Как при УСН учесть расходы на оборудование офиса

Без офисных принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается. Многие организации всё больше денежных средств направляют на офисный интерьер: это и дорогостоящая техника и мебель, аквариумы. Немаловажную роль играет и такая мелочь, как канцелярские принадлежности. Мы расскажем о том, как данные расходы учитывать организациям, применяющим УСН.
Экономическая обоснованность
На сегодняшний день всё больше компаний переходят на электронный документооборот, но не теряют значение в бухгалтерии и других отделах ручки, бумага, файлы. В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Данные расходы можно учесть сразу по двум позициям закрытого перечня расходов.
Во-первых, канцтовары можно рассматривать как материалы, используемые для хозяйственных нужд (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 и пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Во-вторых, для учета канцтоваров есть «самостоятельный» пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом никаких особенностей для списания канцтоваров в Налоговом кодексе РФ не предусмотрено.
Канцелярскую «мелочёвку» без труда можно учесть при упрощенке. Но возникнуть ли здесь трудности с документальным оформлением? Тем более часто предметы канцелярии приобретаются через подотчетное лицо. Обычно подтверждающими документами выступают чек ККТ и товарный чек с указанием наименования товара «канцтовары» и общей стоимостью. Не возникнут ли претензии со стороны налоговых органов? Не возникнут. Суды здесь на стороне налогоплательщика (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 по делу № А55-14012/05-32). Правда, расписать весь ассортимент купленных товаров в данном случае потребуется. Здесь на помощь налогоплательщику придет «Расшифровка к товарному чеку». Расшифровку можно прикладывать к авансовому отчету. Она, по сути, выступает аналогом накладной, которую продавцы выписывают оптовым покупателям.
Расходы на канцтовары можно учесть по одному из указанных выше оснований. Правила списания от этого не зависят.
Как правило, офисная техника стоит недорого. Но в настоящее время дорогостоящий компьютер не является роскошью для большинства компаний. При упрощенке затраты учитываются в том случае, если они документально подтверждены. Поэтому, покупая, к примеру, дорогостоящий компьютер, придется доказать налоговой инспекции, что именно такой компьютер (с дорогой видеокартой, определенными функциями) будет необходим для обеспечения жизнедеятельности предприятия.
Прежде чем покупать дорогостоящую офисную технику, подумайте, сможете ли вы подтвердить обоснованность предстоящих расходов.
Многие компании для создания комфортной работы приобретают кондиционеры. И, соответственно, возникает вопрос об уменьшении налоговой базы при УСН. Налоговые органы в данном вопросе не поддерживают компании, считая их расходами, не поименованными в перечне и направленными на обеспечение нормальных условий труда. Свою позицию компаниям придется отстаивать в суде. С экономической целесообразностью покупки кондиционеров согласны, к примеру, судьи ФАС Поволжского округа (Постановление от 26.07.2006 по делу № А55-32558/2005). Однако, в связи с аномально жарким летом в течение ряда лет, налоговая вряд ли будет настаивать на исключение данных расходов из налоговой базы.
Спорные расходы
Теперь же рассмотрим, как обстоит дело с офисной мебелью. Дорогостоящие предметы интерьера на сегодняшний день не являются роскошью. Можно ли учесть такие расходы при упрощенке? Конечно же, да, если все это будет использоваться в хозяйственной деятельности. В данном случае будет превышен стоимостной критерий в 40 тысяч рублей, и тогда объект будет отнесен к основным средствам. Расходы по таким основным средствам необходимо списывать равными долями на последнее число квартала.
Нередко фирма несет расходы по доставке и сборки офисной мебели. Как такие затраты учитываются при УСН? Ответ предельно прост: они увеличат первоначальную стоимость основного средства согласно п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (первоначальная стоимость в налоговом учете формируется по данным бухучета).
С мебелью всё понятно, а что делать, если компания решила украсить интерьер своего офиса аквариумом? Вот тут не так всё просто. В перечне расходов, уменьшающих налоговую базу при УСН такие затраты не поименованы. Налоговый кодекс гласит, что расходы должны быть экономически обоснованными и направленными на получение дохода. Налоговые органы и Минфин, к сожалению, не поддерживают компании, исключая затраты на аквариум из налоговой базы. На защиту налогоплательщика приходят суды. Они в своих решениях опираются на то, что установка аквариума в офисе создает благоприятную обстановку для проведения переговоров, улучшает эмоциональное состояние сотрудников.
Подтверждающие документы
При упрощенной системе налогообложения можно учесть только обоснованные, то есть те, которые необходимы для ведения деятельности, направленной на получение дохода и документально подтвержденные расходы.
Расходы на покупку основного средства подтвердят договор купли-продажи либо договор поставки, акт приема-передачи имущества, а также платежные документы (платежное поручение или кассовый чек).
Напомним, что к основным средствам относятся объекты, стоимость свыше 40 тыс. рублей и, используемые в производственной деятельности более 12 месяцев.
Как «театр начинается с вешалки», так и впечатление о компании начинается складываться с мебели и других предметов интерьера. Оборудуя офис дорогостоящей мебелью и техникой, не забудьте обосновать налоговой инспекции их производственную необходимость. Со списанием канцелярских товаров проблем не возникнет: их стоимость спишите в расходы после фактической оплаты. Устанавливая аквариум и уменьшая налоговую базу, приготовьтесь отстаивать свою позицию в суде.