Уничтожение бухгалтерских документов
Содержание
Ответственность за хранение бухгалтерских документов в организации
Как зеницу ока
-
631
Руководитель каждой организации должен понимать, что именно на него ложится ответственность за хранение бухгалтерских документов в организации. Но где должны быть размещены такие бумаги, и какие правила существуют на этот счет в современном российском законодательстве? Эти вопросы мы и рассмотрим в нашей статье.
Нормативная база
В Федеральном законе о бухгалтерском учете, а если быть точным, то в ст. 29 рассказывается о том, как следует правильно хранить документацию. Здесь сказано, что бухгалтерские отчетности не должны быть уничтожены до тех пор, пока не выйдет их срок хранения. Срок для разных бумаг разный, но есть минимальный порог, который составляет пять лет. Субъект экономической деятельности обязан следить за безопасностью документации и не допускать ее утери, а также внесения в нее каких-либо изменений.
Ответственность за сохранность бухгалтерских документов так или иначе несет руководитель компании.
Документы условно можно поделить на две большие группы:
- Первичные.
- Учетные.
Первая группа представляет наибольшую ценность, потому что в нее входят бумаги, которые приходят в организацию от государственных органов и партнеров. Бухгалтерский учет ведется как раз на основании такой документации. Это договоры, счета-фактуры, акты, накладные.
Налоговые декларации и балансы должны храниться бессрочно.
Где хранить
Хранить всю бухгалтерскую документацию предприятие должно в специально отведенном для этого месте, архиве. Под него обычно выделяют небольшую комнату без окон, которую заставляют стеллажами и глухими шкафами. Если у помещения имеются окна, то их завешивают шторами или жалюзи, чтобы уличный свет не проникал в комнату. Если архив расположен на первом этаже, чтобы уберечь важные бумаги от кражи, на окна устанавливают металлические решетки.
Бланки строгой отчетности принято хранить в сейфах или запирающихся на ключ помещениях. Архивом должен заведовать отдельный сотрудник, который и отвечает за сохранность всех бумаг.
Как правило, ответственность за сохранность и безопасность бухгалтерской документации несет лично руководитель компании. Именно с него будут спрашивать представители контролирующих государственных органов, в случае утери документации или ее отсутствия. Экономический субъект при этом несет персональную ответственность. В ст. 23 действующего Налогового кодекса говорится, что обязанность по сохранению отчетов лежит на самом налогоплательщике, будь он физическим лицом или коммерческой организацией.
Ответственность за нарушение правил хранения
Если обнаружится отсутствие каких-то бухгалтерских бумаг, то данное нарушение, согласно ст. 120 НК РФ, повлечет за собой наложение на нарушителя штрафа в размере 10 тысяч рублей. Если же такое нарушение наблюдается за несколько налоговых периодов, то размер штрафа будет увеличен до 30 тысяч рублей.
При грубых нарушениях вступить в силу может и Уголовный кодекс РФ, а если конкретнее, то его ст. 325. К таким нарушениям относится хищение и намеренное повреждение документации. В качестве наказания – штраф до 200 тыс. рублей и, возможно, лишение свободы на срок до одного года.
Бухгалтерские документы должны храниться в архиве. В этом отдельном помещении расположены закрытого типа шкафы, сейфы и стеллажи, на которых и размещаются папки и подшивки. Такое хранение предусмотрено для бланков строгой отчетности. Остальные же официальные бумаги позволительно размещать в простых шкафах или даже на полках в любом месте.
В постановлении Правительства России № 359 указаны эти требования.
На вопрос, кто отвечает за хранение бухгалтерских документов, можно дать однозначный ответ – руководитель компании. Контролирующие органы будут спрашивать с него, если нужной документации у фирмы не окажется. А за нарушение сроков хранения предусмотрена ответственность, как административного характера, так и уголовного.
Организация и ответственность за хранение и уничтожение документов
|
|
Хранение и уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки и штрафы при нарушении закона
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 27 мая 2014 г. 13:15 E-mail Архив
ГК «Делис Архив»
С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете», который регламентирует правила хранения бухгалтерских документов. Однако это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы правильно определить порядок и сроки хранения финансовой документации, важно также учитывать требования архивного и налогового законодательства, а также возможные санкции КоАП, наступающие в результате несоблюдения правил хранения и уничтожения документов.
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права, поскольку управление бухгалтерскими документами связано как с налоговым законодательством, так и частными положениями архивного закона Российской Федерации. Среди основных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить:
-
Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.
-
Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.;
-
Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.
Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 г.
Не стоит забывать о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, однако эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (см. ст. 29). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, содержится аналогичное требование.
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов. Данная норма должна быть соблюдена индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения, если другие сроки хранения документов не предусмотрены российским законодательством.
Юридические лица (открытые и закрытые акционерные общества) должны обеспечить сохранность документов, которые образуются в их деятельности, согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. Для обществ с ограниченной ответственностью такое требование установлено Федеральным законом от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», к архивным документам относятся все документов безотносительно к виду носителя (см. ст. 5). Таким образом, архивный сотрудник (или бухгалтер) обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.
Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов.
Способы хранения бухгалтерских документов
Для того чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов – в своем архиве или на территории специализированно архивной компании.
Организация собственного архива
В том случае если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то согласно законодательству под архив необходимо выделить отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), а также системами безопасности и климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.
Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:
-
Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В обратном случае важнейшие документы организации рискуют выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.
-
В целях предотвращения рисков несанкционированного доступа на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах, на входе можно установить металлическую дверь.
-
Номенклатура дел – это то, что позволит сэкономить сотрудникам организации время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, должна храниться непосредственно в архиве организации.
Внимание! Не допускается выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан, если на то есть разрешение главного бухгалтера.
Внеофисное хранение бухгалтерских документов
Сегодня на рынке архивных услуг представлен сервис внеофисного хранения документов, при котором функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. В отличие от собственного архива, который, как правило, находится в запущенном состоянии, профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием с соблюдением всех требований архивного законодательства.
К внеофисному хранению документов обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). Но, пожалуй, главное преимущество, которое делает внеофисное хранение более предпочтительным для самого бухгалтера, – это снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (поиск, копирование и т.п.) специалистам архивной компании.
Выбор способа хранения бухгалтерских документов во многом определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.
Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов
Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки или визита налоговой инспекции организация понесет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит главный бухгалтер.
Ответственность за невыполнение требований к хранению бухгалтерских документов может быть как административной, так и налоговой. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб. может быть назначен за несоблюдение архивных требований (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а за грубое нарушение правил бухгалтерского учета, если по причине отсутствия документов в конечном итоге было искажено содержание бухгалтерской отчетности, предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц от 2000 до 3000 руб. (см. ст. 15.11 КоАП).
В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора.
Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов. Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты.
Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб.
Уничтожение бухгалтерских документов
Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.
Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.
При ликвидации компании (негосударственной организации) необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Следует отметить, что, если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после подписания руководителем.
После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке. В акте должны присутствовать все реквизиты, признанные обязательными Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Общая процедура уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.
Внимание! Документы могут быть уничтожены только при условии проведения за указанный период инвентаризации. В том случае если период не был обревизован, проводить уничтожение нельзя. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.
Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов, целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут составлены согласно требованиям архивного законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения, равно как и их утрата, влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
пора учиться!
- 15 января 2019 / Интернет «Международные стандарты в аудите», Квалификация «Специалист по международным стандартам в аудите» (IAPBE)
- 22 января 2019 / Интернет Налогообложение Российской Федерации
- 25 января 2019 / Интернет Дробление бизнеса: правовые проблемы, защита от претензий налоговых органов
- 29 января 2019 / Интернет Сертифицированный главный бухгалтер по МСФО (IAB). Январский набор
- 29 января 2019 / Интернет Как читать управленческую отчетность. Бесплатный вебинар.
- 06 февраля 2019 / Интернет Валютное регулирование и валютный контроль в РФ с учетом последних изменений законодательства
- 11 февраля 2019 / Интернет Недобросовестные поставщики: как сохранить налоговые вычеты и не допустить нарушения законов
- 13 февраля 2019 / Интернет «Система управления бизнес-проектами», Квалификация «Project management» (IAPBE)
- 13 марта 2019 / Интернет Программа CIMA “Управление эффективностью операций”. Уровень Р1 (подготовка к майской сессии 2018 г.)
- 14 января 2019 / Санкт-Петербург Профессиональный внутренний аудитор: современная организация, управление и методическое обеспечение (по программе профессионального стандарта «Специалист по внутреннему контролю» 5 уровень)
- 15 января 2019 / Москва Курс обучения “IPFM:МСФО.Базис”
- 15 января 2019 / Санкт-Петербург Последние изменения в международных стандартах финансовой отчетности (МСФО)
Ещё семинары и курсы
Добавить комментарий