Как связаны между собой управленческий учет и учет персонала и в чем роль учета персонала на предприятии?

Управленческий учет — это система сбора и анализа информации о ключевых подсистемах жизнедеятельности фирмы. Управленческие отчеты необходимы руководству, чтобы оперативно реагировать на происходящие изменения как внутри компании, так и во внешней среде.

Такие отчеты, как правило, содержат различные показатели как экономического или финансового плана, так и какие-либо качественные значения, характеризующие, к примеру, изменения в налоговой системе страны (возрастание налогового бремени, возможность применения льгот и т. д.).

Для осуществления корректного управленческого учета принципы его ведения закрепляются в специальной учетной политике. Об этом см. в статье «Учетная политика для целей управленческого учета».

ссылку вставить после опубликования статьи на сайте

Учет персонала в фирме направлен на выполнение следующих задач:

• отслеживать корректность использования специалистами рабочих часов;
• контролировать следование практики фирмы штатному расписанию (т. е. следить, чтобы все должности и зарплаты работников соответствовали штатному расписанию и др.);
• следить за корректностью расчетов фирмы с персоналом, а также с налоговыми органами и фондами на предмет своевременного исполнения налоговых обязательств и обязательств по социальному страхованию работников.

Как видно из приведенных задач, основная задача учета персонала — следить за правильностью и своевременностью отражения изменений, происходящих в подсистеме функционирования компании.

Поэтому данные о расчетах с работниками, использовании фонда оплаты труда, следовании штатному расписанию и о движениях трудовых ресурсов так важны при подготовке сведений о положении дел в отделе, департаменте или фирме в целом. Другими словами, эти данные выступают в качестве основы при подготовке некоторых управленческих отчетов.

Что важно помнить, чтобы корректно вести учет персонала?

При ведении учета персонала важно помнить, прежде всего, что каждый факт, происходящий в системе трудовых ресурсов, должен быть задокументирован. А именно: при приеме в штат работника (или увольнении) фирма должна сформировать приказ, после чего на каждого специалиста следует завести личное дело.

В таком личном деле фиксируется следующее:

• состав (опись) документов на специалиста (о приеме на работу, назначении на должность, переводе, отпуске и т. д.);

Об этом см. в статье «Опись документов в личном деле работника — образец».

• анкета по учету кадров и дополнения к ней;
• в некоторых случаях — автобиография;
• копии документов, подтверждающих уровень образования специалиста (в том числе сертификаты о завершении различных курсов, повышении квалификации и т. д.);
• характеристики с предыдущих мест работы или письменные рекомендации;
• некоторые иные сведения (к примеру, о наличии научных публикаций).

Кроме того, по каждому специалисту фирма ведет такие учетные документы, как табель учета рабочих часов, табель расчета зарплаты, расчетные ведомости и т. д.

Таким образом, посредством фиксации в специальных формах актуальной информации о самих специалистах, расчетах по зарплате с ними и пр. фирма получает достоверную базу данных для формирования некоторых управленческих отчетов для руководителей, чтобы те, в свою очередь, оперативно принимали эффективные решения.

Например, если в отчетах будет указана большая и длительная задолженность по зарплате, то необходимо срочно исправлять ситуацию (в качестве варианта взять кредит на погашение такой задолженности), иначе эффективность труда на производстве существенно снизится.

Итоги

Учет персонала выступает базой, на которой фирма может составлять отчеты, показывающие руководителям подразделений актуальную и полную картину функционирования подведомственных департаментов/отделов. Но для этого важно обеспечить наличие всех необходимых первичных документов (приказов по сотрудникам, распоряжений, копий документов, содержащих личную информацию и т. д.).

В подсистеме управленческого учета кадров выполняются такие функции:

• учет движения персонала предприятия (прием, перемещение, увольнение);
• учет присутствия/отсутствия на работе с указанием причин.

Общие принципы

Чтобы рассчитывать заработную плату в управленческом учете необходимо учитывать только функции кадрового учета, которые обеспечивают учет движения персонала (прием, увольнение, перемещение).

Для рассматриваемого учета работник должен занимать единственное рабочее место. Штатное расписание здесь называют кадровым планом. Его ведение это функция управления персоналом, которая решает задачи набора персонала. В кадровом плане не предусмотрен контроль наличия вакансий для работников, оформленных документами, которые отображают движение этих работников. Но чтоб обозначить занятые и вакантные места в отчетности по управлению персоналом используют механизм, который основан на данных о движении кадров из регистра накопления «Занятые рабочие места». Из него по конкретному рабочему месту (подразделение + должность) можно узнать занимаемые и освобождаемые ставки при приеме на работу, увольнении и кадровом перемещении. Кроме того, если в документе «Отсутствие на работе» установить флаг «Освобождать ставку», то при долгом отсутствии работника можно временно освободить ставку.

Д. «Отсутствие на работе» в регистре сведений «Состояние работников» фиксирует время отсутствия на работе, благодаря чему ведется учет занятости персонала. Такой подход позволяет планировать и контролировать кадровые события (возврат из отпуска и др). Кадровый учет присутствия/отсутствия сотрудника на работе служит целям оперативного учета и не влияет на учет времени для расчета зарплаты.

Учет персонала предприятия

Список сотрудников предприятия хранится в регистре сведений «Работники» и может быть дополнен только такими документами:

• «Прием на работу»;
• «Кадровое перемещение»;
• «Увольнение».

Сведения о том, какой сотрудник, где и на каком должности работает в определенный момент времени можно узнать из отчета «Списки работников компании». Д. «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» вносятся условия оплаты труда.

Прием на работу

в «ЗУП» выполняется д. «Прием на работу». При этом устанавливается:

• подразделение и должность работника;
• график работы;
• способ отражения начислений в составе управленческих затрат, необходимость считать регламентированную зарплату работника управленческой;
• все периодические персональные начисления и удержания.

Напомним, что в данном учете сотрудник занимает только одну должность. Реквизит «Подразделение» заполняется из спр. «Подразделения», а «Должность» — из спр. «Должности организаций».

Д. «Прием на работу» можно заполнить сотрудниками принятыми в определенный период. При заполнении таб. части «Работники» вручную, значение реквизита «Работник» заполняется из спр. «Сотрудники организаций». Потому, если новый работник не оформляется на работу ни в одну из организаций, то нужно создать элемент спр. «Сотрудники организаций», с реквизитом «Вид договора» — «Без договора».

Флаг «Учитывать начисления по организации» ставят для сотрудников, регламентированную зарплату которых принимают и как управленческую.

Условия оплаты труда можно заполнить автоматически, если для управленческого учета созданы схемы мотиваций для указанного рабочего места или должности.

Учет испытательного срока

основан на фиксации данных в регистре сведений «Состояние работников на испытательном сроке». Для целей управленческого учета он ведется если в обработке «Кадровое планирование» установлен режим кадрового планирования «По центрам ответственности», иначе учитывается в регламентированном учете.

Чтобы отразить, что работник принят на работу с испытательным сроком, в д. «Прием на работу» нужно:

• в реквизите «Испытательный срок» указать «С испытательным сроком»;
• в реквизите «По» установить дату окончания испытательного срока;
• в реквизите «Напомнить» установить флаг.

Только тогда можно:

• проанализировать список сотрудников на испытательном сроке из регистра сведений «Состояние работников на испытательном сроке»;
• создать и провести д. «Результат испытательного срока», в котором указать решение по результатам испытательного срока:
  • Положительный — работник испытательный срок прошел успешно и остается работать в организации;
  • Продлен — положение работника не меняется;
  • Отрицательный — работник не прошел испытательный срок. Об этом создается запись в регистре сведений «Состояние работников на испытательном сроке» и «Намеченные события по персоналу». В этом случае на основании д. «Результат испытательного срока» или обработкой «Показ намеченных событий по персоналу (Запланированные кадровые перестановки)» создается д. «Увольнение».

При отсутствии флага «Напомнить» в д. «Прием на работу» после окончания испытательного срока работник считается уволенным.

Если режим кадрового планирования – «По структуре юридических лиц», то испытательный срок учитывается в регламентированном учете, а в управленческом на дату окончания испытательного срока планируется напоминание об увольнении сотрудника при не прохождении испытательного срока (установлен флаг «Напомнить»). Д. «Увольнение» можно создать обработкой «Показ намеченных событий по персоналу».

Изменение данных о работнике

Кадровое перемещение

Д. «Кадровое перемещение» фиксирует изменения данных о работающем сотруднике.

В его таб. части «Работники» старое место работы заполняется автоматически, а пользователем указывается новое место работы и график работы. Изменения вступают в силу с даты «С». При изменении условий оплаты труда данные изменения вносятся на закладку «Начисления». Изменение действующих видов расчета фиксируется в графе «Действия»:

• «Начать» — вводится новое начисление. Если одно начисление заменяют на другое, то н указать начало нового начисления, предыдущее прекращать не надо;
• «Изменить» — меняется размер начисления;
• «Не изменять» — начисление действует в прежнем размере;
• «Прекратить» — действие начисления прекращается.

Для работников, которые перемешаются на время, можно указать предполагаемые даты возврата на «старое» место работы (видимость «По» и «Напомнить» включается при настройке списка табличной части). Тут есть два варианта отражения в учете:

• флаг «Напомнить» сброшен – с установленной даты работник работает на «старом» месте;
• флаг «Напомнить» установлен – на прежнее место работы производится перевод работника документом «Кадровое перемещение», который можно создать обработкой «Показ намеченных событий по персоналу».

Изменение данных об оплате труда

Если работнику нужно повысить оклад или назначить новое начисление, то необходимо создать д. «Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях работников». Этот документ фиксирует изменение действующих видов расчета, указанием в графе «Действие» необходимого варианта. Документ можно создать автоматически обработкой утверждения вида схемы мотивации.

Поощрение

в информационной базе фиксируется д. «Поощрение взыскание», который не формирует движений.

Все виды поощрений и взысканий находятся в спр. «Виды поощрений и взысканий», который един и для управленческого, и для регламентированного учетов.

Увольнение

регистрирует д. «Увольнение». В этом случае отменяются все начисления и удержания сотрудника. Последний рабочий день – это дата увольнения.

Причины увольнения составляет пользователь и записывает в спр. «Причины увольнения из компании».

Отчетность по персоналу

Информацию о работниках предприятия можно проанализировать отчетами:

• «Списки работников компании» — показывает кто, где и на какой должности работает в текущий момент времени;
• «Движение работников» — отражает статистику о приеме на работу, перемещении и увольнении работников в разрезе подразделений за указанный период.
• «Коэффициент текучести кадров» — предоставляет данные о средней численности работников по подразделениям и должностям и относительные размеры высвобожденных ставок вследствие увольнения работников по данным управленческого кадрового учета. Коэффициент текучести кадров – это отношение, выраженное в процентах, количества уволенных сотрудников за период к среднесписочной ставке работников за тот же период;

• «Статистика кадров предприятия» — предоставляет количественные данные, которые характеризуют состав работников предприятия (половозрастной состав, количество детей и пр.);
• «Штатная расстановка» — показывает какие штатные единицы, какой работник занимает в разрезе подразделений и должностей.

Кадровый учет занятости работников предприятия

Учет занятости персонала не отражается на расчете заработной платы. Данный учет основан на фиксации информации о времени отсутствия сотрудника на работе. Эта информация в базу вносится документом «Отсутствие на работе».

Указанный выше документ наряду с д-ми «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» могут регистрировать временные изменения. Для чего в них флаг «Напомнить». Если кадровые документы регистрируются в системе при первом событии, а дата второго события еще не наступила, то устанавливают флаг «Напомнить». Второе событие только «запланированное» и его нужно будет отдельно подтвердить. Такой подход существует для планирования и контроля кадровых событий (возврат из отпуска и др.). Для этого также предусмотрена обработка «Показ намеченных событий по персоналу».

Таким образом, регистрация факта возврата работника предприятия может осуществляться такими способами:

• указанием даты завершения «временного» события (флаг «Напомнить» сброшен) в д. «Отсутствие на работе». Тогда один документ служит для регистрации обоих событий, а дата выхода на работу это следующая за датой из реквизита «По». Такой вариант возможен при возврате в запланированное время;
• созданием д. «Возврат на работу». Дата выхода на работу указывается в документе. Документ создается вручную или автоматически, обработкой «Показ намеченных событий по персоналу».

Необходимо ли внедрение системы?

Для любой организации, нацеленной на эффективную и долгосрочную деятельность, ответ на данный вопрос будет такой: да, внедрение системы необходимо. Какой же базис создает учет человеческих ресурсов? Кадровый подсчет обеспечивает:

• тотальный мониторинг кадровых процессов, происходящих в рамках организации;
• четкое понимание уровня интеллектуального потенциала компании;
• грамотный анализ реализации кадровой политики;
• верную оценку необходимости совершенствования стратегии управления кадрами;
• возможность правильного расчета потребности организации в кадровых ресурсах;
• более умный управленческий пул решений, принимаемых в отношении формирования кадровой политики, работы предприятия в целом.

Все указанные компоненты формируют основу для того, чтобы организация стабильно функционировала в долгосрочном формате.

Какие еще стратегические задачи способна решить модель кадрового калькулирования? Она, что весьма значимо, помогает осуществлять такой документооборот по каждому сотруднику предприятия, который полностью соответствует требованиям законодательства. То есть кадровая статистика помогает организации в соблюдении действующих регламентов.

Соблюдение ТК РФ

Здесь нужно заметить, что на организацию любой формы собственности, численного состава (независимо от специфики деятельности) закон накладывает обязанность вести учет персонала. Данное требование регламентировано Трудовым кодексом Российской федерации.

Если говорить более конкретно, то учет человеческого потенциала дает возможность качественно формировать документацию на каждого работника, правильно вносить в нее соответствующие изменения. А эти обязанности, следует подчеркнуть, входят в разряд основных, вменяемых законом хозяйствующим субъектам.

Как показывает практика, учетная кадровая работа направлена на достижение обширного числа целей. Так, не менее значимыми компонентами целеполагания в данном случае являются:

• сопровождение трудовых отношений в цепочке работодатель-работник (начиная от приема на вакантное место до увольнения);
• защита интересов участников трудовых отношений в суде (при возможном возникновении споров);
• фактическое подтверждение расходов организации на персонал;
• предоставление данных для назначения в перспективе пенсии сотрудников;
• основание для оплаты времени болезни работника, назначения и выплаты соответствующих пособий.

Специфика системы учета персонала

В первую очередь важно сказать о том, что она реализуется комплексно. И содержит в себе следующие основные составляющие.

Первая связана с четкой градацией сотрудников.

В зависимости от сферы деятельности предприятия персонал подразделяется на производственный и непроизводственный.

Все сотрудники различаются, кроме этого, по категориям: рабочие, руководители, специалисты, служащие.

Работники включаются в списочный и несписочный состав. Относительно первого варианта, вносятся все сотрудники, работающие на постоянной основе, сезонный персонал, «временщики». Не входят в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Для осуществления учета кадрового капитала следует использовать специальные формы первичных учетных документов:

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Он составляется представителями отдела кадров или другими уполномоченными лицами (на каждого сотрудника).
2. Трудовой договор (контракт). Представляет собой соглашение между работником и работодателем. Согласно данному документу, сотрудник должен выполнять работу по определенной специальности, в конкретной должности; работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать безопасные условия труда.
3. Личная карточка. Она ведется в отношении каждого сотрудника предприятия. Здесь консолидированы основные сведения о работнике.
4. Приказ (распоряжение) о переводе на другую должность (в иное подразделение компании). Указанный документ обязательно составляется сотрудниками кадровой службы в двух экземплярах. Один необходим непосредственно для отдела кадров, другой — для бухгалтерии.
5. Приказ (или распоряжение) о предоставлении отпуска. Здесь все понятно: документ необходим для оформления очередного и другого вида отпусков. В нем содержится информация, необходимая для расчета отпускных выплат).
6. Лицевой счет. Он открывается персонально на каждого сотрудника (работниками бухгалтерии). Здесь фиксируются данные для расчета выплат. Кроме того, указаны все виды начислений и удержаний (в разрезе каждого месяца).
7. Приказ-распоряжение о прекращении трудового договора. Рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в двух экземплярах, визируется руководителем подразделения и предприятия. Он должен содержать информацию о причине и основании для увольнения, номер и дату соответствующего постановления. В этом приказе фиксируется расчет по начисленным и удержанным суммам, указываются данные об имущественных ценностях.

Высокие технологии

Как видим, калькуляция кадров — это весьма масштабный и трудоемкий процесс. Именно поэтому многие прогрессивные руководители успешно решают вопрос с автоматизацией процессов учета кадров. И внедряют в рамках своих предприятий такое новшество, как программа автоматизированного оборота документов. Каковы плюсы данной программы? Их немало, это, прежде всего:

• максимальное упорядочение профильной информации о работниках;
• простота ведения и отслеживания истории изменений каждого реквизита;
• мобильность и легкость реализации процессов создания документов по учету персонала;
• гармонизация системы учета с высокими стандартами делопроизводства;
• возможность составлять отчетные документы без привлечения сторонней помощи (программиста).

Сегодня на рынке представлено большое число программ, функционирующих в данной области. Наиболее удобные из них содержат уже готовые шаблоны для оформления любых документов. Причем не просто стандартизированные формы, а абсолютно готовые приказы с прописанными формулировками.

Рассматривайте требования закона как дополнительный механизм повышения качества деятельности.

Немалое число руководителей воспринимают необходимость ведения кадрового учета как некую повинность, навязанную нормативно-законодательной базой. Более того, топ-менеджеры стремятся экономить на реализации этого значимого направления деятельности, расценивая затраты на учет человеческих ресурсов как излишние и нецелесообразные.

Данное видение вопроса, безусловно, является неверным. Кадровый мониторинг, сопряженный с проводимыми учетными мероприятиями, является хорошим инструментом для модернизации кадрового менеджмента, повышения качества и производственной (основной) деятельности, обеспечения успешного развития бизнеса.