная на сумму ранее начисленного налога: 2353–1209=1144 руб.