Выдано в подотчет
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
71 | 50 | 12 500 | Выдача денег подотчет из кассы предприятия | РКО |
71 | 51 (52) | 13 100 | Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) | Платежное поручение |
71 | 55 | 12 370 | Выдача денег на специальный банковский счет | Платежное поручение |
71 | 50-3 | 5 890 | Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы. | |
50 (51, 52, 55) | 71 | 8 320 | Возврат неизрасходованных подотчетных средств | Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка |
08 (10, 15) | 71 | 158 000 | Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности | Авансовый отчет и акт приема |
41 | 71 | 7 800 | Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет | Авансовый отчет, расходная накладная |
71 | 10 500 | Командировочные расходы включены в состав:
-основного производства; — вспомогательного производства; — общепроизводственных затрат; — общехозяйственных затрат; — обслуживающего производства; — затрат на сбыт |
Авансовый отчет, подтверждающие документы | |
19 | 71 | 1 890 | Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) | Авансовый отчет и счет |
71 | 50 (51) | 2 500 | Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств | РКО, платежное поручение |
94 | 71 | 3 260 | Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки | |
73 | 94 | 3 260 | Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства | |
70 | 73 | 3 260 | Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника | Зарплатная ведомость |
Добавить комментарий