Что представляет собой больничный лист

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

• дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
• подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
• обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

• правила оформления;
• правила выдачи.

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета. Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач. Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул. В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.

Общие правила хранения документов

Каковы общие правила хранения документов?

Правила, касающиеся документооборота организаций, утверждены Министерством культуры в 2010 году посредством Приказа №558.

В частности, оговариваются этим документом также и интересующие нас сроки хранения больничного листа. Так, они составляют пять лет с момента передачи документа от работника в кадровый отдел организации.

Использование обозначенных данным приказом сроков осуществляется лишь в том случае, при котором для конкретных документов не производится установление иных сроков сохранности согласно их более высокой степени значимости, или, по-другому, рангу.

На больничном как правильно написать вы можете узнать в специальной статье.

Кроме того, ограничения по срокам, в течение которых должны храниться больничные листы на предприятии, также оговариваются:

• Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности;
• Налоговым кодексом нашей страны.

Нормативно-правовые акты в области бухучета

Оформить листок нетрудоспособности можно как в бумажном, так и в электронном виде

В положениях относительно бухгалтерского учета обозначаются перечни документов, подлежащих хранению в течение пятилетнего срока. К ним относятся бумаги следующих категорий:

• первичные;
• отчетная бухгалтерия;
• учетные регистры.

К первой из перечисленных в списке групп можно отнести и бланк, выдающийся в медицинском учреждении в качестве подтверждения того, что сотрудник организации болен, и имеет официальное право на отдых и выплату денежного пособия.

Налоговый кодекс

Бланки голубого цвета, выдающиеся больным, являются документами, на основе которых производится определение величины страховых взносов, выплата которых осуществляется организацией-работодателем согласно программе социального страхования.

Искомые взносы и все, что связано с ними, регулируются Налоговым Кодексом нашей страны, который также предписывает определенные сроки хранения документов. В данном случае названа длительность, равная 6 годам.

Интересная информация

Как хранить электронные больничные листы

Начиная с 2017 года, в любом субъекте нашей страны заболевший гражданин может предъявить работодателю не только больничный лист на бумажном носителе, но также и в электронном виде.

Чтобы не хранить больничные в бумажном виде, подключитесь к электронной системе ЕИИС «Соцстрах»

Виртуальная версия бланка не является копией, подтвердить которую можно посредством предоставления бумажного документа. Отнюдь, это его полный аналог, и никаких подтверждений для доказательства его юридической силы не требуется.

Чтобы организация могла оформить бланк в электронном виде, необходимо, чтобы и организация-работодатель, и медицинское учреждение, ведущее лечение больного работника, были подключены к системе ЕИИС «Соцстрах». Именно в ней медицинская организация может оформить выписку лица с больничного. И в ней же работодатель осуществит впоследствии внесение данных, которые нужны, чтобы сотрудник впоследствии получил положенное ему пособие.

Хранить данный листок и делать его распечатки самостоятельно организации нет ни смысла, ни надобности, так как в случае выдачи электронного листка нетрудоспособности, за проведение этих процедур отвечает система «Соцстрах». Потому данный вопрос в отношении организаций-работодателей законом не регулируется.

Как оформить больничный лист

Итак, мы получили полное представление относительно вопроса о длительности хранения больничного листа на предприятии. Однако, знание сроков – далеко не все, что должны держать в голове руководители фирм, и работники кадровых отделов. Также в обязательном порядке следует иметь представление и о том, как именно составлять и правильно оформлять данный документ.

Если лицо, представляющее организацию, допустит ошибку при заполнении документа, оно может исправить положение путем указания верной информации на обороте бумаги

Существуют правила, которые являются общими при заполнении данного бланка как для врача, первым вносящего сведения, так и для работодателя, который вписывает в бланк данные уже после того, как он будет передан ему работником. Они будут таковыми:

• буквы должны вписываться четко в каждую ячейку, при этом никоим образом не соприкасаться с границами клетки, и тем паче не пересекать их;
• внесение данных в бланк возможно как в печатном виде, так и в письменном, во втором случае используется гелевая ручка, с чернилами черного оттенка;
• вписывание сведений производится заглавными буквами и печатным шрифтом.

Существует также и правило, которое общим не является. Оно гласит, что лицу нельзя, допускать ошибок при записывании информации в листок, так как в этом случае документ считается недействительным. Если данные все же были как-то искажены, производится замена испорченной бумаги на дубликат.

Работодателю такие требования не предъявляются. Он может исправить ошибку, и притом никоим образом не менять сам документ. В случае допущения помарки, описки или прочих неосторожностей, верные сведения указываются на оборотной стороне листа, заверяются подписью заполняющего бланк специалиста и письменным указанием «исправлению верить». Далее рядом ставится штамп печати.

Какие сведения должен внести в документ лечащий врач больного сотрудника организации

Какие правила заполнения больничного листа существуют

Как мы уже сказали, заполнять один и тот же бланк с отрывными частями будут два представителя различных юридических лиц, а именно:

• лечащий врач лица;
• сотрудник бухгалтерского или кадрового отдела (в зависимости от того, кто из них принимает документ).

Давайте кратко рассмотрим, какие пометки выставляет на листке представитель больницы, прежде чем отдать его гражданину, получавшему лечение.

1. Пометка о том, к какой категории относится данная бумага:

• первичной (свежий бланк, не имеющий дубликатов);
• вторичной (дубликат испорченного бланка).

2. Далее в обязательном порядке указываются реквизиты организации, а именно:

• краткое наименование медицинской организации;
• адрес местонахождения фирмы;
• ОГРН.

3. Вносится дата выдачи документа.

4. Указываются данные о пациенте, а именно:

• ФИО;
• дата появления на свет;
• место работы, по которому он получает больничный (относится ли оно к основным, или он трудится там по совместительству);
• наименование организации, в которой трудится лицо;
• при условии, что гражданин оформляет документ не для себя, а чтобы ухаживать за больным родственником, нужно указать данные искомого лица, а также степень его родства;
• указывается период нетрудоспособности лица;
• если получение больничного осуществляет беременная женщина или лицо с инвалидностью, об этом также нужно упомянуть;
• в конце ставятся подпись, фамилия и инициалы врача.

После того, как гражданин болеющий забирает документ из больницы, он должен отнести его работодателю, который наравне с врачом отвечает за дополнение искомого документа. Как именно работодатель будет вносить сведения в листок, и какие данные ему для этого понадобятся, мы расскажем далее в представленной ниже инструкции.

Шаг № 1 – вносим сведения об организации, в которой трудится гражданин

Вначале указываем наименование организации

Итак, в отмеченное на листке поле необходимо внести наименование организации-работодателя. Лучше всего краткое, если таковое имеется. В случае, если его нет, и нужно внести полное, а оно не влезает в имеющееся количество клеточек, не следует писать вне их, просто остановитесь там, где они кончились. Между словами в обязательном порядке делается пропуск.

Указываем статус места работы лица

Итак, далее укажите в бланке, на какой основе работает у вас гражданин:

• трудится по совместительству;
• работает на основной должности.

Такие отметки делать нужно, так как гражданин имеет право потребовать два бланка для предоставления по обоим местам трудоустройства.

Данные о регистрационном номере фирмы в ФСС

Далее необходимо указать числовую последовательность, назначенную организации после того, как она была поставлена на учет в Фонде социального страхования. Номер организации служба присваивает самостоятельно, высылая соответствующее уведомление в ее адрес после того, как налоговая сообщает ей соответствующие сведения.

Вносим данные о коде подчиненности

С помощью кода подчиненности производится указание территориального местонахождения органов социального страхования, к которым относится организация. При условии, что у ФСС не имеется территориальных отделов, данный номер будет состоять из 4 цифр. Если речь идет все-таки об одном из отделений – из 5.

Шаг № 2 – вносим данные о сотруднике

Теперь нам нужно указать сведения о гражданине, который получил больничный, и представил его работодателю для регистрации и учета.

Укажите индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный работнику

Итак в первую очередь указываем ИНН сотрудника, принесшего на проверку больничный лист. Его присваивают, когда лицо встает на учет в налоговую, то есть при первом его трудоустройстве на работу. Посмотреть ИНН можно в соответствующем свидетельстве или договоре на работу, заключенном с лицом ранее.

Укажите СНИЛС

Каждый работник организаций подлежит обязательному социальному страхованию. В знак свидетельства данного обстоятельства, лицу предоставляется СНИЛС – свидетельство с номером, данные о котором имеются у каждого работодателя. СНИЛС-то вам и нужно указать в первую очередь.

Шаг № 3 – указываем условия начисления пособия и акт формы Н1

Внесите код

В данную строчку вписывают закодированные сведения, касающиеся особых условий выплаты пособий. Проставлять их нужно лишь в том случае, если искомые условия действительно имеют место быть. Если же таковых имеется сразу несколько, нужно писать несколько кодировок.

Акт формы Н1

Заполнение данной строчки производится только в том случае, если сотрудник получил травму, ввиду которой сейчас уходит на больничный, непосредственно на производстве.

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг № 4 – вносим данные о стаже лица

Дата начала работы, страховой стаж и не страховые периоды — строки, которые мы должны заполнить сейчас

Итак, в графу, выделенную на рисунке, нужно указать дату, с которой гражданин начал свой трудовой путь в данной организации. Затем вносится информация о времени, в течение которого лицо было застраховано, и отчисляло взносы в Фонд социального страхования. Чаще всего период, интересующий нас, совпадает с временем работы по трудовому договору.

На этом же этапе нужно указать нестраховые периоды, то есть периоды военной службы, пройденной с 2007 года, от ее начала до окончания.

Шаг № 5 – вносим данные, нужные для расчета пособий

За какой период лицу положено пособие

Итак, теперь нужно указать сведения, которые будут использоваться для расчета величины пособий для гражданина, компенсирующего ему его временную нетрудоспособность. К таким сведениям относятся:

• период, во время которого гражданин болел;
• величина среднего заработка лица;
• величина среднего дневного заработка.

После указывается, какое количество средств будет вручено гражданином за счет денег Фонда социального страхования, и какое будет уплачено работодателем.

Ниже указывают сумму итоговой величины получки гражданина.

Шаг 6 – завершаем заполнение документа

Завершаем заполнение бумаги

В конце концов заполнение документа завершается внесением в нужные графы:

• ФИО руководителя организации и главного бухгалтера;
• подписями вышеназванных лиц.

По итогу сбоку проставляется печать. Ура, мы заполнили наш бланк!

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Есть ли противоречие

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования ст. 23 НК РФ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Согласно п. 5 Порядка N 624Н*(1) бланки листков нетрудоспособности регистрируются в первичной медицинской документации с указанием их номеров, дат выдачи и продления, выписки граждан на работу, сведений о направлении граждан в другие медицинские организации.

Пунктом 9 Порядка N 624н установлено, что обеспечение бланками больничных листов, их учет и хранение осуществляются в соответствии с Приказом ФСС РФ, Минздрава РФ от 29.01.2004 N 18/29 «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» (с изменениями, внесенными Приказом Минздравсоцразвития РФ, ФСС РФ от 23.07.2004 N 42/130) (далее — Инструкция N 18/29).

Поступление листков нетрудоспособности

Прежде чем перейти к особенностям хранения и учета бланков листков нетрудоспособности (далее — бланки), напомним порядок их поступления в медицинское учреждение.

Изготовление бланков обеспечивает ФСС (п. 2 Инструкции N 18/29). Затем бланки направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения ФСС (п. 3 Инструкции N 18/29). В свою очередь, региональные отделения обеспечивают бланками медицинские организации по мере необходимости на основании отчетов-заявок на получение бланков на соответствующий квартал (приложение 7), представляемых ими ежеквартально в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Обратите внимание! Не допускается запас бланков в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности (п. 4 Инструкции N 18/29).

Выдача бланков осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, первый из которых передается медицинской организации, а второй остается в региональном отделении ФСС. Доставка бланков из регионального отделения ФСС производится за счет средств их получателя (п. 5 Инструкции N 18/29).

Хранение и учет листков нетрудоспособности

Хранение. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны (п. 6 Инструкции N 18/29).

Учетные документы. Региональные отделения ФСС и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков (п. 7 Инструкции N 18/29).

Согласно п. 8 Инструкции N 18/29 учет прихода и расхода бланков осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной ФСС:

— региональными отделениями ФСС — в книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и их выдаче медицинским организациям;

— медицинскими организациями — в книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение 3).

Обратите внимание! Сверка данных книг получения и распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал (п. 8 Инструкции N 18/29).

Оформление учетных документов. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись, содержащую наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков (п. 9 Инструкции N 18/29).

Ответственное лицо. Лицо, ответственное за получение, хранение и выдачу бланков (далее — ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения ФСС, медицинской организации) (п. 10 Инструкции N 18/29).

Ответственное лицо получает бланки на основании доверенности (с подписями руководителя, главного бухгалтера, заверенными круглой печатью).

Ответственные лица на основании приказа руководителя медицинской организации выдают бланки под отчет лечащим врачам (в отдельных случаях — фельдшерам, зубным врачам) либо работникам медицинской организации, оформляющим бланки централизованно. Выданные бланки должны быть прошиты за левый верхний угол. При получении новых бланков указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

Обратите внимание! Корешки бланков должны храниться в медицинской организации в течение трех лет, после чего они уничтожаются в этой же организации в соответствии с актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (приложение 4) (п. 12 Инструкции N 18/29).

Учет и уничтожение испорченных бланков. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков в книге учета согласно приложению 5 (п. 13 Инструкции N 18/29).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках в региональное отделение ФСС.

Испорченные бланки хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях — фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков производится в медицинских организациях по истечении трех лет комиссией, созданной по приказу руководителя, по акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение 6).

Обратите внимание! Пунктом 16 Инструкции N 18/29 установлено, что ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений ФСС, медицинских организаций.

Лечащие врачи (в отдельных случаях — фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя организации несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

Отчетность по бланкам. Согласно п. 14 Инструкции N 18/29 все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения ФСС:

— ежеквартально в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, — отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков;

— ежегодно до 1 февраля текущего года — заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение 8).

Указанные отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

В свою очередь, региональные отделения ФСС на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно не позднее 10 февраля текущего года представляют в ФСС заявку согласно приложению 8 (п. 15 Инструкции N 18/29).

Далее приведем образцы заполнения книг получения и распределения бланков листков нетрудоспособности.

Приложение N 2

к Инструкции о порядке обеспечения

бланками листков нетрудоспособности,

их учета и хранения

Книга
получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

От кого получены бланки

Региональное отделение ФСС РФ 1018500123321 524789456963

(наименование организации) (ОГРН) (ИНН)

N п/п

Дата получения бланков

Отчет-заявка

Реквизиты бланков

Количество полученных бланков

Остаток бланков от предыдущей партии

Общее количество бланков ( гр.8 + гр.9 )

Получатель

N

дата

серия

N

Ф.И.О.

Доверенность

Подпись

					с	по					N	дата	наименование организации	ОГРН
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
1	11.04.2012	1	03.04.2012				1 000	50	1050	Иванова О.И.	58	10.04.2012	Больница N 1	2587419638753	Иванова
2	16.07.2012	2	02.07.2012				1 000	100	1100	Иванова О.И.	125	16.07.2012	Больница N 1	2587419638753	Иванова

Приложение N 3

к Инструкции о порядке обеспечения

бланками листков нетрудоспособности,

их учета и хранения

Книга
распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

Больница N 1 2587419638753 52500602501

────────────────────────────────────── ───────────── ───────────

наименование организации ОГРН ИНН

N п/п

Дата

Количество бланков в наличии

Количество выданных бланков

Реквизиты бланков

Получатель бланков (или лицо, сдающее корешки)

Реквизиты корешков бланков

Количество возвращенных корешков бланков

Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков

Лицо, ответственное за хранение бланков и корешков бланков

серия

N

Ф.И.О.

Должность

заявка *

серия

N

Ф.И.О.

должность

подпись

					с	по			N	Дата		с	по
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
1	10.04.2012						Орлова Т.И.	Старшая медицинская сестра						950	Орлова	Иванова О.И.	кассир	Иванова
2	16.07.2012	1 000	500				Орлова Т.И.	Старшая медицинская сестра							Орлова	Иванова О.И.	кассир	Иванова

─────────────────────────────────────────────────────

* Для структурных подразделений медицинской организации (участковая больница, ФАП).

О. Заболонкова,

эксперт журнала «Учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Необходимость хранения листов нетрудоспособности

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Продолжительность хранения

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Обеспечение сохранности больничных листов

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.