57. Комплекс документов по учету и движению персонала.

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ

К учетным документам относятся: личные карточки ф.Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов на отпуск; журнал регистрации входящей документации; журнал регистрации исходящей документации; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

Комплекс документов по учету кадров.

Трудовая книжка работника. Сведения, вносимые в трудовую книжку работника. Заполнение трудовой книжки. Внесение изменений в записи на титульном листе. Внесение сведений о работе. Внесение сведений о награждениях. Внесение сведений о поощрениях.

Трудовая книжка работника (продолжение). Внесение сведений о пенсии. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек и расчеты за них.

Учетные карточки. Личная карточка работника (форма Т-2). Заполнение новой формы Т-2 на работников, принятых на работу. Личная карточка государственного служащего. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Личное дело. Состав документов личного дела. Формирование личного дела. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Дополнение к личному листку (анкете). Проверка наличия и состояния личных дел. Хранение личных дел. Состав личного дела государственного служащего.

Журналы (книги) учета. Журналы регистрации приема на работу, переводов на другую работу, увольнения с работы. Журналы учета трудовых книжек работников, личных дел. Учет бланков трудовых книжек.

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков.

ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ

Документирование движения кадров — неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

• прием на работу;

• перевод на другую работу;

• увольнение;

• предоставление отпусков;

• командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу должен сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

1. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового контракта — и устанавливает следующие виды переводов на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя; перевод на постоянную работу в другую организацию; перевод в другую местность сообща с организацией. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты. В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Заявление и представление являются документами — основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому контракту с указанием даты и номера. Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре.

Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу». Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.

При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому контракту — в виде подлинников, а приказ, уведомления — в виде копий.

2. Комплекс документов по оформлению отпусков. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное обращение или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или формы Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку.

6. Комплекс документов по оформлению служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.

7. Комплекс документов по оформлению увольнения. В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового контракта. Основанием для прекращения трудового контракта может являться соглашение сторон, истечение срока контракта, инициатива работодателя, инициатива работника.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового контракта по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта (контракта) с работником» и Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками». В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения.

Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако надобно соблюдать следующие требования: протокол должен содержать наименование организации; протокол должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения); текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении контракта и причины, по которым работодатель пришел к такому решению; протокол должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

(инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП)

Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. — Ростов н/Д.: Феникс, 2007. — 256 с.

Состав кадровой документации

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно — распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1. Трудовой договор (контракт);

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

Приказ (распоряжение) o приеме нa работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение кoтopых c 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий вceх организационно — правовых форм и форм собственности.

3. Личная карточка (форма № Т-2);

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

4. Учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа o переводе нa другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки o несданных имущественно — материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

7. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

8. Табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12, Приложение №8) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

9. Личные заявление работников предприятия;

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

10. Графики отпусков.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п. д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Кадровые документы

Бланки унифицированных форм:

• Т-1 Приказ о приеме на работу.
• Т-2 Личная карточка работника.
• Т-3 Штатное расписание.
• Т-5 Приказ о переводе работника.
• Т-6 Приказ на отпуск.
• Т-7 График отпусков.
• Т-8 Приказ об увольнении.
• Т-9 Приказ о направлении в командировку.
• Т-10а Служебное задание на командировку.
• Т-12 Табель учета рабочего времени.
• Т-13 Табель учета рабочего времени.
• Т-53 Платежная ведомость.
• Т-61 Записка-расчет при увольнении.
• 0504421 Табель учета рабочего времени.

Докладные записки:

• о нарушении трудовой дисциплины.
• об оскорблении на рабочем месте.
• об отсутствии работника на рабочем месте.

Заявления

• на аванс в счет зарплаты.
• на выдачу трудовой книжки на руки.
• на выплату единовременного пособия при рождении ребенка.
• на выплату пособия по уходу за ребенком.
• на вычет на ребенка.
• на материальную помощь в связи с рождением ребенка.
• на материальную помощь в связи со смертью родственника.
• на обработку персональных данных.
• на отпуск за свой счет.
• на отпуск основной оплачиваемый.
• на отпуск с последующим увольнением.
• на отпуск по беременности и родам.
• на отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет.
• на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
• на отпуск учебный.
• на перечисление зарплаты на карту.
• на стандартный вычет по НДФЛ.
• о выдаче зарплаты на банковскую карту.
• о выдаче справки о заработной плате.
• о выходе на работу из отпуска по уходу за ребенком.
• о невыплате зарплаты в трудовую инспекцию.
• о невыплате зарплаты в прокуратуру.
• о переносе отпуска по графику.
• о приеме на основную постоянную работу.
• о приеме на работу по срочному трудовому договору.
• о приостановке работы при задержке зарплаты.
• о продлении отпуска в связи с больничным.
• о смене фамилии.
• о совмещении должностей.
• об увольнении в связи с выходом на пенсию.
• об увольнении по собственному желанию.
• об увольнении по соглашению сторон.

Журналы и Книги учета:

• Книга учета трудовых книжек.
• Журнал регистрации входящих документов.
• Журнал регистрации инструктажа.
• Журнал регистрации приказов по личному составу.
• Журнал регистрации трудовых договоров.
• Журнал учета и выдачи инструкций по охране труда.

Объяснительные записки:

• о невыполнении должностных обязанностей.
• об ошибке в работе.
• об опоздании на работу.
• об отсутствии на рабочем месте.

Письма:

• Рекомендательное письмо работнику.
• Рекомендательное письмо бухгалтеру.
• Рекомендательное письмо водителю.
• Сопроводительное к резюме.

Положения и нормативные локальные акты:

• Положение о премировании работников.
• Положение по оплате труда.

Приказы:

• на отпуск без сохранения зарплаты.
• на отпуск по беременности и родам.
• на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
• на отпуск по учебе
• о выходе из отпуска по уходу за ребенком на работу.
• о переводе на 0,5 ставки.
• о подотчетных лицах.
• о приеме на работу по совместительству.
• об изменении оклада.
• об изменении режима рабочего времени.
• об объявлении выговора.
• о назначении на должность главного бухгалтера.
• о назначении ответственного за охрану труда.
• о назначении материально-ответственного лица.
• о поощрении Т-11.
• о снятии дисциплинарного взыскания.
• об отзыве из отпуска.
• об увольнении Т-8 по собственному желанию.
• об увольнении в связи со смертью работника.
• об увольнении за прогулы.
• об увольнении по истечении срока действия трудового договора.
• об увольнении по сокращении штата.
• об утверждении графика отпусков.
• об утверждении должностных инструкций.
• об утверждении Инструкции по охране труда.
• об утверждении Положения об оплате труда.
• об утверждении штатного расписания.

Прочие документы:

• Анкеты соискателя на прием на работу.
• Направление на медосмотр.
• Трудовая книжка.

Резюме:

• Как составить правильно?
• Для юриста;
• Для бухгалтера.
• Для главного бухгалтера.
• Для водителя.
• Для менеджера по продажам.
• Для системного администратора.
• Для студента.
• Для торгового представителя.
• Для администратора.

Справки:

• о заработной плате в соцзащиту.
• с места работы для получения шенгенской визы.
• с места работы от ИП.
• с места работы о неполучении пособия на ребенка до 1,5 лет.
• с места работы о неполучении пособия при рождении ребенка.

Трудовые договора:

• для микропредприятий.
• срочный.
• с несовершеннолетним работником.
• по совместительству.
• с генеральным директором.
• с директором, если он единственный учредитель.
• с продавцом.
• с водителем.

Прочие договора:

• гражданско-правовой.
• коллективный.
• о неразглашении коммерческой тайны.
• о полной материальной ответственности.
• о материальной ответственности водителя.
• о материальной ответственности кассира.
• о материальной ответственности продавца.
• о материальной ответственности бухгалтера.

Уведомления:

• о расторжении срочного трудового договора.
• о приеме на работу иностранного гражданина.
• о расторжении договора с иностранным гражданином.
• об изменении условий трудового договора.

• личное дело работника.
• опись личного дела работника.
• расчетный листок по зарплате.
• соглашение о расторжении трудового договора по соглашению сторон.