Приходные и расходные кассовые операции.

Все кассовые операции делятся следующим образом:

приходные— связанные с получением предприятием наличных денежных средств;

расходные — связанные с расходованием предприятием налич­ных денежных средств;

Порядок ведения кассовых операций в РФ устанавливается Бан­ком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.

Приходные кассовые операции:

· получение выручки от покупателей (населения и организаций в установленных пределах);

· возврат подотчетных сумм;

· поступления из банка;

· поступления в счет погашения недостач;

· возврат займа, ранее выданного работнику;

· другие поступления.

Расходные кассовые операции:

· выдача под отчет;

· выдача заработной платы;

· оплата лекарственного растительного сырья и посуды, при­обретенных у населения;

· сдача выручки в банк;

· оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов на­личными);

· выдача займа физическому или юридическому лицу;

· другие виды расходования денежных средств.

Все кассовые операции оформляются первичными документа­ми — приходными и расходными кассовыми ордерами установ­ленной формы.

Допускается выдача наличных денег из кассы по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим документам с нало­жением на них штампа с реквизитами расходного кассового орде­ра. Основанием для составления приходных и расходных кассовых ордеров являются первичные учетные документы. Для разных опе­раций эти документы являются различными (табл. 1).

Таблица 1.

Основания для оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Документ-основание для составления ордера
Приходные кассовые операции
Получение выручки от покупателей	Кассовый отчет по ККТ Договор с покупателем (оптовая продажа)
Возврат подотчетных сумм	Авансовый отчет
Поступление денег из банка	Выписка банка
Погашение в счет погашения недостач, выявленных при инвентаризации	Акт результатов инвентаризации
Возврат займа, ранее выданного работнику	Договор займа
Расходные кассовые операции
Выдача под отчет	Заявление о выдаче наличных денежных средств
Выдача заработной платы	Расчетно-платежная или платежная ведомость
Оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения	Приемная квитанция (на Л PC) Ведомость приемки стеклянной посуды, бывшей в употреблении
Сдача выручки в банк: наличными в кассу банка через инкассатора	Квитанция к объявлению на взнос наличными Копия препроводительной ведомо­сти (из комплекта документов)
Оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными)	Договор с поставщиком
Выдача займа физическому или юридическому лицу	Договор займа

Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:

подчистки, помарки или исправления при оформлении этих документов не допускаются;

в приходных и расходных кассовых ордерах указывается осно­вание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;

все кассовые ордера обязательно подписываются главным бух­галтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем пред­приятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассо­вым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется раз­решительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна;

кассовые ордера нумеруются с начала года: отдельно приход­ные, отдельно расходные;

приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтери­ей в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на пла­тежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их оплаты.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (или заменя­ющих их документов) на руки лицам, вносящим или получаю­щим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера и иные заменяющие их документы после оформления передаются из бухгалтерии в кассу для осуществления приема или выдачи наличных денег.

Осуществляя операции по приему и выдаче наличных денег, кассир должен помнить, что кассовые ордера действительны только в день их составления, т. е. прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, ука­занный на самом ордере.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бух­галтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя пред­приятия или лиц на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кас­сир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего офор­мления.

Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью. Форма при­ходного кассового ордера представлена в форме 9.5.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заме­няющему его документу отдельному лицу кассир требует предъяв­ления документа (паспорта или другого документа), удостоверя­ющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получате­ля. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с ука­занием полученной суммы: рублей прописью, копеек цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Пример расходного кас­сового ордера представлен в форме 9.6.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ состав­лен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяю­щего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удосто­верению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денежных средств по доверенности, оформленной в установленном порядке.

В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег нескольким лицам на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм иденег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам обычно производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получа­теля в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

По истечении установленных сроков выдачи денежных средств для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (в общем случае три дня и пять дней для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) невыплаченные суммы денежных средств, предназначенные на эти нужды, должны быть депонированы и сданы в банк. При этом кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым выплаты не произведены, делает отметку «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир обязан сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Депонированные суммы сдаются в банк.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Все поступления и выдачи наличных денег кассир учитывает в кассовой книге (форма 9.7).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Они осуществляются сразу же после получения или выдачи денег по каждому документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) считается отчетом кассира, который передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде двух документов одинакового содержания, включающих все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Оба листа (Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира) должны составляться к началу следующего рабочего дня. Они нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае ведения кассовой книги автоматизированным способом кассир после получения распечаток (машинограмм) обязан проверить правильность их формирования, подписать их и передать второй экземпляр кассовой книги (Отчет кассира) вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Наряду с наличными деньгами в кассе предприятия могут находиться и денежные документы почтовые марки, оплаченные авиабилеты, путевки, талоны на бензин, телефонные карточки и т. п. Движение этих ценностей (поступление и выбытие) приходными и расходными кассовыми ордерами не оформляется и в кассовой книге не отражается. Учет их ведется кассиром в отдельной книге или ведомости в соответствии с положениями учетной по­литики организации.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Ревизия кассы — это инвентаризация кассы, предполагающая полный полистный пересчет денежной наличности и про­верку других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если кассовая книга ведется автоматизированным спо­собом, то при ревизии должна производиться проверка пра­вильности работы программных средств обработки кассовых документов. Также при ревизии кассы проверяется и сверяется с данными учета фактическое наличие в кассе денежных доку­ментов.

Ревизия кассы обязательно проводится при смене кассиров. Ее могут проводить также учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудитор­ские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.

Руководитель предприятия:

определяет состав комиссии для проведения ревизии кассы;

устанавливает сроки проведения ревизий кассы;

рассматривает результаты ревизии.

До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка в том, что все расходные и приходные докумен­ты на денежные средства сданы ими в бухгалтерию и все денеж­ные средства, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие списаны в расход (расписка включена в заголо­вочную часть формы акта, составляемого по результатам ревизии).

По результатам ревизии кассы комиссия составляет акт, в ко­тором в случае обнаружения отражаются факты излишков или недостачи в кассе.

Обычно акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально-ответственного лица. При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземп­лярах (по одному экземпляру материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, материально-ответственному лицу, приняв­шему ценности, и бухгалтерии).

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых опе­раций возлагается на руководителей предприятий, главных бух­галтеров и кассиров.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции про­веряют техническуюукрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на пред­приятиях.

Сдача денежной выручки.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку стар­шему кассиру или сразу в банк через инкассацию. При этом день­ги должны быть подобраны по купюрам. Операцию передачи вы­ручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительнойведомости, в которой указываются сдатчик и получатель выруч­ки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются сред­ства. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрный пере­чень всей передаваемой денежной наличности.

Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформлен­ный в установленном порядке, кассир вкладывает в сумку с де­нежной наличностью, после чего пломбирует ее. Данную сумку и второй экземпляр препроводительной ведомости, называемый накладной, кассир передает инкассатору в обмен на пустую с со­ответствующей нумерацией.

В Журнале регистрации кассир обозначает сданную сумму вы­ручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который фиксирует дату и время приема средств. В кассе остаются денеж­ные средства только в пределах лимита.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными пре­проводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных знаков работниками банка в од­ностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачис­ляются на счет аптечной организации, что подтверждается воз­вратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

В последнее время на практике часто используется такой поря­док сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель организации в дневные и вечер­ние кассы банков, предприятиям связи. Такая операция оформля­ется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы, и объявле­ния на взнос наличными.

Представитель администрации в присутствии кассира-опера­циониста снимает показания секционных и контрольных счетчи­ков (регистров), вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты (распечатки), указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время оконча­ния работы. Выручка определяется по разнице показаний счетчи­ков на начало и конец дня.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распе­чатки, определения и проверки фактической суммы выручки де­лается запись в Журнале кассира-операциониста, которая скреп­ляется подписями кассира и представителя администрации.

Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Несмотря на все многообразие, кассовые операции можно разделить на два вида: приходные и расходные.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств. Например, в аптеке к ним относятся:

— поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной к аптеке мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет;

— возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хозяйственных нужд и т.п.);
— поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения (например, выдача на прокат костылей, кислородных подушек и т.п.);
— поступление сумм в погашение недостач, выявленных по результатам инвентаризации;
— возврат работником предприятия ранее выданной ссуды (например, на покупку, строительство и ремонт жилья; приобретение предметов домашнего
обихода и т.п.);
— другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. В число таких операций входят:
— сдача выручки, полученной аптекой от реализации товаров за наличный расчет, в банк;
— выплата заработной платы, пособий (например, оплата листка нетрудоспособности);
— оплата принятого у заготовителей лекарственного растительного сырья;
— приобретение стеклянной аптечной посуды у населения;
— выдача денег под отчет (на хозяйственные нужды, командировку и т.п.);
— расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита;
— другие операции, связанные с расходованием наличных денег.

Один платеж – это расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам. Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. No 88.
Этим регламентом предусмотрено использование следующих форм: • КО-l «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО-З «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;
• КО-4 «Кассовая книга»;
• KO-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

— наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки – приложенного к ордеру юридического основания, т.е. первичного документа для его составления;

— заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;

— приходные и расходные кассовые ордера должны подписываться главным бухгалтером, а РКО еще и руководителем предприятия;

— нумерация с начала года отдельно приходных и расходных кассовых ордеров;

— регистрация бухгалтером ПКО и РКО при составлении в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

— регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»;
— приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

Следует отметить, что выдача наличных денег может производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.

Кроме перечисленных, проводят и другие приходные и расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанные выше правила.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их надлежаще оформленных документов) кассир обязан проверить:

— наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна;
— правильность оформления документов;
— наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов)

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления. В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по РКО).

Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа удостоверяющего личность получателя. Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан документ и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в РКО с указанием прописью полученной суммы). Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности. Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ордер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый документ должен быть отражен в «Кассовой книге».

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

• № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
• столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

• отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
• в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

• неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
• над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
• возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
• подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
• исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Предыдущая статья: Документальное оформление кассовых операций ИП Следующая статья: Кто может работать без кассы, а кто обязан ее иметь?