Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Скачать бланк формы Т-9 или формы Т-9а

Скачать образец заполнения формы Т-9 или формы Т-9а

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

1. Служебное задание;
2. Служебная записка;
3. Распоряжение руководителя организации / ИП;
4. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

• Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
• Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
• Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
• Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой. Табельный номер Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии. Структурное подразделение Заполняется только при его наличии, в противном случае строка остается незаполненной.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Строка “Сроком на…” Это строка для указания срока командировки. Он высчитывается следующим образом: первым днем считается дата отъезда в командировку, даже если время отъезда приходится на самый конец суток (например, 23 часа 30 минут). Аналогично считается последний день командировки.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

1. ФИО работника – вносится полностью;
2. Табельный номер – только при его наличии;
3. Структурное подразделение – при его наличии;
4. Должность – вносится полностью без сокращений;
5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
   • Страна, город;
   • Наименование организации, куда едет работник;
   • Дата начала командировки;
   • Дата окончания;
   • Количество календарных дней командировки;
   • Цель поездки.
6. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
7. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
8. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
9. После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
10. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке «Тинькофф»

• 6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО).
• Открытие за 1 день.
• Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов).
• 6% на остаток по счету.

Подать заявку на регистрацию счетаза 9 минут

Открытие расчетного счета в банке «Точка»

• Бесплатное открытие расчётного счёта.
• 3 месяца бесплатного обслуживания.
• 7% годовых на остаток каждый месяц.

Подать заявку на регистрацию счеталучший мобильный банк 2015, 2016, 2017

Открытие расчетного счета в банке «Восточный банк»

• 3 месяца бесплатно.
• Овердрафт сразу после открытия.
• Онлайн регистрация счета.

Подать заявку на регистрацию счетакредит для бизнеса сразу после открытия счета

Открытие расчетного счета в банке «Открытие»

• Бесплатное открытие расчетного счета.
• Обслуживание 0 руб. в месяц.
• Онлайн регистрация.

Подать заявку на регистрацию счетаспецпредложения от AmoCRM, Tilda, Shiptor, Insales

Открытие расчетного счета в банке «ВТБ»

• Бесплатное открытие расчетного счета.
• Бесплатное обслуживание 3 месяца.
• Онлайн регистрация.
• Переводы и операции с наличными 0 руб.

Подать заявку на регистрацию счетапереводы наличных 0 руб. комиссия

Когда нужно отправить работника для выполнения задания за пределы места его работы, то есть командировать, необходимо соответствующее распоряжение руководителя. Фиксируется оно в приказе установленного образца (так называемой форме Т-9). При его подготовке крайне важно следовать всем действующим требованиям и не упустить необходимые реквизиты. О том, как правильно создать такой документ, будет рассказано дальше.

Мы объясним, что может служить основанием для издания приказа о направлении работника в командировку, и каковы особенности его составления. Кроме того, предлагаем воспользоваться образцом и формой такого документа для упрощения его подготовки.

Основания для издания приказа о направлении в командировку

Приказ о командировании работника, как правило, составляется при наличии соответствующего служебного задания. Это первичный документ, который оформляется, когда возникает необходимость в направлении кого-либо в командировку. И только после этого издается приказ.

Когда нужно отправить работника в командировку, издается соответствующий приказ

Служебное задание может быть оформлено в соответствии с образцом, утвержденным Госкомстатом (форма Т-10а). Сегодня его использование не носит обязательного характера, но все еще широко распространено. В задании указываются название компании, сведения о работнике, которого необходимо направить в командировку, цель и условия ее проведения. Задание подписывает начальник того подразделения, где работает лицо, направляемое в командировку, после чего документ утверждает директор компании или другой уполномоченный сотрудник. Готовое служебное задание передается в кадровую службу для оформления на его основании приказа о командировании. По возвращении из поездки в документе заполняется раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Особенности составления приказа о направлении в командировку

Госкомитет по статистике (Госкомстат) разработал форму приказа о командировании Т-9, которой стоит придерживаться для фиксации собственных распоряжений о направлении работников в другие населенные пункты. Эта форма утверждена приказом ведомства от 5 января 2004 года №1 и содержит все реквизиты, необходимые для такого рода документов.

В большинстве случаев процедура откомандирования работника выглядит следующим образом:

• 1 этап – подготовка проекта приказа о командировке, которая осуществляется специалистом кадровой службы исходя из служебного задания.
• 2 этап – утверждение документа руководителем компании.
• 3 этап – передача подписанного приказа в бухгалтерию, которая выдает аванс работнику, отправляющемуся в командировку.

Придерживаться этой схемы распределения задач необязательно. Подготовкой приказа может заниматься и бухгалтерия, а в малом бизнесе нередко практикуется самостоятельное оформление таких документов руководителем.

Важно: если в командировку едут сразу несколько работников, используется другой образец приказа, а именно Т-9а, в соответствии с которым в табличном виде указывается информация о каждом откомандированном и условиях его командировки.

В приказе, содержащем распоряжение о командировании, должны в обязательном порядке присутствовать следующие реквизиты:

• Название компании, в которой работает откомандированный, и присвоенный ей код ОКПО.
• Регистрационный (порядковый) номер по специальному журналу и дата составления приказа.
• Название документа. Это может быть приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.
• Сведения о работнике, который направляется в командировку – ФИО, должность (профессия, специальность), табельный номер, подразделение, где он работает.
• Цель командирования. Ее специалист кадровой службы, оформляющий проект приказа о командировке, дублирует из служебного задания.
• Основание для направления откомандированного за пределы места постоянной работы. Указываются номер и дата выдачи соответствующего документа.
• Место назначения. Упоминается название организации, в которой будет проходить командировка, населенный пункт и страна.
• Период и срок выполнения задания. Руководитель определяет, сколько календарных дней будет длиться командировка. В приказе конкретно указывается дата выезда откомандированного и его прибытия. При этом в первом случае речь идет о дне отправления транспортного средства от места работы, а во втором – о дне его возвращения в организацию.
• Подпись директора или другого лица, наделенного соответствующими полномочиями, с указанием фамилии, инициалов и должности. Если в командировку отправляется сам руководитель, он может подписывать приказ на самого себя.
• Отметка об ознакомлении с приказом работника, которого он касается.

Важно: кроме обязательных реквизитов, в приказе о командировке может содержаться дополнительная информация, например о том, за счет каких средств будут платиться командировочные.

Отпечаток печати на приказе не проставляется, поскольку это внутренний документ организации (дополнительное подтверждение его подлинности не требуется).

>Приказ на командировку — образец Т-9 (скачать)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

ВАЖНО! В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.