Что такое возвратная накладная

На данный момент времени возвратная накладная — это возможность вернуть партию товара, заполнив соответствующих образец. Основанием может быть несоблюдение сроков поставки или отсутствие заявленного качества на продукцию и отдельно взятую партию изделий. Также причиной оформления возвратной накладной может послужить не соответствие количеству поставлено продукции или повреждение упаковки отдельно взятой партии. Также, есть необходимость выписать документы в количестве двух экземпляров. Один из которых остаётся у покупателя, а другой направляется самом продавцу.

Стоит отметить и дополнительные причины для возврата товаров, и продукции, по которым может составляться возвратная накладная:

• Просрочка товара, в процессе длительной доставки или нахождении на таможне;
• Реализация невозможна, с наличием существенных повреждений в процессе транспортировки;
• Планомерная задержка оплаты, за поставляемую продукцию;
• Комплексное несоответствие ранее заявленным характеристикам товара и отдельно выбранным элементам продукции;
• Полноценно обновление ассортимента и появление новой продукции от аналогичного производителя;
• Окончание сроков лицензии и соответствующих документов, подтверждающих качество поставляемой продукции.

Как оформлять возвратную накладную поставщику

В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.

Последовательность выполнения операции:

1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.

2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.

3. При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору.
(Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).

4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.

5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:

• номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
• перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.

Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.

Также стоит отметить, что:

• Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя.
  (Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю).
• После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.

Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12

Как токового одного образца накладной на возвращение товаров и продукции не предусмотрено. И только от того. Принята ли продукция и товар ненадлежащего вида, качества на учет или же брак был выявлен на момент приемки партии товаров применяться различные бланки. А именно:

• ТОРГ-12;
• ТОРГ-2 (заполняется на отечественные товары) или ТОРГ-3 (заполняется на импотрные товары).

В решении, когда продукция или доставленный товар уже принят на учет компании заказчика или покупателя и несоответствие обнаружили в процессе детального обследования документации или же обследования отдельно взятой партии. То будет оформлен бланк в соответствии с ТОРГ-12.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) бланк

В противном случае, когда выявленное нарушение качества или же количества поставляемой продукции было во время самой приемки. То не будет необходимости в оформлении бланка по форме ТОРГ-12 и он не составляется. Потребуется написать акт об выявленном и установленном расхождении по ненадлежащему количеству и качеству.

Тогда при приемке всех доставляемых товаров и изделий будет нужна накладная по форме ТОРГ-2. Она применяется для отечественных товаров и продукции. В случае с использованием импортируемых видов изделий и товаров применяют или ТОРГ-3. При этом всем приемщик должен будет выполнить отметки в накладной, выставленной от поставщика.

В процессе заполнения данных актов важно точно указать все критерии и количество повреждений или имеющихся недостач.

Читайте также: на каких документах можно ставить подпись факсимиле, а на каких нельзя?

Новые штрафы и санкции по НДФЛ: узнать больше

Как открыть расчетный счет в банке для ООО: http://boss-consult.ru/ipooo/open/kak-otkryt-raschetnyi-schet-v-banke.html

Форма возвратной накладной: скачать бланки и образцы

Накладная ТОРГ-2:

Накладная ТОРГ-12:

Предложенный бланк позволяет зафиксировать необходимые параметры по возвращаемому товару или продукции. Также зафиксировать параметры товара. Давая возможности избежать неурядиц в судебном разбирательстве. При этом
Такие пункты, как:

• «грузоотправитель»;
• «грузополучатель»;
• «поставщик»;
• «плательщик»

Позволят выявить всю последовательность доставки товаров. Давая возможности выявить виновного в некачественной поставке или случаи повреждения в момент транспортировки или погрузки продукции.

Пункт «Основание», позволит понять причину возврата товаров и продукции и обратной отгрузки, с указание дополнительно документации и номенклатуры всей партии или отдельно взятой продукции. При этом есть отдельно взятая таблиц, где будет указано: количество изделий, единицы измерения, стоимость и все расходы по транспортировке.

К данной форме прикрепляться дополнительно ксерокопии накладных и сертификаты качеств, если такие имеются на выбранную партию или отдельно взятую продукцию. Давая возможности сверить причины и варианты несоответствия, указанные в пункте «Основание».

Смотрите видео, как создать возвратную накладную:

Инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат

1. Накладная на возврат товара поставщику имеет свой уникальный номер и дату составления.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации грузоотправителя, осуществляющей возврат товара. Обязательными реквизитами являются ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты организации (БИК, корреспондентский и расчетный счет).
3. В графе «Грузополучатель» необходимо указать реквизиты организации — поставщика товара.
4. В графе «Адрес доставки» указывается пункт разгрузки на территории поставщика, данный адрес может отличаться от юридического адреса организации.
5. Графа «Поставщик» заполняется по аналогии с графой «Грузополучатель» с указанием всех необходимых реквизитов. Поставщиком в данном случае будет выступать организация, осуществляющая возврат товара.
6. Графа «Плательщик» часто совпадает со строкой «Грузополучатель». В строке также отражаются реквизиты и наименование организации.
7. Графа «Основание» служит для отражения причины возврата товарно-материальных ценностей. Например, это может быть договор поставки или дополнительное соглашение. При заполнении данной графы необходимо указать дату и номер документа-основания.
8. В табличной части накладной на возврат товара поставщику следует указать описание товара, который подлежит возврату. Обязательными реквизитами для заполнения являются:

• Наименование, характеристика, сорт товара;
• Единица измерения;
• Вид упаковки;
• Количество;
• Цена.

В последнем столбце графы подбивается общая сумма по количеству и цене.

В конце табличной части указываются общее количество и сумма возвращаемого товара.

1. Накладная на возврат товара поставщику заверяется подписями уполномоченных лиц организаций грузоотправителя и грузополучателя.

Бланк по форме ТОРГ-12 допускает прием товарно-материальных ценностей по доверенности с указанием реквизитов организации-доверителя, а также ФИО и должности лица, получившего доверенность.

1. На готовом бланке по форме ТОРГ-12 проставляются печать организации и дата составления накладной на возврат товара поставщику.

Необходимо ли оформлять накладную при возврате товара?

Необходимость оформления товарно-транспортной или товарной накладной при отгрузке товара покупателю в ходе его реализации ни у кого не вызывает сомнения. Аналогичные документы необходимо оформить и при возврате товара |*|.

В частности, накладные форм ТТН-1 и ТН-2 применяются юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (п. 2 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192; далее – Инструкция).

* Информация о том, как нужно корректировать налоги в случае возврата товаров, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Справочно: накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозку и учета выполненной транспортной работы в порядке, установленном Законом РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках».
Накладная ТН-2 используется для отпуска и приемки товаров, если их перемещение осуществляется без участия автомобиля (почтой или нарочным).

Таким образом, оформление факта передачи товара при его возврате накладной установленной формы является обязательным, так как в этом случае имеет место движение товаров между 2 лицами.

Необходимо ли в накладной указывать стоимость возвращаемого товара?

Накладные ТТН-1 и ТН-2 |*| должны применяться при передаче товара по любым основаниям.

* Информация о том, как нужно создать и пере-дать электронную накладную, доступна для всех читателей GB.BY

В то же время отметим, что информация, указываемая в накладных, скорее, свойственна операциям, связанным с возмездным отчуждением товара. В частности, в гр. 4 указывается цена единицы товара, сформированная в соответствии с законодательством, по которой производится отгрузка (п. 16 Инструкции). При перемещении товаров для собственных нужд (внутреннее перемещение) указывается учетная цена; в гр. 6–8 указываются данные о ставке, сумме НДС, стоимости товара с учетом НДС.

Возврат товара с юридической точки зрения представляет собой действие, которое не может оцениваться с точки зрения возмездности совершаемой операции, хотя и может иметь определенную денежную оценку.

Более того, согласно ст. 1 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон) хозяйственная операция – это действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов. Любая хозяйственная операция для целей учета должна быть оформлена документально и иметь оценку. Так, каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом |*| (ст. 10 Закона). В первичных учетных документах, если иное не установлено Президентом, должны указываться в т.ч. содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

* Информация о том, каковы в настоящее время последствия неправильного оформления товарных, товарно-транспортных накладных, платежных инструкций и других первичных учетных документов, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Таким образом, при возврате товара в накладной также должна быть указана оценка хозяйственной операции в натуральных и стоимостных показателях. На практике при возврате товаров оценка операции указывается как и при реализации товара, хотя нельзя не признать, что это несколько не соответствует положениям самой Инструкции. Ведь согласно п. 16 Инструкции в гр. 4 накладной указывается цена единицы товара, сформированная в соответствии с законодательством, а не стоимостная оценка возвращаемого товара, о которой можно вести речь при возврате товара, так как цена на возвращаемый товар не формируется.

Необходимо ли при возврате товара указывать в накладной сумму НДС, которая была указана в накладной при его первоначальной отгрузке?

С учетом того что в накладной указывается стоимостная оценка операции по возврату товара, довольно часто ее стороны указывают в ней и сумму НДС, соответствующую такой операции, что неверно. Обоснуем такой вывод.

Напомним, что п. 16 Инструкции действительно предусмотрено, что в гр. 6–8 накладной формы ТТН-1 указываются данные о ставке, сумме НДС, стоимости товара с учетом НДС; в строке «Всего сумма НДС» записывается прописью общая сумма НДС, которая должна соответствовать итоговой сумме по гр. 7.

Именно на основании данных положений Инструкции зачастую и делается вывод, что при возврате товара передающая его сторона обязана заполнить эти графы и строки, указав в них соответствующую информацию об НДС.

Очевидно, что информация об НДС должна быть указана в накладной только в том случае, если сумма НДС исчисляется, т.е. имеет место операция, облагаемая НДС, которая предусматривает его предъявление передающей товар стороной.

Нельзя понимать положения Инструкции слишком формально, ведь они имеют определенный смысл, и заполнение накладной преследует определенные цели. Наличие в форме накладной определенных граф и строк не говорит о том, что все они должны быть заполнены в любом случае независимо от обстоятельств, а незаполнение хотя бы одной из них всегда будет являться нарушением. Заполнять необходимо только те графы и строки, в которых указывается информация, соответствующая данной хозяйственной операции. Если же имеет место операция, которой несвойственны те или иные признаки, то не следует и вносить в накладную сведения, которые фактически отсутствуют. Поясним этот вывод.

Пункт 4 Инструкции указывает на то, что заполнение реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 производится последовательно. При этом подлежат обязательному заполнению реквизиты, содержащие сведения об участниках совершаемой хозяйственной операции (грузоотправителе, грузополучателе, заказчике автомобильной перевозки (плательщике)); ее содержании и оценке в натуральных, количественных и денежных показателях; сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, с указанием их должностей, фамилий, инициалов и личных подписей.

Иными словами, в накладной должны указываться сведения о хозяйственной операции, т.е. определенные данные, которые отражают характер операции.

Ставка и сумма НДС не являются безусловно обязательными реквизитами накладной, они указываются только по тем операциям, которые облагаются НДС и предусматривают предъявление его суммы получателю товара. Например, даже при реализации товаров НДС не всегда предъявляется покупателю, так как реализация товаров может освобождаться от НДС либо не признаваться объектом налогообложения.

Иными словами, указание в накладной НДС обусловлено не самим фактом передачи товара и составлением накладной, а наличием объекта налогообложения.

Возврат товара не является операцией, связанной с его реализацией, соответственно он не образует объект обложения НДС.

Справочно: объектами обложения НДС признают:

1) обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь;

2) ввоз товаров на территорию Республики Беларусь и (или) иные обстоятельства, с наличием которых Налоговый кодекс РБ (далее – НК), законы о таможенном регулировании в Республике Беларусь, таможенное законодательство Таможенного союза, международные договоры, регулирующие взимание косвенных налогов в Таможенном союзе, и (или) акты Президента связывают возникновение обязанности по уплате НДС (ст. 93 НК).

Обратимся к п. 11 ст. 103 НК. В нем указано, что в случае возврата покупателем продавцу товаров у продавцов на сумму оборота по реализации этих товаров уменьшаются обороты по реализации того отчетного периода, в котором произведен возврат товаров, а у покупателей в этом отчетном периоде производится соответствующая корректировка налоговых вычетов |*|. Данное положение не применяется в отношении товаров, возвращенных продавцу для ремонта, если не изменяется их стоимость.

* Информация о том, как принять к вычету максимальную сумму «входного» НДС, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Таким образом, возврат товара с точки зрения налогообложения не приводит к возникновению объекта налогообложения, соответственно вести речь об НДС при совершении такой операции нет оснований.

В связи с тем что при возврате товара отсутствуют объект налогообложения, налоговая база и сумма НДС, в накладной информацию об НДС указывать не следует.

Приведенные выводы подтверждаются и письмом МНС РБ от 09.02.2010 № 2-1-9/124 «О направлении информации», в котором указано, что исходя из норм ст. 93 НК возврат товаров не является объектом обложения НДС. Следовательно, при отгрузке товаров в рамках их возврата покупателем продавцу в первичных учетных документах сумма НДС не указывается.

Нередко необходимость указания в накладной информации об НДС обосновывается тем, что возвратная накладная должна повторять первоначальную накладную на отгрузку товара, быть ее «зеркальным отображением». Это делается в целях удобства сторон договора.

С данным утверждением согласиться никак нельзя, что подтверждается вышеприведенными положениями законодательства. Что касается удобства, то оно также сомнительно.

Дело в том, что корректировку налоговой базы и налоговых вычетов на основании п. 11 ст. 103 НК следует производить не на основании информации о НДС, указанной в накладной на возврат товара, а на основании первичных данных, которые имели место при реализации и приобретении товара. Продавцу необходимо проверить, какая сумма НДС была исчислена им при реализации товара, и именно на эту сумму скорректировать сумму налоговой базы. Использовать для этого данные и документы, оформленные должностными лицами иного плательщика, лицу, ответственному за исчисление НДС, не стоит, так как именно оно будет нести ответственность за допущенную ошибку и никак не сможет предъявить какие-либо претензии стороне, возвратившей товар и неверно указавшей сумму НДС в накладной.

Что касается стороны, возвращающей товар, то для нее указание суммы НДС в накладной, которой оформляется возврат, также не имеет существенного значения, так как в любом случае такую сумму необходимо определять на основании первоначальной накладной грузоотправителя или данных бухгалтерского учета, именно на эту сумму должны быть скорректированы налоговые вычеты. Причем обязанность корректировки вычетов никак не зависит от указания суммы НДС в накладной и не связана с ним.

Если стороны по тем или иным причинам все же желают отразить в накладной, которой оформляется возврат товара, сумму НДС, которая была предъявлена при его первоначальной реализации, такую информацию, по мнению автора, они могут отразить в гр. 11 «Примечание», которая предназначена для указания необходимой организациям информации, связанной с формированием цены (отпускной цены, процента оптовой (торговой) надбавки (скидки) и иной информации).

Возможные последствия указания в накладной суммы НДС

В заключение остановимся на вопросах ответственности, так как любого плательщика будет волновать вопрос: что будет, если все же указать в накладной, которой оформлен возврат товара, сумму НДС?

В первую очередь обратим внимание на положения п. 8 ст. 105 НК: суммы НДС, излишне предъявленные в первичных учетных документах продавцом покупателям товаров – плательщикам в Республике Беларусь, подлежат исчислению и уплате в бюджет этим продавцом, за исключением исправления излишне предъявленных сумм НДС на основании актов сверки расчетов, подписанных продавцом и покупателем.

Существуют различные мнения в отношении применения указанных положений НК к случаям возврата товара с указанием в накладной суммы НДС.

С одной стороны, норму указанного пункта можно понимать как предусматривающую исчисление и уплату НДС лицом, которое его указало в первичном документе, в любом случае.

С другой стороны, приведем выдержку из упомянутого ранее письма МНС РБ № 2-1-9/124: «В случае указания покупателем суммы НДС в первичных учетных документах (при возврате товара. – Прим. ред.) исчисление данной суммы налога покупателем не производится, а ее вычет продавцом не осуществляется».

Дело в том, что при возврате товара вообще отсутствуют реализация товара и объект налогообложения, а передачу товара производит не продавец.

Обращаем внимание на положение ч. 1 ст. 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП): нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

В соответствии с законодательством накладная является первичным учетным документом, т.е. документом бухгалтерского учета. Соответственно нарушения, допущенные при ее заполнении, могут повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1 ст. 12.1 КоАП.

>Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12

Особенности заполнения товарной накладной ТОРГ-12 на возврат

В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя. Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.

Ключевая строка возвратной ТН ТОРГ-12 — это «Основание». Ее необходимо заполнить корректно, в соответствии с содержанием операции. В эту графу вносятся следующие сведения:

• возврат товара;
• номер и дата ТН, по которым производилась приемка ТМЦ;
• реквизиты контракта-основания;
• номера и даты сопроводительных документов — писем, актов несоответствия, дефектных ведомостей.

Далее заполняются реквизиты самой ТН на возврат — номер и дата, данные о товарно-транспортной накладной (при наличии).

Табличная часть включает те же позиции, что и ТОРГ-12. Позиции товаров в документах на прием и на возврат должны быть абсолютно идентичными, иначе несоответствия могут послужить причиной штрафных санкций при проверках.

Единственным исключением может выступать строка НДС. Согласно письмам Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@, если организация-заказчик не является плательщиком НДС, то и в возвратной ТОРГ-12 эта позиция может быть нулевой. В таком случае поставщик выставляет заказчику корректировочную счет-фактуру на ту сумму НДС, которая была указана в первоначальной ТН на поставку.

Подписывают возвратную документацию руководитель и главный бухгалтер организации-заказчика. Подписи обязательно должны быть с расшифровками и заверены печатью при условии ее официального использования в учреждении. Сам факт передачи возвращаемого товара заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.

В каких случаях допускается возврат товаров

Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:

• истечение срока годности;
• невозможность реализации;
• задержка оплаты;
• несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
• обновление ассортимента и др.

О том, как трактует возврат качественного товара Минфин, вы узнаете из материала «Какие особенности возврата товара с НДС при УСН?».

Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.

Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.

Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.

Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.

Нюансы заполнения возвратной товарной накладной

Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте.

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату договора;
• наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.

Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен. Но вот НДС может оказаться нулевым, если покупатель, возвращающий товар, не является плательщиком НДС. Продавец в этом случае должен будет выставить ему корректировочный счет-фактуру (письма Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@).

Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

О том, как учесть НДС при возвратных товарных операциях, читайте в материале «Какой порядок учета НДС при возврате товара поставщику?».