Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами — это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

• они отличались определенным лимитом топлива;
• при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
• на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта — новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

• Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
• Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
• Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
• Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
• При оформлении большего лимита действуют скидки;
• Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
• Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами. Читайте также статью: → «Порядок учета нормируемых расходов на предприятии»

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени — день, неделю, месяц).
2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

• Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
• Создать личный кабинет.
• Определиться с параметрами договора:

1. установить лимит на количество топлива;
2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто — так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
3. выбрать марку бензина.

• Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете «Прочие расходы», а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

• Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
• ФИО водителя, его личная подпись;
• Дата выдачи топливной карты водителю;
• Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

• нормативный расход;
• фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

• о пробеге машины;
• о марке и номере авто;
• о количестве топлива, выданного по топливной карте;
• остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
• сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
• заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 «Материалы» по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты — тогда к счету 10 открываются субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». Читайте также статью: → «Учет машинно-тракторного парка»

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
На день денежного расчета осуществляется проводка:
Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной)	10 с/сч «ГСМ в резервуарах поставщика»	60
По мере фактического отпуска ГСМ:
Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС)	10 с/сч «ГСМ в бензобаках автомобилей»	10 с/сч «ГСМ в резервуарах поставщика»

Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Оприходованы горюче-смазочные материалы	10-3	60

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу)	20 (23, 26, 44…)	10-3

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

• материально-производственные расходы;
• затраты на содержание автотранспорта;
• другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

• была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
• с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
• топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

• правила его расчета;
• показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
• размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ — необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы». Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам. Читайте также статью: → «Особенности налогового и бухгалтерского учета в транспортной компании»

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

• на счет учета затрат списывается в рамках норм;
• на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
• на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 «Денежные документы». В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт — по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

• первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
• вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт	● 120105510 ● 1302022830	● 1302022730 ● 120101610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям	120822560	120105610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой	110503340	120822660	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой	110503340	120822660	5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы	140101222 (или 140101272)	110503440	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия	110601310	110503440	5450 руб.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ — ОТКМ,

где:

ТС — топливо на списание (в литрах),

ОТВ — остатки топлива при выезде машины,

ТБ — топливо в баке машины,

ОТКМ — остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

• 07 — 180 л на 2700 руб. (НДС — 412 руб.);
• 07 — 200 л на 3000 руб. (НДС — 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

• счет-фактуру;
• акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
• отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта	60	51	118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты	44	60	100 (118 — 18)
Отражен НДС с цены карты	19	60	18
Учтена карта	015 «Топливные карты»	—	118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте	68 с/сч «Расчеты по НДС»	19	18
на 30.06
Перечислен аванс	60 с/сч «Авансы выданные»	51	5900
на 03.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2288 (180 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС)	10-3	60	2542 (200 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС	19	60	458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс	60	60 с/сч «Авансы выданные»	5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре)	68 с/сч «Расчеты по НДС»	19	870 (412 + 458)

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

• Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
• Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН «Доходы минус расходы» имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН «Доходы» (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН — их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД — вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01	О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ	О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»	О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р)	О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н)	Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ	О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: В чем различие для бухгалтерского учета между расчетом за бензин литровой и денежной топливной картой?

Ответ: В бухгалтерском учете для литровых топливных карт стоимость топлива определяется по цене приобретения, а для рублевых топливных карт — по стоимости ГСМ, актуальной на день заправки транспорта.

Вопрос № 2: Какие статьи расходов можно отнести к затратам предприятия на ГСМ?

Ответ: Топливо приходуется по фактической стоимости. К затратам на ГСМ относятся:

• доставка топлива,
• расходы на содержание заготовительно-складского подразделения (если ГСМ куплено на средства от предпринимательской деятельности),
• деньги, уплаченные за услуги по доставке ГСМ (если сумма не включена в стоимость).

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Для чего нужны топливные карты?

Главная > Вопросы и ответы > Для чего нужны топливные карты?

Современные заправочные станции часто работают с предприятиями по безналичному расчету. В качестве документов, подтверждающих право на получение бензина, водителям в компаниях выдаются талоны или карты на топливо.

Топливные талоны – это бумажные или пластиковые карточки без чипов или магнитных полос, на которых напечатан их номинал – количество бензина, которое может быть по ним выдано. После заправки по талону он изымается оператором и передается в бухгалтерию топливной компании, где происходит учет.

Что значит топливная карта?

Топливная карта – еще один способ безналичного расчета за топливо. На этих пластиковых документах есть магнитная полоса или микрочип. На нем хранится информация о количестве предоплаченного топлива или лимитах на отпуск определенных сортов горючего. Такие карточки предназначены для многоразового использования, а пополняются они при каждом перечислении предприятием денежных средств на расчетный счет компании «РусПетрол».

Либо на топливных картах хранится информация о лимитах нефтепродуктов, доступных к отпуску на АЗС за определенный период. А средства компании лежат на счету покупателя у компании «РусПетрол». Возможность заправки будет доступна до достижения неснижаемого остатка на счету покупателя. Такая топливная карта дает возможность в любое время контролировать остаток топлива, пропуская ее через специальный терминал. После заправки по топливной карте оператор станции выдает чек, который подтверждает факт совершения операции и отображает количество залитого в бак и остатка горючего.

Основные преимущества

Карты на бензин являются самым эффективным инструментом контроля расхода горючего на предприятии.

В отличие от талонов и расчета наличными, они обладают рядом преимуществ:

• заправка качественным топливом в сети брендовых АЗС;
• экономия денежных средств;
• мониторинг автотранспорта;
• возможность отслеживать все действия по карте онлайн в личном кабинете;
• подробные ежемесячные отчеты с указанием места и времени каждой заправки, а также количеством купленного топлива;
• оптимизация затрат;
• исключение возможности мошенничества со стороны недобросовестных водителей;
• скидки на сопутствующие услуги.

Схема работы с топливными талонами очень проста – если планируется поездка в командировку или транспортное средство должно выполнить определенную работу, предварительно рассчитывается необходимое количество горючего. Для предприятий, на которых автомобильный транспорт работает каждый день, более удобно работать по топливным картам. В этом случае бухгалтерия предприятия производит расчет среднего месячного расхода горючего для каждого автомобиля, а руководитель издает приказ об установлении лимита на заправку для каждого автомобиля. Водители получают карты на топливо и, в рамках общей суммы денежных средств на счету компании, могут заправить горючее только в пределах установленного лимита (в сутки, неделю либо в месяц).

Для отчета перед бухгалтерией водители берут у операторов АЗС чеки при каждой заправке, а компания-поставщик формирует отчетные документы (акты, счета-фактуры) и общий отчет по выборке топлива за месяц. Электронные версии документов доступны на сайте компании «РусПетрол» в кабинете клиента.

Карты на топливо и талоны на бензин – эффективный инструмент для осуществления контроля расхода горючего на предприятии, а также оптимизации затрат на работу автотранспорта.

Карта АЗСАрхив:

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Обратите внимание

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ

У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2018 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2018 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10   Кредит 60
— 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;

Дебет 19   Кредит 60
— 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 60   Кредит 51
— 700 руб. – перечислена оплата поставщику;

Дебет 68   Кредит 19
— 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;

Дебет 20 (25,26 и т. д.)   Кредит 10
— 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;

Дебет 012
— 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);

Дебет 60 аванс   Кредит 51
— 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Журнал «Расчет» Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании. Заказать журнал

Подпишись на рассылку вчера в 13:11

Налог на прибыль: новые поправки в ПБУ 18/02

вчера в 11:41

Доплаты к заработной плате: кому, сколько и когда

вчера в 10:10