Документооборот в организации

Автор вСтатьи

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.

Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

  • Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

  • Определить генерального подрядчика работ;

  • Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.

2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

  • Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;

  • Состав рабочей группы;

  • Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

Пример приказа о создании рабочей группы

В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

Пример приказа об утверждении плана-графика

3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения . График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.

В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).

4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.

Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

  • Сроки проведения опытной эксплуатации;

  • Перечень подразделений ( рабочих мест);

  • Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

  • Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.

После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:

  • состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

  • список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

  • порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

  • порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

Пример приказа о введении СЭД в эксплуатацию

После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.

О введении в действие системы электронного документооборота

О введении в действие системы электронного документооборота Комментарии Владимирская область Приказ от 31 мая 2012 года № 325 Принят Департаментом здравоохранения администрации Владимирской обл.

  1. ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
  2. АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
  3. N 325
  4. ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ
  5. ФОНД ОБЯЗАТЕЛЬНОГО МЕДИЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ
  6. ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
  7. N 157
  8. ПРИКАЗ
  9. от 31 мая 2012 года
  10. О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  11. В целях сокращения финансовых и временных затрат на обеспечение обмена документами и организации единой системы электронного документооборота в сфере здравоохранения Владимирской области приказываем:
  12. 1. На начальном этапе реализации единой системы электронного документооборота в сфере здравоохранения Владимирской области ввести в действие с 01.06.2012 региональную систему электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области.
  13. 2. Утвердить «Порядок электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области» согласно приложению N 1 к настоящему приказу.
  14. 3. Утвердить «Перечень документов электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области» согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
  15. 4. ТФОМС Владимирской области организовать ведение реестра организаций — участников электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области по форме согласно приложению N 3 к настоящему приказу.
  16. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя директора департамента здравоохранения администрации Владимирской области С.В. Замкового и заместителя директора ТФОМС Владимирской области Е.В. Орос.
  17. Директор
  18. департамента здравоохранения
  19. администрации Владимирской области
  20. В.А.БЕЗРУКОВ
  21. Директор ТФОМС
  22. Владимирской области
  23. О.М.ЕФИМОВА
  24. Приложение N 1
  25. к приказу
  26. департамента здравоохранения
  27. администрации Владимирской области и
  28. ТФОМС Владимирской области
  29. от 31.05.2012 N 325/157
  30. ПОРЯДОК
  31. ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СФЕРЕ ОМС
  32. ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
  33. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  34. 1.1. Порядок электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области разработан в соответствии с действующим законодательством РФ и устанавливает общие принципы осуществления обмена электронными документами между участниками юридически значимого электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области: медицинскими организациями, страховыми медицинскими организациями и ТФОМС Владимирской области (далее — Участники, также — Стороны).
  35. Согласно Федеральному закону N 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» применение действующей квалифицированной электронной подписи позволяет признать электронные документы юридически значимыми и эквивалентными собственноручно подписанным документам на бумажных носителях.
  36. 1.2. Настоящий Порядок устанавливает и определяет:
  37. — правила информационного обмена в рамках электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области;
  38. — порядок применения электронной подписи в системе электронного документооборота (СЭД) в сфере ОМС Владимирской области;
  39. — обязанности и ответственность лиц, участвующих в работе СЭД в сфере ОМС Владимирской области.
  40. 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
  41. В настоящем документе используются следующие термины, определения и сокращения.
  42. Автоматизированное рабочее место (АРМ) — установленные у Участников программное обеспечение (ПО) и технические средства, включая средства криптографической защиты информации (СКЗИ), предназначенные для работы в СЭД в сфере ОМС Владимирской области.
  43. Аккредитованный удостоверяющий центр — признанный уполномоченным федеральным органом удостоверяющий центр.
  44. Владелец сертификата ключа электронной подписи — лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа электронной подписи.
  45. Квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, сформированная средствами электронной подписи, выданными аккредитованным удостоверяющим центром.
  46. Оператор АРМ Участника — сотрудник Участника, уполномоченный формировать, отправлять/получать, проверять электронные документы средствами автоматизированного рабочего места.
  47. Пользователи АРМ — уполномоченные лица Участников, осуществляющие использование средств электронной подписи.
  48. Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) — программно-аппаратные средства, осуществляющие криптографическое преобразование (шифрование) информации для обеспечения ее конфиденциальности и целостности.
  49. Средства электронной подписи — аппаратные и/или программные средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи.
  50. Система электронного документооборота (СЭД) в сфере ОМС Владимирской области — совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих функционирование процесса юридически значимого документооборота между Участниками электронного документооборота.
  51. Удостоверяющий центр (УЦ) — юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче средств электронной подписи, сертификатов ключей электронной подписи.
  52. Уполномоченное лицо — должностное лицо организации с правом использования квалифицированной электронной подписи.
  53. Участник — юридическое лицо, осуществляющее юридически значимый электронный документооборот в рамках СЭД в сфере ОМС Владимирской области.
  54. Электронный документ (ЭД) — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
  55. Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность организационно-технических мер обеспечения работы с документами, представленными в электронном виде.
  56. Электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием средств электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
  57. 3. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
  58. 3.1. Нормативные документы, регулирующие электронный документооборот в сфере ОМС Владимирской области:
  59. — законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации;
  60. — законодательные и нормативные правовые акты Владимирской области;
  61. — совместные приказы департамента здравоохранения администрации Владимирской области и ТФОМС Владимирской области;
  62. — техническая документация АРМ Участника, включая документацию на СКЗИ;
  63. — настоящий Порядок электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области.
  64. 3.2. Допуск Участника к осуществлению электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области организуется в следующем порядке и на следующих условиях:
  65. 3.2.1. Участник допускается к осуществлению электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области после выполнения им следующих мероприятий:
  66. — получение квалифицированного сертификата электронной подписи, средств электронной подписи в аккредитованном УЦ;
  67. — предоставление копии действующего квалифицированного сертификата ЭП в электронном виде в ТФОМС Владимирской области для ведения «Реестра организаций — участников электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области» (адрес электронной почты: konstantinov@vofos.elcom.ru);
  68. — установка программного обеспечения, необходимого для осуществления электронного документооборота, в том числе СКЗИ на АРМ Участника;
  69. — проведение инструктажа пользователей АРМ Участника.
  70. 3.2.2. Участник обеспечивает выполнение требований действующего законодательства и правил технической документации при эксплуатации средств АРМ.
  71. 3.3. Пользователи АРМ Участника.
  72. 3.3.1. Пользователи АРМ Участника обязаны соблюдать требования нормативных документов, регулирующих электронный документооборот в сфере ОМС Владимирской области.
  73. 3.3.2. Пользователи АРМ Участника несут персональную ответственность за безопасность средств ЭП и обязаны обеспечивать их эксплуатацию в соответствии с Регламентом УЦ, опубликованным на Интернет-ресурсе (портале, сайте и т.п.) удостоверяющего центра.
  74. 3.4. Требования, предъявляемые к электронным документам.
  75. 3.4.1. Электронный документ, сформированный в СЭД в сфере ОМС Владимирской области, подписанный квалифицированной ЭП, имеет юридическую силу наравне с бумажным документом, подписанным собственноручной подписью.
  76. 3.4.2. Электронный документ считается надлежащим образом оформленным при условии его соответствия законодательству Российской Федерации.
  77. 3.4.3. Электронный документ, не отвечающий требованиям п. 3.4.1 , п. 3.4.2 , рассматривается Участниками как документ, не имеющий юридической силы.
  78. 3.5. Использование электронной подписи.
  79. 3.5.1. Юридически значимый электронный документ должен быть подписан только действующей квалифицированной ЭП уполномоченного лица Участника.
  80. 3.5.2. Электронный документ может содержать электронные подписи нескольких уполномоченных лиц.
  81. 3.6. Копии электронных документов на бумажном носителе.
  82. 3.6.1. Копии электронных документов могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе и должны быть заверены собственноручной подписью уполномоченных лиц.
  83. 3.6.2. Копии электронных документов на бумажном носителе должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и государственным стандартам.
  84. 3.6.3. Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными.
  85. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  86. 4.1. Электронный документооборот включает в себя:
  87. — формирование электронных документов, их подписание с использованием средств ЭП соответствующими уполномоченными лицами Участников;
  88. — отправку и доставку электронных документов;
  89. — проверку подлинности ЭП;
  90. — подтверждение получения электронных документов;
  91. — отзыв электронных документов;
  92. — учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
  93. — хранение электронных документов;
  94. — создание дополнительных экземпляров электронных документов;
  95. — создание представлений (распечатывание) электронных документов в бумажном виде.
  96. 4.2. Формирование электронного документа и его подписание осуществляется согласно нормативным документам, регулирующим электронный документооборот в сфере ОМС Владимирской области.
  97. 4.3. Проверка подлинности доставленного электронного документа.
  98. 4.3.1. Проверка подлинности электронного документа включает:
  99. — проверку электронного документа на соответствие документам, регулирующим электронный документооборот в сфере ОМС Владимирской области;
  100. — проверку подлинности всех ЭП электронного документа средствами АРМ Участника;
  101. — проверку статуса действительности соответствующих сертификатов ЭП на момент подписания или приема соответствующего электронного документа.
  102. 4.3.2. Электронный документ принимается к исполнению при положительном результате проверки подлинности, в противном случае данный электронный документ к исполнению не принимается, о чем получатель должен известить отправителя с указанием причины непринятия документа к исполнению.
  103. 4.3.3. Не принятые к исполнению электронные документы сохраняются на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций.
  104. 4.4. Подтверждение получения электронных документов.
  105. Формирование подтверждения получения электронного документа (уведомления) производится в соответствии с установленным режимом работы АРМ Участника.
  106. 4.5. Отзыв ЭД.
  107. 4.5.1. Участник вправе отозвать отправленный электронный документ согласно нормативным документам, регулирующим электронный документооборот в сфере ОМС Владимирской области.
  108. 4.5.2. Электронный документ может быть отозван отправителем до начала его обработки (исполнения) получателем.
  109. 4.6. Учет электронных документов.
  110. 4.6.1. Учет электронных документов осуществляется путем ведения журналов учета, в т.ч. электронных, на АРМ Участника.
  111. 4.6.2. Срок хранения журналов учета определяется сроком хранения учитываемых электронных документов.
  112. 4.7. Хранение электронных документов.
  113. 4.7.1. Электронные документы должны храниться с сохранением всех реквизитов (полей), включая все ЭП. Допускается хранение электронных документов в виде последовательности всех полей (включая все ЭП) в записи базы данных.
  114. 4.7.2. Срок хранения электронных документов должен соответствовать сроку хранения соответствующих документов на бумажных носителях.
  115. 4.7.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ЭП, подтверждений о доставке, а также ПО, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и проверки ЭП хранимых документов.
  116. 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
  117. Обеспечение информационной безопасности Участниками электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области осуществляется согласно:
  118. — действующему законодательству РФ;
  119. — требованиям Регламента УЦ;
  120. — эксплуатационно-технической документации на используемые программно-аппаратные средства.
  121. 6. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ КОНФЛИКТНЫХ СИТУАЦИЙ В СВЯЗИ С ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СФЕРЕ ОМС ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
  122. 6.1. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) Сторонами в рабочем порядке и/или по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации, создаваемой Сторонами (далее — Комиссия). В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и/или по итогам работы Комиссии Стороны разрешают конфликтную ситуацию в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  123. 6.2. В связи с осуществлением электронного документооборота возможно возникновение конфликтных ситуаций, связанных с формированием, доставкой, получением, подтверждением получения электронных документов, а также использования в данных документах электронной подписи. Данные конфликтные ситуации могут возникать, в частности, в следующих случаях:
  124. — оспаривание факта отправления и/или получения ЭД;
  125. — оспаривание времени отправления и/или получения ЭД;
  126. — оспаривание содержания отправленного/полученного ЭД;
  127. — оспаривание подлинности экземпляров ЭД;
  128. — оспаривание целостности ЭД;
  129. — оспаривание идентичности лица, заверившего ЭД электронной подписью;
  130. — оспаривание полномочий лица, заверившего ЭД электронной подписью.
  131. 6.3. Уведомление о конфликтной ситуации.
  132. 6.3.1. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одной из Сторон, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, данная Сторона (далее — Сторона-инициатор) незамедлительно извещает другую заинтересованную Сторону о возможном возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также ее предполагаемых причинах.
  133. 6.3.2. Стороны, которым было направлено извещение о конфликтной ситуации и участвующие в ее разрешении (далее — Стороны-ответчики), обязаны не позднее чем в течение двух рабочих дней проверить наличие указанных в извещении обстоятельств, при необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны, а также поставить в известность Сторону-инициатора о результатах проверки и о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.
  134. 6.4. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке.
  135. 6.4.1. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если Сторона-инициатор удовлетворена информацией, полученной в извещениях Сторон-ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.
  136. 6.4.2. В случае, если Сторона-инициатор не удовлетворена информацией, полученной от Сторон-ответчиков, для рассмотрения конфликтной ситуации формируется Комиссия.
  137. 6.5. Формирование Комиссии по разрешению конфликтной ситуации.
  138. 6.5.1. В случае, если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, Сторона-инициатор должна не позднее чем в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направить уведомление о конфликтной ситуации (далее — Уведомление) и предложение о создании Комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее — Предложение) Стороне-ответчику.
  139. 6.5.2. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению Стороны-инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.
  140. 6.5.3. Уведомление должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц Стороны-инициатора, уполномоченных в разрешении конфликтной ситуации.
  141. 6.5.4. Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора Комиссии, но не позднее трех рабочих дней со дня отправления Предложения, список предлагаемых для участия в работе Комиссии представителей Стороны-инициатора с указанием фамилий, имен, отчеств должностных лиц, их контактной информации.
  142. 6.5.5. Уведомление и Предложение составляются на бумажном носителе, подписываются должностными лицами Стороны-инициатора, уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации, и передаются Стороне-ответчику в порядке, обеспечивающим подтверждение вручения корреспонденции.
  143. 6.5.6. Уведомление и Предложение могут быть составлены и направлены в форме электронного документа. При этом факт их доставки должен быть подтвержден.
  144. 6.5.7. По итогам работы составляется акт в форме документа на бумажном носителе.
  145. 6.5.8. К работе Комиссии могут привлекаться в качестве экспертов представители Удостоверяющего центра, выдавшего средства электронной подписи.
  146. Приложение N 2
  147. к приказу
  148. департамента здравоохранения
  149. администрации Владимирской области и
  150. ТФОМС Владимирской области
  151. от 31.05.2012 N 325/157
  152. -1190 Приказ департамента здравоохранения администрации Владимирской обл. N 325 и Территориального фонда обязательного медицинского страхования Владимирской обл. N 157 от 31.05.2012 «О введении в действие с…
  154. Документ предоставлен КонсультантПлюс
  155. Дата сохранения: 30.07.2012
  157. -1190 КонсультантПлюс
  158. надежная правовая поддержка
  159. www.consultant.ru
  160. Страница из
  162. ПЕРЕЧЕНЬ
  163. ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СФЕРЕ ОМС
  164. ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
  165. N
  166. п/п
  167. Наименование, вид

  168. документа
  169. Исходящие документы, подготавливаемые
  170. Входящие документы, получаемые
  174. ТФОМС
  175. Ур
  176. Филиал

  177. ТФОМС
  178. Ур
  179. МО
  180. Ур
  181. СМО
  182. Ур
  183. ТФОМС
  184. Ур
  185. Филиал

  186. ТФОМС
  187. Ур
  188. МО
  189. Ур
  190. СМО
  191. Ур
  193. 1
  194. 2
  195. 3
  196. 4
  197. 5
  198. 6
  199. 7
  200. 8
  201. 9
  202. 10
  203. 11
  204. 12
  205. 13
  206. 14
  207. 15
  208. 16
  209. 17
  210. 18
  212. 1.
  213. Информационные письма
  214. +
  215. 1
  218. +
  219. 1
  220. +
  221. 1
  222. +
  223. 1
  226. +
  227. 1
  228. +
  229. 1
  231. 2.
  232. Реестры счетов
  233. +
  234. 1
  237. +
  238. 1
  239. +
  240. 1
  241. +
  242. 1
  245. +
  246. 1
  247. +
  248. 1
  250. 3.
  251. Счета
  252. +
  253. 1
  256. +
  257. 1
  258. +
  259. 1
  260. +
  261. 1
  264. +
  265. 1
  266. +
  267. 1
  269. 4.
  270. Списки подлежащих

  271. диспансеризации
  276. +
  277. 1
  284. +
  285. 1
  289. 5.
  290. Акты экспертизы
  291. +
  292. 1
  295. +
  296. 1
  297. +
  298. 1
  299. +
  300. 1
  303. +
  304. 1
  305. +
  306. 1
  308. 6.
  309. Переписка
  310. +
  311. 1
  314. +
  315. 1
  316. +
  317. 1
  318. +
  319. 1
  322. +
  323. 1
  324. +
  325. 1
  327. 7.
  328. Отчеты
  341. +
  342. 1
  343. +
  344. 1
  346. 8.
  347. Сводный отчет

  348. дебиторско-кредиторской
  349. задолженности по статьям
  350. с приложением
  363. +
  364. 2
  368. 9.
  369. Сведения об оплаченных

  370. счетах ЛПУ и остатках
  371. свободных средств после
  372. проведения окончательных
  373. расчетов по СМО (прил.
  374. N 1 к договору о
  375. финансировании ОМС)
  382. +
  383. 1; 2
  384. +
  385. 1; 2
  393. 10.
  394. Справка о движении

  395. средств (прил. N 2 к
  396. договору о
  397. финансировании ОМС)
  404. +
  405. 1; 2
  406. +
  407. 1; 2
  415. 11.
  416. Ф.10 (ОМС) Сведения о

  417. поступлении и
  418. расходовании средств ОМС
  419. страховыми медицинскими
  420. организациями
  427. +
  428. 1; 2
  429. +
  430. 1; 2
  438. 12.
  439. Письма о финансировании
  440. +
  441. 1
  454. +
  455. 1
  457. 13.
  458. Информация о фактических

  459. расходах средств ОМС
  464. +
  465. 1
  468. +
  469. 1
  477. 14.
  478. Расчет фактических

  479. расходов на единицу
  480. объема медицинской
  481. помощи
  486. +
  487. 1
  490. +
  491. 1
  499. 15.
  500. Сведения об остатках

  501. средств ОМС на
  502. банковском счете
  507. +
  508. 1; 2
  513. +
  514. 1; 2
  520. 16.
  521. Сводный отчет «Сведения

  522. об остатках средств ОМС
  523. на банковском счете»
  526. +
  527. 1
  532. +
  533. 1
  541. 17.
  542. Задолженность по

  543. зарплате
  548. +
  549. 1; 2
  554. +
  555. 1; 2
  561. 18.
  562. Сводный отчет

  563. «Задолженность по
  564. зарплате»
  567. +
  568. 1
  573. +
  574. 1
  582. 19.
  583. Сведения об остатках

  584. средств ОМС, наличии
  585. материальных запасов на
  586. складах и кредиторской
  587. задолженности
  592. +
  593. 1; 2
  598. +
  599. 1; 2
  605. 20.
  606. Сводный отчет «Сведения

  607. об остатках средств ОМС,
  608. наличии материальных
  609. запасов на складах и
  610. кредиторской
  611. задолженности»
  614. +
  615. 1
  620. +
  621. 1
  629. 21.
  630. Сведения об объемах и

  631. финансовом обеспечении
  632. медицинской помощи в
  633. рамках ведения
  634. одноканального
  635. финансирования
  640. +
  641. 1; 2
  646. +
  647. 1; 2
  653. 22.
  654. Сводный отчет «Сведения

  655. об объемах и финансовом
  656. обеспечении медицинской
  657. помощи в рамках ведения
  658. одноканального
  659. финансирования»
  662. +
  663. 1
  668. +
  669. 1
  677. 23.
  678. Сведения о стоимости

  679. медицинской помощи
  684. +
  685. 1; 2
  690. +
  691. 1; 2
  697. 24.
  698. Сводный отчет «Сведения

  699. о стоимости медицинской
  700. помощи»
  703. +
  704. 1
  709. +
  710. 1
  718. 25.
  719. Форма 62
  724. +
  725. 1; 2
  730. +
  731. 1; 2
  737. 26.
  738. Сводный отчет «Форма 62»
  741. +
  742. 1
  747. +
  748. 1
  756. 27.
  757. Сведения о расходовании

  758. средств, полученных при
  759. отработке механизма
  760. частичного фондодержания
  765. +
  766. 1; 2
  771. +
  772. 1; 2
  778. 28.
  779. Сводный отчет «Сведения

  780. о расходовании средств,
  781. полученных при
  782. отработке механизма
  783. частичного
  784. фондодержания»
  787. +
  788. 1
  793. +
  794. 1
  801. ———————————
  802. <*> — установлен «+» для организаций, подготавливающих и получающих указанный в строке документ.
  803. <**> — установлен уровень электронной подписи: «1» — для ЭП 1-го уровня (руководитель организации или и.о. руководителя организации) и «2» — для ЭП 2-го уровня (главный бухгалтер или и.о. главного бухгалтера).
  804. -1683 Приказ департамента здравоохранения администрации Владимирской обл. N 325 и Территориального фонда обязательного медицинского страхования Владимирской обл. N 157 от 31.05.2012 «О введении в действие с… Документ предоставлен КонсультантПлюс Дата сохранения: 30.07.2012 -1683 КонсультантПлюс надежная правовая поддержка www.consultant.ru Страница из Приложение N 3 к приказу департамента здравоохранения администрации Владимирской области и ТФОМС Владимирской области от 31.05.2012 N 325/157 Реестр организаций — участников электронного документооборота в сфере ОМС Владимирской области N п/п Наименование организации Должностное лицо, наделенное правом использования ЭП Срок действия сертификата ЭП
    Фамилия И.О. Должность
    1 2 3 4 5

По времени

Бумажные документы

Электронные документы

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

>Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

2. Порядок организации документооборота

2.1. Основные процедуры документооборота:
2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов;
2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;
2.1.3. Регистрация поступающих документов;
2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;
2.1.5. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов;
2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными;
2.1.7. Регистрация отправляемых документов;
2.1.8. Отправка документов;
2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов;
2.1.10. Обработка и учет иностранной корреспонденции;
2.1.11. Учет и анализ объемов документооборота.
2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.
Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
— проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
— вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации;
— конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;
— выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
— документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___________ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;
— в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;
— при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
2.3. Предварительное рассмотрение документов.
Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.
Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
2.4. Регистрация поступающих документов.
Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.
2.4.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).
2.4.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.
2.4.3. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.4.4. Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ).
2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: ____________________. Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов.
2.5. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.
2.5.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа — передается компетентному руководителю (исполнителю).
Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов.
2.5.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
2.5.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.
2.5.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.
2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.
2.6.1. Ответственность за обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление документа в соответствии с установленными в Организации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа.
2.6.2. Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе исполнения документа осуществляют:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Организации;
— согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
— подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
— в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;
— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
— определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
2.6.3. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:
— функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель;
— ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения;
— порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.
2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
2.6.5. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.
2.6.8. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
2.6.9. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства Организации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
2.6.10. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их структурного подразделения.
2.6.11. В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы и материалы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
2.6.12. После соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют реальные условия выполнения задания в срок.
2.6.13. Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке.
2.6.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
2.7. Организация работы с отправляемыми документами.
2.7.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки.
2.7.2. Служба делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:
— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
— правильность адреса получателя;
— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
— наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
2.7.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.7.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.
2.7.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

>Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

Дмитрий Мельниченко

Инструкция. Нужна ли?

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних — секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников — «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна – и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают – это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1. Терминология

2. Нормативные ссылки

3. Общие положения

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5. Использование электронной цифровой подписи

6. Правила работы с папками и документами

7. Классификация документов

8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9. Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

● прием и учет поступивших документов,

● подготовка и согласование проектов документов,

● учет и регистрация отправляемых документов,

● выдача поручений руководителями структурных подразделений,

● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

● коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

● иностранные названия необходимо писать без перевода;

● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

● полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

● входящие документы,

● исходящие документы,

● внутренние документы,

● бумажные документы.

Основная задача раздела — объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Интересные статьи: