Документы по кассе
Содержание
- Методические рекомендации. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом
- Учебно-методический комплекс дисциплины: Бухгалтерский учет Специальность
- Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций
- Общие правила оформления документов по кассовым операциям
- Документирование приходных кассовых операций
- Расходные кассовые документы
- 1,2,3 Абрамова Света
Методические рекомендации. Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.
При этом вносителю выдается квитанция к ПКО за подписью гл.бухгалтера или кассира, скрепленная печатью и штампом организации.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам, на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты РКО (форма № КО-2).
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления РКО на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней бухгалтер выписывает РКО на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких исправлений в кассовых документах не допускается.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Кассовые ордера остаются в кассе, а квитанции к ним выдаются на руки лицам, вносившим или получающим денежные средства.
По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, приложенные к ним документы погасить штампом или подписью «оплачено» или «получено» (число, месяц, год). До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодом, причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.
Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжений (документов установленной формы).
Расчеты платежными поручениями (ф. 0401060) – самая распространенная форма расчетов. Организация представляет в свое отделение банка по месту нахождения расчетного счета установленное им количество экземпляров платежных поручений, но не менее трех: первый экземпляр за подписью руководителя организации и главного бухгалтера скрепляется печатью и остается в документах для банка, второй пересылается в банк организации – получателя денежных средств, третий прилагается к выписке из расчетного счета плательщика.
В любых случаях банк имеет право принимать платежные и расчетные документы к оплате только при наличии у организации достаточной суммы денежных средств на расчетном счете
Учебно-методический комплекс дисциплины: Бухгалтерский учет Специальность
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером.
При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом «Получено».
При получении денежных средств в банке по чеку также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2).или платежным ведомостям, на которые ставится штамп «Оплачено».
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.
Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.
Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные паспорта.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов за 200 г.
Приходные документы |
Расходные документы |
||||||
Дата |
Номер |
Сумма |
Примечание (целевое назначение-код) |
Дата |
Номер |
Сумма |
Примечание (целевое назначение-код) |
Итого за месяц |
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.
До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов.
Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.
Коды целевого назначения поступления и выдачи из кассы денежных средств разрабатываются организацией самостоятельно.
Примерный перечень условных обозначений совершаемых кассовых операций.
Код целевого назначения |
|
Поступило с расчетного счета |
|
На выдачу заработной платы, премий |
|
На выплату депонированной заработной платы |
|
На выплату средств социального характера и назначения |
|
На командировочные и хозяйственные расходы |
|
На прочие выплаты |
|
Возврат подотчетных сумм |
|
Прочие поступления в результате реализации услуг, материальных ценностей, готовой продукции и прочее. |
|
Внесено на расчетный счет: |
|
Депонированная зарплата |
|
Сверхлимитный остаток кассовой наличности |
|
Выдано в подотчет |
|
Выдана заработная плата и прочие платежи |
|
Прочие выплаты и перечисления |
КАССОВАЯ КНИГА, ЕЕ СТРОЕНИЕ И ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ
Кассовая книга — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация
может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью. На
последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге
всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить запись своей подписью.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера должны быть заполнены счетными работниками четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Кассир обязан ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.
Кассовая книга
Касса за 20 января 20 г. |
||||
N» документа |
От кого получено или кому выдано |
Номер корреспондирующего счета |
Приход |
Расход |
Остаток на начало дня |
||||
РКО №1 |
Иванов А.Н. — перерасход по авансовому отчету |
|||
ПКО №2 |
От банка по чеку № 036060 |
|||
ГКО №2 |
Сидорову П.И. — на командировочные расходы |
|||
РКО №3 |
Выдана заработная плата |
|||
Итого за день |
||||
Остаток на конец дня в том числе на заработную плату |
X X |
Кассир (подпись)
Проверил документы в количестве одного приходного и трех расходных
получил
число 20.01.200 г.
Бухгалтер (подпись)
Бухгалтерский учет кассовых операций
После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.
Корреспонденция счетов, указанная в документе, фиксируется в отчете кассира (второй экземпляр кассовой книги), и на его основании информация переносится в журналы-ордера.
Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.
К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет 50/4 «Касса в иностранной валюте».
Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса».
Счет 50 «Касса»
С кредита счетов |
Дебет |
Кредит |
В дебет счетов |
С — остаток наличных денежных средств |
|||
Поступление наличных денег с расчетного счета организации |
Выданы наличными зарплата, премии |
||
Сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами |
|||
Погашения наличными задолженности по недостачам, растратам, хищениям и прочим платежам |
Выдано наличными по исполнительным листам и депонированной заработной плате |
||
76, 62, 90, 91 |
Оплата наличными реализованной продукции, оказанных услуг, материальных ценностей, основных средств |
Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы |
|
Погашение дебиторской задолженности. Возникновение кредиторской задолженности |
Выдача материальной помощи, пособий на питание и др. |
||
Сумма излишков, выявленных при инвентаризации (ревизии) кассы |
Выдано единовременных пособий по случаю рождения ребенка и т. п. |
||
Взнос наличными в погашение задолженности сотрудников за товары, проданные в кредит, и т. д. |
Сдан сверхлимитный остаток свободных денежных средств кассы |
||
Взнос учредителей |
Суммы недостач, выявленные при инвентаризации кассы |
Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций
С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.
В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:
- Установления лимита остатка кассы:
- право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
- предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.
Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте .
- Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
- Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
- на бумажном носителе с заполнением от руки;
- на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
- в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.
Общие правила оформления документов по кассовым операциям
Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .
Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.
Документирование приходных кассовых операций
Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).
Подробнее о нем см. «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».
При получении ПКО кассир:
- Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
- Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
- Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
- Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.
В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.
Расходные кассовые документы
Расходными документами по кассе являются:
- расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);
Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
- расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
- платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. ).
При получении указанных документов кассир:
- Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
- Проверяет наличие подтверждающих документов.
- Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
- Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.
Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .
Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.
Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:
- соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.
Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.
1,2,3 Абрамова Света
-
Назовите документы для оформления кассовых операций. Охарактеризуйте их. Могут ли кассовые документы иметь исправления? Каков порядок заполнения кассовой книги?
Документальное оформление кассовых операций организации:
-
Приходный ордер(Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера.)
-
Расходный ордер(Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.)
-
Журнал регистрации кассовых документов(Регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.
Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи).
-
Кассовая книга (Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
-
Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов(Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
-
Расчетно-платежная ведомость(Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.)
Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. Они могут быть внесены в остальные первичные учетные документы, и только по согласованию с участниками хозяйственных операций, причем с подтверждением их подписями и датой внесения данных исправлений.
Порядок ведения кассовой книги :
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.
Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.
Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.
В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.
2.Какую ответственность несет кассир и за что?
Кассир несет ответственность за:
— несоответствие записей в кассовых документах наличным денежным средствам в кассе;
— недостачи и хищения денежных средств Отделения;
— потерю чеков, платежных документов и другой документации отделения;
— получение фальшивых денег и документов, а также документов, неверно оформленных;
— потерю денег, полученных в банке
— невыполнение распоряжений и указаний главного бухгалтера отделения.
3.На какие цели из кассы могут выдаваться наличные денежные средства и кто имеет право их получать?
-на выплату з/пл
-на иные выплаты работникам в том числе социального характера(стипендии. командировочные расходы, оплата товаров, работ, услуг(кроме ценных бумаг))
-выплата за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары работы, услуги
-выплату страховых возмещений по договору страхованию физических лиц, расходование выручки на другие цели не допуск. ,если организация до 1-го января не установит кассовый лимит , то все наличные в кассе будет являться сверхнормативной.
Имеет право их получать: Кассир и гл. бухгалтер
Добавить комментарий