Расходы на питание работников учет и налогообложение

Какие расходы организация может оплачивать банковской картой

Правильно делать проводки как указано в рекомендациях «Как выдать деньги под отчет» и «Как оформить, провести, отразить в бухучете операции по банковским спецсчетам», а возможные расходы перечислены в пункте 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П. При этом надо согласовывать в договоре между банком и организацией конкретные условия предоставления денежных средств и использования банковских карт.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Срочная новость от ЦБ РФ: банкам запретили применять платежные поручения с ошибками в назначении платежа. Подробности читайте в журнале «Упрощенка»

1. Рекомендация:Как выдать деньги под отчет

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П)*. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы)*.

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П)*.

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:*

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты*

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

2. Рекомендация:Как оформить, провести, отразить в бухучете операции по банковским спецсчетам

Расчеты банковскими картами

Организация может открыть в банке специальный счет для расчетов банковскими картами. Такой счет открывается на основании договора между банком и организацией, в котором оговариваются конкретные условия предоставления денежных средств и использования банковских карт (п. 1.8 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П)*.

Для организаций выпускаются банковские карты двух видов:*

  • расчетные (дебетовые);
  • кредитные.

Такой порядок предусмотрен пунктом 1.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П*.

Расчетные и кредитные банковские карты можно использовать:*

  • для получения наличных денег и оплаты хозяйственных расходов (в т. ч. для оплаты командировочных и представительских расходов) в рублях и в иностранной валюте на территории России и за ее пределами;
  • для других операций в рублях, разрешенных законодательством на территории России;
  • для других операций в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства России.

Об этом сказано в пункте 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П*.

Для оплаты расходов организация выдает сотруднику банковскую корпоративную карту. Карта должна относиться к одной из платежных систем (VISA, Eurokard/Mastercard и т. д.)*.

Банковские карты оформляют на конкретных сотрудников (держателей карт). Поэтому к договору с банком приложите список сотрудников и укажите (при необходимости) лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть выдано несколько карт (на разных сотрудников). В то же время одной картой можно расплачиваться с нескольких счетов организации.

Об этом сказано в пунктах 2.1 и 2.2 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П*.

Выданные банковские карты учитывайте за балансом на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в оценке, предусмотренной в договоре банковского счета. Если договором цена не установлена, банковские карты можно учитывать по условной оценке (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н)*.

В бухучете средства, зачисленные на корпоративную карту, отразите на счете 55 «Специальные счета в банке». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях»*.

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:*

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

По мере того как сотрудник будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете делайте записи:*

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату расходов.

Основанием для списания задолженности с подотчетного лица – держателя карты является его авансовый отчет по форме № АО-1, к которому приложены документы, подтверждающие поступление товаров (работ, услуг), и слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), свидетельствующие об их оплате с корпоративного счета*.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты*

ЗАО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет в рублях 50 000 руб.

Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил счет за проживание в гостинице на сумму 15 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражайте в бухучете с использованием счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам». При зачислении средств на кредитную карту сделайте проводки:*

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на валютный карточный счет.

Сумму процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Подробнее об учете процентов см. Как отразить в бухучете операции по получению займа (кредита)*.

Выдачу аванса при использовании кредитной карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги*.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию кредитной банковской карты*

ЗАО «Альфа» заключило договор с банком на получение и обслуживание рублевой кредитной корпоративной карты. Банк открыл кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев под 12 процентов годовых. По договору проценты начисляются ежемесячно на фактически израсходованную сумму кредита.

Генеральный директор «Альфы» А.В. Львов был в командировке в г. Ростове. Сумма командировочных расходов, оплаченных с помощью кредитной карты, составила 38 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66
– 38 000 руб. – отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет (на дату снятия денег с карты);

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 38 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов (на основании банковской выписки);

Дебет 26 Кредит 71
– 38 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета);

Дебет 91-2 Кредит 66
– 380 руб. (38 000 руб. × 12% : 12 мес.) – начислены проценты по кредиту;

Дебет 66 Кредит 51
– 380 руб. – заплачены проценты по кредиту.

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, взимает комиссию. В бухучете эти расходы отразите проводкой:*

Дебет 91-2 Кредит 51 (55)
– перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание специального карточного счета.

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отличной от валюты карты, отразите в рублях по официальному курсу Банка России на день списания со специального карточного счета (п. 4–6 ПБУ 3/2006). Например, так нужно поступить, если с рублевой пластиковой карты сотрудник снял наличные в долларах (или наоборот). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

Учет питания сотрудников

Приказ Минфина России от 21.06.2001 N 46н «О порядке открытия и ведения территориальными органами Федерального казначейства лицевых счетов для учета операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов».Рассмотрим такой вариант. Финансирование оплаты труда сотрудников осуществляется за счет бюджетных средств, а продукты питания приобретаются за счет внебюджетных источников.Пример 2. Начисленная заработная плата работникам столовой образовательного учреждения за счет средств бюджета за месяц составила 110 000 руб.
НДФЛ в сумме 10 000 руб. удержан из заработной платы и перечислен в бюджет. Заработная плата, подлежащая выдаче, в размере 100 000 руб. получена в кассу учреждения и выдана.
БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ Питание сотрудников Никого не интересует подмена в “пайке“ сотрудника учреждения ценных продуктов более дешевыми. Нередко проверяющие говорят о нецелевом использовании средств, даже если бесплатное питание гарантировано по закону. Причина — некачественная постановка учета. Бесплатное питание сотрудников учреждения может быть обусловлено как федеральным (региональным, местным) законодательством, так и коллективным договором с сотрудниками учреждения. От этих условий зависит постановка бюджетного учета, определение источников финансирования расходов и решение вопросов налогообложения. Целевые средства Чаще всего организация питания сотрудников детских дошкольных учреждений выглядит таким образом. Из зарплаты, которая финансируется за счет бюджетных средств, удерживают стоимость съеденной провизии.

Если идти по пути наименьшего сопротивления, питание сотрудников можно отразить как реализацию готовой продукции. Не совсем обычную, поскольку расчет за съеденное будет производиться в момент выплаты зарплаты, однако подпадающую под налогообложение на общих основаниях. В настоящее время счет 0 304 03 000 “Расчеты по удержаниям из заработной платы“ корреспондирует только с одним субсчетом к счету 0 304 05 000 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов“ — 210-м, “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда“. В то время как для отражения реализации от рыночных продаж нам требуется другой субсчет — 0 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг“.
Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.Итак, оптимальный вариант возмещения стоимости продуктов питания заключается в следующем. Сведения о получающих питание сотрудниках ежедневно передаются в бухгалтерию. Там эти сведения заносятся в Накопительную ведомость, и на основании ее итоговых данных за месяц с учетом внесенного аванса работниками бухгалтерии составляется реестр.

В нем указываются ФИО и суммы, которые следует получить от работников за питание. Согласно реестру эти суммы вносятся сотрудниками в кассу учреждения при получении заработной платы. На руки они ее получают за минусом стоимости питания.

На всю сумму, поступившую от работников, оформляется Приходный кассовый ордер (форма 0310001). Затем данная сумма сдается в госбанк по Объявлению на взнос наличными (форма 0402001) по ст. 340 ЭКР.
Единственно надо сделать коррекцию на новые счета из ЕПС (пр.157н) #3 — 7 апреля 2011, четверг Посетитель Сообщений: 11 Оффлайн 0 Прошу прощения за вопрос, но тем не менее. Правильно ли я понимаю?Если питание осуществляется по себестоимости продуктов, тогда это возмещение ст-ти питания по КОСГУ 340Если питание осуществляется по рыночной цене — тогда это реализация и необходимо учитывать по КОСГУ 130?И прописано ли что-нибудь конкретно в нормативных документах? если да, то где? #4 — 8 апреля 2011, пятница Администратор сайта Администратор Сообщений: 159 Екатеринбург 283 дня назад 0 Что касается первого случая. В соответствии со ст. 222 Трудового кодекса РФ на работах с особо вредными условиями труда предоставляется бесплатно по установленным нормам лечебно-профилактическое питание.

И, самое главное, субсчет 0 210 02 130 “Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от рыночных продаж товаров, работ и услуг“. Таблица 2. Учет питания сотрудников T T ¬¦ Наименование операции ¦ Номер счета ¦ Основание ¦¦ + T + ¦¦ ¦ По дебету ¦ По кредиту ¦ ¦+ + + + +¦1. Приобретение продук-¦3 105 02 340 “Увеличение¦3 302 20 730 “Увеличение¦п.

17 приложения 1* ¦¦тов питания ¦стоимости продуктов пи-¦кредиторской задолжен-¦ ¦¦ ¦тания“ ¦ности по приобретению¦ ¦¦ ¦ ¦материальных запасов“ ¦ ¦+ + + + +¦2. Списание израсходо-¦3 401 01 272 “Расходова-¦3 105 02 440 “Уменьшение¦п. 19 приложения 1* ¦¦ванных продуктов пита-¦ние материальных запа-¦стоимости продуктов пи-¦ ¦¦ния ¦сов“ ¦тания ¦ ¦+ + + + +¦3. Из заработной платы¦1 302 01 830 “Уменьшение¦1 304 03 730 “Увеличение¦п.

В бюджетном учреждении бухгалтерия за счет краевых средств (субсидии на выполнение муниципального задания) удерживает из зарплаты работников согласно их заявлениям денежные средства за питание по статье КОСГУ 211. Восстановить их необходимо на лицевой счет по предпринимательской деятельности этого же учреждения. Каким документом можно оформить это восстановление, если у бюджетного учреждения для операций с краевыми средствами и для средств от предпринимательской деятельности один расчетный и лицевой счет?

8 августа 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Удержание компенсации за питание сотрудников из заработной платы, выплачиваемой за счет средств субсидии на выполнение муниципального задания, отражается некассовыми операциями, которые осуществляются без движения денежных средств. Корректировка между видами финансового обеспечения на лицевом счете производится только в бухгалтерском учете и отражается на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Обоснование вывода:

Для начала отметим, что в случае принятия решения учреждением об удержании из заработной платы компенсации за питание работника по заявлению необходимо учитывать следующее. Статья 137 ТК РФ запрещает любые удержания из заработной платы работника, которые не предусмотрены Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Статья 137 ТК РФ содержит закрытый перечень удержаний, которые могут быть произведены из заработной платы сотрудника. Компенсация стоимости питания в данном перечне не поименована. Поэтому полагаем, что заявление работника само по себе не позволяет производить удержание (смотрите, например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Коми от 11.09.2014 по делу N 33-4498/2014). При этом работник может добровольно внести денежные средства в кассу учреждения или перечислить их на лицевой счет.

В то же время существует позиция, согласно которой заявление с просьбой удержать определенную сумму из заработной платы может являться основанием для удержания (смотрите, например, письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). В судебной практике также встречаются примеры, когда суды высказывают аналогичную позицию (смотрите, например, решение Красногвардейского районного суда г. Санкт-Петербурга от 25.09.2012 по делу N 2-3579/12).

Соответственно, принимая решение о подобном удержании средств из заработной платы, учреждению следует проанализировать все возможные риски.

Принятое решение об удержании из заработной платы работника компенсации стоимости его питания оформляется в порядке, предусмотренном внутренним локальным актом учреждения, регулирующим организацию документооборота и делопроизводства в учреждении.

В частности, может быть предусмотрено, что удержание из заработной платы компенсации стоимости питания производится на основании утвержденного руководителем учреждения заявления работника либо заявления сотрудника, с составлением соответствующего приказа. При этом может быть предусмотрен и порядок согласования подобных документов, например, с юридической службой.

Расчеты по компенсации затрат учреждения, в данном случае стоимости питания сотрудников, отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» по коду финансового обеспечения «2» (п.п. 220, 221 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).

Учет расчетов по удержаниям из заработной платы сотрудников, начисленной в рамках муниципального задания, ведется на счете 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» по коду финансового обеспечения «4» и отражается по кредиту данного счета (п. 273 Инструкции N 157н).

Таким образом, в случае удержания из заработной платы суммы компенсации в бухгалтерском учете бюджетного учреждения образуется дебиторская задолженность по счету 2 209 30 000 и кредиторская задолженность по счету 4 304 03 000.

По причине того, что заработная плата начисляется сотрудникам по коду финансового обеспечения «4», погашение задолженности по компенсации стоимости питания может быть отражено с применением счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» бухгалтерской записью согласно абзацу пятому п. 147 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Средства субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и средства, полученные от ведения приносящей доход деятельности, подлежат отражению на «основном» лицевом счете бюджетного учреждения. При этом средства субсидии на выполнение задания и внебюджетные средства учитываются на одном лицевом счете. Ведение учета средств на лицевом счете в разрезе видов финансового обеспечения осуществляется в бухгалтерском учете учреждения.

Операции по удержанию компенсации стоимости питания из заработной платы не приводят к изменению общего остатка средств на «основном» лицевом счете. Вместе с тем в бухгалтерском учете остаток средств на указанном лицевом счете учитывается в разрезе каждого из источников финансового обеспечения деятельности учреждения. Этим обусловлена необходимость отражения в бухгалтерском учете корректировки остатка по соответствующим аналитическим счетам учета счета 0 201 11 000 «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства» на сумму недостачи, удержанной из заработной платы. В данном случае также применяется счет 304 06.

В такой ситуации факт удержания денежных средств за питание из заработной платы сотрудников в бухгалтерском учете отражается некассовыми операциями, которые осуществляются без движения денежных средств. То есть происходит одновременное погашение дебиторской и кредиторской задолженностей, начисленных по разным КФО, при этом деньги не поступают ни на лицевой счет, ни в кассу учреждения.

На основании изложенного можно сделать следующий вывод: при удержании компенсации за питание сотрудников из заработной платы, выплачиваемой за счет средств субсидии на выполнение муниципального задания, никаких операций относительно лицевого счета проводить не нужно. Корректировка между видами финансового обеспечения на лицевом счете производится только в бухгалтерском учете. Данная операция отражается на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:

1. Дебет 2 209 30 560 Кредит 2 401 10 130

— отражена задолженность по компенсации затрат учреждения в сумме стоимости питания, подлежащей удержанию;

2. Дебет 4 302 11 830 Кредит 4 304 03 730

— отражено удержание суммы на оплату питания из заработной платы;

3. Дебет 4 304 03 830 Кредит 4 304 06 730

Дебет 2 304 06 830 Кредит 2 209 30 660

— отражено погашение задолженности по компенсации затрат при удержании из заработной платы, начисленной в рамках иного вида финансового обеспечения деятельности;

4. Дебет 4 304 06 830 Кредит 4 201 11 610

увеличение забалансового счета 18 (по коду вида источников финансирования дефицитов бюджетов и КОСГУ 610),

Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 304 06 730

увеличение забалансового счета 17 (по коду вида источников финансирования дефицитов бюджетов и КОСГУ 510)

— отражена корректировка остатка на счете 0 201 11 000 по соответствующим кодам финансового обеспечения на сумму произведенных удержаний из заработной платы.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Киреева Анна