Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
 

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н) (см. текст в предыдущей редакции) На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами: по дебету по кредиту 50 Касса 07 Оборудование к установке 51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные 52 Валютные счета активы 55 Специальные счета в 10 Материалы банках 11 Животные на выращивании 76 Расчеты с разными и откорме дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение 79 Внутрихозяйственные материальных ценностей расчеты 20 Основное производство 91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные производства 25 Общепроизводственные расходы 26 Общехозяйственные расходы 28 Брак в производстве 29 Обслуживающие производства и хозяйства 41 Товары 44 Расходы на продажу 45 Товары отгруженные 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 55 Специальные счета в банках 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихозяйственные расчеты 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 97 Расходы будущих периодов 99 Прибыли и убытки

Порядок получения средств в подотчет

Выдача подотчетных сумм, порядок возврата и составления документов о потраченных средствах регулируется Указаниями Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У. Алгоритм действий следующий:

1. Сотрудник пишет заявление на выдачу подотчетных средств. В документе указываются Ф.И.О. подотчетного лица, необходимая сумма и срок, на который предоставляются деньги. Вместо заявления можно использовать распорядительный документ руководителя.
2. По заверенному руководителем фирмы документу выдаются средства из кассы или перечисляются безналичным путем на банковскую карту работника.
3. Составляется авансовый отчет о произведенных затратах, который вместе с подтверждающими документами (чеки, БСО) передается в бухгалтерию.
4. На основании полученного авансового отчета в учете формируются соответствующие записи, при необходимости проводится расчет с подотчетным лицом.

Лимиты подотчетных сумм не ограничиваются. Список ответственных лиц, которым предоставляются средства в целях погашения нужд предприятия, сроки выдачи оговариваются в отдельном локальном акте организации. Отчитаться за использованные средства необходимо не позднее 3-х дней с момента завершения срока выдачи, указанного в заявлении. Иначе налоговые органы могут начислить НДФЛ, как в случае получения выгоды.

Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена даже в том случае, если работник не отчитался по предыдущему получению. Данное новшество обусловлено новыми указаниями ЦБ РФ и действует с 19.08.2017 года.

Сроки отчета по командировочным средствам составляют 3 дня с момента завершения командировки. Минимальная сумма за поездки внутри страны составляет 700 рублей за сутки, за границей – 2 500 рублей. Приказом предприятия эти лимиты могут быть увеличены.

Операции с использованием 71 счета

Записи по 71 счету формируются на основании кассовых документов и предоставленных авансовых отчетов. По дебету 71 отражаются операции по получению средств:

Дт	Кт	Операция в учете
71	50	Получение средств под отчет из кассы
	51	Подотчетные суммы перечислены на карту сотрудника
	52	Получены средства с валютных счетов
	76	Деньги выданы сторонними лицами

По кредиту 71 счет отражается информация о расходовании полученных средств:

Дт	Кт	Операция в учете
10	71	Куплены материалы
19		Учтен НДС от поставщика при покупке товаров и услуг за счет подотчетных средств
26		Оплачены оказанные услуги
41		Приобретены товары
50		Неизрасходованные средства возвращены в кассу
76		Произведены расчеты со сторонними организациями
94		Невозвращенные подотчетные суммы списаны в убытки предприятия

Пример 1. Сотрудник Иванов А. С. получил в кассе подотчетную сумму в размере 28 000 рублей на покупку канцтоваров и оплату аренды помещения. Расходы на канцтовары составили 9 860 рублей, услуги аренды – 20 000 рублей. В результате образовался перерасход в размере 1 860 рублей. После предоставления авансового отчета в учете будут сформировании записи:

• Дт 71 – Кт 50 (28 000 рублей) – сотруднику Иванову А. С. выделена подотчетная сумма;
• Дт 10 – Кт 71 (9 860 рублей) – оприходованы материалы на основании авансового отчета;
• Дт 26 – Кт 71 (20 000 рублей) – оплачены услуги аренды;
• Дт 71 – Кт 50 (1 860 рублей) – Иванову А. С. компенсирована сумма, потраченная сверх выделенных средств.

Пример 2. Работнику Макееву С. В. в счет предстоящей 3-х дневной командировки внутри страны и закупа материалов выделена подотчетная сумма в размере 8 000 рублей. Деньги переведены на карту сотрудника. По возвращении Макеев С.В. предоставил авансовый отчет, согласно которому были произведены расходы: суточные – 2 100 рублей, материалы – 4 800 рублей. Оставшиеся деньги в кассу возвращены не были. Руководством принято решение удержать долг с заработной платы сотрудника. Проводки по операциям следующие:

• Дт 71 – Кт 51 (8 000 рублей) подотчетные средства перечислены на карту сотрудника;
• Дт 26 – Кт 71 (2 100 рублей) – учтены командировочные расходы;
• Дт 10 – Кт 71 (4 800 рублей) – оприходованы материалы на основании данных авансового отчета;
• Дт 94 – Кт 71 (1 100 рублей) – остатки неизрасходованных средств отнесены на недостачу;
• Дт 70 – Кт 94 (1 100 рублей) – произведено удержание из заработной платы сотрудника.

Подотчетные средства выдаются сотрудникам в целях приобретения для организации ряда товаров, оплаты услуг, погашения командировочных расходов. Деньги выдаются на заранее установленный срок, по истечении которого подотчетным лицам необходимо отчитаться о потраченных суммах.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

>Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика, проводки(2018г)

Что содержит и как ведется 71-й счет бухгалтерского учета – Юридический справочник бизнеса

71-й счет – это учетная позиция в бухгалтерском учете, предназначенная для обобщения сведений, связанных с осуществлением расчетов с подотчетными лицами. Речь идет о суммах, выданных под отчет на административно-хозяйственные, иные повседневные нужды предприятия.

Рассмотрим, кому и на каком основании предприятием могут быть выданы денежные средства под отчет, как оформить операции по выдаче и расходу средств, а также как фиксируются подотчетные суммы, которые не были возвращены в установленный срок.

Подотчетные лица: раскрываем понятие

Подотчетные лица – это физические лица, сотрудники предприятия, которые осуществляют хозяйственные операции, задания (приобретение и оплата услуг, товарно-материальных ценностей) по поручению работодателя, предусматривающего обязательный отчет о выполненных операциях.

Другими словами, это лица, которые состоят в трудовых отношениях с определенным предприятием либо физическим лицом, выступающим в качестве субъекта предпринимательской деятельности.

Подотчетных лиц можно условно разбить на две группы:

• сотрудники, которым получено выполнение определенных хозпоручений;
• командированные сотрудники.

К подотчетным лицам относят сотрудников, которые были приняты на работу по любому трудовому договору – на сезонную, временную либо постоянную работу, а также таковую по совместительству.

Об актуальности учета расчетов с подотчетными лицами

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учет имеющегося имущества, различных хозяйственных операций и обязательств. К одной из важных задач бухгалтерского учета относят формирование достаточно полных и достоверных сведений, связанных с хозяйственными процессами и финансовыми результатами осуществляемой деятельности предприятия.

Поскольку в деятельности каждого предприятия расчетам с подотчетными лицами свойственен массовый характер и взаимосвязь со многими иными разделами учета (расчетами с подрядчиками и поставщиками, операциями по кассе/движению материальных ценностей), руководителю следует четко понимать, как должен быть корректно организован бухгалтерский учет, как денежных средств, так и операций с ними.

О порядке учета расчетов с подотчетными лицами

Деятельность каждого предприятия, зачастую, не обходится без необходимости производить оплату расходов наличными средствами. Это могут быть закупки в системе розничной торговли либо на других предприятиях, расходы по командировкам, представительские задачи, прочее.

Такие мероприятия, как правило, подразумевают выдачу денежных авансов сотруднику предприятия под его ответственность согласно распоряжению организации. Порядок их выдачи, размер и возможные сроки предоставления регламентируются Инструкцией ЦБ РФ.

Перечень лиц, которые вправе получать в кассе предприятия наличные средства под отчет, утверждается руководителем.

Выплаты кассой денежных средств производятся на основании приказа руководителя и заявления сотрудника и оформляются расходным кассовым ордером.

Лицам, которым были выданы наличные деньги под отчет, вменяется обязанность не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который они были предоставлены, либо с момента возвращения из командировки, представить в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету также прикладываются подтверждающие документы о потраченных суммах.

Хозяйственные операции, осуществляемые предприятием, оформляются оправдательными документами, на основании которых производится бухгалтерских учет.

Это документы первичного учета, такие как накладные, товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты оказанных услуг и выполненных работ, проездные документы, прочее.

В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы за счет подотчетных средств, предприятие не может включить их в состав затрат по реализации продукции, услуг, работ либо по производству.

После сдачи авансового отчета в бухгалтерию он подлежит проверке бухгалтером, который далее проставит бухгалтерские проводки. Обработка представленных отчетов обычно занимает до 5 дней. Утверждение отчетов является правом руководителя.
Выдача нового аванса может быть произведена исключительно после расчета по предыдущему.

Допускается удержание суммы задолженности из заработной платы подотчетного лица, который не возвратил остаток средств и не предъявил оправдательные документы. Возврат неиспользованных средств оформляют приходным кассовым ордером, выдача перерасхода – расходным ордером.

Предназначение 71-го счета

Использование 71-го счета связано с учетом операций по расчетам с сотрудниками предприятия, которым были выданы наличные средства для выполнения определенных задач.

«Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой активно-пассивный счет, сальдо которого свидетельствует об имеющейся сумме задолженности подотчетных лиц перед предприятием либо о сумме некомпенсированного перерасхода.

По дебету счета отражаются вновь выданные под отчет суммы, а также таковые возмещенного перерасхода. По кредиту – суммы средств, которые были использованы в соответствии с авансовыми отчетами и представлены согласно приходным кассовым ордерам (при наличии не потраченных средств).

Корреспонденция счета

На выданные подотчетные суммы 71-й счет дебетуется в корреспонденции с таковыми, предназначенными для учета денежных средств. На потраченные сотрудниками суммы 71-й счет кредитуется в корреспонденции с таковыми, где ведется учет затрат и приобретенных ценностей. Также корреспондирует с иными счетами в зависимости от характера осуществленных расходов.

Суммы, которые не были возвращены сотрудниками согласно установленным срокам, указываются по кредиту 71-го счета и дебету 94-го счета, с которого они впоследствии списываются в дебет 70-го счета (при удержании из зарплаты работника) либо 73-го (когда удержание из оплаты труда невозможно).

Подробно корреспонденция 71-го счета представлена в таблице:

Для ведения аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используют седьмую ведомость, где напротив каждого такого лица указывается остаток по долгу, сколько средств выдано под отчет и использовано, остаток.

Командирование сотрудников за рубеж

В случае командирования сотрудника за границу ему производится выдача аванса в валюте той страны, куда предполагается поездка.

Выданную в банковском учреждении валюту приходуют по 50-му счету с кредита 52-го счета.

Списание с 50-го счета производят в дебет 71-го счета. В данном случае операция отражается в валюте платежа и рублевом эквиваленте согласно курсу ЦБ РФ, которому отвечает момент выдачи.

После возвращения сотрудника из командировки и представления им авансового учета/подтверждающих документов списание задолженности с кредита 71-го счета производится в дебет 26-го счета либо иного счета в зависимости от характера расходов согласно курсу на момент сдачи отчета.

Если в течение периода командировки курс валют поменялся, списывают курсовую разницу на 91-й счет. Отрицательная разница списывается на расходы (Дб 91, К 71), положительную разницу относят на доходы (Дб 71, К 91).

Типовые корреспонденции по счету 71

№ п/п	хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
Дебет	Кредит
1.	Выдача сумм под отчет или возмещение перерасхода:
а) из кассы;	71	50/1
б) с расчетного счета.	71	51
2.	Списание командировочных расходов в пределах установленных норм	20, 26	71
3.	Списание командировочных расходов сверх установленных норм (по решению руководителя)	84,92/2	71
4.	Списание командировочных расходов сверх установленных норм (не утвержденных руководителем)	73/2, 94	71
5.	Списание подотчетных сумм на расходы, связанные с реализацией услуг	44/1	71
6.	Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
а) в кассу;	50/1	71
б) на расчетный счет.	51	71
7.	Удержание из заработной платы невозвращенного остатка подотчетной суммы	70	71,73

2. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Для учета расчетовс разными дебиторами и кредиторамииспользуются следующие счета:

Дляучета различных расчетных операцийнекоммерческого характера используетсяактивно-пассивныйсчет 76 «Расчеты с разными дебиторами икредиторами».

К счету 76 в Типовомплане счетов введены субсчета:

76/1″Расчеты с организациями и лицами поисполнительнымдокументам».На этом субсчете учитываются суммы,удержанные из заработной платы работниковв пользу организаций и лиц на основанииисполнительных документов илипостановлений судебных органов.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Записи в учете:

Д-т70 К-т76/1 –удержания из заработной платы;

Д-т76/1 К-т50,51-перечисление суммы получателю.

76/2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»

Счет активно-пассивный,предназначен для обобщения информациио расчетах по страхованию имущества иперсонала организации.

По дебету счетаотражаются суммы, перечисленные страховойорганизации, а по кредиту счета отражаютсясуммы начисленных страховых платежей.

Суммы начисленныхплатежей отражаются:

Д-т20, 23, 26, 97… К-т 76/2.

Перечислениеплатежей страховой организации:

Д-т76/2 К-т 51,52.

Суммы потерь,возмещаемые страховой организацией постраховым случаям отражаются следующимобразом:

а)Д-т 76/2 К-т 10, 20, 23… на суммы утраченныхТМЦ;

б)Д-т 51 К-т 76/2 — поступление сумм страховыхвозмещений;

в)Д-т 92/2 К-т 76/2 — некомпенсируемые потери.

76/3 «Расчеты по претензиям»

На этом субсчетеотражаются расчеты по претензиям,предъявленным поставщикам, подрядчикам,транспортным и другим организациям, атакже по предъявленным штрафам, пеням,неустойкам.

В дебет 76/3 относитсясумма претензии, увеличенная на суммуНДС.

Суммы удовлетворенныхпретензий списываются с кредита 76/3 вдебет денежных счетов.

Записи в бухгалтерскомучете:

Д-т76/3 К-т10,26,60,76…-сумма претензии;

Д-т76/3 К-т68 – насумму НДС;

Д-т51,52 К-т76/3 – суммаудовлетворенной претензии;

Д-т92/2К-т76/3 – сумма некомпенсированнойпретензии;

Д-т76/3 К-т92/1 –штрафы, пени, неустойки предъявленные;

Д-т51,52 К-т76/3 –штрафы, пени неустойки полученные;

Д-т76/3К-т51,52 – предъявлена претензия банкупо ошибочно списанным суммам.

71 счет. 71 счет бухгалтерского учета

Финансы 12 июля 2014

На каждом предприятии время от времени возникает необходимость выдачи наличных денег сотрудникам на различные цели, например такие как:

• аванс на командировочные расходы;

• аванс на административно-хозяйственные нужды, покупку товарно-материальных ценностей, запасных частей, на оплату почтовых и представительских расходов, а также всевозможных сборов.

Итак, разберемся, кто именно вправе получать средства под отчет, какие основания для этого нужны, как правильно оформить документы и учетные операции по выдаче денег, а также грамотно составить авансовый отчет о произведенных затратах.

Подотчетные лица – кто они?

Бывают случаи, когда неопытный или нерадивый бухгалтер выписывает денежную сумму представителям поставщика или заказчика и относит ее на 71 счет бухгалтерского учета. В основном этим грешат маленькие предприятия, полагая, что таким образом они рассчитались с кредитором или оплатили заказ. Это грубое нарушение законодательно установленных нормативно-правовых актов.

Подотчетные лица – это обязательно работники предприятия. Кроме того, выдачу денег под отчет предваряет заключение с сотрудником договора о материальной ответственности, в котором определяется ее мера и оговариваются права и обязанности сторон.

Как правило, круг материально-ответственных и подотчетных лиц устанавливает руководитель, издавая соответствующее распоряжение, ежегодно обновляемое. Учет расчетов по подотчетным суммам отражает 71 счет.

Расходы по командировкам

Подотчетные денежные суммы на командировочные расходы выдаются из кассы или перечисляются на карту сотрудника на основании письменного заявления с резолюцией руководителя.

Конечно, в этом случае договор о материальной ответственности заключать не нужно, ведь отправиться в командировку может любой сотрудник фирмы, и основанием для поездки служит приказ руководства, а отражает операции бухгалтерский счет 71.

Основания для выплаты денежных средств под отчет

Подобная выдача регламентируется действующим законодательством, и основными правилами этой операции являются следующие:

• запрещено оформление документов на выплату денег под отчет, если сотрудник не отчитался за полученные ранее суммы;

• деньги выдаются по заявлению, завизированному руководителем с отметкой о размере суммы и сроке, на который она выдается;

• отчет о произведенных расходах составляется и подписывается в течение 3 дней после окончания командировки или истечения установленного руководителем срока.

Документальное оформление

Итак, после того как расходы произведены, или по приезде из командировки сотрудник обязан отчитаться в 3-дневный срок и представить бухгалтеру авансовый отчет формы АО-1 с приложенными документами, доказывающими состоятельность осуществленных трат.

В авансовом отчете подсчитываются итоги, и выводится результат:

• остатка денег нет, так как израсходованы все средства;

• остаток есть, так как трат произведено меньше, чем планировалось;

• перерасход выданных денежных средств, так как они затрачены в большем объеме.

Остаток возвращается в кассу фирмы по ПКО, а сумма перерасхода выдается на руки по РКО. Все учетные операции по подотчетным суммам отражает 71 счет бухгалтерского учета.

При несоблюдении установленных законодательством правил сумма подотчетных средств удерживается из зарплаты или отражается как недостача и впоследствии взыскивается по решению суда.

Как работает счет

Рассматриваемый счет обобщает информацию о расчетах с сотрудниками по средствам, выданным под отчет. Данные суммы относятся в дебет счета 71, корреспондируясь со счетами денежных средств, например, 50 – «Касса». Документально подтвержденные суммы затрат списываются с кредита счета 71 в дебет затратных счетов, например 10 – «Материалы», и др.

Не возвращенные сотрудниками суммы списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 – “Недостачи”. Впоследствии эти суммы списываются с кредита 94 в дебет счета 70. Если удержание из заработной платы в силу каких-либо причин невозможно, то дебетуется счет 73 и встает вопрос о возмещении предприятию нанесенного ущерба.

Следует отметить, что аналитический учет ведется отдельно по каждому сотруднику с обязательным выведением ежемесячных итогов.

Механизированный учет с применением программы “1С” позволяет составить нужный документ в разрезе выданных или списанных сумм, установить временной диапазон или задать список подотчетных лиц, все данные объединяет карточка счета 71.

Подотчетник же должен отчитаться по каждой выданной сумме, составив авансовый отчет в отведенные сроки. Аналитика объединяется в журнал-ордер по счету 71, который составляется в конце отчетного периода.

Бухгалтерские учетные записи

Каждый авансовый отчет отрабатывается бухгалтером с разноской данных на счет 71. Проводки, отражающие операции по учету подотчетных сумм:

• Д-т 71 – К-т 50 – выдана из кассы подотчетная сумма.

• Д-т 71 – К-т 51 – сумма перечислена с расчетного счета на карту сотрудника.

• Д-т 41 – К-т 71 – покупка товаров из подотчетной суммы.

• Д-т 10 – К-т 71 – приобретение материалов.

• Д-т 26 – К-т 71 – списаны общехозяйственные расходы, например оплачены почтовые услуги.

• Д-т 20 – К-т 71 – списаны командировочные расходы.

• Д-т 50 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы внесен сотрудником в кассу.

• Д-т 70 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы удержан из зарплаты работника.

• Д-т 94 – К-т 71 – сотрудник не отчитался о произведенных тратах в установленный срок.

• Д-т 73.2 – К-т 71 – удержание недостачи с сотрудника.

• Д-т 91.2 – К-т 71 – отнесение суммы недостачи на прочие расходы, если взыскание невозможно.

Особенности счета №71

Счет является активно-пассивным. Выше мы рассмотрели традиционные бухгалтерские проводки по счету 71, когда он выступает как активный, т. е. дебетуется при получении денег и кредитуется при списании расходов. В качестве пассивного счет используется реже, но такие случаи бывают.

Например, денег в кассе фирмы нет, а ехать в командировку надо, и сотрудник согласен использовать личные финансы с тем условием, что по возвращении командировочные расходы будут оплачены. В этом случае составляется проводка Д-т 20 – К-т 71.

В этом случае возникли расходы до их оплаты, и предприятие обязуется их возместить. В этом примере 71 счет – пассивный.

Если фирма – плательщик НДС

Если компания является плательщиком НДС и аккумулирует сумму налога, уплаченного за товары или услуги, на счете 19 – «НДС», то при покупке материалов или оплате услуг из подотчетных сумм необходимо отразить сумму НДС проводкой Д-т 19 – К-т 71 – на сумму налога, уплаченного.

Основание для списания затрат

Принимая авансовый отчет, бухгалтер проверяет подтверждающие расходы документы. Это могут быть накладные, счета и счета-фактуры при приобретении имущества, кассовые и товарные чеки, подтверждающие оплату всевозможных услуг, т. е. первичные документы, являющиеся фундаментальной основой для отнесения затрат на 71 счет.

Основным требованием проведения хозяйственной операции в учете является письменное подтверждение совершенной операции.

Иными словами, все расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть оправданы и подтверждены первичными учетными документами, правильно оформленными, с заполненными реквизитами, необходимыми подписями, печатями и штампами.

Расходы, не подтвержденные документами или подтвержденные недооформленными бумагами, не могут быть приняты и отражены в учете, а это чревато неприятными последствиями. Сотрудник из своего кармана оплатит такие затраты.

Поэтому подотчетному лицу следует серьезно подходить к вопросу оформления авансового отчета, своевременно требовать правильно заполненные документы на произведенные расходы.

Действия бухгалтера

Бухгалтер, принимающий авансовый отчет, проверяет арифметические подсчеты, наличие и оформление оправдательных документов, в специальном разделе делает записи об отражении расходов, выверяет 71 счет, подтверждая разноску своей росписью. Затем выписывает приходный или расходный кассовый ордер на сумму расхождений между выданной и израсходованной суммами, вручает его кассиру и закрывает авансовый отчет.

Что необходимо помнить при налоговых проверках

Срок, на который подотчетному лицу выдаются средства на хознужды, законом не установлен. Он может определяться руководителем организации. Однако законом это не трактуется как обязанность директора. При установлении срока работник обязан отчитаться по расходам в течение 3 дней после его истечения.

А если срок не был установлен, то, даже продолжительное время не отчитываясь по подотчетной сумме, нарушить его нельзя.

Поэтому если в компании не определяется подобный срок, то претензии налоговиков по поводу долговременного нахождения подотчетной суммы на руках обязательно будут предъявлены, хотя считать их обоснованными нельзя.

Выявляя подобные случаи, налоговые органы квалифицируют их как получение беспроцентного займа, требуя определить величину материальной выгоды, возникшей у сотрудника, включить ее в состав его доходов и удержать НДФЛ.

Такое требование налоговиков незаконно, так как понятие материальной выгоды, установленное ст. 212 НК РФ, не включает описанную выше ситуацию. В соответствии с НК материальной выгодой являются доходы, полученные:

• от экономии на процентах за пользование средствами кредитных организаций;

• от приобретения имущества или услуг по гражданско-правовому договору;

• от приобретения акций или других ценных бумаг.

Доводы налоговых органов в этом случае неправомерны, так как займы в кредитных организациях оформляются договором, а выдача подотчетной суммы осуществляется по заявлению. Но в интересах руководства компаний – правильно оформлять документы на выдачу средств под отчет во избежание претензий проверяющих органов.

Счет 71 в бухгалтерском учете: значение, проводки и пример

В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.

В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.

Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета

71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.

Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.

По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

В последнем случае речь идет о задолженности организации перед работником по причине того, что полученных под отчет ресурсов не хватило для покрытия понесенных расходов.

Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.

Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.

Порядок получения денег под отчет

Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.

Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.

После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.

Теперь при наличии заявления с подписью руководства оформляется расходный кассовый ордер, который должен быть завизирован главным бухгалтером, кассиром и руководителем, когда бухгалтера нет.

После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.

Корреспондирующие позиции

В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом. Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.

Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.

Типовые записи

Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:

1) Дт 71

Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;

2) Дт 08

Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;

3) Дт 10

Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;

4) Дт 20

Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;

5) Дт 50

Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.

Практический пример

Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:

1) Дт 71

Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;

2) Дт 10

Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;

3) Дт 50

Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.

Заключение

Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.

uma-sovsem.net

Практически в каждой организации деньги выдаются сотрудникам под отчет на покупку материалов или в качестве командировочных, для учета этих операций и служит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Напомним, что до 2015 года получить деньги под отчет могли лица, назначенные приказом, теперь же подотчет может взять любой работник организации, главное правило при выдаче денег, чтобы он отчитался за прошлую подотчетную сумму.

Счет 71 является активно — пассивный. О различиях между активными и пассивными счетами я писала в уроке №1.

Напомню, сальдо по пассивному счету может быть ТОЛЬКО ПО КРЕДИТУ, по активному ТОЛЬКО по дебету. А по активно-пассивным счетам сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Что отражать по дебету и кредиту счет 71?

Наложим данное правило на счет 71, что же это значит, если сотрудник взял денежные средства, НО ЕЩЕ ИХ НЕ ПОТРАТИЛ, то у него возникает долг перед организацией на эту сумму, т.е. возникает дебиторская задолженность, сальдо по счету 71 будет по ДЕБЕТУ.

https://www.youtube.com/watch?v=7ph6QeoiYTE

Если сотрудник взял под отчет сумму и не уложился в нее, а истратил на 300 рублей больше, то организация должна будет возместить ему 300 рублей, а эта задолженность найдет свое отражение по КРЕДИТУ счета 71.

Пример.

Сотрудник организации взял из кассы 5000 рублей под отчет на покупку стройматериалов. 1) Проводка Д – 71 К – 50.

2) Сотрудник купил материалов на 4000 – Д – 10 К – 71.

Остаток по счету 71 дебетовый, т.е. сотрудник должен нам тысячу рублей. 3) Он сдает в кассу 1 000 руб. – проводка Д – 50 К — 71. Сальдо нет.

Составим самолетик по счету 71 на основе примера.

Бухгалтер должна составить авансовый отчет, в котором отражено, на что сотрудник потратил подотчетные суммы, документ подписывается кассиром, гл. бухгалтером и директором или иными утвержденными лицами.

Для получения денежных средств под отчет работник должен ОБЯЗАТЕЛЬНО написать заявление на имя директора. На заявление директор должен написать, какую сумму следует выдать и на какой срок.

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/п	Хоз. операция	Дебет	Кредит
1	Сотруднику выдано под отчет из кассы/с расчетного счета	71	50/51
2	Выданы / Перечислены командировочные	71	50/51
3	Оприходованы материалы, купленные подотчет	10	71
4	Учет НДС по приобретенным ТМЦ	19	71
5	Учет расходов на основное производство	20	71
6	Возврат неизрасходованных подотчетных средств в кассу	50	71
7	Возмещение перерасходованных средств подотчетному лицу	71	50
8	Списана сумма, не возращённая подотчетным лицом	94	71
9	Удержаны денежные средства из заработной планы, не возвращенные подотчетным лицом	70	94

Это основные типовые проводки, в хозяйственной практике вам придется использовать субсчета, например, чтобы оприходовать бензин нужно составить проводку Д 10:03 К 71, чтобы оприходовать стройматериалы Д 10.08 К 71 и так далее.

Если у вас остались вопросы — не стесняйтесь!