Тема: С чего начать бухгалтерию

Быстрый переход Бухучет и Налогообложение Вверх

• Навигация
• Кабинет
• Личные сообщения
• Подписки
• Кто на сайте
• Поиск по форуму
• Главная страница форума
• Форум
• Бухгалтерия
  1. Общая бухгалтерия
     1. Бухучет и Налогообложение
     2. Оплата труда и кадровый учет
     3. Документация и отчетность
     4. Учет ценных бумаг и валютных операций
     5. Внешнеэкономическая деятельность
     6. Внешнеэкономическая деятельность. Таможенный союз
     7. Алкоголь: лицензирование и декларирование
     8. Онлайн-ККТ, БСО, эквайринг и кассовые операции
  2. Отрасли и спецрежимы
     1. Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН)
     2. Учет в НКО и жилищном хозяйстве
     3. Бухгалтерский учет в строительстве
     4. Бухгалтерский учет в туризме
  3. Бюджетные, автономные и казенные учреждения
     1. Бюджетный учет
     2. Программы для бюджетного учета
  4. Банки
  5. МСФО, GAAP, управленческий учет
• Юридический отдел
  1. Правовая помощь
  2. Регистрация
  3. Опыт проверок
• Управление предприятием
  1. Администрирование и управление на предприятии
  2. Аутсорсинг
• Автоматизация предприятия
  1. Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
     1. Инфо-Бухгалтер
     2. Другие программы
  2. 1C
  3. Электронный документооборот и электронная отчетность
  4. Прочие средства автоматизации труда бухгалтеров
• Гильдия клерков
  1. Взаимоотношения на работе
  2. Бухгалтерский бизнес
  3. Обучение
  4. Биржа труда
     1. Ищу работу
     2. Предлагаю работу
• Клуб Клерк.Ру
  1. Пятница
  2. Частные инвестиции
  3. Политика
  4. Спорт. Туризм
  5. Встречи и поздравления
  6. Авторские форумы
     1. Интервью
     2. Простое, как мычание
     3. Авторский форум Goblin_Gaga
        1. Бухгалтера можно…
        2. опусник Гаги
• Интернет-конференции
  1. Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
  2. Архив Интернет-конференций
     1. Интернет-конференции
        1. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
        2. Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
        3. Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
        4. Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
        5. Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
        6. Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
        7. НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
        8. Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
        9. Защита персональных данных. Применение ЗПК «1С:Предприятие 8.2z»
        10. Формирование учетной политики компании: возможности сближения с МСФО
        11. Электронный документооборот на службе бухгалтера
        12. Учет времени при различных системах оплаты труда в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
        13. Полугодовой отчет по налогу на прибыль: раскроем все секреты
        14. Межличностные отношения на рабочем месте
        15. Облачная бухгалтерия 1С. Стоит ли уходить в облако?
        16. Банковские депозиты: как не потерять и выиграть
        17. Больничные листы и другие пособия за счет ФСС. Порядок расчета и начисления
        18. Клерк.Ру: задайте любой вопрос руководству сайта
        19. Правила расчёта НДС при осуществлении экспортно-импортных операций
        20. Как сдать отчетность в Пенсионный фонд за 3 квартал 2012 года
        21. Отчетность в ФСС за 9 месяцев 2012 года
        22. Подготовка отчетности в ПФР за 2 квартал. Сложные вопросы
        23. Запуск электронных счетов-фактур в России
        24. Как снизить затраты на ИТ-оборудование, ПО и ИТ-персонал с использованием облачных мощностей
        25. Отчетность в ПФР за 1 квартал 2012. Основные изменения
        26. Налог на прибыль: нюансы заполнения декларации за 2011 год
        27. Годовая отчетность в ПФР. Актуальные вопросы
        28. Новое в бухгалтерской отчетности за 2011 год
        29. Отчетность в ФСС в вопросах и ответах
        30. Полугодовая отчетность в ПФР в вопросах и ответах
        31. Расчет пособий по временной нетрудоспособности в 2011 году
        32. Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы
        33. Формирование бухгалтерской отчетности за 2010 год
        34. Расчет больничных в 2011 году. Декретные и пособия в переходный период
        35. Новое в законодательстве о налогах и страховых взносах в 2011 году
        36. Изменения в финансовой отчетности в 2011 году
        37. DDoS атаки в России как способ нечестной конкурентной борьбы.
        38. Банковские продукты для физлиц: кредитование, депозиты, спецпредложения
        39. Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем
        40. Как найти работу с помощью Клерк.Ру
        41. Предоставление сведений перс. учета за первое полугодие 2010 года
        42. Налоговая ответственность: кто и за что отвечает?
        43. Проверки, взыскание, возврат/зачет налогов и др.вопросы ч.1 НК РФ
        44. Расчет больн. листов и страховых взносов в свете квартальной отчетности
        45. Замена ЕСН страховыми взносами и другие нововведения 2010 года
        46. Ликвидация коммерческих и некоммерческих организаций
        47. Бухгалтерский и налоговый учет товарно-материальных ценностей
        48. Обязательная перерегистрация фирм в соответствии с Законом №312-ФЗ
        49. PR и маркетинг в сфере профессиональных услуг своими силами
        50. Клерк.Ру: смена дизайна
        51. Построение личного финансового плана: мечты и реальность
        52. Подготовка бух. отчетности. Изменения в рос. стандартах учета в 2009 году
        53. Откаты в сфере продаж: за и против
        54. Потеря работы в период кризиса. Что делать?
        55. Все, что вы хотели знать о Клерк.Ру, но стеснялись спросить
        56. Кредит в кризис: условия и возможности
        57. Сохранение капитала во время кризиса: стратегии для частных инвесторов
        58. НДС: вычеты по авансам. Вопросы с ответами и без
        59. Пресс-конференция Деда Мороза
        60. Изменения в Налоговый кодекс, вступающие в силу с 2009 года
        61. Налог на прибыль с учетом последних изменений и разъяснений Минфина
        62. Российский кризис: угрозы и возможности
        63. Сетевой бизнес: качественные товары или развод на деньги?
        64. КАСКО: страховка без секретов
        65. Выплаты физическим лицам
        66. Рейдерство. Как защитить собственный бизнес?
        67. Актуальные вопросы исчисления и возмещения НДС
        68. Спецрежимы: ЕНВД и УСН. Особенности и сложные вопросы
        69. Налог на прибыль. Расчет, особенности исчисления, спорные моменты
        70. Учетная политика для целей бухучета
        71. Налоговые проверки. Практика применения новых правил
        72. НДС: порядок расчета
     2. Аутсорсинг в вопросах и ответах
     3. Как бухгалтеру выполнить требования Закона «О персональных данных»
     4. Идеальный архив бухгалтерских документов
• Служебные форумы
  1. Архив
     1. FAQ (Часто задаваемые вопросы)
        1. FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
     2. Игры и тренинги
        1. Тренинг по воспитанию самоуверенности
        2. ВЭД в условиях суровой действительности
  2. Книга жалоб и предложений
     1. Дневники

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Банковские выписки

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно .

О хранении документов в архивах .

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

• разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
• поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

• визируется ответственным за архив организации,
• подписывается руководителем службы делопроизводства,
• согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
• направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
• в архиве организации,
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 645 комментариев

Анастасия | 31 01 2019

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, Приложение к номенклатуре дел. утвержденной Госархивом и Руководителем организации — «Номенклатура электронных документов» (для сдачи впоследствии в Госархив документов на обособленных электронных носителях) надо ли согласовывать с Госархивом, Экспертной комиссией организации и утверждать Руководителем (как обычную номенклатуру) или нет?

Есть ли образец этого Приложения?

admin | 04 02 2019

Здравствуйте! В номенклатуру дел организации электронные документы вводятся наравне с документами на бумажном носителе. Оформление, согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Евгения_ | 20 02 2019

Добрый вечер! помогите советом, возникли вопросы при заполнении итоговой записи. Правильно ли я делаю.

В НД на 2018 год я заполняю графу 3 в каждом деле, т.е пишу количество дел (если дело закрыто), либо пишу карандашом. что оно переходящее (в примечании).

Вопрос — в НД есть несколько дел которые сначала числились в одном отделе, а потом (в связи с тем что сотрудник перешел в другой отдел) — в другом. Как отметить в этой НД, что дело теперь в др. отделе? Прочитала в статье — что переходящее дело, если «сохранилось» не под своим индексом, то надо указывать индекс под которым сейчас находится, но у меня возник вопрос … я не могу сказать до какого года оно переходящее, что мне с этим делать?

И возможно задать некорректный вопрос — надо ли ставить гербовую печать на подпись руководителя в грифе Утверждения руководителя (на первом листе НД)?

Спасибо заранее.

admin | 25 02 2019

Здравствуйте! 3 графу номенклатуры дел вы заполняете правильно.

Переходящее дело – это дело, ведущееся в течение 2 и более лет. Это может быть дело с учредительными документами, различные журналы, например журнал учета трудовых книжек, личные дела. Если одно и то же дело передано в другой отдел в течение календарного года – это не переходящее дело. На обложке такого дела указывается новое название отдела, старое заключается в скобки. Аналогично — с индексами дел. В номенклатуру дел вносятся изменения (из прежнего отдела дело исключается, в новый — добавляется). Переходящее дело ведется в течение ряда лет, нельзя сразу знать, когда оно завершится. Да это нигде и не требуется указывать. Просто считайте его как переходящее и учитываете в итоговой записи в соответствующей графе.

Гриф утверждения в номенклатуре дел печатью не заверяется. Печать проставляется на уставе организации, положениях, штатном расписании, сметах, на всех финансовых документах.

Порядок разработки номенклатуры дел

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?

Определение и назначение номенклатуры дел

Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:

• номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;
• она содержит сроки хранения каждого дела;
• чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

• используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения — первый этап экспертизы ценности документов;
• нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
• классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же — основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

• Государственной системой документационного обеспечения управления и
• Основными правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Пример 1 Свернуть Показать

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

• систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

• Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;
• Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Какие документы включим в номенклатуру?

Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.

Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см. графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например, если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия» имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс 03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме (то есть по основным направлениям деятельности), индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» — это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама», «Финансы», «Кадры» и т.п.), «02» — порядковый номер дела внутри раздела.

Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2010 году может иметь № 01-03/1, где «01-03» — это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит.

2 графа — это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены ниже).

В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.

У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.

Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.

Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).

Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.

В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

В последней графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

• указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
• указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);
• название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
• обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
• указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
• период (даты), к которому относятся документы дела;
• указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

• название вида дела или вида документа;
• указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе».

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседаний научно-технического совета (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов».
• Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например, «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
• Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например, «Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях».
• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например, «Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот»».

Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например: «Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам», «Протоколы заседаний совета директоров».

Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (форма 10-ф)».

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

• «Переписка с компанией «ИНКОМ»»,
• «Переписка с компанией «Корона»»,
• «Переписка с компанией «Максигор»»

или

• «Переписка с предприятиями Белгородской области»,
• «Переписка с предприятиями Вологодской области»,
• «Переписка с предприятиями Краснодарского края» и т.д.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Пример 2 Свернуть Показать

Пример 3 Свернуть Показать

Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.

К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.

В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.