Как заполнять журнал кассира-операциониста

Бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4

• Скачать актуальный бланк КМ-4 (формат Excel).

• Скачать образец заполнения КМ-4.

— Инструкция по заполнению —

Журнал заполняется на основании Z-отчётов в конце смены.

Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация.

ГРАФА 1 «Дата (смена)»

Вписываем дату смены, указанную в Z-отчете. Например, 13.01.15.

Если, допустим, работаете круглосуточно и у вас 2 смены за одну дату, то можно к дате добавлять номер смены — 13.01.15 (2).

ГРАФА 2 «Номер отдела (секции)»

Обычно эта графа не заполняется в любом случае.

К тому же во многих ККМ в Z-отчётах не предусмотрено разделение по отделам. Но если говорить обо всех возможных вариантах заполнения, то это может выглядеть так:

Если касса обслуживает 1 отдел:

— ставим цифру 1

— графу оставляем пустой

— ставим прочерки

Если касса обслуживает более 1 отдела:

— вписываются номера отделов, на которые пробивались суммы в данную смену

— графу оставляем пустой

— ставим прочерки

ГРАФА 3 «Фамилия, Имя, Отчество кассира»

Указывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица, проработавшего на ККМ в течении
указанной смены.

ГРАФА 4 «Порядковый номер контрольного счетчика
(отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены)»

В графу заносится порядковый номер Z-отчета. Указан на самом Z-отчете.

В зависимости от модели ККМ, печатается различно, например, Z-отчёт №0001, Z 0001, ЗАКР. СМЕНЫ 0001.

ГРАФА 5 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика»

Данная форма книги кассира-операциониста является устаревшей и сейчас эта графа по сути является бесполезной, поэтому лучше её вообще не заполнять.

Тем не менее, одни проставляют в этой графе количество продаж за смену, другие — дублируют 4 графу, т.е. ставят порядковый номер Z-отчёта.

ГРАФА 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)»

• Это т.н. накопительный итог. На Z-отчёте может быть написан как, например, ГРОСС ИТОГ, НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ ПРОДАЖ или просто две буквы НИ.

• В этой графе прописывается сумма на начало дня всех пробитых денег на данной ККМ за все время его работы с момента регистрации, т.н. накопительный итог.

• Если касса новая, то первой прописанной суммой будет — 1 руб. 11 коп., которую при регистрации пробивают в налоговой.

• Сумма в этой графе должна быть равна сумме 9 графы за предыдущую смену (день).
Из неё и берём данные:

• Также сумму накопительного итога можно узнать из утреннего X-отчёта, если, конечно, в нём отбиваются эти данные, что не во всех ККМ поддерживается.

ГРАФА 7 и 8: Подпись кассира и администратора

Ставится подпись кассира и администратора в конце каждой смены.

Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться в обеих графах.

ГРАФА 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)»

Прощё говоря, это сумма всех пробитых денег с момента регистрации ККМ плюс выручка за текущую смену (день).

Списывается с вечернего Z-отчёта в конце смены.

Формула: 6 графа + 10 графа = 9 графа.

Эту сумму можно сразу вписывать в 6 графу на следующую смену.

ГРАФА 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)»

Указывается выручка (наличная + безналичная + возвраты) за смену (день), пробитая на ККМ.

Сумма выручки печатается на вечернем Z-отчёте.

Формула: 9 графа — 6 графа = 10 графа.

Данные с Z-отчёта сверяйте с данными формулы — они должны совпадать.

ГРАФА 11 «Сдано наличными»

Вносится фактическая сумма наличных денег, сданных в кассу в конце смены.

В эту сумму не входит:

— безналичный расчёт

— возвраты

Формула: 10 графа — 13 графа — 15 графа = 11 графа

ГРАФА 12 «Оплачено по документам, количество»

Отражается количество продаж по безналичному расчёту (банковские карты, чеки и т.п.).

Если расчётов по безналичке не было — ставим прочерк или оставляем строку пустой.

Также не надо ничего вписывать, когда количество таких платежей не можете посчитать, ведь к тому же многие ККМ не имеют счётчиков безналичных операций.

ГРАФА 13 «Оплачено по документам, сумма»

Прописывается фактическая сумма всех пробитых по безналичке платежей.

ГРАФА 14 «Сдано всего»

Отражается итоговая сумма всех денежных средств по наличным и безналичным платежам минус возвраты покупателям, ошибочно пробитые чеки.

Формула: 10 графа — 15 графа = 14 графа.

ГРАФА 15 «Сумма возвратов»

Указывается общая сумма всех возвратов и ошибочно пробитых чеков.

Списать сумму можно с Z-отчёта.

Формула: 14 графа + 15 графа = 10 графа.

ГРАФА 16, 17, 18: Подписи ответственных лиц в конце смены

Ставится подпись кассира, администратора, руководителя.

Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться ему во всех графах.

Образцы заполнения

• Декларация УСН «доходы»
• Декларация УСН «расходы»
• Декларация ЕНВД
• Декларация ЕСХН
• Нулевая декларация УСН

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4).

г.Москва:

+7 (495) 987-39-93

+7 (495) 120-44-12

г.Санкт-Петербург:

+7 (812) 317-17-12

Крым, г. Севастополь:

+7 (978) 802-03-46

Я зарегистрирован на Портале Поставщиков

02-11-2010
Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

• 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
• 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
• 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
• 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Итак, Вы закончили смену и сняли Z-отчет.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)
Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)
Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.
Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).
Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.
Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.
Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп.
Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:
Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.
Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.
Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.
Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.
ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.
Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:

19.11.2010:кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было.

• В Графе 1 пишем «20.11.10»
• В Графе 2: “ — “
• В Графе 3: ФИО кассира
• В Графе 4: «0002»
• В Графе 5: “ — “
• В Графе 6: «1-11»
  записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (Z-отчет № 0001 снимается при регистрации в налоговой инспекции на сумму 1-11).
• В Графе 7 и Графе 8 подписи.
• В Графе 9: «13551-11»
  указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
• В Графе 10: «13550-00»
  Рассчитываем по формуле:
  Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
  13551,11 – 1,11 = 13550,00
  Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
• В Графе 11: «13550-00»
  Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 13550,00 — 0,00 — 0,00 = 13550,00
• В Графе 12 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 13 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 14: «13550-00»
  Т.к. не было оплат по картам, то
  Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 = 13550,00
• В Графе 15 “ — “
  (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
• В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

• В Графе 1 пишем «23.11.10»
• В Графе 2: “ — “
• В Графе 3: “ — “
• В Графе 4: «0003»
• В Графе 5: “ — “
• В Графе 6: «13551-11»
  записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 20.11.2010).
• В Графе 7 и Графе 8 подписи.
• В Графе 9: «13751-11»
  указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
• В Графе 10: «200-00»
  Рассчитываем по формуле:
  Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
  13751,11 — 13551,11 = 200,00
  Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
  Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
• В Графе 11: «200-00»
  Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 200,00 — 0,00 — 0,00 = 200,00
• В Графе 12 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 13 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 14: «200-00»
  Т.к. не было оплат по картам, то
  Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 = 200,00
• В Графе 15 “ — “
  (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
• В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.

Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

• В Графе 1 пишем «24.11.10»
• В Графе 2: “ — “
• В Графе 3: “ — “
• В Графе 4: «0004»
• В Графе 5: “ — “
• В Графе 6: «13751-11»
  записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 23.11.2010).
• В Графе 7 и Графе 8 подписи.
• В Графе 9: «34267-11»
  указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
• В Графе 10: «20516-00»
  Рассчитываем по формуле:
  Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
  34267,11 — 13751,11 = 20516,00
  Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
  Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
• В Графе 11: «15362-00»
  Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям, но были возвраты денег покупателям, то
  Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 20516,00 — 0,00 – 5154,00 = 15362,00
• В Графе 12 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 13 “ — “
  (Оплат по картам не было)
• В Графе 14: «15362-00»
  Т.к. не было оплат по картам, но были выплаты покупателям, то
  Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 20516,00 – 5154,00 = 15362,00
• В Графе 15 “ 5154-00 “
  (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
• В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился.

• В Графе 1 пишем «25.11.10»
• В Графе 2: “ — “
• В Графе 3: “ — “
• В Графе 4: «0005»
• В Графе 5: “ — “
• В Графе 6: «34267-11»
  записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 24.11.2010).
• В Графе 7 и Графе 8 подписи.
• В Графе 9: «37267-11»
  указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
• В Графе 10: «3000-00»
  Рассчитываем по формуле:
  Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
  37267,11 — 34267,11 = 3000,00
  Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
  Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
• В Графе 11: «2500-00»
  Т.к. не была оплата по кредитной карте, но возвратов покупателям не было, то
  Графа 11 = Графа 10 – Графа 15 –Графа 13 = 3000,00 – 0,00 – 500,00 =2500,00
• В Графе 12 “ 1 “
  (Количество оплат по картам)
• В Графе 13 “ 500,00 “
  (Сумма оплат по картам)
• В Графе 14: «3000-00»
  Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 3000,00 – 0,00 = 3000,00
• В Графе 15 “ — “
  (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
• В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

6610

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4 .xlsСкачать образец заполнения журнала кассира-операциониста по форме КМ-4 .doc

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

• заявление с просьбой о регистрации кассы;
• свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• паспорт ККМ;
• договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
• договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

• наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
• ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
• период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
• обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

• число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
• отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
• ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
• порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
• регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
• тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
• в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

• сумма, сданная наличностью,
• сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
• подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Теги: бланк, журнал, образец, учёт, форма Сохранить: Скопировать урл:

• Редактор Мария Власова 9 января 2019 в 13:24 Весь декрет делится на 2 периода:
  1. отпуск по беременности и родам (по больничному листу) — 140 дней. Рассчитывается…

  Перенос года на начисления пособий

• lyudmila 9 января 2019 в 12:28 Почему нельзя, я же проработала год и оклад другой сравнению 2013 ,2014 Перенос года на начисления пособий
• Редактор Мария Власова 8 января 2019 в 21:00 Часовая или дневная производительность определяется как количество продукции, произведенной в… Производительность труда
• levseverov 8 января 2019 в 12:09 Мы дарили косметику, коллектив мужской .
  Подарки партнерам на НГ
• Григорий Б. 6 января 2019 в 15:26 Вопрос-то в чём? Тарифные ставки горнорабочих подземных в Кузбассе на 2019 год
• Редактор Мария Власова 5 января 2019 в 12:25 Вы можете опираться на ст. 72.1 ТК РФ, а именно «По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может… Не дают уведомления о переходе на другую работу

Ассистентус — электронный журнал для малого бизнеса, предпринимателей, бухгалтеров, юристов, кадровиков

• Производительность труда8 января
• Тарифные ставки горнорабочих подземных в Кузбассе на 2019 год6 января
• Закупка через ИП — есть смысл?2 января

Задать вопрос на форуме Акты, Ведомости, Заявления, Доверенности, Должностные инструкции, Журналы, Отчёты, Письма, Приказы, Протоколы, Справки, Уведомления и другие. Всего 784 документа.

• Калькулятор страхового стажа и еще 8 калькуляторов.
• Производственный календарь 2019 и еще 3 для регионов.
• МРОТ, прожиточный минимум, КБК, ОКВЭД и другое.

В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.

Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).

Особенности ведения наличных расчетов

При расчете наличными используют технику, зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась, записи не ведутся.

Журнал предоставляется на контроль в ИФНС в ситуациях:

1. Перерегистрации карточки ККМ.
2. Окончания журнала и открытия новой книги.
3. Назначения проверки кассовой дисциплины в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.

Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.

Наличность, полученная через аппарат:

• Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному кассовому ордеру.
• Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
• Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.

Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.

Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).

Порядок учета кассовых данных

Скачать бланк журнала кассира-операциониста.

Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста. Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.

Для замены журнала необходимо обратиться в ИФНС с документами:

1. Старый журнал кассира-операциниста.
2. Новый журнал, прошитый по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
3. Паспорт техники.
4. Карточка учета.
5. Договор с обслуживающей технику компанией.
6. Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
7. Доверенность на лицо, представляющее документы.

Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.

Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения

Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).

Закон определяет:

• Категории предприятий, в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие БСО с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
• Использование данных реестра техники.
• Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
• Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.

Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.

На основании данных определяется налоговая база при расчете:

• Для ИП — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении УСН.
• Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения УСН.

Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.

Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Основные требования по ведению и оформлению журнала

Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке. Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.

Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.

Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».

При заполнении сведений кассир:

• Должен использовать только темные чернила.
• Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
• Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
• Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
• Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.

Если в записи была обнаружена ошибка, ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.

Образец заполнения титульного листа

Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.

Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения

Пример оформления первой записи

Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.

При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:

1. Дата кассовой смены.
2. Номер отдела или секции. Если разбивка на секции отсутствует, столбец не заполняется.
3. Данные кассира – фамилия, инициалы. Для постоянных кассиров в единственном лице допускается однократная запись в начале страницы и символы «-//-» на каждой строке.
4. Номер отчета фискальной памяти, берется из Z-отчета.
5. Показания контрольного счетчика, показывающего количество продаж. Графа заполняется при проверке, передаче техники в ремонт. Данные вносятся работником технического центра и дублируются в дальнейшем кассиром. Часто графа остается незаполненной, поскольку не несет информации.
6. Данные нарастающего итога, выведенного на начало дня.
7. Подпись кассира.
8. Подпись администратора (старшего кассира).
9. Показания накопительного счетчика, выведенного на конец дня. Используются данные Z-отчета.
10. Выручка, полученная за день. Учитываются полученные наличные и безналичные суммы за минусом возврата. Сумма определяется расчетным путем или берется по данным Z-отчета.
11. Наличные средства, сданные в кассу. Сумма определяется как выручка, уменьшенная на платежи по эквайрингу и возвраты покупателям.
12. Количество платежей с использованием документов.
13. Суммы оплат, прошедшие безналичным путем.
14. Наличность, внесенная в кассу предприятия.
15. Величина возвратов покупателям.

В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.

Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:

Нюансы ведения журнала в различных ситуациях

При возврате

Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара, деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.

Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:

• Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
• Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
• На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.

В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.

При эквайринге

Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт. Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.

Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.

Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.

Журнал кассира операциониста и его заполнение

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

• Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
• Открытие нового журнала.
• Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

• Нужно учитывать средства в день поступления.
• Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
• Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
• Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
• Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

• В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
• В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

• Старый журнал.
• Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
• Паспорт на технику.
• Карточки учета.
• Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
• Последний Z-отчет по кассе.
• Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

• Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
• Использование данных из реестра техники.
• Требования к регистрации кассовой техники.
• Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

• ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
• Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Бланк журнала кассира-операциониста

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

• Применять темные чернила.
• Учитывать хронологию событий.
• Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

1. Сначала в документ нужно внести проверочную сумму нулевого чека – эти данные можно взять в Z-отчете и акте ввода техники в эксплуатацию. Например, контрольная сумма равна 2,23 рубля. Эту сумма вносим в шестой столбец. Данные на конец дня также будут равны 2,23 рубля. По итогам следующей смены специалист, заполняющий журнал, уменьшить сумму поступлений на эту величину.
2. Заполняя столбцы в журнале, нужно указывать дату кассовой смены, номер секции (если в компании не разбивают на секции, столбец оставляют пустым), данные кассира. Если кассир постоянный, то можно сделать однократную запись в начале страницы и такой значок, как «-//-» в строке.
3. Дополнительно указывается номер отчета фискальной памяти – данную информацию также можно взять в Z-отчета.
4. Вписываются показания контрольного счетчика, который подтверждает количество продаж. Эту графу нужно заполнить при проверке кассовых аппаратов или их передаче в ремонт. Данные вносят работник техцентра, в дальнейшем его должен продублировать кассир. Но чаще всего данная графа остается пустой.
5. Вносятся данные нарастающего итога, которые выведены на начало дня.
6. Ставится подпись кассира и администратора.
7. Вводятся данные накопительного счета, которые выведены на конец смены – эта информация содержится в Z-отчете.
8. Записывается полученная за смену выручка, для чего нужно учитывать доходы организации за минусом расходов.
9. Указываются наличные средства, потупившие в кассу, количество совершенных платежей, сумма оплат по безналичным платежам, сумма наличности в кассе компании, сумма возвращённых покупателю средств.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Здесь мы рассмотрим правила заполнения РКО и вы скачаете бланк.

Подробнее о том, как вести кассовую книгу в электронном виде, вы узнаете тут.

Что такое инкассовое поручение и как его заполнить? Здесь написано максимально подробно.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

• Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
• Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
• Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно!

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

• Реквизиты компании или ИП.
• Коды ОКПО и ОКУД.
• Данные ККМ.
• Дата начала ведения.
• Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат, поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

• Заявление о постановке на учет ККМ.
• Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
• Договор аренды торговой площади.
• Паспорт ККМ.
• Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
• Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Информация о том, какой кассовый аппарат выбрать для ИП, приведена тут.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

• Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
• Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
• Столбец 3. ФИО кассира.
• Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
• Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
• Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
  • показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
  • предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
  • сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
• Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
• Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
• Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
• Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
• Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
• Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
• Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
• Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
• Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

• Обратившись в обслуживающую организацию. Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
• Сняв фискальный отчет. Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Заполнение журнала кассира-операциониста в 2018 году — образец заполнения, при возврате, с эквайрингом, форма КМ-4, пример, правила, инструкция, ошибки, титульный лист

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

В журнале содержатся следующие графы:

В графе №1 — указывается текущая дата.

В графе №2 — номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 — фамилия, имя, отчество кассира — операциониста.

В графе №4 — указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.

В графе №5 — «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика» — записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на Z-отчете.

Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти. В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.

В графе №6 — показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня — это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 — соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 — показания счетчика нарастающего итога на конец дня.

В графе №10 — сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.

В графе №11 — сумму наличных денежных средств (выручку).

В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.

В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).

В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция «возврат» не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).

В графах №16, №17 и №18 — подписи соответствующих должностных лиц организации.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста:

Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов. Узнать больше >>

• Кассовые ордеры
• Кассовая книга
• Платежный ордер
• Аккредитив
• АО-1. Авансовый отчёт
• Акт сверки взаиморасчетов
• Бланк товарного чека

• Документы по учету ККМ
• Платежное поручение
• Платежное требование
• Инкассовое поручение
• Книга учета денежных средств
• Объявление на взнос наличными
• Журнал регистрации кассовых документов

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами
• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS
• Отчеты в один клик

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Заполнение КМ-6 при эквайринге

Предприниматели, которые используют в работе с клиентами эквайринг, задаются вопросом, как правильно заполнить необходимую документацию. Ведь тут нет привычной кассы. Одно дело, когда работа идет с живыми деньгами. И совсем другое, когда речь идет об электронных деньгах. В этом случае требуется заполнение КМ-6 при эквайринге? Эту тему мы подробно обсудим в нашей статье.

Российское законодательство нигде не прописало правила заполнения КМ-6 при работе с пластиковыми банковскими карточками и с наличными деньгами. Получается, что такую справку следует заполнять в общем порядке. Отчет кассира-операциониста необходим для того, чтобы зафиксировать показания, которые записало за день считывающее устройство. То есть должна быть подсчитана дневная выручка фирмы.

Задаваясь вопросом,как заполнить документ, учтите следующее:

1. Вначале пишется адрес компании и ее название.
2. Далее указываются реквизиты ККМ, дата составления документа и его номер.
3. В таблицу заносятся показания счетчика, которые соответствуют началу и концу рабочей смены. Выручка высчитывается следующим образом: сначала берется выручка, полученная в конце рабочего дня, и из нее вычитаются те показания, которые были в самом начале дня.
4. Кассир указывает сумму прописью и ставит рядом с цифрой свою подпись.

Учет денежных средств населения ведется по форме № КМ- 6. Образец заполнения справки можно увидеть здесь. Этот пример поможет научить кассиров готовить документацию правильно.

Расчеты по пластиковым картам

Если расчеты ведутся с использованием современных банковских пластиковых карт, здесь есть свои нюансы, которые требуют соблюдения. В конце рабочего дня кассир записывает данные о безналичной выручке в свой журнал. Указывается, какое количество пластиковых карт прошло через аппарат считывания и точная сумма денег. Причем в своем журнале кассир всегда отдельно указывает прибыль наличными и прибыль от пластиковых карт. Ведь те денежные средства, которые поступили безналичным путем, в кассовый аппарат не попадают.

Нужно обратить внимание, что такая справка кассира заполняется ежедневно, в конце дня. Если деньги возвращались покупателям, то этот факт тоже указывается в справке. Возвращаются человеку деньги только в том случае, если он отдал чек. Причем чек должен быть приобретен только в этот же день. После этого должен быть составлен акт возврата, который прилагается к форме № КМ-6.

В заключение

В 2017 году многие фирмы и индивидуальные предприниматели стали переходить на эквайринг как наиболее удобную систему для клиентов и самой организации. Но, используя данную систему, не стоит забывать об отчетных документах. Они проверяются контролирующими органами, и, если бумаги не в порядке, штрафных мер не избежать.