Можно ли сдавать отчетность в ПФР с помощью ЭДО без заключения соглашения об обмене электронными документами?

Цитата (Постановление Правления ПФ РФ от 26.01.2001 N 15 «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи»):3. Порядок регистрации и подключения к системе электронного документооборота ПФР
3.1. Юридические, физические лица направляют на имя руководителя органа ПФР письменное заявление о подключении его к системе электронного документооборота ПФР.
3.2. Получив письменное заявление от юридического, физического лица на его подключение к системе электронного документооборота ПФР, орган ПФР направляет в его адрес следующий пакет документов:
Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (приложение 1 — не приводится);
номер ключевой серии, выделенный данному органу ПФР;
номера ключей шифрования и электронной цифровой подписи из данной ключевой серии, выделенные органу ПФР;
Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (приложение 2 — не приводится).
…
3.6. Юридическое, физическое лицо оформляет Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и направляет своего администратора информационной безопасности либо прибывает самостоятельно в подразделение по защите информации органа ПФР для предварительной регистрации и инструктажа с комплектом документов, в состав которого входит:
Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (приложение 1 — не приводится), подписанное юридическим или физическим лицом;
контрольный лист с образцами печати юридического лица и личной подписью руководителя (контрольный лист физического лица также представляется с образцом его личной подписи);
выписку из приказа о назначении администратора информационной безопасности и его заместителя у юридического лица, заверенную печатью и подписью руководителя;
Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (1 экз.);
Акт об изготовлении криптографических ключей (1 экз.);
Акт о готовности к эксплуатации программно — аппаратного комплекса, защищенного СКЗИ (1 экз.) (приложение 5 — не приводится);
открытые ключи шифрования и электронной цифровой подписи;
сертификаты открытых ключей (регистрационные карточки, 1 экз. остается в органе ПФР);
справочник открытых ключей.
В подразделении по защите информации органа ПФР с администратором информационной безопасности проводится обмен открытыми ключами шифрования и электронной цифровой подписи, паролями для организации системы оповещения о компрометации ключей по телефонной сети общего пользования, а также вносятся дополнения и изменения в справочники.
3.7. При соблюдении юридическим или физическим лицом всех вышеуказанных условий руководитель органа ПФР подписывает Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. После чего юридическое или физическое лицо становится абонентом системы электронного документооборота ПФР.

Система электронного документооборота ПФР

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

Организация	Технология	Контактная информация	Примечание
АО «ЦентрИнформ»	Система «Контур-Экстерн»	Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»	ПП «Комита-Отчет»	Контактный тел.
ООО «Компания «Тензор»	«СБиС++ Электронная отчетность»	Контактный тел.
ООО «АРГОС»	СЭД «Аргос — Налогоплательщик»	Контактный тел.
ООО «Такском»	ПК «Спринтер»	Контактный тел.
ЗАО «Калуга Астрал»	ПК «Астрал Отчет»	Контактный тел. 702-11-93, 309-29-23
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»	ПК «Сфера»	Контактный тел.
ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»	ПК «Такснет-Референт»	Контактный тел. 8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)
ООО «Русь-Телеком»	«Фельдъегерь»		Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге
ООО «Электронный экспресс»	«ГАРАНТ Электронный Экспресс»	8-800-333-88-88 (звонок бесплатный)
ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/	Система «Отчетность»		Info.spb@serverc.ru
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст»	«ViPNet ЭДО Отчет»	8-800-250-0-260 (звонок бесплатный)	Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге 78@iitrust.ru
ЗАО «ПФ «СКБ Контур»	Система «Контур-Экстерн»	Контактный тел. 334-04-73, 334-04-74	spf@skbkontur.ru
ЗАО «ТаксНет»	ПП «Такснет-Референт»	8-800-333-80-89 (звонок бесплатный)	Представитель в г.Санкт-Петербурге: Удостоверяющий центр ЗАО «ЗЭТ» Контактный тел. 907-38-07
ЗАО «Национальный удостоверяющий центр»	ПК СЗД «СТЭК-ТРАСТ»		Представитель в г. Санкт-Петербурге: СПб АНОСЭ ТРУ «КронЭкс» Контактный тел. 655-50-10
ООО «Удостоверяющий центр «АСКОМ»	ПК «Спринтер»	8 (8652) 95–10–95	secretar@1.ackom.net
ООО «Удостоверяющий центр «Белинфоналог»	ПП «Комита-Отчет»		client@belinfonalog.ru

Для подключения к системе электронного документооборота ПФР с Управлением ПФР необходимо заключить:

«Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи»

и согласовать:

«Заявление о подключении к электронному документообороту»

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

• бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
• исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
• сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
• в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

• наименование, ИНН и ОГРН организации;
• ее юридический и фактический адрес;
• регистрационный номер в системе ПФР;
• банковские реквизиты;
• среднесписочную численность работников;
• данные оператора связи;
• другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

1. Заполнение первичного комплекта документов для подключения к электронному документообороту.

Вы можете скачать весь комплект документов .

1.1. Действия Клиента при подключении к Системе информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи (ФНС РФ).

Клиент оформляет:

1.1.1. Заявление о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи (Приложение 1).

Заявление заполняется в соответствии с регистрационными данными Клиента. Заявление заполняется после ознакомления с Временным Регламентом обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности (Приложение 2).

Заявление подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации и, в соответствии с пунктом 6 Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, подается в налоговый орган.

1.1.2. Заявку Пользователя (налогоплательщика) на подключение к Системе информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи (далее Заявка пользователя)

(Приложение 3).

В левом верхнем углу заявки Клиент должен указать Код и краткое наименование инспекции, в которую будет представляться отчетность (например, 7715, ИФНС РФ №15 по г. Москве).

Следующие реквизиты Заявки пользователя заполняются в соответствии с регистрационными данными Клиента.

В поле КПП указывается КПП организации, соответствующий указанной налоговой инспекции. Если Клиент будет представлять отчетность в несколько налоговых инспекций, не только по месту регистрации, но и в те инспекции, в которые он должен предоставлять некоторые виды отчетности (например, земельный налог), то для каждой инспекции заполняется отдельная Заявка пользователя, указывается соответствующее КПП.

Если организация состоит на учете в налоговой инспекции по крупнейшим налогоплательщикам, т.е. представляет всю отчетность в одну налоговую инспекцию по месту регистрации головной организации, а затем отчетность передается в налоговые инспекции по месту нахождения филиалов, то в одной заявке допускается указание нескольких КПП. В указанных случаях, Клиент может заключить один договор и приобрести одну Лицензию на право использования программных продуктов Системы, но только в том случае, если отправка отчетности будет производиться из головного офиса организации.

Если же организация имеет филиалы, и они самостоятельно представляют отчетность, то головная организация, и каждый филиал оформляют заявки отдельно. В этом случае отправка отчетности должна производиться из головной организации и каждого филиала отдельно, соответственно заключаются отдельные договоры, отдельно приобретаются Лицензии на право использования программных продуктов Системы и СКЗИ.

В заявке указываются данные лиц, которым нужно изготовить ключи ЭЦП, при этом обязательно должен быть указан руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Указание ФИО главного бухгалтера или других сотрудников в поле «Руководитель организации» не допускается.

Данные главного бухгалтера и других сотрудников указываются по желанию Клиента при необходимости получения для них ЭЦП. При этом каждый сертификат ключа подписи оплачивается отдельно.

Заявка пользователя подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации.

Каждую Заявку пользователя Клиент должен заверить печатью в налоговой инспекции по месту постановки на налоговый учет. В поле «Инспектор» — инспектор налоговой службы должен поставить свою подпись, расшифровать подпись и заверить заявку штампом или печатью налоговой инспекции.

1.1.3 После оформления Заявки Клиент начинает оформление договорных отношений с ЗАО «МО ПНИЭИ» (Приложение 6), как Доверенного Удостоверяющего Центра, для получения Сертификатов ключей подписи и, как торгующей организацией, для приобретения лицензии на ПО. При оформлении договора Клиенту необходимо представить копию зарегистрированной в ФНС Заявки.

1.2. Действия Клиента при подключении к Системе сдачи отчетности в органы ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Для обеспечения возможности обмена ЭД с ПФР по телекоммуникационным каналам связи в региональных управлениях ПФР должны быть установлены соответствующие рабочие места, осуществляющие прием отчетов от Страхователей. Информацию о наличии установленных мест можно получить на сайте ЗАО «МО ПНИЭИ» www.security.ru.

1.2.1 Клиент подает Заявление в органы ПФР (Приложение 4) и заключает «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». (Приложение 5). Для подачи Заявления и заключения Соглашения необходимо обратиться в Управление Пенсионного фонда по месту регистрации Страхователя.

1.2.2. После оформления документов п.1.2.1 Клиент оформляет Договор с ЗАО «МО ПНИЭИ» (Приложение 6) на приобретение лицензии на ПО и получение сертификатов ключей подписи. Для оформления договора необходимо представить копии Заявления и последнего листа Соглашения.

1.3 Действия клиента при сдаче отчетности в органы ПФР с использованием ПО АРМ «Верба-Клиент-Страхователь»

Автоматизированное рабочее место шифрования и ЭЦП «Верба-Клиент-Страхователь» предназначено для защиты конфиденциальной информации, не являющейся государственной тайной, и может применяться для сдачи отчетности в органы ПФР.

Каждый пользователь получает свой рабочий ключ в Отделении Пенсионного Фонда РФ на основании установочной лицензии, которая является неотъемлемой частью программы. Установочная лицензия выдается на имя компании-заказчика и содержит серийный номер программы и ключ установки. Ключевые носители — 3,5″ дискета, таблетка Touch Memory, карта Smart Card.

Для сдачи отчетности с использованием АРМ «Верба-Клиент-Страхователь» страхователю необходимо:

• Оформить заявку на приобретение лицензии на ПО АРМ «Верба-Клиент-Страхователь» на сайте ЗАО «МО ПНИЭИ» www.security.ru;
• Заключить с ЗАО «МО ПНИЭИ» договор на приобретение лицензии на ПО АРМ «Верба-Клиент-Страхователь»;
• заключить с территориальным органом ПФР по месту регистрации организации «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР».

2. Договор на оказание услуг по подключению к электронному документообороту с контролирующими органами. (Приложение 6)

Настоящий договор заключается в случае пожелания Клиента отдельно сдавать отчетность в органы ФНС или в органы ПФР, а также совместно в ФНС и в ПФР. В случае сдачи отчетности в ФНС и ПФР совместно, используются единый криптографический модуль и единый сертификат ключа подписи.

На первой странице договора Клиент должен вписать наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, в лице которого договор заключен (это должен быть руководитель организации, либо доверенное лицо, если это предусмотрено доверенностью), на основании чего действует этот человек (на основании Устава, доверенности и т.п.).

Важно обратить внимание на некоторые пункты договора.

Во-первых, на технические требования к рабочему месту, так как если рабочее место Клиента не удовлетворяет техническим требованиям к рабочему месту, указанным в договоре — установка ПО невозможна.

Во-вторых, на финансовые условия договора. Важным является то, что в случае преждевременного расторжения договора оплата стоимости Лицензии не возвращается.

В–третьих, если Клиент не согласен с условиями договора, он может составить протокол разногласий или дополнительное соглашение к договору, которое является неотъемлемой частью договора, но текст договора менять не допускается.

На последней странице Клиент должен заполнить свои реквизиты и поставить подпись лица, уполномоченного для заключения данного договора, печать организации.

К договору обязательно прилагаются:

Приложение 1 – Спецификация, содержащая информацию о комплектности поставки, наборе работ (услуг), предоставляемых Клиенту.

Спецификация формируется на основании Заявки, форму которой можно заполнить на сайте ЗАО МОПНИЭИ www.security.ru.

Приложение 2 – Заявление на регистрацию, содержащее учетную информацию о Клиенте, необходимую для выдачи Сертификата и подключения Клиента к Системе.

Приложение 3 – Подписной лист, содержащий информацию о согласии Клиента на присоединение к Регламенту Удостоверяющего Центра ЗАО МО ПНИЭИ.

Все Приложения должны быть заполнены и подписаны Руководителем организации, должны быть проставлены печати организации Клиента.

Почему нужна помощь профессионалов

Для понимания проблемы нужна тесная работа с ПФР. Но возникают ситуации, когда специалисты из «клиентской службы» ПФР не владеют полной информацией для решения проблемы, либо не имеют достаточной квалификации, а иногда и просто грубят.

Старые ошибки. Ошибки обычно тянутся из прошлых периодов, которые не хочется раскапывать, так как много текущей работы. А может учет в то время вел совсем другой бухгалтер и данных о тех периодах очень мало.

Большой объем работы. Сотрудников и начислений много, а для исправления ошибки нужно найти конкретного сотрудника (или нескольких).

При поиске ошибок легко запутаться. Часто для поиска ошибки создаются огромные таблицы в Excel. Но это не решает проблему, а добавляет – приходиться еще и искать ошибки в самих таблицах.

Ошибка учетной программы. Учетная программа (обычно 1С Зарплата и управление персоналом) выдает неправильную отчетность, и непонятно какие изменения нужно внести.

Расхождения по платежам. Имеются расхождения по платежам по данным организации и данным ПФР (потерянные платежи, долги перед ПФР).

в Пенсионный Фонд

Если у вас нет возможности подготовить отчетность в ПФР, то наша компания готова вам помочь подготовить и сдать отчетности в фонды в Москве.

• Рассчитаем страховые взносы. Поможем рассчитать взносы, которые вы должны заплатить, составим платежные поручения в банк или квитанции для перечисления в бюджет.
• Подготовим отчетность в ПФР. Заполним все необходимые формы отчетности для ПФР, в том числе и в электронном виде.
• Сдадим отчетность. В целях экономии вашего времени, мы сдадим отчетность лично, в этом случае будет отметка о приеме, или отправим по почте (свидетельством сдачи является опись, уведомление о вручении).

В соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ установлены следующие сроки сдача отчетности в ПФР:

РСВ — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом, полугодием, девятью месяцами и календарным годом);
СЗВ-М — не позднее 10-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом (ежемесячно).

Дата сдача отчетности в ПФР может быть изменена только в случае, если указанное число выпадает на выходной день.

Составление отчетности в Пенсионный Фонд
Составление отчетности в пенсионный фонд за один отчётный период (комплект отчетности РСВ-1 + индивидуальные сведения)	1 500 рублей	Стоимость указана с учетом максимального количества сотрудников — 5 человек, на каждого последующего — надбавка по 250 рублей
Составление уточненных отчетов/Исправление ошибок в уже сданных отчётах	1 100 рублей	Стоимость указана с учетом максимального количества сотрудников — 5 человек, на каждого последующего — надбавка по 250 рублей
Нулевая отчетность в ПФР	350 рублей	За один квартал
СЗВ-М: ежемесячная отчетность в ПФР	450 рублей	Стоимость указана с учетом максимального количества сотрудников — 5 человек, на каждого последующего — надбавка по 30 рублей
Проведение сверки с ПФР	800 рублей	Стоимость зависит от кол-ва сверяемых периодов и численности компании

Дополнительные услуги
Ручная сдача отчётности в ПФР	1 000 рублей
Подготовка квитанций и платежных поручений	100 рублей
Подготовка описи для сдачи отчетности через почту	50 рублей