Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:

• на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
• в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.

По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).

Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис, в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

Обратите внимание, если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.

>Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2017 году:

Как заполнить кассовую книгу

Инструкция по заполнению бланка кассовой книги

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2016 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2016 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир ответственный за заполнение кассовой книги должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО) . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Образец кассовой книги

Скачать Образец заполнения кассовой книги можно по ссылке ниже.

Главные принципы заполнения кассовой книги содержатся в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Вот восемь правил, которых надо придерживаться, оформляя этот документ.

1. Записи в книгу вносятся на компьютере или вручную. Выбранный метод необходимо зафиксировать в приказе руководителя.
2. В книге каждое поступление наличных денег отражается на основании приходного кассового ордера, а каждая выдача — на основании расходного ордера.
3. Если вы выбрали бумажный вариант, надо пронумеровать, прошнуровать и опечатать все листы книги на последней странице. С апреля 2015 года многие организации отказались от круглой печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если вы в их числе, то можете на оборотной стороне книги (на прошивке) поставить штамп с вашими реквизитами.
4. Вести книгу следует через копирку. Так, чтобы каждый лист кассовой книги у вас получался в двух экземплярах. Один из них является неотъемлемой частью книги, а другой (отчет кассира) отрывается и в конце дня передается в бухгалтерию вместе с приходно-кассовыми и расчетно-кассовыми ордерами.
5. При электронном ведении кассовой книги можно распечатывать ее в единственном экземпляре. Указание ЦБ № 3210-У не содержит требования оформлять в этом случае два экземпляра. Однако в Указаниях по заполнению книги (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) такого послабления для электронного документа нет. А значит, у проверяющих могут появится вопросы. Чтобы их не было, можно каждый лист книги, которая ведется на компьютере, распечатывать дважды.
6. Кассовую книгу заводят на календарный год. Поэтому минимум раз в год (в последний рабочий день декабря) распечатанные листы электронной книги надо пронумеровать, прошить и скрепить печатью (при ее наличии) или штампом с реквизитами (при отсутствии печати). В приказе, которым разрешен электронный вариант ведения книги, может быть закреплена более частая прошивка книги. Например, раз в полгода или каждый квартал, если в организации большой оборот наличных.
7. Не надо заводить листы кассовой книги в дни, когда наличные расчеты не осуществлялись.
8. В конце дня следует сверять информацию из книги с той, что содержится в кассовых документах. Надо вывести сумму остатка наличности в кассе и поставить подпись. Документ сдается на проверку главбуху либо руководителю, если в организации нет бухгалтера.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Как правильно вести

Ведение кассовой книги должно соответствовать требованиям Постановления Госкомстата РФ №88 от 1998 года, так как нередко этот журнал проверяется различными инстанциями. Записи в документ производятся непосредственно после кассовой операции (получения или выдачи финансов).

Старший кассир в конце смены подсчитывает количество сделок, определяет остаток материальных средств, который переходит на следующий день. Если выручки нет совсем, в кассовую книгу ничего писать не нужно (ставится прочерк либо пропускается день). Копия записи в кассовой книге передается в бухгалтерию как отчет.

Исправления в книге запрещены. Если все-таки что-то было исправлено, запись заверяется кассиром и бухгалтером (указать инициалы, дату и поставить подпись).

Вести журнал можно двумя способами — от руки или автоматизировано.

На компьютере

Автоматизировано можно заполнять также двумя способами:

1. Скачать бланки для журнала и заполнить их не вручную шариковой ручкой, а с помощью компьютера. Затем такие листы распечатываются и сшиваются.
2. Заводится файл «кассовая книга» и регистрируется в ПО.

По первому варианту отчет происходит ежедневно, листки распечатываются и хранятся. В конце календарного года сшиваются в кассовую книгу. Как это делается? Проверяется корректность всех данных, бланки собираются в ровную стопку и сшиваются обычной швейной иглой. Узелки от нитки должны быть сзади, при этом заклеены маленькими бумажными треугольниками.

Второй вариант не нужно распечатывать, этот файл остается только в электронном виде в специальной программе. Организация должна иметь такое техническое средство, которое защищает информацию от неразрешенного доступа и от потери данных. Кроме того, не должно быть никаких ошибок. Контролируется ведение электронной кассовой книги полностью бухгалтерией предприятия.

Электронный документ также необходимо подписывать электронно. Как это сделать, указано в требованиях Федерального закона №63 от 2011 года.

Виртуальный файл отличается внешне от журнала формы КО-4, однако содержит в себе все графы.

Вручную

Кассовая книга продается в готовом виде. Состоит из трех частей:

1. Лицевая (обложка и титульный лист).
2. Внутренняя (основная часть книги).
3. Завершающая (последний листок, где поставлены подписи ответственных лиц).

Обязательно нужно заполнить титульный листок, который содержит данные организации:

1. Название юридического лица и структурного подразделения.
2. Уникальный числовой код субъекта хозяйствования.
3. Указание текущего года.

Внутри книги каждая страница составлена по такой структуре:

1. «Касса за». В этой графе нужно написать текущую дату, за которую ведется отчет.
2. «Номер». Указывается номер ПКО или РКО.
3. «Лист». Порядковый номер страницы.
4. «От кого и кому». ФИО человека, которому выдаются денежные средства. Также обязательно указать того (кассир или название организации), кто выдает финансы.
5. «Приход». В этой графе указывается сумма средств по ПКО.
6. «Расходы». Аналогичная предыдущей графа, только отчетная сумма указывается исходя из данных РКО.
7. «Итого». Суммируются все поступления и расходы финансов.
8. «Остаток». Указание суммы в общей сложности за рабочую смену, которая остается на следующий день.

Также есть необязательные графы. Это «Номер субсчета» и «Перенос», который используется, когда места для отчета на одной страницы не хватает. Каждый лист заверяется старшим по смене кассиром и главным бухгалтером. Первый подтверждает передачу документов и материальных средств, а второй заверяет их получение.

Кроме того, все листы нумеруются, книга прошнуровывается и скрепляется печатью. В конце журнала – указание страниц и подпись руководства и бухгалтерии.

Подсчет всех сделок проводится в конце рабочего дня кассира, при этом сразу же подсчитывается выручка (все ли сходится).

После указания остаточной суммы на следующий день бланк заверяется и с подтверждающими документами (ПКО и РКО) отдается на проверку бухгалтеру.

Если допущена ошибка, нужно аккуратно ее исправить. Для этого:

1. Зачеркнуть неправильную информацию.
2. Вписать рядом верные данные.
3. Кассир и бухгалтер подписывают все исправления.
4. Запрещено подчищать и пользоваться замазкой.

Если операций совершается очень много и одного журнала на год не хватает, то можно завести продолжение. В таком случае в первой кассовой книге на титульном листе указывается, с какого по какой период года ведется отчетность. Однако следует помнить, даже если вторую часть пришлось заводить в декабре, с наступлением нового года нужно менять документ.

Ответственные лица

Ответственные лица еще называются должностные. Их всего три:

1. Старший кассир.
2. Главный бухгалтер.
3. Руководитель организации.

Люди на таких должностях ответственны за материальные средства предприятия. Они назначаются, если необходимы проведение и прием платежей, выполнение кассовых расчетов, передача и хранение финансов и ценных бумаг.

Все ответственные за ведение кассовой книги лица заверяют документ своими личными подписями и расшифровкой.

Кассовая книга ведется ежегодно каждым участником торговли. В ней фиксируются все финансовые сделки. Заполнение производится в двух экземплярах: для кассира и бухгалтера. Возможен вариант не только ручного ведения, но и через компьютер в специальной программе.

Типичные ошибки при формировании кассовой книги в 1С и порядок ее заполнения представлены на данной инструкции.

Согласно установленным правилам, каждый субъект предпринимательства обязан придерживаться правил кассовой дисциплины. Одно из этих правил обязует предпринимателей вести кассовую книгу. Нужно отметить, что в две тысячи четырнадцатом году, Центральный Банк РФ выпустил постановление, освобождающее индивидуальных предпринимателей от этой обязанности. Это означает, что ведение кассового журнала является обязательным требованием лишь в отношении юридических лиц. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется кассовая книга.

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей

Что такое кассовая книга и зачем она нужна

Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств. Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.

Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.

Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.

Кто несет ответственность за заполнение журнала

Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.

Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации

Обязательно ли ведение кассовой книги

Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов. На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.

Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.

Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела. Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.

Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.

Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности. Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании. Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств. Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.

Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома. В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.

Нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги

Правила заполнения документа

Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.

Титульный лист

На главной странице нужно указать следующие сведения:

1. Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
2. Паспортные данные генерального директора.
3. Наименование структурного отдела.
4. Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
5. Дату ввода реестра в эксплуатацию.

Кассовый лист

Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.

Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.

Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.

Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.

В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.

В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.

Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации

Последняя страница

По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:

1. Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
2. Отметка о количестве листов.
3. Подпись должностного лица и главного бухгалтера.

Варианты заполнения

Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.

Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.

Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.

Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее)

Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты. Как правило, такой подход практикуют крупные организации.

При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе. Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.

«Оцифрованное» заполнение

Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.

Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.

Как исправить допущенные ошибки

Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.

Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы. В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде

Правила заполнения кассовых документов. Часть I

Кассовая дисциплина строго контролируется фискальными органами. Это обязывает с повышенной ответственностью относиться к оформлению кассовых документов. Поэтому советуем внимательно ознакомиться с основными тонкостями, связанными с составлением таких документов, с оглядкой на требования Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение №148)

Общие нововведения в заполнении кассовых документов

Цвет записей в кассовых документах

Так, приходные кассовые ордера (далее — ПКО), расходные кассовые ордера (далее — РКО), ведомости на выплату наличных (далее — расходная ведомость) заполняет бухгалтер любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 Положения № 148).

Ранее в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), было требование о том, что записи в кассовых документах следует делать чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами.

Впрочем, нынешний либерализм не означает, что контролеры будут в восторге, если ваши кассовые документы будут заполнены всеми цветами радуги. Поэтому определенный аскетизм поможет минимизировать недоразумения с проверяющими. А самое главное — все записи должны быть сделаны разборчиво.

Без печати

Давно уже упрощение по поводу добровольного использования печатей начало распространяться в нашей стране. Дошла очередь и до кассовых документов. И теперь квитанцию от ПКО можно предоставлять без печати.

Если у вас на предприятии есть печать, ее, безусловно, можно ставить на кассовой документации, но данной обязанности уже нет.

Электронные кассовые документы

Кассовые документы отныне могут быть сформированы в электронном виде. Так, при наличии сертификата открытого/усиленного ключа предприятие применяет электронную цифровую подпись юридического лица во время предоставления услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия.

Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота.

Далее речь пойдет о правилах оформления кассовых документов.

Приходный Кассовый Ордер

Приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1, приложение 2 к Положению № 148) — документ, которым оформляют прием наличных в кассу.

Особенности составления ПКО

Прием наличных по ПКО происходит только в день составления документа. Согласно п. 34 Положения № 148, при получении ПКО кассир должен проверить:

• наличие и подлинность на документе подписей, предусмотренных формой ордера;
• правильность оформления документа, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документе приложений (если таковые имеются).

После получения наличных от плательщика кассир подписывает ПКО, а на приобщенных к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год) — п. 34 Положения № 148.

ПКО, по которому уже получены наличные, приобщают к первому экземпляру отчета кассира — отрывной части листа кассовой книги.

Для плательщика документом, удостоверяющим внесение средств в кассу предприятия, является квитанция к ПКО (отрывная часть ПКО). Плательщику ее отдают после того, как он внесет средства в кассу.

Обратите внимание!

Выдавать сам ПКО на руки лицам, которые вносят наличные, запрещается.

Заполнение ПКО

В колонках табличной части указывают:

• «№ з/п» — мы считаем, что данный реквизит нужен для отражения порядкового номера операции, когда по одному ПКО наличные принимаются, например, по разным счетам или по разным кодам целевого назначения;
• номер счета, корреспондирующего с дебетом счета 30 «Наличность»;
• код аналитического счета;
• сумму (п. 36 Положения № 148 разрешается писать графический знак гривни);
• код целевого назначения — заполняют, если на предприятии используется система кодирования направлений использования наличных, в противном случае в данной графе ставится прочерк;
• примечания (при наличии).

Реквизиты ПКО заполняют следующим образом:

• «Прийнято від» — указывают наименование лица, от которого принимаются наличные. Если наличные приходуются не от конкретного физ- или юрлица, а приходуются на общую сумму проведенных операций (например, получение наличных в банке), данное поле оставляют пустым.
• «Підстава» — пишут, на основании чего оприходуют наличные, то есть указывают источник поступления (выручка, средства из банка, возврат подотчетных средств и т.п.).
• «Додатки» — указывают документы, связанные с оприходованием наличных (например, чек, накладная, договор).
• «Сума» — указывают сумму полученных средств (с НДС).

Подписывает ПКО главбух или другое лицо, уполномоченное руководителем фирмы (п. 25 Положения № 148). После этого бухгалтер регистрирует ПКО в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее — Журнал) по форме № КО-3 или № КО-3а (п. 33 Положения № 148).

Пример заполнения ПКО приведен в образце 1.

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных из кассы проводится, в частности, по расходным кассовым ордерам (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 148).

Особенности составления РКО

Чаще всего РКО используют для следующих выплат денежных средств из кассы:

• для внесения средств в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;
• для выплаты зарплаты/отпускных и прочих выплат, предусмотренных трудовым законодательством;
• для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг);
• для выплаты больничных;
• для выдачи наличных под отчет или на командировку и пр.

Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в РКО.

В РКО на общую сумму кассовых операций (например, сдача наличных в банк) реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются (абз. 5 п. 32 Положения № 148).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обязательна.

РКО вместо руководителя могут подписывать и другие должностные лица. Так, в письме НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 указано: заместитель руководителя предприятия, руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения предприятия могут подписывать РКО при условии, если они наделены соответствующими полномочиями и данные полномочия закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия.

Заполнение РКО

В колонках таблицы указываются номер записи и документа, дата составления, номер корреспондирующего счета, код аналитического счета, сумма, код целевого назначения (пояснение о заполнении отдельных реквизитов см. выше — в разделе о ПКО).

Реквизиты РКО заполняют следующим образом:

• «Видати» — указывают фамилию, имя, отчество лица, получающего денежные средства. Как правило, наличные получают лица, указанные в РКО. Но денежные средства можно выдать и по доверенности. При выдаче денежных средств по доверенности после Ф.И.О. получателя кассир должен указать Ф.И.О. доверенного лица. А доверенность (ее нотариально заверенную копию) приобщают к РКО (п. 28 Положения № 148).
• «Підстава» — отражают основания выдачи средств и указывают документы, на основании которых осуществляется выдача денежных средств.
• «Сумма» — указывают фактически выданную сумму средств.
• «Керівник» и «Головний бухгалтер» — указывают подпись, фамилию и инициалы, соответственно, руководителя и главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (абз. 1 п. 26 Положения № 148).
• «Одержав» — отражают прописью сумму полученных средств и дату получения.
• «Підпис одержувача» — проставляют подпись лица, получившего денежные средства. В следующей строке указывают наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
• «Видав касир» — указывают подпись, фамилию и инициалы кассира, выдавшего средства.
• «Додаток» — указывают документы, согласно которым выдают средства (при условии, если их приобщают к РКО). К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и пр.

Пример заполнения РКО см. в образце 2.

Ведомость на выплату наличных

В случае если наличные необходимы для осуществления выплат сразу нескольким лицам, их выдачу удобнее проводить не путем оформления РКО на каждого получателя, а на основании расходной ведомости (приложение 1 к Положению № 148).

Если же наличные выдаются физлицам, не указанным в штатном расписании предприятия, данная выплата проводится по отдельной расходной ведомости (или путем оформления РКО отдельно на каждое лицо) — п. 27 Положения № 148.

Документы получателей денежных средств

При выдаче денежных средств на основании расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт , в т.ч. от работников предприятия. Вместе с тем кассир записывает реквизиты данного документа — его наименование и номер, кем и когда он выдан (п. 27 Положения № 148).

Или другой документ, который удостоверяет личность и согласно законодательству Украины может быть использован на территории Украины для заключения сделок.

В свою очередь, стоит отметить: из п. 3 пояснений к приложению 1 Положения № 148 следует, что реквизиты предъявленных документов указывают в колонке 6 «Примітки» таблицы расходной ведомости в случае необходимости.

Таким образом, по сути, две нормы противоречат друг другу. Мы склонны считать, что вопрос обязательности внесения реквизитов предъявленного получателем документа в расходную ведомость должен решаться предприятием самостоятельно. И это решение следует зафиксировать во внутренних документах по предприятию, например, в Порядке оприходования наличных в кассе .

Не стоит забывать, что в соответствии с п. 12 Положения № 148 предприятие обязано разработать и утвердить такой порядок. С образцом данного документа можно ознакомиться в статье «Порядок оприходования наличности в кассе предприятия: как правильно составить. ОБРАЗЕЦ ПОРЯДКА» газеты № 20/2018.

Физлицо-получатель обязательно должно расписаться в расходной ведомости, указав полученную сумму.

Помните!

Расходные кассовые ордера или расходные ведомости не принимаются для выведения остатка наличных в кассе, если выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличных по доверенности

Выдачу наличных по доверенности проводят лицам, которые по уважительным причинам не имеют возможности собственноручно поставить подпись. В расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает надпись «За довіреністю».

Доверенность или нотариально заверенная копия доверенности остается у кассира и прилагается к расходной ведомости (п. 28 Положения № 148).

Доверенности на получение заработной платы, стипендий, пенсий, алиментов, прочих платежей не подлежат обязательному нотариальному удостоверению. Вместе с тем такие доверенности могут быть удостоверены должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, пребывает на стационарном лечении и т.п. (ч. 4 ст. 245 Гражданского кодекса Украины, далее — ГКУ).

Срок действия доверенности должен быть указан в самой доверенности (ч. 1 ст. 247 ГКУ), в противном случае доверенность будет считаться бессрочной и действующей до прекращения ее действия. В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления, иначе она будет считаться никчемной (п. 3 ст. 247 ГКУ).

Выплата зарплаты по ведомости

Как известно, предприятия вправе хранить в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В свою очередь, накапливать наличную выручку в кассе сверх установленного лимита кассы можно лишь для выплат, относящихся к фонду оплаты труда и только в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков данных выплат (п. 18 Положения № 148).

Если срок выплаты зарплаты истек, а согласно ведомости не по всем лицам проведена выплата, невыданные средства депонируют. В таком случае:

1) напротив фамилий работников, не получивших денег, ставят оттиск штампа или делают надпись «Депоновано»;

2) составляют реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости указывают фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверяют эти суммы с общим итогом по расходной ведомости и удостоверяют подписью кассира ;

Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Готівку за відомістю видав (підпис)»;

4) на фактически выданную сумму по ведомости следует составить РКО и сделать запись в кассовой книге.

Обратите внимание!

Хотя выплата по расходной ведомости может длиться в течение пяти дней, РКО на фактически выданную сумму по данной ведомости составляется один, и запись в кассовой книге делается в последний день выплаты.

Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляют путем составления одного общего РКО.

Заполнение ведомости

В бухгалтерии на титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных с подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличных и суммы (п. 30 Положения № 148).

На ведомости указывают срок выдачи наличных и суммы: гривен — словами, копеек — цифрами.

В табличной части записывают № п/п, табельный номер, фамилию, имя, отчество, сумму, ставят подпись о получении и делают примечания (здесь при необходимости указывают реквизиты предъявленного документа).

Кассир после получения ведомости проверяет наличие разрешительной надписи, правильность заполнения всех реквизитов, и, если что-то не так, отдает ее на переоформление.

В случае если форма ведомости не вмещает всех получателей, к ней делают вставной лист с таблицей, над которой печатают текст «Вставний аркуш до відомості № ___».

После последней записи на каждой странице ведомости в ней должна быть незаполненная строка для указания общей суммы выплат лицам, отмеченным на данной странице.

Пример заполнения ведомости см. в образце 3.

В следующем номере нашего издания мы расскажем об оформлении Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, Книги учета выданных и принятых старшим кассиром наличных, Кассовой книги.

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»

Предпринимательская деятельность подразумевает активное ведение взаиморасчётов как с клиентами, так и с контрагентами. Не всегда расчёты осуществляются безналичным способом, тем самым, требуя правильной организации кассовой дисциплины. Кассовая книга для ИП, работающих с наличностью, один из важнейших документов, отражающих реальные операции поступлений и выдачи наличных денежных средств. ИП должен знать правила ведения этого документа, а также случаи, когда наличие подобного документа необязательно. Какие кассовые документы являются подтверждающими произведённых операций, а также сколько наличности можно хранить в кассе.

Ограничение наличных расчётов

Прежде чем говорить, нужно ли ИП вести кассовую книгу, стоит определиться с основаниями необходимости подобного отчёта. Российским законодательством предусмотрено использование как безналичных, так и наличных расчётов в бизнесе.

Однако Центробанк устанавливает ограничения для расчётов наличными между:

• юр. лицами (ЮЛ);
• ЮЛ и ИП;
• предпринимателями.

Предельно допустимое значение в рамках одного договора – 100 000 р., если соглашение заключено в валюте – то эквиваленту по курсу ЦБ.

Не подлежат лимитированию следующие операции с наличностью:

• выплата з/п;
• перечисление выплат социального характера;
• выдача под отчёт;
• изымаемые из кассы средств на личные нужды предпринимателя.

К дополнительным операциям этого перечня относятся:

• расчёты при непосредственном участии Банка России;
• платежи в пользу таможни, налоговые отчисления;
• выплаты по кредитам.

Важно помнить, что ограничение действует в рамках одного договора, без учёта особенностей и условия его заключения:

1. Вид – не важен предмет сделки – займ, поставка продукции, оплата услуг.
2. Срок – неважен срок, даже долгосрочный.
3. Периодичность – не имеет значения порядок расчётов: даже если договором предусмотрена частичная оплата, общая сумма должна не превышать лимит.
4. Дополнительные условия. Если пришлось заключать доп. соглашение на выплату пеней, штрафов, неустоек, если ранее сумма наличного расчёта превысила 100 тыс. р., превышать лимит запрещено.

Когда в кассу ИП поступили средства, не с расчётного счёта предпринимателя, а иных источников (например, возвращены неиспользованные подотчётные средства, займ), то изымать деньги из таких поступлений для расчётов не из перечня ЦБ, нельзя. Изымать наличные на цели, регламентируемые спец. перечнем, нельзя.

Прежде требуется сдать деньги в банк для зачисления на счёт, а после оформить выдачу. Это грозит двойной комиссией.

Превышение лимита наличных расчётов влечёт привлечением к административной ответственности. Размер штрафа 4-5 тыс. р. Срок привлечения к ответственности ограничен 2 месяцами с даты подписания договора.

Стоит отметить, что кассовая дисциплина для предпринимателей осуществляется в упрощённой форме, так, например, ИП на ЕНВД вправе не осуществлять регистрацию проводок по кассе в книге, если фактически производится учёт доходной части и расходной, которая является налогооблагаемой базой.

Ограничение по сумме наличности действует и на получателя, и на отправителя средств. Но при выявленном нарушении ответственность возлагается на сторону, принявшую наличность.

Что такое кассовая книга ИП

Для ИП кассовая книга – это специальная форма журнала, позволяющая внести данные по всем осуществляемым операциям с применением наличного расчёта с помощью ККМ. Относится к категории бух. отчётности. Обязательство по ведению подобного документа наложено на всех предпринимателей, независимо от того, с чем связана деятельность ИП, а также формы налогообложения (в том числе УСН). Госкомстатом установлена унифицированная форма КО-4. Вести книгу необходимо в течение всего календарного года. Журнал состоит из 50-ти страниц (либо 100).

Предъявляются требования к оформлению:

• титульный лист кассовой книги должен содержать срок действия. Если листы в книге закончились до наступления окончания года, то требуется завести новую для продолжения записей в порядке хронологии;
• на второй и последующих книгах требуется указать дату начала внесения записей и прекращения использования, что даёт возможность определять хронологический порядок;
• не требуется нумеровать, прошивать, однако, эти действия не запрещены;
• важно заверить печатью и подписью.

Для заполнения кассовой книги ИП разрешено использовать готовые журналы, напечатанные типографией. Ведением этого отчёта должен заниматься кассир, который ведёт работу по приёму наличности и фиксирует это действие записью в журнале. Кассиром должна быть проставлена подпись под заполненными листами журнала. По окончании рабочей смены кассир передаёт остатки средств бухгалтерии, вместе с первичной документацией («расходниками» и «приходниками»). Бухгалтер должен подписать лист журнала (либо предприниматель).

Если ИП занимается бизнесом самостоятельно, без бухгалтера, то он должен ознакомить сотрудника с должностными обязанностями под подпись либо осуществить процедуру лично.

Заполнять титульный лист кассовой книги необходимо только следующими данными:

• ФИО ИП – полностью, без сокращений;
• временной период – год или конкретная дата, если книг несколько;
• ОКПО.

Готовая книга подразумевает внесение записей о приходах и расходах, причём все операции, осуществлённые в течение одних суток, вносятся на одну страницу. В конце смены требуется подвести итог и вывести остаток. Ведение кассы возлагается на кассира, который, должен подтвердить все внесённые записи отчётом. Как указывалось ранее, деньги должны быть переданы бухгалтеру ИП, которые принимаются им согласно отчёту кассира. Лист кассовой книги состоит из двух частей: данные о совершённых операциях, отчёт кассира. Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Разрешено согнуть лист по линии отрыва, чтобы заполнять две части разом при помощи копировальной бумаги. Заполнение вкладного листа осуществляется шариковой ручкой. Далее требуется разрезать лист по разметке, подшить первую часть. Важно приложить первичный документ к отчёту кассира.

Если при заполнении была допущена ошибка, то требуется перечеркнуть неверные данные, а рядом вписать корректную информацию. Использовать лезвие, корректор запрещено, как и вырывать страницу с помаркой.

Разрешено использовать автоматизированный учёт кассовых операций:

1. Ведение электронной кассовой книги с последующим переносом на бумагу.
2. Ведение книги в электронном формате с заверением ЭЦП.

Первый вариант не отличается от ручного заполнения. В конце смены заполненные листы распечатываются для предоставления на подпись бухгалтеру или ИП. Нумерацию осуществляют по сквозному принципу.

Если выбран второй способ ведения кассовой книги, то требуется:

• позаботиться о защите информации от третьих лиц (защита паролем);
• защитить данные от потерь или искажения путём создания резервной копии или сохранения на серверах;
• создать ЭЦП для сотрудника, который несёт ответственность за заполнение кассовой книги в электронном виде.

Важно знать, что если книга подписана ответственным лицом, то никаких исправлений вносить нельзя. Если все указанные выше действия выполнены, то распечатка книги не требуется.

Грамотно и корректно заполненная кассовая книга избавит от дополнительных рисков и издержек при проверках контролирующими органами. Неточности и ошибки в ведении этого документа караются штрафами.

Кассовые документы

Говоря о том, обязан ли ИП вести кассовую книгу, нельзя не определиться с полным перечнем необходимых кассовых документов.

Различают следующие основные категории:

• приходные;
• расходные;
• регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.

Законодательством разработаны следующие виды документов:

• приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
• расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
• кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
• журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
• книга учёта принятых и выданных средств.

Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.

Исправления могут быть внесены:

1. Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
2. Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД. Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.

Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством.

Общие правила хранения документации:

1. Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
2. Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
3. Все листы нумеруются.
4. Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.

Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.

Хранить документацию можно как самостоятельно, так и с привлечением специализирующихся на этом компаний. Фирмы предоставляют подобную услугу по договору за вознаграждение.

ИП могут не вести кассовую книгу

Упрощённый порядок ведения кассовых операций для ИП предусматривает, согласно указаниям Банка России №3210-У, возможность не осуществлять ведение кассовой книги, а также не оформлять приходные и расходные ордера.

Однако это не освобождает ИП от учёта полученного дохода, понесённых расходов, физических показателей, а также иных объектов, предусмотренных на выбранном налоговом режиме, например:

• предприниматели, использующие основную систему налогообложения, могут не осуществлять ведение кассовой книги по причине ведения КУДиР;
• плательщики УСН или ЕСХН могут не применять кассовую книгу в бизнесе, по причине использования книги учёта доходов и расходов;
• ИП на ПСН должны вести книгу по учёту доходов;
• предприниматели-плательщики вменённого налога обязаны учитывать физические показатели.

Возможностью отказаться от ведения кассовой книги предпринимателю стоит воспользоваться только при единоличном осуществлении бизнеса, без наёмного персонала, которым он не выплачивает заработную плату и не выдаёт средства под отчёт, а также без партнёров. Предприниматель-работодатель обязан вести учёт производимых выплат. Помимо этого возникает необходимость контролировать кассовых работников, где невозможно обойтись без корректного контроля над приходом и расходом наличных денег.

Прежде чем принять решение о применении или неприменении кассовой книги, важно ознакомиться с судебной практикой по этому вопросу.

Так, налоговые органы считают, что отсутствие записей в кассовой книге, приходных и расходных ордеров влечёт к неоприходованным денежным суммам в кассе, а значит и к правонарушению, которое предусматривает ч.1 ст.15 КоАП РФ.

Суды также поддерживают, что неотражённая выручка в день получения является основанием того факта, что она не была оприходована.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Суды часто не берут в учёт незначительную задержку (до 2-х дней), признавая правонарушение незначительным. Некоторыми судами установлена практика, что отсутствие записей в кассовой книге либо сделанные с опозданием, не является основанием для признания нарушения неоприходования, если на поступившую наличность был выписан ПКО или выбит чек ККТ.

Лимит остатка кассы

Вопрос должен ли ИП вести кассу с обязательным установлением лимита наличности, вызывает споры. Лимит кассы – это предельно допустимое значение средств в кассе на момент окончания рабочей смены. Порядок применения ограничений суммы наличных регламентируется на законодательном уровне.

Государство разрешает предпринимателям не устанавливать лимит на остаток денежных средств, давая им право оставлять в кассе любой размер денежной наличности. Правило закреплено Указанием Банка России№3210-У. ИП требуется составить документ, подтверждающий решение не устанавливать лимит кассы на 2019 год.

Однако закон не запрещает и обратное – устанавливать значение лимита. Осуществить расчёт ИП должен самостоятельно на основании объёма денежных средств, получаемых предпринимателем, а также размера регулярных выплат. Для недавно зарегистрированного ИП в расчёт требуется принять планируемые объёмы.

Правила расчёта лимита исходя из выручки, полученной в ходе деятельности:

ЛК = НС : РП х ПС

НС – наличные деньги, которые поступаю в кассу за расчётный период, в рублях;

РП – продолжительность в днях расчётного периода;

ПС – временной промежуток между передачей наличности в банк, в днях.

Значение расчётного периода определяется предпринимателем самостоятельно, предельное значение – 92 рабочих дня. Важно учитывать именно дни работы бизнеса, в противно случае сумма лимита может стать завышенной. Сдача наличных средств на счёт в банке должна производиться не реже, чем раз в 7 рабочих дней, или 14, когда местоположение бизнеса относится к категории удалённых.

Расчёт можно осуществить и из суммы наличных расходов:

ЛК = ОВ : РП х ПВ, где

ОВ – это размер выдачи наличных из кассы в течение расчётного периода, в рублях;

РП – расчётный период, определяется в рабочих днях;

ПВ – временной промежуток между поступлением наличности в кассу из банка (7 или 14 дней, в зависимости от удалённости).

Формула позволяет установить лимит даже при отсутствии поступлений.

Допускается превышать лимит только:

• при необходимости выплат персоналу заработной платы, отпускных. Ограничение – 5 дней;
• в выходные или праздничные дни, если оприходование денег датируется этими днями.

Согласовывать размер лимита с банком не требуется. Достаточно издать приказ. По истечении установленного срока, требуется составить новый документ. Если срок не указан в приказе, то работать с установленным значением можно несколько лет, пока не будет утверждён новый порядок расчётов. Превышение установленного лимита подразумевает наложение штрафа размером 4-5 тыс. рублей

Если ИП принял решение установить лимит кассы, важно указывать значение в полных рублях. Округление осуществляется по математическим принципам.