Расчет с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Учет расчетов с подотчетными лицами

Практически в каждом бюджетном учреждении осуществляется выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет. Для того чтобы избежать ненужных проблем с контролирующими органами, список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, следует закрепить в учетной политике учреждения. Данный список необходимо обновлять при смене подотчетного лица или выбытии сотрудника. Также в учетной политике должно быть четко указано, на какие цели тому или иному материально-ответственному лицу могут выдаваться наличные денежные средства под отчет. Например, денежные средства на транспортные услуги выдаются только лицам, имеющим разъездной характер работы (например, завхозу, кассиру), а также лицам, направляемым в командировку.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет с соблюдением общих требований, установленных Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление от сотрудника, получающего данные денежные средства. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса. Заявление визируется руководителем бюджетного учреждения и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет, нет ли за подотчетным лицом остатка по предыдущему авансовому отчету, а также проставляет на заявлении статьи расходов и суммы, получаемые по ним.

Для выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения бухгалтером или кассиром заполняется расходный кассовый ордер (форма 0310002).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе групп счетов и счетов аналитического учета. Группы счетов применяются для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты. Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции, применяются счета аналитического учета (см. План счетов).

В большинстве случаев в бюджетном учреждении подотчетное лицо получает деньги на расходы по нескольким статьям расходов сразу. Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.

Пример 1. Так, 30 марта текущего года завхоз А.П. Дорохов А.П. написал заявление на выдачу денежных средств: «Прошу выдать мне денежные средства в сумме одна тысяча двести семьдесят рублей (1270 руб.) на приобретение канцелярских товаров (300 руб.), проведение поверки водяных счетчиков (850 руб.), а так же оплату транспортных услуг по маршрутному листу за март текущего года (120 руб.)».

Бухгалтер на заявлении делает следующие записи:

  • • по подстатье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» — 300 руб.;
  • • подстатье 222 «Транспортные расходы» — 120 руб.;
  • • подстатье 226 «Прочие работы, услуги» — 850 руб.

В расходном кассовом ордере (форма 0310002) будут сделаны бухгалтерские записи:

  • 1) Д 4 208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» —120 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на оплату транспортных услуг по маршрутному листу;
  • 2) Д 4 208 34 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 300 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на приобретение канцелярских товаров;
  • 3) Д 4 208 26 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — К 4 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» — 850 руб. — выданы денежные средства завхозу Дорохову под отчет на проведение поверки водяных счетчиков.

В учетной политике учреждения написано, что подотчетно лицо должно отчитаться об израсходованных подотчетных суммах не позднее трех дней со дня получения денежных средств, т.е. заполнить авансовый отчет (форма 0504049) и приложить к нему все сопутствующие первичные документы.

Оправдательным документом по транспортным расходам Дорохова служит маршрутный лист сотрудника за март текущего года. Форма бланка маршрутного листа разработана учреждением самостоятельно. В маршрутном листе указывается дата, цель поездки, вид транспорта и стоимость поездки. Сотрудник, пользующийся маршрутным листом, обязан по прибытии в пункт назначения попросить сделать соответствующую отметку в маршрутном листе (проставить штамп организации, выступающей пунктом назначения). На обороте маршрутного листа клеятся проездные билеты, которые были куплены при проезде сотрудником до места назначения и обратно. В конце месяца маршрутный лист заверяется руководителем учреждения..

При покупке канцелярских товаров в организации розничной торговли подотчетное лицо должно затребовать два документа — кассовый и товарный чеки правильно оформленные, причем на обороте кассового чека, должна стоять та же печать, что и на товарном чеке.

Следующий вид расходов в авансовом отчете завхоза Дорохова — поверка водяных счетчиков. Так как поверка счетчиков является оказанием услуги, то в данном случае завхоз должен приложить к авансовому отчету кассовый чек (услуга оплачивалась через кассу организации, которая делала поверку) и акт о проделанной работе. Документы должны быть правильно оформлены.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет Дорохова проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы.

В нашем случае на канцелярские товары завхозом Дороховым было израсходовано не 300 руб., а 296,90 руб. Поэтому бухгалтер учреждения остаток неизрасходованной подотчетным лицом суммы принимает в кассу по приходному кассовому ордеру (форма 0310001) и делает бухгалтерскую запись:

Д 4 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» — К 4 208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» — 3,10 руб. — принят от завхоза Дорохова остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

В авансовом отчете завхоза бухгалтер на первой странице в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» ставит отметку:

  • • в графе 1 — счет учета;
  • • графе 2 — сумму внесенного остатка;
  • • графе 6 — номер приходного кассового ордера, по которому приходуется остаток;
  • • графе 7 — дату приходного кассового ордера.

Ниже ставится дата и подпись бухгалтера, принявшего денежные средства.

На основании авансового отчета Дорохова бухгалтер приходует канцелярские товары бухгалтерской записью:

Д 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» — К 4 208 34 660 — 296,90 руб. — оприходованы канцелярские товары, приобретенные завхозом Дороховым.

Транспортные расходы по маршрутному листу отражаются в бухгалтерском учете учреждения следующим образом:

Д 4 109 90 222 «Издержки обращения в части транспортных услуг» — К 4 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных расходов» — 120 руб. — учтены транспортные расходы завхоза Дорохова.

Расходы на проведение поверки счетчиков отразятся:

Д 4 109 90 226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг» — К 4 208 26 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» — 850 руб. — учтены расходы на проведение поверки счетчиков.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем бюджетного учреждения. После этого авансовый отчет Дорохова включается в подшивку всех проверенных авансовых отчетов за соответствующий месяц.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Процедура направления работника в командировку, вопросы отчетности и оплаты определены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление Правительства РФ № 749).

Работник бюджетного учреждения направляется в служебную командировку по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на определенный срок.

Документом, оформляющим командировки учреждением, является приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма 0301022, 0301023).

Также заполняется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение 2 Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»).

По возвращении из командировки предоставляется авансовый отчет со всеми оправдательными документам. Авансовый отчет работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ № 749).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Как следует из требований трудового законодательства, работнику возмещаются расходы, понесенные при командировке (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). При этом в соответствии со ст. 168 ТК РФ возмещаются:

  • • расходы по проезду;
  • • расходы по найму жилого помещения;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Аналогичная позиция предусмотрена п. 11 Постановления Правительства РФ № 749.

В учете командировочных расходов бюджетных учреждений есть и свои особенности.

  • 1. Необходимо обратить внимание на следующие регламентирующие акты, регулирующие размер оплаты командировочных расходов:
    • • постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
    • • указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ Правительства РФ № 813), на основании которого установлено, что по нормам возмещаются расходы в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а именно:
    • — расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки,
    • — расходов на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке,
    • — расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда в зависимости от категории транспортного средства (п. 1 Постановления Правительства РФ № 729).

При этом если фактические размеры расходов превышают нормативные, а также иные расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729, п. 36 Указа Правительства РФ № 813).

Расходы на бронирование и наем жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим согласно и. 18 Указа Правительства РФ № 813 по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

  • 1) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
  • 2) остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения государственному служащему возмещаются в размере 30% нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

2. Необходимость использования КОСГУ, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — Указания № 65н).

На подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ, в соответствии с Указаниями № 65н расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками, относятся:

  • • расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии подтверждающих документов (билетов);
  • • расходы по найму жилых помещений;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);
  • • расходы за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионные сборы, в том числе сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);
  • • иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя, в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
  • 3. На оплату командировочных расходов работнику выдается денежный аванс (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749). Аванс может быть как выдан из кассы учреждения, так и перечислен на расчетную (дебетовую) карту учреждения или зарплатную карту работника.

При перечислении денежных средств на расчетную (дебетовую) карту должны соблюдаться требования приказа Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства» (далее — Приказ Минфина России № 199н).

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

Для правильного отражения в учете бухгалтерских записей по перечислению подотчетных сумм путем перечисления на банковские карты необходимо обратить внимание на необходимость использования счета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», который предназначен для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами (п. 230 Инструкции № 157н).

Пример 2. Работнику учреждения был перечислен аванс на командировочные расходы на банковскую карту для выполнения государственного задания по расчету:

  • • по найму жилого помещения — 2200 руб.;
  • • проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • • суточные — 400 руб.

После возвращения из командировки сотрудник составил авансовый отчет.

Расходы, согласно авансовому отчету, составили:

  • 1) по найму жилого помещения — 2000 руб.;
  • 2) проезду к месту командировки и обратно — 3000 руб.;
  • 3) суточные — 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения (200 руб.) работник перечислил с банковский карты.

Учреждению открыт лицевой счет в органе казначейства.

Отметим, что средства на командировку федерального бюджета — субсидия для выполнения государственного задания. В соответствии с учетной политикой командировочные расходы признаны общехозяйственными.

Произведены следующие бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Кроме того, следует обратить внимание на учет командировочных расходов работников, направленных на территорию иностранных государств, — зарубежные командировки.

Отражение в бухгалтерском учете операций по командировочным расходам

Таблица 1

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Перечисление денежных средств на командировочные расходы сотруднику на основании заявки на перечисление наличных денежных средств на карту (форма 0531844):

4 210 03 560

4201 11 610

5 600

по оплате суточных

по оплате транспортных услуг

3 000

по оплате найма жилого помещения

2 200

Получение денежных средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты, выданной органом федерального казначейства (основание — выписка):

5 600

по оплате командировочных расходов

4 208 12 560

4 210 03 560

5 600

Принятие к учету произведенных расходов подотчетного лица:

по командировочным расходам

4 109 80 212

4 208 12 660

5 400

Возвращены остатки подотчетных сумм по оплате найма жилого помещения

Внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными

4 210 03 560

4 208 12 660

Зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета

4201 11 510

4 210 03 660

Оформление документов на командировку работника за границу, так же как и при командировке по России, оформляется теми же первичными документами. При командировке за границу не требуется оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. Исключением являются командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ № 749). В этом случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по проездным документам.

По возвращении из командировки работник должен в течение трех дней представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с оправдательными документами. К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни (кроме командирования в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения).

Кроме того, к авансовому отчету прилагаются (п. 23 Постановления Правительства РФ № 749):

  • • документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  • • документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  • • документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • • документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
  • • документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились учреждением;
  • • документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Следует обратить внимание, что документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ, что приводит к необходимости пересчета сумм иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ.

В соответствии с п. 215 Инструкции № 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Следовательно, при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бухгалтерском учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу Банка России, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет (при выдаче денег под отчет).

Датой признания расходов по командировке признается дата утверждения авансового отчета, так как на основании п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

В связи с тем что курс Банка России постоянно изменяется, в бюджетном учете возникают курсовые разницы на дату совершения операций в иностранной валюте. В соответствии с направлением курсов иностранных валют курсовые разницы могут быть как положительными (увеличивающие стоимость обязательств), так и отрицательными (уменьшающие их).

Положительные курсовые разницы отражаются по кредиту счета О 401 10 171 «Доходы от переоценки активов», а отрицательные — по дебету указанного счета на основании справки в соответствии с п. 74, 75 Инструкции № 174н.

Пример 3. Подотчетному лицу было выдано 1000 дол. США на оплату суточных по командировке.

Курс на дату выдачи — 30,30 руб. за 1 дол. США.

Курс на дату утверждения авансового отчета — 30,32 руб. за доллар США.

Источник — субсидии на выполнение муниципального задания.

Отражение в учете в составе общехозяйственных расходов.

В учете составлены бухгалтерские записи, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче валюты на командировочные расходы

п.п.

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Сумма,

руб.

дебет

кредит

Выдана из кассы в подотчет сумма суточных (1 000 х 30,30)

4 208 12 560

4 201 34 610

30 300

Принятие к бюджетному учету произведенных расходов подотчетного лица по оплате суточных (1 000 х 30,32)

4 109 80 212

4 208 12 660

30 320

Отражена положительная курсовая разница (30 320 — 30 300)

4 208 12 560

4401 10 171

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051) либо в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (форма 0504071) (и. 218 Инструкции № 157н).

Проверка законности совершаемых операций

Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.

Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:

  • использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;

  • возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;

  • возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;

  • несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;

  • оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;

  • неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;

  • возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.

Также следует обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет зарплаты и лицам, не работающим в учреждении.

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, производимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны производится учреждением в регистрах бухучета.

Нужно установить наличие ко всем авансовым отчетам документов, служащих основанием для произведенных расходов. К этим документам можно отнести кассовые, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии с п. 12 Положения № 749 расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.

Документами, подтверждающими наем жилья работником во время служебной командировки, могут являться:

  • при проживании в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

  • когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

В ходе проверки требуется проанализировать и хронологически сравнить пропорции и расхождения в бухгалтерских документах. Особое внимание следует обратить на целевое и эффективное использование средств. В ходе проверки нужно установить, по каким статьям и подстатьям ­КОСГУ произведены расходы подотчетного лица, и сравнить их с теми, по которым выдавались денежные средства под отчет. Кроме того, необходимо обратить внимание на правильность отражения расходов по видам. Отметим, что проверку целевого использования средств целесообразно увязывать с проверкой кассовых операций и операций по лицевом счету.

Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами.

Указанная проверка осуществляется с целью выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия несанкционированных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, выявления соответствия документа действующей типовой форме и т. д. В ходе проверки устанавливается наличие некачественно составленной документации. В такой документации обнаруживаются фиктивные операции, документы.

Начинать проверку необходимо с изучения авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей форме. Напомним, что в настоящее время авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Также следует убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения – нужно убедиться в наличии его подписи на лицевой стороне отчета.

Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и на оборотной стороне заполняет графы 1 – 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке – это отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

К сведению:

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У из Порядка ведения кассовых операций исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта инструкции.

Также следует убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием ЦБ РФ № 4416-У изменений начиная с 19.08.2017 основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н, и писать заявление необходимо.

Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухучету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Проверка правильности расходования средств на служебные командировки.

В ходе проверки следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.

Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений во время служебной командировки. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым он осуществлял проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В этой ситуации, если учесть, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минфина РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670). Таким же примером могут являться факты возмещения работникам полисов добровольного страхования.

Кроме того, следует помнить, что возмещение расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда, высказанному в Письме от 11.03.2016 № 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.

При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определения дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.

В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации нужно помнить, что согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в Указе № 813, а лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, – в Постановлении № 729;

  • при проезде по территории иностранного государства учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при выплате суточных обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При оплате проезда следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – возмещают эти расходы в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, их подтверждающих. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, данные расходы учреждением спорта не производятся.

На что еще обратить внимание?

Помимо вышеперечисленного, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:

  • на соблюдение норм при компенсации за использование личного транспорта для служебных целей. Напомним, что размер возмещения расходов определяется составленным в письменной форме соглашением сторон трудового договора. Вместе с тем, если указанная компенсация выплачивается за счет бюджетных средств, ее размер ограничивается на законодательном уровне. Так, размеры и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563;

  • на правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки этого вопроса необходимо проанализировать причины образования дебиторской, кредиторской задолженностей по подотчетным суммам и меры, принятые для погашения задолженности;

  • на правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;

  • на соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам;

  • на проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

  • на ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;

  • на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете и применения бюджетной классификации;

  • на соблюдение порядка удержания из зарплаты. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из зарплаты. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю;

  • на соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами;

  • на арифметическую проверку правильности подсчетов;

  • на проверку согласованности показателей, прямо влияющих на результат хозяйственных операций;

  • на сличение отдельных показателей первичных документов с записями в регистрах бухучета;

  • на проверку обоснованности учетных записей по данным первичных документов;

  • на полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

* * *

В заключение отметим, что указанный выше перечень вопросов не является закрытым и в зависимости от специфики учреждения может как дополняться, так и уменьшаться. Надеемся, что данная статья поможет учреждению избежать ошибок при совершении с расчетов с подотчетными лицами.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».