Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

• В кассу;
• На расчетный счет или;
• При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

• Согласиться с представленным ему вердиктом;
• Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

• Стандартный возврат наличными средствами;
• Возврата на рублевый или валютный счета;
• Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

• Как с самим работником;
• Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

• Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
• Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

• Разновидности командировочных расходов;
• Размеры данного возмещения расходов;
• Порядок возмещения;
• Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
• Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Цитата:
Сегодня ***, мы поговорим о *** ФЗ-94, для тех кто не в курсе это Федеральный закон о государственном заказе, о том как размещать заказ, о том как его проводить и выявлять победителей из кучи претендентов.
В общем так, весь цивилизованный мир давно отказался от понятия «прямая конкуренция», которую ввел хренов пендос Адам Смит, еще Нэшш (тоже пендосовский экономист-математик и нобелевский лауреат, про него еще фильм сняли «Игры разума») в 50-х годах прошлого века доказал не состоятельность теории чистой конкуренции при размещении государственных заказов и государственных подрядных контрактов в США. Наши же, ***, экономисты-*** не потрудились почитать умного человека, и *** подохуевши от хреновой демократии и, идя на поводу у лозунга невсраться «дикий рынок», воспользовались той ***, которую им тупые совковые преподаватели впаяли еще во времена студенчества, которые *** тоже кроме хренова Адама Смита и Карла «матьего» Маркса ни *** не читали, и как результат — *** нате вам ФЗ-94, *** с ним как хотите. Смит *** и Карл были *** *** теоретики большого секса, а вот Нэшш ни *** не дрочил под одеялом, а *** *** систему госзаказа, как моряк портовую ***. Поэтому знал до *** и больше о том, что *** при прямой конкуренции ну ни *** толкового не выйдет.
Теперь объясняю почему.
Все начинается с денег. Даю *** первую мысль для размышления: «В нашем злоебучем государстве планируются только расходы, а то как сэкономить почему-то не планируется» (те кто хочит поспорить для начала почитайте ФЗ «О бюджете»), расшифровываю мысль — целый год *** мудрые и ушлые мужички и такие же бабы в Министерстве финансов России собирают со всех субъектов России консолидированные бюджеты, то есть статьи расходов на будущий год. Вот так собравши всю *** вместе, обзывают эту подтирку бюджетом и отправляют пиздобратии в ГД на утверждение, там *** тоже много спорят, ругаются, обливаются водой и таскают бальзаковских некрасивых баб за волосы, и все-таки принимают бюджет. В этом бюджете тихо ***, как партизаны в сорок первом, сидят уже запланированные расходы, ну скажем на капитальный ремонт жилых зданий и социальных объектов в республике — дело доброе хорошее, и как бы думается, что детишки с докторами и учителями рады будут, и строители денежку заработают – *** благодать одна, но *** только на бумаге. И вот наш доблестный Президент бьет себя пяткой в грудь и *** как гордо говорит, мол я для вас ублюдошных попрошаек-бюджетников денежку выбил у *** злого, недоброго и скупого дяди Путина-Медведева и *** только попробуйте не освоить мне этот *** бюджет до нового года, а то нам больше таких денежек не датут, а если нам таких денежек не дадут все чинуши лапу сосать без откатов будут, а я вам за это яйца откручу. В общем штатными яйцекрутами назначаются Республиканский Министр финансов и Ревизионка при Президенте.
И вот, получив такой заряд бодрости под самое любимое место, наши доблестные Главврачи и начальники госучреждений начинают в спешном порядке объявлять аукционы на проведение тех или иных работ, ну скажем строительных работ. Наш *** хренов Минфин не заморачиваясь на том, что хренов доктор ни в зуб ногой не понимает в строительстве, и закладывает им на депозит по нескольку десятков миллионов. Единственные кто понимают хоть что нибудь в проведении госзаказа это ребята с Мин и ГУП ЖКХ они на этом целую собаку съели, потому что с откатов кормятся. Наши доктора подохуевши от таких деньжищ, чувствуют себя хозяевами жизни и просто ленятся нанять нормального юриста для разработки аукционной документации или просто хотя бы посоветоваться с ребятами с ЖКХ. Нет ***, им нужно белый мрамор и кондиционер в ординаторскую, они *** еще не понимают, что вскоре будут утирать друг другу кровавые нюни в приемной ФАС-а, но пока не будем забегать в перед.
В общем проводят они аукцион, по всем правилам хренова Адама Смита, врачи же честные ежики, откатов не берут — им бы главное чтоб светло, тепло и просторно было. А что такое провести честный аукцион на бюджетные деньги? Это целый цирк-шапито. Поясняю почему: в Якутске около 80 строительных компаний, треть если не половина из них шушера, ни чего из себя не представляющая, не имеющая под собой ни техники, ни специалистов, а строительными компаниями они считаются только потому что имеют Свидетельство саморегулируемой организации строителей с перечнем разрешенных видов работ и все ***, больше ничего для участия в аукционе не надо, потому что ст. 35 *** ФЗ-94 больше других требований к засранцам строителям не предъявляет, свободный мать его рынок, равенство *** участников аукциона, видите ли. А то, что эти компании ходят на аукционы лишь ради того чтоб сбить цену или получить от предполагаемого победителя откат наши *** законодатели ну ни *** не подумали. Дальше хуже, скажем у нас в Якутске, строители делятся по национальным признакам: якуты, чеченцы, дагестанцы, армяне и русские, коих малое число. Якуты работают хорошо по дереву, лучше дагов и армян ни кто отделочные работы за короткий срок и небольшую смету сделать не сможет, русские это конечно же электрика и отопление, ну чеченцы это чеченцы — они могут все если им платить нормально. В общем эти товарищи строители между собой не очень ладят: якуты черной завистью завидуют сотым крузерам дагов, чеченцы как мусульмане недолюбливают армян, русские вообще ни кого не любят, но отчаянно пытаются со всеми договориться, армяне вообще интернационалисты но денег на аукционе не упустят. Раньше в светлые и добрые времена было так, что участвуют в аукционе пять или шесть компаний сумма на аукционе ну лимонов десять, за день до проведения аукциона собираются все претенденты и начинают торговаться, кто больше друг другу откат предложит ну обычно это не больше 15% от стартовой суммы аукциона, это 1,5 млн на пятерых по триста штук на рыло, за ни *** собачий, просто за то, что они уйдут с аукциона, а на следующий кто ни будь другой встанет. Вот так то, было когда деревья были большими. А сейчас? 20-25 компаний на те же 10 лимонов, и большая часть строителей, ну кроме тех организаций которые за откатом пришли, на откат не соглашаются, сами понимаете деньги на 25 хреново делятся и мало получается, лучше уж поторговаться на аукционе чем десяткой тыщ мараться. И вот тут на арену выходят клоуны, ***, Карандаши с Куклачовыми…
Начинается борьба за Лот стоимостью те же 10 лимонов. Смысл аукциона в том, что бы выявить строителя-буратину, который сделает работу по минимальной цене. Но *** ни кто же не понимает, что при защите строки бюджета на ремонт, исполнительный и до долбоебизма педантичный сметчик по правилам того же Минфина и Госстроя руководствуется рекомендациями научных институтов скажем Ленинградского гражданпроекта по минимальной стоимости оказанных работ, т.е. соответственно эти десять лимонов и есть минимальная стоимость этих работ. Вообще, думается ну *** проводить тогда аукцион? А *** тут приказ Минфина и Минэкономразвития, и попробуй не подчиниться — архаровцы из общего надзора прокуратуры предписаниями замордуют.
Че то я отвлекся, в общем *** аукцион. Сука, сидят *** побитые жизнью и злобные строители якуты, вальяжные Ары с дагами, пронырливые русские и заросшие чеченцы и ни кто ведь не хочет друг другу уступать. С каждым поднятым номерком цена падает и падает так низко, что аж диву даешься ну какой нормальный человек будет делать работу за пять лимонов, когда она стоит десять — только *** трудоголик-мазохист или полный имбицил. Но у строителей другой коленкор, им семью кормить надо, рабочих работой обеспечивать, зарплату платить и т.д. Хотят схватить работу по любой цене, а потом как ни будь разберемся, думают они, а у горцев может гордость взыграть они вообще до посинения будут торговаться. Закон *** этого не предусмотрел. В общем уходит лот за пять лимонов, хватается за голову победивший строитель, не знает как концы с концами свести, и наш любимый Главврач по совместительству теперь и еще госзаказчик, у него полный *** — не освоение бюджетных средств нарисовалось в размере пяти миллионов рублей! Вот ведь жизнь *** такие фортели выкидывает. Тут находится ушлый перец, обычно либо из Минфина либо из Дирекции единого заказчика и говорит, а вы проведите еще один аукцион, на другие работы, ну скажем на электрику. Ну *** делать, на другое-то деньги не потратишь, шприцы с новыми утками не закупишь, потому что денежки то целевые и запланированы только на кап ремонт. Средства осваивать надо, а то и в самом деле яйца открутят. Объявляют конкурс на электричество. Та же *** происходит на аукционе, не освоение в два с половиной лимона, и выигрывает другая компания, потому что наш Главврач по своей наивности боится, что его признают коррумпированным и что у одного и того же заказчика одна и та же строительная компания выиграть не может. Потом еще один аукцион на замену окон, а там уж, когда не больше 500 тыщ деревянными там уже можно котировками обойтись.
И что получается, на одном объекте работают три или четыре компании голодранцев, и друг другу всячески мешают, стены не облицуешь, пока электрику не провели, окна не поставишь, пока теплотрассу не заменят, деньги у всех закончились на стадии уплаты аванса рабочим и закупке материалов, сроки работ ни кто соблюдать не собирается.
И все вроде бы как честно проведено, ни какой коррупции, и деньги потрачены и строители при работе, но как говорил покойный Черномырдин: «Хотели как лучше, а получилось вот это…» В общем полный ахтунг! Вот тебе и *** Адам Смит в действии.
А ***, еще забыл наш доблестный ФАС (антимонопольщики). Как любой территориальный федеральный орган, любит показать свою власть над республиканскими органами и мелко пакостит госзаказчикам, всяческими нехорошими предписаниями, периодически обвиняя госорганы в коррумпированности дай им только повод. Поводы у них растут прямо пропорционально юридической грамотности строителей, не каждый юрист считается себя докой в строительстве, но каждый *** вшивый строитель считает себя юридическим гением, это в особенности касается якутов-строителей. В природе у нас что ли заложено со всеми спорить…?
Вот прошел аукцион и подает дикий гумункул, который проиграл на аукционе жалобу в УФАС на неправомерные действия госзаказчика, а там сидят юристы… просто юристы они даже объект в эксплуатацию ни разу не пускали, не говоря о знании на зубок строительных норм, ТТК и СНИПов, а руководствуются они чисто пролетарским сознанием и государственной моралью, прямо как Чекисты в 37 году. В Якутии, да и в России вообще очень трудно найти толкового строительного юриста. Ну ладно, в общем эти деятели следят за исполнением ебанного ФЗ-94 который ***, как вы видите изначально идиотский. И не видят они всего процесса подготовки к аукциону, толком не представляют порядок согласования сметы, как финансируется объект, для чего необходимо получение Свидетельства СРО и т.д. В общем ни хрена не профессионалы, чем то мне они общий надзор прокуратуры напоминают, спецы такие же молодые сразу после универа во властные органы, в народном хозяйстве и дня не проработали, пороха не нюхали, цемент не месили и *** с наскоку пытаются решить вопрос о невьебенном капитальном ремонте. Печально, как понос в постели после первой брачной ночи. Надо бы запретить надзирающим органам брать работников сразу с юрфака, хотя на ФАСовскую зарплату только молодняк и ведется, старые юристы по строительству на 30 серебренников не купятся. Ладно *** с ними, ну выиграет госзаказчик спор в ФАСе, ушлый строитель тут же подает в Арбитраж, ну и *** спрашивается нужна была эта канитель в ФАСе если можно было решить все изначально в суде? Дублирующий орган, да даже не дублирующий, а *** знает какой по счету орган. Кто там у нас надзирает и имеет право отменять решения Госзаказчика? Суд общей юрисдикции, так и арбитраж, яйцекруты Минфин и Минэкономразвития (с ними *** поспоришь, кислород сразу перекроют), Правительство РС (Я) в полном составе, курирующее министерство (ну тот же Минздрав), ну куда же мы без прокуратуры… Ну и *** спрашивается ФАС? Если они не пользуются уважением и непоколебимостью их решений у судий, их решения не имеют преюдициального характера и судьями в расчет не принимаются, а все потому, что не профессионалы. Вот вам первые кандидаты на сокращение бюрократического аппарата?
Блять, а ведь в нормальных субъектах давно существуют профессиональные Дирекции единого заказчика, которые работают в упряжке с ФАС и главврачи там голову себе не ломают, кроме того, как больного вылечить. Вон Кемеровская область как выкрутилась, все чин чинарем… Аман молодец нах, пусть и коммунист. Или вообще передают деньги на реконструкцию во вклады к частным компаниям и проводят конкурсы минуя *** ФЗ-94, пусть будет коррупция но не в 50% же процентов от стоимости как это происходит сейчас при «честной» борьбе. Не научились мы обходить тупые законы, все от лености и нежелания учиться.
А вообще бы хорошо специалистам где нибудь в Минэкономразвития почитать умных людей и понять что дикий рынок в государственном заказе ни к чему хорошему не приведет. Вот щас допишу и отправлю я это письмо к Юльке пусть посмеется над нашими художествами, а может еще и своему министру идейку подкинет и мы наконец дождемся изменений в ФЗ-94 и отменим хреновы аукционы, её послушают она ж целый кандидат наук.
А мое предложение простое, отдайте заказы ДЕЗам, отменить аукционы, а конкурсы проводить среди профильных саморегулируемых организаций (СРО), например на электрику в СРО электриков, на строительство в СРО строителей и т.д. А то у нас чего-то много развелось организаций, которые на бумаге могут все, а на деле и по шляпке гвоздя молотком не попадут. А чтоб престиж ФАСа поднять ставьте на начальников отделов отставных судей с арбитража, вот тогда и будет вам честь и хвала.
Вот такой вот вам мой крик юридической души, а за одно и бесплатная косультация-ликбез по госзаказу!
P.S. Самое смешное что после нового года будут введены в практику электронные аукционы через Интернет, вот это будет точно полный ***!!! Наверное напишу продолжение этого сообщения, о том как я осваивал этот диковинный вид торгов и давал письменные пояснения строителям где у компьютера кнопка «павер».

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

ИА ГАРАНТ

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

поддерживают позицию налоговых органов (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29, ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1);

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим