Особенности, о которых нужно знать

Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом.
Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».

Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).

Когда	Издержки
Последний день каждого месяца	Затруднительный способ, но наиболее точный
Последний день каждого квартала	Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным
Последний день текущего года	Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность

Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.

Как формируется резерв отпусков

Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:

• «основное производство» – лица, выполняющие основные работы на предприятии (начисление происходит по Дт 20).
• «расходы на продажу» – служащие, деятельность которых связана со сбытом товаров (зарплату им начисляют по Дт 44).

После выполнения этого действия можно перейти к решению вопроса о том, . Есть несколько вариантов определения искомой величины.

Средний дневной доход

Первый – на основании среднего дневного заработка сотрудника. В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:

1. 1. рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону;
   2. определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила;
   3. найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:

ОТПУСКНЫЕ = Д отп. х ЗП ср.д. х (1 + N)
Дотп. – количество неиспользованных дней отпуска;
ЗПср.д. – средняя дневная зарплата;
N – взносы во внебюджетные фонды, делёные на 100 (в %).

1. суммировать полученные результаты по каждому работнику.

ПРИМЕР
ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты. Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.
РЕШЕНИЕ
Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:
Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.

ООО «Глобус» должно начислить сумму в 11 980 руб. за Скворцова. Найденная величина является резервом на отплату отпусков ему.

Групповой доход

Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:

ЗП ср.д.г. = ЗП гр.с. : Д тек. : Ч
ЗПгр.с. – средняя оплата труда, начисленная всем работникам за рассматриваемый промежуток времени;
Дтек. – количество дней в рассматриваемом периоде;
Ч – численность служащих.

Тогда для каждой категории работников резерв отпусков будет рассчитан так:

Р отп. = (ЗП ср.д.г. + ЗП гр.с. х N) х Д отп.Сумма результатов по каждой группе – это общий размер резервов на оплату отпусков.

ПРИМЕР
ООО «Кристалл» создает резерв на оплату 28 дней отдыха, предоставляемых ежегодно. Исходные данные – ниже в таблице. Нужно определить резерв на оплату отпусков в 2019 году к начислению рассматриваемой компанией.

Категория служащих	Средняя дневная зарплата, руб.	Средняя зарплата труда, начисленная всем сотрудникам
Занятые основной производственной деятельностью	827	24 800
Занимающиеся сбытом производимых товаров	1128	35 400

Решение
А) Выполним расчеты для первой группы сотрудников по представленной выше формуле:

Р отп. = ( 827 + 24 800 х 30% ) х 28 дней= 231 476 руб.Данную сумму необходимо отчислить в резерв за сотрудников, учитываемых по счету 20 «Основное производство».

Б) Резерв на оплату отпусков в 2019-м для второй группы служащих составит:

Р отп. = ( 1128 + 35 400 х 30% ) х 28 дней= 328 944 руб.Эти денежные средства направляют за персонал, учет отпускных которых идет по счету 44 «Расходы на продажу».

В) Общее количество резервируемых денежных средств составит:

231 476 + 328 944 = 560 420 руб.В итоге, компания ООО «Кристалл» обязана удержать 560 420 рублей для оплаты отпускных пособий и других подобных денежных компенсаций персоналу обеих групп.

Прошлогодний итог

Третий подход – на основании нормы отчислений, устанавливаемой по итогам предыдущего периода. Она является частью затрат на отпуск и оплату труда по каждой категории сотрудников. Выполняемые действия:

А) Расчет денежных средств, подлежащих отчислению в резервный фонд на оплату дней отдыха (по состоянию за прошлый год). Используют формулу:

Р1 – расходы, рассчитанные на оплату отпускных пособий и компенсаций за неиспользованные дни отдыха;
Р2 – сумма затрат на оплату труда.

Заметьте: величины определяют для группы сотрудников без учета отчислений во внебюджетные фонды. На протяжении отчетного периода норматив остается постоянным, даже если перерасчеты выполнялись часто.

Б) Формула для начисления резерва на оплату отпусков в 2019 г. по группе сотрудников такова:

Отчисления = ( ЗП тек.п. + СВ ) х НОРМАТИВЗП тек.п. – оплата труда, выдаваемая работникам;
СВ – страховые взносы, начисляемые на сотрудников в текущем периоде.

Расчеты необходимо вести по всем группам, а полученные результаты – суммировать. При этом каждая проделанная операция должна быть правильно отражена в бухгалтерском учете.

Резерв на оплату отпусков: проводки

Согласно ПБУ 8/2010, обязательства организации по выплате отпускных формируют на счетах, которые отражают и заработную плату. Начисление проводят по Кт 96. Дебет счета может быть таким:

• 20 – начисления сотрудникам, задействованным в основной производственной деятельности;
• 25 – общие производственные затраты;
• 26 – расходы, имеющие хозяйственного, управленческого толка;
• 44 – затраты, связанные со сбытом товаров;
• 08 – вложение средств во внеоборотные активы и др.

В балансе резерв отпусков отражают в графе 1540. Величина должна совпадать с кредитовым сальдо 96-го счета соответствующего субсчета.

Стандартные проводки таковы:

• Дт 20 Кт 96 – деньги отчислены в резервный фонд для выплаты отпускных работникам основного производства;
• Дт 96 Кт 70 – выдача отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск. Также см. «Компенсации за неиспользованный отпуск».

ПРИМЕР

ООО «Антей» планирует формирование резерва на оплату отпусков. Информация о необходимых отчислениях показана в таблице. Какие записи должен сделать бухгалтер?

Категория	Сумма, руб.
Служащие, занимающиеся основной производственной деятельностью	23 700
Администрация предприятия	25 000
Менеджеры по работе с клиентами	12 600

Решение

Специалист отражает резерв по отпускам в бухгалтерском учете таким образом:

Дт	Кт	Сумма	Для каких служащих сделаны отчисления в резервный фонд
20	96	23 700	Работники основного производства
26	96	25 000	Администрация
44	96	12 600	Менеджеры по работе с клиентами

Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

• способ резервирования,
• предельную годовую сумму резерва,
• ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Пример 1

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) — (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. — 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

>
Является ли обязательным создание резерва на предстоящую оплату отпускных? Если да, какие санкции предусмотрены, если резерв не создан?

Обязанность организации по созданию резерва на предстоящую оплату отпусков работникам

Прежде всего отметим, что п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, предоставляющий право организации создавать резервы, в том числе на предстоящую оплату отпусков работникам, отменен приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н (далее — Приказ N 186н). Приказ N 186н вступил в силу с бухгалтерской отчетности 2011 года (п. 3 Приказа N 186н).

Вместо понятия «резерв на оплату отпусков» законодатель, руководствуясь положениями МСФО, ввел понятие оценочного обязательства. Порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируется ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (далее — ПБУ 8/2010). Данное ПБУ применяется начиная с бухгалтерской отчетности за 2011 год (п. 3 приказа Минфина России от 13.12.2010 N 167н).

Исключения, на которые не распространяются положения ПБУ 8/2010, перечислены в п. 2 ПБУ 8/2010. Кроме того, исключение составляют малые предприятия, которые могут не применять ПБУ 8/2010 (п. 3 ПБУ 8/2010). Других исключений для неприменения указанного ПБУ не предусмотрено.

Оценочное обязательство может возникнуть, в том числе, из норм законодательных и иных нормативных правовых актов (п. 4 ПБУ 8/2010).

Согласно п. 5 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:

а) у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;

б) уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;

в) величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В свою очередь, положения ст. 165 ТК РФ предусматривают, что установленные ТК РФ гарантии предоставляются работникам и при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Следовательно, расходы в виде отпускных представляют собой обязательство работодателя по отношению к работнику, предусмотренное ТК РФ. В отношении такого обязательства, по нашему мнению, выполняются условия признания его оценочным. Специалисты Минфина России также считают, что обязательства организации в связи с возникновением у работников права на оплачиваемые отпуска в соответствии с законодательством РФ являются оценочными обязательствами (письмо Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107 (размещено на сайте http://pro-ficit.ru/index.php?option=com_content&;view=article&id=1043)).

В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков формируется на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Резервирование сумм отпускных отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена заработная плата соответствующей категории работников. Создавая резерв, затраты по выплате отпускных производятся за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включаются. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учитываются отчисления в резерв на оплату отпусков.

В налоговом учете создание резервов на оплату отпусков и на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет регулируется ст. 324.1 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 324.1 НК РФ налогоплательщик принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан в учетной политике для целей налогообложения (письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/1/222):

• отразить принятый способ резервирования,
• определить предельную сумму отчислений,
• установить ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Прежде чем сформировать резерв на предстоящую оплату отпусков, необходимо составить смету, в которой должен быть отражен размер ежемесячных отчислений в резерв исходя из предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков, включая взносы на обязательное социальное страхование начисляемые на эти выплаты. В случае создания налогоплательщиком резерва суммы фактически начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммы отпускных необходимо списывать за счет указанного резерва (письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/4/116).

Процент отчислений в резерв на оплату отпусков определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Отчисления в резерв на оплату отпусков включаются в состав расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255, п. 2 ст. 324.1 НК РФ) ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ). Далее фактически причитающиеся к выплате суммы отпускных не включаются в расходы, а списываются за счет резерва. При этом суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемые работникам при увольнении в соответствии с трудовым законодательством РФ, не могут быть списаны за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и учитываются для целей налогообложения в порядке, предусмотренном главой 25 НК РФ (письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).

Ответственность

Пунктом 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта.

Одним из видов налоговых правонарушений, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ, является грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. В соответствии с п. 1 этой статьи совершение данного правонарушения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей, а в случае, если они повлекли занижение налоговой базы, — в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей (п.п. 2, 3 ст. 120 НК РФ).

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Кто обязан создавать резерв на оплату отпусков

Зарезервировать средства на выдачу отпускных выплат может любой субъект хозяйствования. Налоговое законодательство отмечает, что такая практика является правом нанимателя, а не его обязанностью.

Вместе с тем, ПБУ 8/2010 фактически обязывает работодателей выделять средства на эти цели.

Согласно этим правилам, только субъекты предпринимательства, использующие упрощенный режим налогообложения и ведения учета, вправе самостоятельно выбирать — создавать ли резерв на оплату отпусков.

Для малых фирм не обязательно пользоваться таким видом резервирования, исключения составляют компании, которые работают с ценными бумагами.

После того, как руководство предприятия примет решение о необходимости создания такого резерва, например, после расширения сферы деятельности субъект хозяйствования перестал относиться к сегменту малого предпринимательства, нужно внести соответствующие изменения в учетную политику.

В этом локальном нормативном акте указывают:

1. Необходимость создания резерва и перечисление из него средств для оплаты отпусков, компенсации неиспользованных дней отдыха при увольнении, а также страховых взносов.
2. Дату, с которой компания начинает применять резервирование средств на отпускные выплаты. Как правило, создают резервы с начала календарного года, то есть первый раз его формируют на последний день года, предшествующего первому периоду резервирования.
3. Периодичность создания и инвентаризации средств резерва. Компании могут выбирать между ежемесячной, ежеквартальной и ежегодной возможностью резервирования средств на отпускные выплаты. Инвентаризация этого вида резерва, а также его формирование на следующий отчетный период, происходит в последний календарный день текущего периода.
4. Метод ведения резерва. Это оценочное обязательство можно формировать исходя из размера фактических выплат за предыдущие периоды, либо рассчитывать по количеству дней отпуска, накопленных персоналом на дату расчета, и средней заработной плате.
5. При необходимости устанавливают размер ежемесячного перечисления средств в резерв по отпускам, а также предельно возможный лимит резервирования.

Для подтверждения правильности расчетов и величины резерва применяют такой документ, как бухгалтерская справка. Его форму каждая компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Проводки для создания резерва по отпускам

После того, как принято решение о ведении этого вида оценочного обязательства и проведены необходимые расчеты, резерв на отпуска формируют в учете.

Для создания и резерва и последующих выплат из него используют счет № 96.

В рамках этого счета ведется учет всех возможных резервов фирмы.

Поэтому на счету № 96 создают субсчет, который будет отражать движение средств только по резерву на оплату отпускных работникам фирмы.

Формирование резерва по отпускным проводится по кредиту счета № 96 в корреспонденции с дебетом счетов № 20, 44 и т. д., в зависимости от того, к какому структурному подразделению компании относится та или иная группа наемного персонала — основное производство, административный персонал, торговля и др.

Перечисление за счет резерва отпускных выплат и страховых взносов учитывается по дебету счета № 96 и кредиту счетов № 70 (зарплата), № 69 (взносы).

После проведения инвентаризации на последний день отчетного периода, в случае неполного использования средств резерва на оплату отпусков, его излишек переводят в прочие доходы. Для этого в учете формируют проводку — дебет счета № 96, кредит счета № 91, субсчет 91.1.

Резервирование средств для оплаты отпусков наемного персонала является обязанностью большинства нанимателей (исключение составляют только субъекты малого бизнеса). Прежде чем начать формирование такого резерва, нужно внести соответствующие положения в учетную политику компании и определить алгоритм создания, инвентаризации и расчета величины оценочного обязательства. В течение отчетного периода перечисление средств работникам производится за счет резерва на отпуска. В случае его нехватки разницу покрывают из текущих расходов на оплату труда. Остаток средств резерва по окончании отчетного периода переводят в прочие доходы компании.

>Как рассчитать резерв отпусков

Что такое резерв на оплату отпусков

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете — это обязательство, позволяющее оценить и подтвердить действительное наличие ответственности учреждения по выполнению трудовых гарантий перед сотрудниками на отчетный день в периоде. Правила установлены в ПБУ 8/2010, утвержденных Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кто обязан создавать

Начисление резерва на оплату отпусков обязаны осуществлять все существующие учреждения. Исключением являются организации, которым разрешено ведение упрощенного учета:

• субъекты малого предпринимательства;
• некоммерческие организации;
• участники проекта Сколково.

Это означает, что такие компании вправе не формировать финансовый запас на отпускные в бухучете, а могут отнести финансы непосредственно на счета по текущим затратам.

Как часто формировать

Созданный денежный запас отражает обязательства перед сотрудниками, касающиеся оплаты отдыха на дату отчета (п. 15 ПБУ 8/2010). Его надо формировать как минимум раз в год (на заключительный день — 31.12). Если вы предоставляете и годовую, и квартальную отчетности, создавайте запас на заключительный день каждого квартала.

В целом допустимо формировать его на заключительный день:

• месяца (трудоемко, но точно);
• квартала (для многих наиболее приемлемый вариант);
• года (для учреждений, имеющих годовую отчетность).

Конкретный день устанавливается самим предприятием в учетной политике, которая должна быть утверждена распорядительным документом по организации.

Резерв отпусков на 2019 год формируется с учетом ранее установленных правил, так как в законодательство изменения в части начислений за дни отдыха не вносились.

Резерв в бухгалтерском учете и отчетности

Предприятия, формирующие обязательства в части оплаты отдыха, должны фиксировать этот факт в учетной политике для целей бухучета. Там же следует разъяснить алгоритм расчета.

Проводки по использованию

Формируемый запас средств подлежит отражению на субсчете «Резерв на оплату отпусков» к счету 96 «Резервы предстоящих расходов».

При его создании нужно сделать проводку по кредиту данного субсчета на сумму отчислений. Она должна быть такой, чтобы сальдо по субсчету стало идентичным рассчитанному запасу.

Резерв на оплату отпусков (проводки приведены далее) применяется при начислении денежных средств на отпускные и взносов на протяжении года.

Дата создания
Отражение в бухучете	Операция
Дт 20 (26, 44) Кт 96 — запас на оплату отдыха	Начислен
Дата начисления
Дт 96 Кт 70	Отпускные из средств начислены
Дт 96 Кт 69	Взносы на отпускные начислены

Учитывая, что подсчет резервируемых сумм приблизительный, этих средств может не хватить на год. При таком варианте отпускные суммы следует начислять в дебет затратных счетов. Идентично тому, как начисляется зарплата.

Вариант 1: самый простой

Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.

Пример.

ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2018 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
44	96	130 200	Сформирован резерв отпусков на 2019 год

При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных проводки нужно будет сделать следующие:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
96	70	10 000	Начислены отпускные
96	69	3020	Исчислены страховые взносы с сумм отпускных

Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Также, так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате. В середине года может быть принято решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении.

Вариант 2: более точный

Второй способ заключается в следующем:

• посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
• произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:

• вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.

Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.

Пример.

ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.

Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.

Сумма зарплаты за 2018 год — 2 млн. руб.

Число неотгулянных дней отпуска:

• на 31.12.2018 — 50;
• на 31.03.2019 — 60;
• на 30.06.2019 — 40.

Выплачено отпускных:

• за 1 квартал 2019 — 20 000;
• за 2 квартал 2019 — 40 000.

Для начала определим расчет среднего заработка:

Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.

Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция (расчет)
на 31.12.2018
44	96	37 030,83	Сформирован резерв 568,83 × 1,302 × 50 = 37 030,83.
За 1 квартал
96	70	20 000,00	Начислены отпускные за 1 квартал.
96	69	6040,00	Начислены страховые взносы 20 000,00 × 0,302 = 6040,00.
44	96	33 447,00	На 31.03.2019: должна быть сумма резерва 568,83 × 1,302 × 60 = 44 437,00; остаток ранее начисленного резерва: 37 030,83 – 20 000 – 6040 = 10 990,83; доначислен резерв: 44 437,83 – 10 990,83 = 33 447,00.
За 2 квартал
96	70	30 000,00	Начислены отпускные за 2 квартал.
96	69	9060,00	Начислены страховые взносы 30 000,00 × 0,302 = 9060,00.
44	96	24 250,67	На 30.06.2019: должна быть сумма резерва 568,83 × 1,302 × 40 = 29 627,67; остаток ранее начисленного резерва: 44 437,00 – 30 000 – 9060 = 5377,00; доначислен резерв: 29 627,67 – 5377 = 24 250,67.

Вариант 3: помогает избежать разницы между бухгалтерским и налоговым учетами

Чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами, организация может принять решение о формировании оценочного обязательства и в налоговом учете. А также утвердить в бухгалтерской учетной политике методику расчета, аналогичную той, которая установлена в статье 324.1 НК РФ. Заключается он в следующем.

Отчисления производятся каждый месяц и определяются по формуле:

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

На конец года сумму сформированного оценочного обязательства необходимо проинвентаризировать. Для этого определяется стоимость неотгулянных отпускных дней на последний день года. Полученная сумма сравнивается с фактическим размером оценочного обязательства на конец года.

Пример.

В ООО «Компания» трудится 10 человек. Средняя заработная плата на 31.12.2018 составила 20 000 руб. За январь сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.

Показатель	Расчет	Результат
Прогнозный среднедневной заработок		971,66
Прогнозный среднедневной доход для расчета отпускных		682,59
Предполагаемая сумма отпускных за 2019 год		191 125,20
Страховые взносы		57 719,81
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда в 2019 году		2 205 668,20
Страховые взносы		666 111,80
Процент отчислений		8,67 %
Отчисление в резерв за январь 2019 г.		22 576,68

>
Не создавали резерв отпусков: как выйти «сухим из воды»?

«Прибыльные» риски

Напомним: с 1 января 2015 года величина налогооблагаемой прибыли всецело зависит от бухучетного финрезультата. При этом НКУ не требует корректировать его на разницы по суммам отпускных резервов. А значит, на «прибыльный» объект сумма резерва отпусков повлияет по бухучетным правилам. Это справедливо как для малодоходных предприятий, так и для высокодоходников.

Исключение: старые отпускные резервы, созданные до 01.01.2015 г. Для не поучаствовавших в налоговом учете старых резервов п. 24 подразд. 4 разд. ХХ НКУ (далее — п. 24) предусматривает уменьшающую разницу.

Заметьте! Уменьшить финрезультат на суммы выплачиваемых отпускных за счет старых резервов имеют право даже те малодоходники, которые решили не считать разницы из разд. ІІІ НКУ. То есть это разница для всех!

Поскольку для налоговых целей теперь «рулит» бухучет, то

включение в состав расходов сумм отпускных не через резерв, а напрямую чревато искажением финрезультата и, как следствие, размера налогооблагаемой прибыли

Во-первых, расходы на оплату отпусков, заработанных в текущем году, не равномерно распределятся в течение такого отчетного года — актуально для квартальщиков. Во-вторых, при оплате переходящих отпусков за предыдущие годы в расходы текущего попадут прошлогодние — критично и для квартальщиков, и для годовиков.

Единственное — не будет нарушения со стороны микропредприятий, которые по правилам П(С)БУ 25 вправе не считать резерв. Они могут уменьшать финрезультат на сумму отпускных расходов двумя способами:

или напрямую (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651), если приняли об этом решение;

или через резерв (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471).

Насколько велика вероятность того, что налоговики «выкосят» отпускные расходы у резервно-обязанных, если они списаны не через резерв, а прямиком в расходы?

Рассмотрим тройку ситуаций.

Безрезервные отпускные «год в год»

Предприятие не начисляет резерв отпусков. Но при этом у его работников нет переходящих отпусков предыдущих лет — все работники исправно ходят в отпуск вовремя. Поэтому отпускные работникам начисляют за отпуска, заработанные именно за текущий год. Например, в 2017 году начисляли и выплачивали отпускные/компенсации только за такой отчетный год.

В подобных обстоятельствах можно однозначно утверждать: оснований снять безрезервные расходы в виде начисленных отпускных у налоговиков нет. Причина проста — при выплате отпускных «год в год» вероятность занизить налог на прибыль очень мала (особенно у годовиков). Так, если сумма начисленных отпускных:

1) будет меньше или равна сумме резерва, который был бы создан по предписаниям П(С)БУ 11, никакого занижения налога на прибыль в принципе не произойдет;

2) превысит расчетную величину «потенциального» резерва, то и тогда, полагаем, изымать расходы фискалы не вправе. Ведь в ситуации, когда под отпускные за отчетный год резерв был создан, но сумма начисленных отпускных его превысила, разницу зачисляют непосредственно в состав расходов прямой проводкой без обращения к субсчету 471: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651. Согласитесь, формально наша ситуация подходит под этот вариант. К тому же в таком случае финрезультат будет уменьшен на сумму фактически понесенных расходов отчетного периода. А п. 5 П(С)БУ 16 «Расходы», напомним, требует отражать расходы одновременно с уменьшением активов или увеличением обязательств. Соответственно, возникли обязательства по выплате отпускных — фиксируем расходы.

Отсюда вывод:

сам по себе факт неначисления резерва не может служить основанием для исключения отпускных из расчета налогооблагаемого финрезультата

Если нет неиспользованных отпусков за прошлые годы, то даже без создания резерва расходам быть! Правда, подобная методологическая ошибка может привести к искажению расходов между отчетными периодами внутри текущего года: в одном возможно их занижение, в другом — завышение (если брать в разрезе кварталов). Годовикам — «по барабану». Да и квартальщикам особо переживать, на наш взгляд, не стоит. За счет нарастающего итога формирования показателей финотчетности ситуация нивелируется.

Пример. Предприятие не начисляет резерв отпусков. При этом переходящих отпусков предыдущих лет нет. Сумма начисленных и отнесенных на расходы в августе 2017 года отпускных — 45 тыс. грн.

«Потенциальный» резерв отпусков — 44 тыс. грн., в том числе за 1-й квартал — 13 тыс. грн., за 2-й — 17 тыс. грн., за 3-й — 4 тыс. грн., за 4-й — 10 тыс. грн.

Если бы резерв был создан, то должны были попасть в расходы за:

1-й квартал — 13 тыс. грн.;

2-й квартал — 17 тыс. грн.;

3-й квартал — 15 тыс. грн., в том числе 4 тыс. грн. — текущий резерв и 11 тыс. грн. — сумма превышения отпускных расходов над созданным резервом (45 — — 13 -17 — 4);

4-й квартал — 0 тыс. грн. (резерв помесячно начислим, но декабрем по результатам инвентаризации снимем, ввиду отсутствия переходящих отпусков).

В итоге из-за несоздания резерва финрезультат первого квартала и полугодия 2017 года был завышен соответственно на 13 тыс. грн. и 30 тыс. грн. А значит, в таких же суммах был завышен «прибыльный» объект. То есть предприятие сыграло в пользу бюджета. Зато по итогам трех кварталов ситуация выровнялась: и без резерва, и с резервом величина расходов одна и та же — 45 тыс. грн.

Переходящие отпускные за 2015 и 2016 гг.

Предприятие не создает отпускной резерв. Переходящие отпускные и компенсацию уволенным за неиспользованные отпуска за прошлые (2015 и 2016) годы оно начислило в отчетном 2017 году.

Выходит, если бы в предыдущие (2015 и 2016 гг.) годы был сформирован отпускной резерв, то именно тогда бы его сумма легла на расходы (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471) и уменьшила финрезультат тех лет. Сейчас же (в 2017 году) такие отпускные и компенсации просто бы покрылись за счет резерва (Дт 471 — Кт 661, 651). Но переходного резерва нет. А отпускные суммы упали на расходы не того отчетного периода, в котором на самом деле должны быть отражены. В результате оказались завышены расходы 2017 отчетного года. Соответственно, если вовремя не исправиться (до предельного срока подачи «прибыльной» декларации за 2017 год), это приведет к занижению налога на прибыль.

Хотя, по-хорошему, в таком случае нужно было бы сопоставить две ошибки: (1) завышение объекта налогообложения прошлых периодов (за счет нерезервирования отпускных расходов) и (2) занижение объекта отчетного периода (за счет завышения текущих расходов).

Но едва ли налоговики будут «копать» так глубоко. Думаем, им «легче» снять сумму безрезервных переходящих отпускных прошлых лет, отраженных в расходах отчетного периода. Ну а плательщик иди потом доказывай…

Таким образом

если в отчетном году осуществлять начисление за прошлогодние отпуска, то при отсутствии переходного резерва возникает риск занижения налога на прибыль текущего года

А у квартальщиков еще и «квартальных» налоговых (отчетных) периодов.

Переходящие отпускные за 2014 год и старше

Здесь ситуация созвучна с предыдущей, но обременена позицией налоговиков. Порой при проверках они настаивают на том, что такие выплаты могут быть учтены в налоговоприбыльных целях только на основании п. 24. То есть только при условии, что «старые» отпускные и компенсации списывают за счет переходного резерва, сформированного на 01.01.2015 г.

Хотя на самом деле смысл п. 24 несколько в ином. Алгоритм его работы таков: есть переходный резерв на оплату отпусков на 01.01.2015 г. — есть предусмотренная им уменьшающая разница, нет переходного резерва — нет разницы. Кстати, эта уменьшающая разница для всех, а не только для высокодоходников.

Поэтому тем, кто не создавал отпускной резерв и не хочет безвозвратно потерять расходы по неотгулянным на 01.01.2015 г. отпускам, стоит его таки начислить. А затем, воспользовавшись налоговой разницей из п. 24, уменьшить «прибыльный» объект.

Учтите! Такая уменьшающая разница возможна в пределах сформированного переходного резерва на 01.01.2015 г. Сумму превышения начисленных отпускных, как обычно, включаем в расходы отчетного периода.

Подведем итог.

Если предприятие не создавало резерв и в текущем отчетном периоде начислит отпускные за прошлые годы, оно завысит расходы такого периода и, как следствие, занизит налог на прибыль. Касается это и годовиков, и квартальщиков.

Как все-таки решить старую «резервно-отпускную» проблему?

Как реанимировать отпускной резерв?

Чтобы восстановить статус-кво, используют механизм исправления ошибок*: прошлогодних — для переходного резерва, текущего года — для текущего резерва.

* Подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 42, с. 3.

Давайте будем считать, что финотчетность за 2017 год подать еще не успели, тогда действия будут такими.

Переходный резерв. Чтобы обзавестись отпускным резервом за неиспользованные дни отпуска за предыдущие годы (т. е. за 2016 год и ранее, а также за 2017 год, если бы уже успели подать финотчетность за этот год), надо откорректировать сальдо нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на начало отчетного года. То есть резерв на оплату не использованных в предыдущих годах отпусков отражают корреспонденцией: Дт 441 (442) — Кт 471.

Повторим: в целях бухучета суммы на оплату неиспользованных прошлогодних отпусков являются расходами предыдущих, а не текущего отчетного периода.

Что нужно предпринять, чтобы вернуть «к жизни» старый резерв по состоянию на 01.01.2017 г.?

Для этого рассчитывают переходный резерв исходя из количества всех не использованных работниками дней ежегодного отпуска за все годы (а не только, предположим, за 2014, 2015 и 2016 гг.) и среднедневной оплаты их труда. При этом для расчета данной суммы используют показатели 2016 года, в том числе фактически начисленную зарплату каждого работника за период январь — декабрь 2016 года. Само собой, применяют соответствующий коэффициент для учета ЕСВ.

Полученную таким образом сумму фиксируют как кредитовое сальдо по субсчету 471 на 01.01.2017 г.: Дт 441 (442) — Кт 471. В результате в бухучете появляется правильное входящее сальдо.

Текущий резерв. В данном случае имеем дело с бухгалтерской ошибкой текущего года. Для ее исправления необходимо:

1) «снять» сумму отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск методом «красное сторно»: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651; 2) рассчитать резерв отпусков по стандартной процедуре и отразить его создание проводкой: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471;

3) отразить использование резерва отпусков обычной записью: Дт 471 — Кт 661, 651 (в пределах резерва) и Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 (сверх резерва);

4) проинвентаризировать остаток резерва отпусков (с учетом начисленного ЕСВ) на 31.12.2017 г.

Если после расчета инвентаризационный остаток оказался больше, чем сумма созданного резерва (сальдо по кредиту 471), разницу добавляют к резерву проводкой: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471.

В обратной ситуации, если инвентаризационный остаток будет меньше суммы созданного резерва, полученную разницу:

— либо вычитают из резерва методом «красное сторно»: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471, — либо включают в состав дохода отчетного периода: Дт 471 — Кт 719.

Исправление бухошибок (и прошлогодней, и текущего года) оформляют бухгалтерской справкой. В ней описывают содержание ошибки (неначисление резерва отпусков), указывают суммы и корреспонденции счетов бухучета, с помощью которых исправляют ошибку.

Для устранения ошибок в бухгалтерском учете этого достаточно. Но бухошибки стопудово зацепили «прибыльные» данные. Каким образом пересчитать их?

Как откорректировать «прибыльные» показатели?

Мы договорились, что отчетность за 2017 год предприятие еще не подавало. Поэтому в налоговоприбыльную декларацию за 2017 год войдет уже исправленный бухфинрезультат.

А вот чтобы исправить налоговые показатели за более ранние отчетные периоды (за 2015 и 2016 годы, а квартальщикам плюс квартальные декларации по налогу на прибыль, особенно если в них занижен «прибыльный» объект), придется подать уточненки.

Как обойтись «малой кровью»?

Для расчета «предельной» величины отпускных расходов корректируемого отчетного года можно воспользоваться такой формулой:

Как видим, в любом случае не уйти от расчета переходных резервов на 01.01.2015 г., на 01.01.2016 г. и на 01.01.2017 г.

Впрочем, для того чтобы узнать, завышены/занижены отпускные расходы за счет начисления неоплаченных отпусков предыдущих лет, достаточно сравнить величины переходных резервов на конец и на начало отчетного года.

Так, в случае если:

— переходный резерв вырос на конец года — расходы занижены;

— наоборот, снизился — расходы завышены.

Внимание квартальщиков! Вам придется протестировать на предмет выявления отклонений из-за неначисления отпускного резерва не только годовые, но и квартальные налоговоприбыльные декларации. Поэтому рассчитать «потенциальные» текущие резервы на 2015 и 2016 гг. вам все-таки придется. То есть исправительный процесс у вас более тернист.

Но ведь плановые показатели в ваших руках! Их можно обыграть так, что не все квартальные периоды придется править — намекаем на сумму превышения, когда резерв исчерпался.

Заметьте! Даже если за 2015 год занижен объект обложения налогом на прибыль, штрафы за это не грозят. Освобождает от них п. 31 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Может, тогда не стоит возиться с уточнением? Правда, сумму недоплаты и пени уплатить все равно придется. Так что сами решайте…

выводы

• Создание резерва отпусков — процедура, обязательная для всех предприятий. Право выбора есть только у юрлиц-единоналожников группы 3 и микропредприятий.
• Если месячная сумма начисленной зарплаты работников превышает максимальную величину базы начисления ЕСВ, то коэффициент, увеличивающий резерв отпусков на сумму начислений ЕСВ, применяют к такой максимальной базе.
• Создаваемый резерв отпусков позволяет распределить «отпускной» груз между периодами отчетного года.
• Формируют отпускной резерв ежемесячно. Хотя можно создавать и поквартально, кроме производственных предприятий. При таком подходе последние исказят производственную себестоимость.
• Если не создавали резерв, подкопаться можно лишь к тому, что отпускные расходы отражены не в периоде начисления резерва, а в периоде осуществления фактических расходов на оплату отпусков.
• При выплате отпускных «год в год» вероятность занизить налог на прибыль очень мала (особенно у годовиков).
• При начислении безрезервных отпускных за предыдущие годы непосредственно через расходы текущего периода возможно занижение налога на прибыль.
• Если рассчитанный переходный резерв вырос на конец года (на 31.12.2015 г., на 31.12.2016 г.) — расходы занижены, наоборот, снизился — расходы завышены.

Резерв по отпускам право или обязанность?

В бухгалтерском учете формирование резерва по отпускам стало обязательным для всех организаций со вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н.

Резерв могут не создавать только субъекты малого предпринимательства, за исключением эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, а также социально ориентированных некоммерческих организаций.

В бухгалтерском учете резерв по отпускам как и резерв по любым другим оценочным обязательствам создается с целью равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода.

Что касается налогового учета, организация вправе выбирать, формировать резерв или нет.

В ПБУ 8/2010 прямо не поименовано, что именно надлежит относить к оценочным обязательствам. Обязательство должно быть признано оценочным и создаваться в бухгалтерском учете при соблюдении определенных условий.

Кратко прокомментируем каждый из критериев, чтобы убедиться, что действительно резерв по отпускам является оценочным обязательством.

Во-первых, в силу положений трудового законодательства у организации существует обязанность перед своими работниками. По истечении шести месяцев непрерывной работы у работника возникает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а у организации соответственно обязанность предоставить отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, ст.122 ТК РФ). Избежать исполнения данной обязанности работодатель не может, иначе будет привлечен к ответственности.

Во-вторых, исполнение данного обязательства приведет к определенному оттоку денежных средств, организация выплатит сотрудникам отпускные, т.е. понесет расходы.

В-третьих, величина данного оценочного обязательства – резерва по отпускам может быть обоснованно оценена.

Как именно оценить данное обязательство в российских стандартах бухгалтерской отчетности не закреплено.

Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности (п.7 ПБУ 1/08).

Соответственно, в части методики формирования резерва у компаний есть свобода выбора. Организация должна разработать свою методику и прописать ее в учетной политике или ином локальном акте организации.

Утвержденная методика формирования резерва служат документальным подтверждением обоснованности оценки резерва. Это позволит избежать вопросов, споров с контролирующими органами.

Подтверждением обоснованности формируемого резерва служит также расчет предстоящих расходов по отпускам. Он может вестись автоматически в программе или рассчитываться вручную. Расчет должен составляться на основании первичных документов, например, положений об оплате труда, штатного расписания, графика отпусков, данных кадрового учета.

Оценочное обязательство должно быть признано в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству.

Основная сумма оценочного обязательства по отпускам рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.

Итак, что именно, необходимо прописать в учетной политике?

Во-первых, надо определиться будете ли вы создавать резерв по каждому сотруднику или по всем сотрудникам в целом. В первом случае для определения резерва для всей организации суммируем резервы по всем работникам.

Во-вторых, необходимо закрепить в учетной политике периодичность отчислений. Существует два варианта:

· делать периодические отчисления – ежеквартально;

· создать резерв, исходя из количества «неотгулянных» сотрудниками дней отпуска на конец каждого месяца.

В-третьих, стоит прописать, будете ли вы при формировании резерва основную сумму оценочного обязательства увеличивать на сумму обязательных отчислений в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, на медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве.

В-четвертых, надо выбрать период за который будет рассчитываться среднедневной заработок и какие выплаты при расчете будут учитываться. На наш взгляд, расчет следует осуществлять с учетом установленной методики расчета среднего заработка.

Таким образом, в настоящее время у организации пока существует право разработать в зависимости от своих возможностей и потребной наиболее оптимальную для себя методику.

Идеальным вариантом было бы формирование резерва по итогам каждого месяца по всем работникам исходя из количества заработанных ими за этот месяц дней отдыха и среднего заработка. Но это очень трудоемко.

Сейчас создаются программы, позволяющие автоматизировать данный процесс, но это требует дополнительных затрат.

Можно установить в учетной политике для целей бухгалтерского учета создание предстоящих расходов на оплату отпусков в соответствии со ст. 324.1 Налогового Кодекса РФ.

По результатам отчетного периода фактически начисленные суммы отпускных могут расходиться с суммой сформированного резерва за данный год.

Поэтому, по истечении отчетного периода необходимо провести инвентаризацию резерва по отпускам.

По результатам инвентаризации возможны два варианта:

1) отпуск в текущем году не полностью использован работником – сумма резерва на оставшиеся дни переносится на следующий год.

2) выявлен недостаток резерва — необходимо сделать доначисления и включить их в расходы на оплату труда.

Уточнение производится исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда.

Назаренко Татьяна Александровна