Как списать подотчетные суммы

• Москва и обл.
• Санкт-Петербург и обл.
• Федеральный номер

Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет. Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками. Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора. Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19). Выдать директору матпомощь или денежный подарок Для кого подходит: Для любой компании.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

В бухгалтерии распространены случаи не возврата подотчётных сумм. Чаще всего при таких обстоятельствах бухгалтеры оформляют данную операцию как удержание подотчетных сумм из заработной платы сотрудника.

Мы расскажем о разных вариантах. Для удержания суммы из зарплаты сотрудника надо издать приказ о данном удержании и ознакомить сотрудника под роспись. Это нужно сделать в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств.
Важно Данные деньги не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ, зато мы должны на эту сумму начислить страховые взносы. Но если в дальнейшем деньги будут возвращены, то вы сможете зачесть или вернуть сумму начисленных взносов.

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы».

Внимание Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
4 Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71.
В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Как списать долг по подотчётным средствам

Инфо Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное.

А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет. Июнь 2014 г.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.). Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании 1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить.

Как списать зависшую подотчетную сумму?

Удержание подотчетной суммы из зарплаты Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

• в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
• ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Характеристика операций выдачи денежных средств подотчет

Выдача средств подотчет осуществляется на хозяйственно-производственные затраты, на административные расходы филиалов, на оплату служебных командировок, на выплату заработной платы. Такой вид операций является разновидностью кассовых операций предприятия.

Поэтому для правильного соблюдения регламента выдачи и списания сумм подотчета необходимо руководствоваться нормативными положениями по ведению кассовых операций. Статьи по теме: Вам понадобится

• — приказ руководителя организации;
• — авансовый отчет;
• — книга учета приходно-расходных ордеров;
• — расходный кассовый ордер;
• — приходный кассовый ордер;
• — квитанция о внесении неиспользованных средств.

Инструкция 1 Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру.

Ох уж этот подотчет…

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2.

Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п.

6.3

Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка.

А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое – в институте.

Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась. Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться. Разговор по понятиям Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим.

Как списать подотчетные суммы без документов

Главная — Статьи Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы. Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний.

Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет.

Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов. Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы.

Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см.

также таблицу ниже).

Как списать подотчетные суммы директора

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета.

Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г.

№15-03-11/08–16893).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это – нарушение кассовой дисциплины то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать.

Документы для авансового отчета

Авансовый отчет составляется сотрудником компании в том случае, когда он как подотчетное лицо получает определенную сумму средств на расходы, сопутствующие его профессиональной деятельности. Составление отчета по потраченным средствам – стандартная практика всех компаний. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить определенные документы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Какие именно документы относятся к таковым? Этот вопрос регулярно ставит в тупик подотчетных лиц. Для пояснений выпускаются методические рекомендации и развернутые комментарии, однако сложности продолжают возникать. Чтобы разобраться в вопросе, следует внести некоторые пояснения.

Обязанности сотрудника, подающего авансовый отчет

Подотчетное лицо – то есть сотрудник, получивший средства предприятия для профессиональных нужд, обязан следовать определенным условиям:

• руководствоваться полученным от организации производственно-хозяйственным заданием, например, купить или оплатить товар, услугу;
• использовать для оплаты данных трат аванс, полученный от организации;
• отправиться в другую организацию по месту работы или за ее пределы (командировка);
• владеть необходимым пакетом документов, оформленным соответствующим образом для получения товаров или средств;
• сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его в бухгалтерский отдел;
• неиспользованные средства/товары отправить на хранение;
• возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

В служебную командировку может быть направлен только сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда. Соответственно, сотрудник, работающий по договору подряда (гражданско-правовому), подотчетным лицом выступать не может.

Какие правила действуют для авансовых средств?

• Для того, чтобы средства были выданы подотчетному лицу, требуется распоряжение руководителя организации.
• Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который отправляется в командировку либо получает подотчетные средства.
• После завершения всех расходов необходимо отразить их в авансовом отчете и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
• Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов. Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, он равняется трем дням. Отсчитывается срок от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды предприятия, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении от руководителя организации, которое прилагается у учетной политике компании.
• Вся информация, касающаяся учетной политики организации, а также приложения к ней должны быть доведены до сведения подотчетных лиц и сотрудников бухгалтерии организации.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать сделанные траты. На помощь ему приходит перечень документов для авансового отчета: именно они доказывают целевое использование средств на нужды предприятия:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• бланк строгой отчетности;
• накладная;
• посадочный талон/билет на поезд, автобус либо самолет.

Товарно-кассовые чеки как документы, принимаемые к авансовому отчету, выдаются при расчете в магазинах, торговых центрах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа товарно-кассовый чек должен содержать полное название организации-продавца, дату продажи/предоставления услуги, расшифровку операции (продажа товара, оплата услуги), количество и стоимость каждой единицы, а также общую сумму покупки/оплаты.

Кассовый чек в качестве документа-подтверждения обязательно должен содержать детализацию покупки/оплаты услуги, а не общее название группы товаров, иначе он не может прилагаться к авансовому отчету. Кроме того, другой сложностью использования его в качестве подтверждающего документа является низкое качество печати и ее выцветание со временем, поэтому важно делать копию либо скан чека сразу после его получения. Существуют инструменты для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, которые позволяют загружать прямо в приложение сканы и фотографии чеков, что очень удобно для подотчетного лица.

В качестве документов расхода для авансового отчета подходят товарно-транспортные накладные и бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также важную информацию и расшифровку каждой позиции (товара/услуги).

Несколько нюансов и пояснения к ним

Существуют определенные рекомендации, которых следует придерживаться подотчетным лицам:

• Если оправдательный документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
• Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
• Авансовый отчет может быть составлен в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так как унифицированная форма для отчета была отменена еще в 2013 году.
• Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств – наличной либо безналичной.

На практике для подотчетных сотрудников очень полезными оказываются специальные рекомендации, в которых указываются основные требования к документам в авансовом отчете, а также список документов, которые важно не принимать от поставщиков товаров/услуг в качестве оправдательных.

Реквизиты кассового чека «является товарным чеком» и «подпись ответственного лица»

Главная → Статьи → Реквизиты кассового чека «является товарным чеком» и «подпись ответственного лица»

В кассовых чеках имеются все обязательные реквизиты первичного документа, кроме подписи ответственного.
Несколько покупателей просят в дополнение к кассовым чекам (в кассовых чеках указывается наименование и количество товарно-материальных ценностей) оформлять товарные чеки, так как они являются подотчетными лицами (приобретают от своего имени товарно-материальные ценности для нужд своего работодателя). Продавец выдает таким лицам товарные чеки, но хочет сократить документооборот.
Если в форму чека добавить реквизиты “является товарным чеком”, “подпись ответственного лица” и ставить печать, то будет ли такой чек являться одновременно и товарным чеком? Будет ли этого достаточно для подтверждения расходов подотчетного лица?

Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (ст. 428 ГК РФ), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 ГК РФ).

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в части 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
– подписи указанных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа (письма Минфина России от 12.12.2016 № 07-01-09/74291, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105@).

Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) определяются правила применения контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов на территории РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей (п. 2 ст. 1 Закона № 54-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Для целей Закона № 54-ФЗ кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. Подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, не является обязательным реквизитом кассового чека. В этой связи кассовый чек, который не содержит упомянутый реквизит, не может являться первичным учетным документом с точки зрения Закона № 402-ФЗ.

В отношении товарных чеков существуют разъяснения УФНС России по г. Москве, согласно которым в случае отсутствия в кассовом чеке перечня приобретаемых товаров покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца (письма УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@, от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При этом в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 указано, что, если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек.

В настоящее время, по общему правилу, в кассовом чеке должны быть указаны наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

На практике подотчетные лица при приобретении товарно-материальных ценностей для нужд своего работодателя в дополнение к кассовым чекам могут запрашивать у продавцов и товарные чеки.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом такое лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”).

Документами, которые подтверждают произведенные подотчетным лицом расходы, являются, в частности, квитанции, чеки ККМ, товарные чеки (Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (форма № АО-1), утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Просьба подотчетного лица выдать в дополнение к кассовому чеку товарный чек может быть обусловлена требованиями работодателя подотчетного лица.

Так, в письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ рассматривался вопрос подтверждения расходов налогоплательщика в целях налогообложения кассовыми чеками. Представители ФНС России отметили, что кассовый чек не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Представители ФНС России также указали, что кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

На наш взгляд, приведенные разъяснения ФНС России не свидетельствуют о том, что отсутствие товарного чека является препятствием для признания расходов для целей налогообложения (смотрите также следующий материал: Вопрос: Подотчетное лицо приобрело товары, оплатив их наличными денежными средствами. Ему был выдан кассовый чек, содержащий перечень товаров. Бухгалтерия требует предоставить товарный чек. Правомерно ли требование бухгалтерии? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2017 г.)).

В рассматриваемой ситуации продавец выдает подотчетным лицам товарные чеки, но хочет сократить документооборот. Отметим, что кассовый чек и бланк строгой отчетности могут содержать реквизиты, не указанные в п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). В этой связи пользователь контрольно-кассовой техники может указывать на кассовых чеках дополнительные реквизиты (смотрите также письмо ФНС России от 26.09.2017 № ЕД-3-20/6387@).

Мы полагаем, что кассовый чек с добавленными реквизитами “является товарным чеком” и “подпись ответственного лица” будет являться первичным учетным документом с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете (товарным чеком), которого будет достаточно для подтверждения произведенных подотчетным лицом расходов.

Ответ подготовил: Арыков Степан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Подотчетные лица

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит 24.07.2017 Email

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ — инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

См. также:

• Авансовый отчет
• Расчеты с персоналом по прочим операциям

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Подотчетные лица: подробности для бухгалтера

• Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир» … на основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса … ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того … производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, … счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п …  руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции …
• Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами … Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью … производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. … учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет … , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на … разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете …
• Расчеты с подотчетными лицами … расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование … . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в … . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения …
• Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами … (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ … неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед … балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской … связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение … подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами …
• Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах … документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на … к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в … хозяйственной операции. Кроме того, поскольку подотчетное лицо получало наличные денежные средства от … на основании справки-отчета, составленной подотчетным лицом. Однако суды посчитали недоказанным, что … учету организацией) безвозмездно и что подотчетные лица получали экономическую выгоду. Аналогичным образом …
• Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам … актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные … актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы … бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет … счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что … Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в … компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в …
• Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении? … ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику … средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за … разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им … организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое … На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира …
• Применение ККТ в расчетах с сотрудниками … , в том числе с привлечением подотчетных лиц, по мнению специалистов налогового органа … закупки товаров у физического лица подотчетным лицом организации и последующей выплате денежных … являться сама организация в лице подотчетного лица. В данном случае услуги оказывает … , в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию, по … предъявлением электронного средства платежа через подотчетных лиц осуществлтсь также с использованием одной …
• Учет призов и подарков … Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при выдаче денежных средств из … Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при перечислении на карту учреждения … учреждение призов и подарков от подотчетного лица 1 109 хх 296 &lt … мероприятий и сметы затрат через подотчетное лицо приобретены призы в количестве 30 …
• Учет расчетов с применением платежных карт … физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием … уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений … денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое … ) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на … 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, …
• Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году … Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам … учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной … «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не … погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им … задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в …
• ККТ: применять – не применять? … услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако … услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако … в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию. … 15707). Расчеты через подотчетных лиц При осуществлении покупок через подотчетных лиц речь, как … как правило, достигается путем предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавец должен применять … . При осуществлении расчетов через подотчетных лиц ККТ должна применять только одна …
• Инвентаризация расчетов с персоналом … quot;; — 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Инвентаризация расчетов по начислению … НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной … расчетов с подотчетными лицами В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным … лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя … ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и …
• Изменен Единый план счетов … расходов» Расчеты с подотчетными лицами 208 27* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования … » 208 28* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для … объектами» 208 93 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение … (договоров)» 208 94 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по … обязательствам» 208 95 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций … » 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов» Расчеты …
• В Инструкцию № 157н внесли изменения … объектами 208 27* Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования 208 28 … * Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для … объектами 208 93 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение … (договоров) 208 94 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по … обязательствам 208 95 Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций … с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по …