Алгоритм взыскания дебиторской задолженности

ЮРИКОМ Как взыскать дебиторскую задолженность?

Запишитесь на БЕСПЛАТНУЮ
консультацию ПРЯМО СЕЙЧАС!

Оздровская Анна
Управляющий партнер, юрист Пертулесов Александр
Управляющий партнер, юрист Ноябрь 16, 2017| Анна Оздровская| Комментариев: 0

Практически у каждой компании есть должник. А иногда и несколько. Общая сумма долгов, которую должны вернуть фирме – это и есть дебиторская задолженность. Взыскать ее с дебиторов не всегда получается без проблем.

Как вернуть причитающееся – разберемся в данной статье.

Порядок взыскания дебиторской задолженности

Взыскание дебиторской задолженности возможно:

• в досудебном порядке;
• через суд.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Взыскание дебиторской задолженности в досудебном порядке

Судебные тяжбы отнимают много сил, времени и средств. По этой причине необходимо предпринять попытку решить возникший спор по возврату дебиторской задолженности без обращения в судебные инстанции. Тем более, что в некоторых предусмотренных законом случаях такой порядок разрешения конфликта между кредитором и дебитором является обязательным. Без попытки уладить разногласия полюбовно иск не будет принят рассмотрению.

Досудебный порядок взыскания дебиторской задолженности представляет собой письменное обращение к дебитору с претензией. Алгоритм действий в данном случае таков:

1 Составляется претензия

По своей сути и содержанию она схожа с исковым заявлением. В этом документе указывается:

• как именно возникла дебиторская задолженность;
• какова ее общая сумма с учетом штрафов и пени;
• предлагается способ, срок и порядок возврата задолженности;
• отмечается, что если достичь компромисса не удастся, спор будет перенесен в суд.

2 Претензия направляется дебитору

Способов несколько:

• отправить по почте заказным письмом;
• вручить лично под роспись;
• направить на адрес электронной почты.

Главное условие – на руках у кредитора должно быть документальное подтверждение того, что претензия дебитору действительно направлялась и он ее получил. Ведь согласно нормам ГК РФ, для наступления правых последствий достаточно одного лишь факта доставки юридически значимого сообщения, которым в рассматриваемом случае является претензия. При этом не важно, ознакомился адресат с текстом или нет (при условии, что отсутствовали обстоятельства, препятствующие прочтению документа).

3 Ожидается ответ

Как правила, отведенный на раздумья срок указывается в самой претензии. Вполне возможно, что дебитор предложит свои условия разрешения спора. Кредитору не стоит сразу расценивать такое предложение как отказ выполнить выдвинутые требования. Необходимо в ходе переписки или переговоров найти выход из сложившейся ситуации, который бы устроил все стороны.

4 Следует обращение в суд

Это крайняя мера. К ней стоит прибегнуть только если:

• ответ от дебитора не получен вообще;
• дебитор ответил на претензию, но отказывается возвращать долги;
• компромисс между сторонами в этом вопросе не достигнут.

Взыскание дебиторской задолженности через суд

Дела подобного рода относятся к компетенции арбитражных судов. Если судебных тяжб не избежать, дебитору необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

1 Составить исковое заявление

В нем отразить:

• обстоятельства возникновения задолженности;
• общий размер истребуемой к выплате суммы;
• факт того, что была предпринята попытка мирного разрешения вопроса.

2 Собрать пакет документов

копии которых приложить к иску.

3 Подать иск в суд

• обратившись непосредственно в канцелярию;
• отправив иск заказным письмом;
• используя электронную форму на сайте суда.

4 Отстаивать и доказывать свою правоту

во время слушаний по арбитражному спору о взыскании долга. Не все истцы обладают достаточными знаниями, которые позволили бы им отстаивать свои права самостоятельно. Законодатель учел это обстоятельство и предоставил возможность осуществлять защиту интересов через представителя.

5 Дождаться решения суда

Если оно не устроит какую-либо из сторон, у несогласного есть право обжаловать его в вышестоящей инстанции.

Хотите взыскать дебиторскую задолженность?

Получите консультацию юриста: +7 (4212) 465-025

Исполнение решения суда о взыскании дебиторской задолженности

Даже если решение суда состоялось в пользу кредитора, не стоит полагать, что теперь положенная задолженность будет сразу же возвращена дебитором.

Исполнение решения суда происходит:

1 Добровольно

В этом случае после вступления решения суда в законную силу дебитор возвращает долги без постороннего воздействия на него.

2 Принудительно

Исполнить решение суда таким образом правомочны судебные приставы-исполнители. Закон предоставил им различные механизмы взыскания долгов: арест счетов, изъятие и распродажа имущества должника и т.п.

В большинстве случаев кредитору приходится прилагать собственные усилия к тому, чтобы решение суда все-таки было исполнено. По этой причине, как только пройдут установленные для вступления документа в законную силу сроки, ему необходимо:

• Получить решение суда на руки.
• Связаться с дебитором и уточнить, будет ли он исполнять возложенные на него судом обязательства и если да, то в какие сроки.
• При явном отказе или косвенном уклонении дебитора исполнить решение суда незамедлительно обратиться в ФССП. Если упустить время, дебитор сможет вывести средства либо распродать принадлежащее ему имущество. И тогда получить от него возмещение ущерба не получится вообще либо в неполном объеме. Основанием возбуждения исполнительного производства будет исполнительный лист. Получить его можно в суде, который вынес решение.

Заключение

Ко всему вышесказанному напрашивается справедливый вывод: чтобы взыскать дебиторскую задолженность, необходимо пройти долгий и трудный путь. Он будет короче и проще, если обратиться за помощью к юристу по арбитражным делам.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Роман Шерн

Технология эффективного бесконфликтного истребования дебиторской задолженности

Недисциплинированные клиенты должны вашему предприятию различные суммы денег. Некоторые суммы настолько велики, что это наносит серьёзный ущерб вашему бизнесу, да и множество «мелких» долгов, неуплата которых вызывает недоумение, тоже складывается в большую сумму. Чтобы истребовать их и не испортить отношения с дебиторами, необходима соответствующая технология.

Дальнейшее изложение основано на том, что у вас хороший товар, и вы надлежащим образом выполнили обязательства перед должником в рамках договора и действующего законодательства.

Почему возникает просроченная дебиторская задолженность

1. У должника есть надуманные основания для того, чтобы не платить вам.
2. У него нет денег, чтобы оплатить долг.
3. Дебитор выбирает другие приоритеты расходования средств.
4. Должник – недисциплинирован или непорядочен.
5. Работники вашего предприятия не совершили требуемых действий для своевременного востребования задолженностей.

Во всех этих случаях главным вашим инструментом должен быть договор с дебитором. К сожалению, обычно договоры между предприятиями – формальные бумажки, не защищающие ни одну из сторон от произвола другой.

Договор, снижающий риск возникновения дебиторской задолженности

Чтобы договор был залогом бесконфликтного сотрудничества сторон, он должен содержать подробные алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях.

Перед заключением договора стороны заверяют друг друга в своей надёжности и обязательности. И какими тщательными не были бы переговоры, всё равно все нюансы предусмотреть не удаётся. Часть представлений участников переговоров и понимание ими тех или иных деталей остаётся различным. При этом все важные для каждого из переговорщиков представления воспринимаются ими как данное другой стороной обязательство.

Если какие-то из деталей тщательным образом не отразить в договоре, то различные понимания заключают в себе риск потенциального конфликта. Часто в договор включается никогда не вызывающий возражений пункт следующего содержания: «Стороны признают полноту настоящего договора и замену им всех предыдущих соглашений между ними в письменной или устной форме». Эта правильная фраза отменяет право сторон сказать о чём-то не попавшем в договор: «А вы обещали». Этот пункт равноценен тому, что никаких переговоров до подписания договора не было. Поэтому не надейтесь, что как вам кажется, дебитор что-то ещё обещал. Если это и было, то не имеет значения. Должник заботится только о своих интересах, что естественно. Вы тоже обязаны позаботиться о своих. Кстати, ваши устные обещания также аннулированы. Мало ли что в запале ляпнули ваши продавцы.

Почему должник не платит и как с этим бороться

• У него нет денег;
• У него другие приоритеты;
• Он не считает себя должником:
• Ему это выгодно;Он уверен в своей безнаказанности.

Чтобы он не мог не платить, договор надо снабдить условиями, когда выгоднее заплатить. То есть необходимо предусмотреть санкции за нарушение обязательств, которые бы вынудили должника изменить его платёжные приоритеты, или взять кредит, либо продать дорогой его сердцу актив, но расплатиться с вами.

Во время переговоров о заключении договора вопрос о применении санкций следует рассматривать в качестве проверки обязательности контрагента. Возражения против включения в договор положений о серьёзных санкциях за просрочку платежей должны восприниматься как тревожный звонок. Преодолеть эти возражения можно указанием на заверения в порядочности, сделанные контрагентом, и включением «зеркальных» санкций за невыполнение обязательств вашим предприятием.

Бесконфликтность применения санкций обеспечивается включением в договор легко принимаемого пункта следующего содержания: «Стороны осознают выставление счёта на оплату пени в качестве надлежащего выполнения штрафующей стороной обязательств по договору».

Кстати, не забывайте включать в договоры пункты, предусматривающие ограничения, приостановку или прекращение выполнения обязательств вашего предприятия перед дебитором при возникновении просроченной задолженности.

Алгоритм исполнения обязательств, информационное наполнение договора

В мире ничего очевидного для всех нет. Что очевидно вам, не является таковым для клиента и наоборот. Поэтому чем подробнее в договоре будут отражены действия сторон, их последовательность, сроки исполнения, условия совершения, порядок документарного оформления, тем точнее будут выполнены обязанности сторон и соблюдены их интересы.

Не экономьте на бумаге, на которой будет напечатан договор, она окупится мгновенно. Представители контрагента в состоянии прочитать и понять текст размером и в десятки страниц. Описывая алгоритм исполнения обязательств, стороны будут чаще «по мелочам» быстро приходить к согласию, что благотворно сказывается на установлении взаимопонимания и доверительных отношений. Скорее всего, такой подход позволит вам сократить время согласования договора в целом.

В ходе исполнения договора или применения его результатов нередко у клиентов возникают те или иные трудности, о которых они не могут догадаться заранее. Например, при внедрении технологии, о деталях которой написано ниже, может возникнуть сопротивление ваших работников. Причинами тому могут быть: страх перед изменениями порядка исполнения обязанностей, необходимость пересмотреть свои взгляды на взаимоотношения с представителями клиентов, личные материальные потери из-за исключения возможностей получения необоснованного дохода и другие.

Возникновение непредвиденных клиентом трудностей вызовет недовольство вашим товаром и вами с любыми возможными последствиями. Чтобы избежать негативных последствий для вас, клиент должен быть предупреждён обо всех потенциальных неочевидных для него трудностях, которые могут возникнуть даже при неукоснительном выполнении сторонами обязательств по договору. Для этого включите в договор информационные пункты, в которых будет отражено то, что клиент предупреждён и понимает природу потенциальных трудностей. Эти пункты не требуют согласования, не обязывают стороны к выполнению каких-либо действий, но они гарантируют вам отсутствие возникновения у клиента мнения, что вы его обманули. Понимание клиентом возможности возникновения трудностей обеспечивает ему более тщательный подход к эксплуатации вашего товара. А это выгодно и вам, ведь клиент может избежать эти трудности.

Шаблоны договоров

Рекомендую вам разработать набор шаблонов договоров для различных наиболее часто возникающих вариантов ваших взаимоотношений с клиентами. Это не только сэкономит время на составление и согласование конкретного договора, а и позволит не забыть отразить в нём принципиально важные для вас положения.

Шаблон – не догма. Никогда не говорите клиенту, что договор может быть заключён только в том виде, в котором его разработали вы. В противном случае вы потеряете большинство самых хороших потенциальных клиентов. Единственным исключением из этого может быть договор присоединения, который состоит из двух частей: собственно из договора и неподлежащих изменению со стороны клиента правил пользования его товаром. Но и в этом случае клиенту могут быть предоставлены права по включению в договор важных для него и приемлемых для вас положений.

В шаблонах договоров могут быть пункты, на незыблемости которых вы не только можете, а и должны настаивать. Это такие пункты, исключение которых практически неизбежно приведёт к конфликту с клиентом. Например, готовые программные продукты продаются по принципу «как есть». То есть, каким бы очевидным для клиента не было обязательное наличие в продукте той или иной функции, если разработчик её не реализовал, то никакие претензии по этому поводу от покупателей не принимаются.

Если потенциальный клиент настаивает на исключении такого пункта из договора, то выгоднее отказаться от клиента, чем потом с ним конфликтовать, когда он будет отказываться платить, пользуясь надуманными предлогами.

Почему ваши работники увиливают от истребования дебиторской задолженности

Почти всегда увиливание от истребования дебиторской задолженности связано с психологическими барьерами, выстраиваемыми работниками перед самими собой. Причинами обычно являются:

1. Воспитание. Деньги – одна из двух тем, обсуждая которые даже с самыми близкими, люди обычно испытывают дискомфорт. Религиозные заповеди, философская и художественная литература, пословицы, поговорки, анекдоты на протяжении тысячелетий посвящаются представлению денег в негативном свете. Поэтому даже потребовать отдать законно заработанные ими деньги людям зачастую трудно. Они стесняются того, что должны потребовать деньги у тех, кому их не хватает.
2. Страхи. Работники боятся получить отказ, сделать что-то не так, что приведёт к потере клиента, безвинно испытать негативную реакцию коллег на реальные или вымышленные действия и другие.
3. Негативное отношение к товару своего предприятия. Обратите внимание на то, как ваши работники воспринимают инциденты, связанные с использованием ваших товаров и предоставлением услуг. Они их бурно обсуждают, долго помнят, рассказывают новым коллегам. О штатных ситуациях молчат, считая, что так и должно быть. Выгоды и удовлетворённость клиентов, если и вспоминают, то рассматривают как рекламу и пиар. Поэтому многократно раздутые, пусть даже и немногочисленные, инциденты создают устойчивое плохое мнение о товарах и услугах своего предприятия. А раз так, то требовать за них деньги от дебиторов работники считают неприличным.
4. Личная меркантильная заинтересованность. Она проявляется двояко. Одним из проявлений является договорённость между работником (обычно продавцом) заинтересованном в проценте от суммы «продаж» и дебитором, которая выражается в росте дебиторской задолженности из-за наращивания отгрузок с отсрочкой платежа при неполной оплате предыдущих поставок. Вторым проявлением является получение работником, обязанным истребовать задолженность, личного «вознаграждения» от дебитора за ненадлежащее исполнение функций по требованию оплаты долга.

Разработка технологии истребования задолженности

Управленческие технологии, как и производственные, включают в себя строгие последовательности действий, совершаемых работниками. Построение цепочки шагов следует начать с формулировки последнего шага. В данном случае это – бухгалтерская проводка, закрывающая дебиторскую задолженность клиента. Сформулировав этот шаг в прошедшем времени «Совершена бухгалтерская проводка», необходимо также в прошедшем времени последовательно сформулировать все предшествующие шаги, включая шаг «Зафиксировано возникновение просроченной дебиторской задолженности».

Формулировка шагов в прошедшем времени – приём, позволяющий разработчику технологии продумать всё, чтобы гарантировать выполнимость каждого шага.

Чтобы фиксация возникновения просроченной задолженности происходила автоматически, надо продолжить формулировку шагов до момента «Заключён договор с клиентом». В их числе надо отразить движение документов и передачу информации об исполнении договорных обязательств.

Процесс истребования просроченной дебиторской задолженности будет включаться немедленно, когда ваши работники будут узнавать о её возникновении. Для этого надо предусмотреть информирование соответствующих работников об исполнении обязательств по договорам между вашим предприятием и клиентами. То есть ваши работники должны письменно сообщать друг другу о заключении каждого договора с клиентами, о сроках отгрузок и оплат товаров (услуг), о фактах поступления платежей, и другие особенности договоров. Для этого удобно использовать программные продукты класса CRM-систем. Это упростит и автоматизирует создание, хранение и передачу необходимой информации.

По мере каждого перехода к предшествующему шагу технологии её разработчик автоматически определяет, кто из имеющихся у него работников должен выполнять этот шаг. Выявляются точки перехода между отдельными работниками и подразделениями предприятия. Становятся очевидными процедуры передачи информации и документов, а также требования к контролю того, что получает принимающий. Отсюда вытекают критерии приёмки или отказа в ней. Таким образом, на каждом шаге каждый исполнитель обязан тщательно выполнить свои обязанности.

Нормативное обеспечение технологии

Кроме действующего законодательства в нормативное обеспечение технологии входит ряд документов. В том числе:

• Договоры с клиентами;
• Приёмо-сдаточные первичные бухгалтерские документы (акты, накладные);
• Приказы по предприятию о вводе технологии в эксплуатацию и ответственности работников за её исполнение;
• Шаблоны писем и претензий, направляемых должникам и распоряжений по предприятию о приостановке или ограничении выполнения обязательств перед должниками;
• Технологические инструкции для работников, включающие и запреты на совершение тех или иных действий.

Шаблоны информационных и отчётных документов.

Эти документы необходимы не только для оформления взаимоотношений с клиентами, а и для формализации исполнения обязанностей вашими работниками. Наличие этих документов:

1. Нивелирует страхи работников, боящихся понести наказание за возможные ошибки.
2. Запрещает им совершать действия наносящие ущерб вашему предприятию. (Обычно многие запреты сами собой разумеются. Но так как они не отражены в действующем законодательстве и во внутренних документах предприятий, то разрешены. То есть работники могут оправдаться незнанием, что вредное действие запрещено).
3. Предписывает что, как и когда делать. (Работники не смогут вам сказать: «А я думал, что по-другому лучше»).
4. Обеспечивает обязанность работников письменно отчитываться о выполненных обязанностях. Липовые отчёты невозможны, так как должны быть представлены конкретные результаты действий.

Очень важный документ

Им является учебное пособие «Как продавать товар «Х»». Это не только важнейший инструмент для продавцов, а и психологическая опора для работников, в обязанности которых входит истребование дебиторской задолженности.

Дело в том, что обычно работники предприятий знают крайне мало о своих товарах и услугах. Проверьте своих сотрудников, могут ли они хотя бы чётко, не говоря уже о том, чтобы убедительно ответить на относящиеся к вашим товарам вопросы:

• Каковы преимущества ваших товаров по сравнению с конкурентными?
• Как они работают (эксплуатируются)?
• Какие задачи решают ваши клиенты, пользуясь ими?
• Какие выгоды получают клиенты, используя ваши товары?
• Какие гарантии и при каких условиях предоставляет ваше предприятие клиентам?
• Почему цена на ваши товары является справедливой?

Зная ответы на эти вопросы, работники не будут пренебрежительно относиться к вашим товарам. Они будут знать, что справедливо требуют заплатить честно заработанные деньги. Ведь продав вам своё время и пробездельничав в офисе, они с чувством попранной справедливости станут требовать зарплату, если вы её не выплатите им вовремя из-за того, что должники с вами не рассчитались.

Как разработать этот документ, можно прочитать в моём электронном сборнике пятидесяти статей «Секреты успеха», опубликованных в журнале «Станочный парк». Этот сборник я могу прислать бесплатно по вашей заявке. А о разработке технологии в целом подробнейше описано в моих книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников».

Принципы и приёмы внедрения технологии истребования задолженности

Прежде чем внедрять технологию не поленитесь лишний раз всё тщательно проверить. Конечно, идеал недостижим, и без изменений в работе предприятия не обойтись, но технология изначально должна быть разработана так, чтобы в неё можно было не вносить изменения годами.

Соблюдение этого принципа обеспечит вам минимальное сопротивление работников внедрению технологии. У них не должно быть обоснованных доводов для её критики. Даже если какие-то шероховатости будут выявлены, то постарайтесь не вносить правок в технологию. Ведь если работники почувствуют, что что-то можно изменить, то усилят напор с целью отмены технологии в целом. Ну, не хотят они перемен в своей работе и в сознании, жизненно необходимых для вас.

Работники должны под подпись ознакомиться с вашим приказом о внедрении технологии. Подпись под документом обязывает. Она же лишает работника возможности сказать: «А я не знал».

Чтобы исполнять технологию надлежащим образом, работники должны хорошо знать содержание своих технологических инструкций. Объём каждой инструкции может составлять несколько десятков страниц. Оправдываясь мнимой нехваткой времени на изучение, они будут саботировать внедрение технологии. Для предотвращения этого необходимо организовать приёмку экзамена на знание инструкции у каждого работника. Двух – трёх дней для подготовки к экзамену достаточно, ведь инструкцию необязательно знать наизусть. Она – рабочий инструмент, который должен быть «под рукой» на случай, если понадобиться уточнить правильность выполнения обязанностей.

Проведение экзамена лишит работников возможности не знать, что и как они обязаны выполнять. Заодно вы проверите отношение задействованных в технологии на их отношение к вашим приказам и вообще к исполнению своих обязанностей.

В первые недели внедрения технологии вам необходимо ежедневно проверять отчёты работников о выполнении обязанностей по истребованию задолженностей. Они обязаны видеть и чувствовать вашу решимость, что это всерьёз и навсегда.

В течение трёх – четырёх недель со дня сдачи экзамена, а может быть и быстрей, ваши работники втянуться в исполнение требований технологии. Их ропот заметно ослабнет. Вы сможете дать поблажку себе лично в регулярности проверок ежедневной отчётности. Но работники должны всегда знать, что контроль не ослаб и никогда не будет прекращён.

***

Ваши работники должны хорошо знать и чувствовать, что вы не печатаете и не воруете деньги, что их зарплата выплачивается из тех средств, которые ваше предприятие получает от клиентов. Разработав и внедрив технологию истребования дебиторской задолженности, вы создадите базу для планомерного развития своего бизнеса.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец

Налог-налог 23 мая 2018 15347

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента — расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

Итоги

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути — в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ — это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов — это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье «Оборачиваемость дебиторской задолженности (формула)».

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

• Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
  • микрофинансовые организации;
  • компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
  • управляющие компании в жилых домах.
• Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

В том числе рекомендуется предусмотреть разделы, устанавливающие:

1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

• общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
• классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной — в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

• о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
• по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
• иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

Как правильно оформить инвентаризацию ДЗ, смотрите в материале «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности — образец».

1. Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

• устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой — юридической службе и руководству;
• описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

1. Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

• порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
• порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
• порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

1. Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

Об этом — материал «Списание дебиторской задолженности на забалансовый счет».

1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,— это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

• ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
• блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка—в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании — у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

english version карта сайта обратная связь

	Читальный зал
	НАШИ СТАТЬИ МЕЖДУ СЦИЛЛОЙ И ХАРИБДОЙ ИЛИ КАК УПРАВЛЯТЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ. Пустынникова Ю.М. Управление сбытом №2, 2006 С развитием сетевой розницы проблема дебиторской задолженности у производителей и дистрибуторов потребительских товаров стала обостряться. В b2 b-секторе эта проблема всегда была достаточно актуальной: длительный цикл реализации заказа или проекта, зависимость от бюджетных поступлений крупных государственных заказчиков – это постоянная объективная реальность, с которой приходится работать. Однако размер дебиторской задолженности зависит не только от объективных обстоятельств, но и от того, насколько грамотно выстроена работа компании в этой области. В этой статье мы рассмотрим те меры, которые используются компаниями для сокращения размера и срока дебиторской задолженности. Все уже случилось В своей практике мы регулярно сталкиваемся с тем, что компании либо принципиально не создают дебиторскую задолженность, работая по 100% предоплате (но таких сейчас единицы), либо, что чаще, воспринимают дебиторскую задолженность как нечто фатальное и неотвратимое, а потому лишь ограничиваются вялыми попытками вернуть просроченные долги, а то и вовсе сознательно и планово идут на увеличение объемов и сроков «дебиторки». И такое «буддистское» отношение сохраняется до тех пор, пока проблема не достигнет угрожающих размеров. Чтобы не доходить до крайностей, оперативную работу с дебиторской задолженностью лучше проводить организованно и систематически. Обычно первый вопрос, который возникает при организации работы по сбору долгов – «кто это будет делать?». В большинстве случаев решение проблемы поручается тем, кто ее «создал» – то есть продавцам. У такого подхода есть как ряд плюсов, так и очевидные минусы. С одной стороны, менеджеры по продажам знают своих клиентов, поэтому если они будут просить о возвращении долгов, то, скорее всего, обойдутся без «наездов» и постараются вернуть долг, сохранив хорошие отношения с клиентом. С другой стороны, в ряде случаев для получения результата требуется жесткое поведение, которого продавцы избегают, боясь испортить отношения с покупателями. Именно поэтому нередко возврат дебиторской задолженности поручают финансовому департаменту. При таком подходе компания сразу подает клиентам сигнал «дружба дружбой, а табачок-то врозь». Работникам бухгалтерии проще отстаивать интересы компании и проводить жесткую линию в переговорах с поставщиками: у них не только нет с ними приятельских отношений, но и вообще нет привычки подстраиваться под клиента. В силу тех же причин бухгалтеры могут «перегнуть палку» и испортить отношения с клиентами, поэтому мы предлагаем своим клиентам применять смешанный вариант: сначала на возвращение дебиторской задолженности работает продавец, если же его ресурс влияния исчерпан, а результата все нет – тогда подключаются бухгалтеры и юристы. При этом, продавец, не справившийся с возвращением дебиторской задолженности, обычно в той или иной форме получает некоторое отрицательное стимулирование – от замечания до депремирования. В каждом случае вопрос решается индивидуально, поскольку определить степень вины продавца в невозвращении денег клиентом не всегда просто. Второй важный момент в работе с дебиторской задолженностью – это организация всего процесса. Типичные управленческие ошибки, с которыми мы сталкиваемся в этой сфере таковы: Руководитель только проверяет объем и время просрочки дебиторской задолженности, а после этого «пропесочивает» «нерадивых» продавцов. Руководитель вводит механизм премирования или депремирования по дебиторской задолженности и пускает дела на самотек, предоставляя менеджерам самим контролировать себя. В первом случае применяется только моральное воздействие, а во втором — только материальное и везде руководитель устраняется от проблемы, конструктивные решения сложных случаев не ищутся, продавцы не чувствуют поддержки со стороны руководителя. Они остаются с проблемой один на один. Второй вариант встречается несколько реже, чем первый. Вообще, ситуация работы с дебиторской задолженностью нередко провоцирует руководителя на авторитарный стиль управления. Соблазн возложить всю ответственность за объем «дебиторки» на менеджеров по продажам и провести с ними «воспитательную расправу» очень велик. Но не стоит забывать, что ответственность руководителя в данном случае не меньше (ведь он проглядел проблему, дождался, пока она примет особо неприятный характер). Поэтому лучше все же начать работу в конструктивно-демократическом стиле и привлечь продавцов к выработке решения проблемы – ведь они тоже чувствуют свою вину и хотят исправить положение. К тому же в качестве союзников менеджеры будут гораздо эффективнее, чем в качестве «отрабатывающих повинность». По нашему опыту, максимального эффекта можно добиться, организовав работу по сбору дебиторской задолженности следующим образом: Руководитель поручает менеджерам по продажам подготовить данные по дебиторской задолженности их клиентов (если клиенты не закреплены за менеджерами, то руководитель может попросить финансовую службу подготовить необходимые данные по клиентам компании в целом). Сбор информации должен идти по следующим параметрам: Таблица 1. Параметры сбора информации о дебиторской задолженности. Менеджер _____________________ Дата ____________________ Клиент Объем дебиторской задолженности, руб. % от общего объема дебиторской задолженности Срок погашения дебиторской задолженности Просрочка (дней) Примечания о клиенте … … … … … … В графе примечания указываются причины неуплаты, особые договоренности с клиентом и прочие важные для принятия решения о дальнейших шагах сведения. Затем руководитель проводит совещание, на котором обсуждается, с каких клиентов и каким образом должна быть получена задолженность в первую очередь. Очевидно, что следует обратить особое внимание на должников с большим объемом или значительной просрочкой дебиторской задолженности, однако, именно у таких клиентов обычно обнаруживаются «особые обстоятельства». По таким клиентам менеджерам нередко требуется помощь. Совещание – отличный повод обсудить, в чем и как руководитель может помочь своим сотрудникам. Спросите у менеджеров, кому из клиентов они планируют позвонить в первую очередь, почему, в какие сроки они рассчитывают вернуть какие суммы, как будут строить работу с «трудными должниками», какая помощь им требуется и т.д. Результатом совещания должен стать план работы по возвращению дебиторской задолженности и графики возвращения «дебиторки» по каждому менеджеру. В конце предложите каждому менеджеру посмотреть на свой график еще раз, дайте возможность внести правки в график и попросите расписаться – разделение ответственности позволит вам в дальнейшем избежать ситуаций, когда менеджер говорит, что «ему поставили нереальные сроки возвращения долгов – вот он и не справился». Далее – в зависимости от остроты ситуации проводятся еженедельные или ежедневные планерки по результатам сбора долгов. Это позволяет руководителю не только постоянно держать продавцов в тонусе, но и вовремя вмешаться, если кто-то из них начинает «пробуксовывать». Продавцам нужно поручить вести «досье» на каждого клиента: когда ему звонили, о чем был разговор, какие договоренности, как они затем выполнялись и т.д. На этих же планерках принимается решение о передаче «безнадежных случаев» бухгалтерам и юристам. Для передачи «эстафеты» также необходимо организовать встречу (рабочую группу). Здесь менеджеров уже можно не привлекать, или привлекать выборочно. На такой встрече необходимо передать бухгалтерам и юристам досье «злостных неплательщиков», согласовать, каким образом дальше будет вестись работа, и как вы будете передавать друг другу информацию: ведь велика вероятность, что после вмешательства финансистов клиент начнет сам звонить своему менеджеру с требованием «принять меры». В такой ситуации менеджеры должны быть готовы выступать единым фронтом с бухгалтерами и юристами. Соответственно, координация действий и обмен информацией на данном этапе имеет очень большое значение. Материальное стимулирование также имеет серьезное значение на данном этапе. Стимулирование по работе с дебиторкой может строиться несколькими способами. В случае, если в компании уже существует приличный объем просроченной дебиторской задолженности, то используют механизм премирования за возвращение дебиторской задолженности. При выполнении плана по возвращению дебиторской задолженности менеджеры получают дополнительное вознаграждение, а при не выполнении – не только лишаются «приработка», но и теряют часть основной премии (за объем продаж, например). При использовании этого подхода, вознаграждение может быть выстроено и как сумма бонусов, и как доля процента от возвращенных денег. Если вы будете использовать процентную схему, то продавцы, скорее всего, будут заинтересованы в возвращении в первую очередь крупных долгов, если же это будет бонус за каждый возвращенный долг, то они начнут работу с тех клиентов, с которых получить возвращение «дебиторки» проще всего. Однако, такая схема применима лишь на небольшом участке времени и только в форс-мажорных обстоятельствах. Если применять ее в обычной жизни, продавцам будет выгодно создавать долги, а потом их героически возвращать и получать за это премию. Но, если в целом работа с возвращением дебиторской задолженности не напоминает в вашей компании «кровавое воскресенье», то положительное стимулирование можно и не применять, ограничившись депремированием. Либо премировать за соблюдение норм дебиторки по срокам и объемам (норма может быть установлена единая на всю компанию, например, не более 15 дней, либо индивидуализированная – в соответствии с договором с клиентом) Стимулирование же бухгалтеров и юристов лучше выстроить в виде фиксированных бонусов за возвращение каждого долга – ведь вне зависимости от того, какова сумма, они проделывают примерно одинаковую работу, при этом исправляя чужие ошибки. Пока не началось Затронув вопрос построения системы стимулирования при работе с дебиторской задолженностью, мы плавно перешли к обсуждению превентивных мер. Так, например, совершенно не обязательно дожидаться финансового кризиса, чтобы ввести в систему оплаты труда продавцов стимулирование за работу с дебиторской задолженностью. Это вполне можно использовать в качестве профилактики. Одним из наиболее простых, распространенных и весьма действенных методов профилактики при работе с дебиторской задолженностью является система частичной предоплаты и регулярных промежуточных платежей. Такая схема выгодна для обеих сторон – и для клиента, и для продавца. Один получает рассрочку платежа, другой – снижает риски неполучения денег и уровень их обесценивания в процессе ожидания платежа. Далее в рейтинге популярности следует проверка службой безопасности клиентов на благонадежность. Метод очень хороший, если у вас есть служба безопасности, способная его применить. Те, кто пока не обзавелся СБ, тоже нередко проверяют клиентов, но это уже «разведка боем»: новый клиент работает по особым условиям на первые 3 отгрузки – размер обычной предоплаты увеличивается, скидки не предоставляются. Такой «разведывательный» режим применяют и те, кто способен навести справки о своих партнерах – «береженого Бог бережет». Однако, это еще не вся «солома», которую можно и нужно подстелить. Ведь часто, чем больше доверия поставщик испытывает к клиенту, тем на большие уступки с развитием отношений он может пойти. А клиент может, в конце концов, не устоять перед искушением. Или столкнуться с непредвиденными обстоятельствами – для поставщика это уже все равно, деньги он теряет в любом случае. Поэтому даже если вы работаете с проверенными клиентами, не увлекайтесь «индивидуальным подходом» — в работе с клиентами все же необходимо устанавливать определенные рамки. И лучше, чтобы эти рамки были оформлены не только внутренними положениями (например «о ценовой политике» или «о предоставлении скидок и рассрочек платежей»), но и юридическими документами. В первую очередь грамотно составленными договорами. Правовому аспекту необходимо уделять особое внимание, потому что только грамотно составленный договор может хоть как-то помочь вам в случае, если клиент отказывается выполнять свои обязательства. Работать же вовсе без договоров, какими бы славными ни были ваши отношения с клиентами («вы отгрузите, а договор мы оформим чуть позже, нам срочно надо»), нельзя категорически. Точно так же как неразумно отгружать вторую-третью партию товара в кредит, когда с вами еще не расплатились за предыдущие. Кроме того, очень полезно свой «опыт – сын ошибок трудных» воплотить в виде листа стоп-факторов для продавцов, в котором перечислить основные признаки/симптомы злостных неплательщиков (особенности организации бизнеса, типичное поведение). Это позволит продавцам уже после первых контактов определить потенциально опасных клиентов и предложить им максимально безопасные для вашей компании условия сотрудничества. Либо просто отказаться от сотрудничества, если по слишком большому количеству стоп-факторов клиент напоминает злостного неплательщика. При этом для составления такого списка можно просто устроить мозговой штурм и, путем обсуждения и обобщения опыта сотрудников отдела продаж и службы безопасности, составить перечень типичных признаков неплательщиков, а можно подкрепить эту экспертизу еще и анализом клиентской базы. Основным преимуществом использования этого трудоемкого метода является возможность не только составить признаки типичного неплательщика, но и определить образ клиента, аккуратного в своих платежах, научиться выявлять и тех и других более точно и разработать разные условия сотрудничества для этих групп клиентов. Если провести сортировку клиентской базы сразу по двум параметрам – объем закупок и аккуратность платежей, проанализировав результаты, можно будет вычленить группу, которая по соотношению этих двух факторов является оптимальной для вашей компании. Например, в этой группе могут оказаться клиенты, которые делают регулярные закупки среднего объема и не задерживает платежи более чем на неделю, от оговоренного срока (тогда как для крупных клиентов может быть характерна просрочка платежей на 1,5-2 месяца). Более детальный анализ позволит понять, какие еще параметры объединяют ваших наиболее выгодных клиентов и отличают от всех остальных: возможно у них сходным образом организован бизнес (например, среднего размера региональные оптовики), или они ориентированы на один и тот же ассортимент продукции (кроме вашего товара, торгуют еще и дополнительными) и так далее. Пример 1. После проведения анализа клиентской базы, компания, выпускающая чай, обнаружила, что лучшими ее клиентами являются отнюдь не крупные дистрибуторы чая и кофе, а оптовики, торгующие всем спектром бакалейной продукции. Это существенным образом повлияло на политику продаж данной компании. Выявив такой «букет» характеристик, вы можете переориентировать политику привлечения клиентов на клиентов, максимально отвечающих уточненному целевому образу. Кроме того, имеет смысл внести изменения в систему стимулирования ваших дилеров: предложить лучшим клиентам скидки или накопительные товарные бонусы за аккуратность платежей. вручать призы за отсутствие задолженностей, взять на себя часть расходов по транспортировке или организовать промо-поддержку продаж и в их регионе и множество других способов поощрения. По нашим наблюдениям этот метод редко используется вне FMCG сферы, а зря, потому что поощрение лучших клиентов не только благотворно влияет на состояние дебиторской задолженности у поставщика, но и вообще работает на укрепление отношений с клиентами, повышает их лояльность. Умный гору обойдет Но далеко не всегда попытки решить проблему дебиторской задолженности, находясь в рамках существующего бизнеса и существующей стратегии способны решить проблему с достаточно ощутимым результатом. Нередко для того, чтобы обеспечить компании «финансовую подушку безопасности» приходится диверсифицировать бизнес и искать наши рынка, в которых проблема задержки платежей стоит не так остро, как в вашей. Пример 2. Компания, работающая на рынке товаров медицинского назначения (расходные материалы для лабораторий) сильно страдала от ярко выраженной сезонности спроса и задержек платежей своих клиентов – государственных медучреждений. Пики продаж и оплат приходились четко на те месяцы, когда в медучреждения поступала очередная порция бюджета. В остальное же время поток денежных средств превращался в тонкий ручеек. Понимая, что такая ситуация характерна для всех медучреждений, компания начала продумывать выход в смежные ниши рынка. Так были налажены контакты с пищевыми производствами, ветеринарной службой и даже производствами удобрений, использовавшими пробирки в качестве упаковки для своей продукции. Выход на новые рынки сбыта позволила компании сгладить сезонность и выровнять входящий поток платежей. Нередко выход в эти соседние ниши напрямую связан с изменением в ассортименте компании. Зачастую идеи того, что именно необходимо изменить в ассортименте и на какие ниши следует обратить внимание, лежат на поверхности, а то и вовсе «валяются под ногами». Пример 3. Компания, предлагающая на российском рынке промышленную отопительную технику западного производства, воспринимало большой объем дебиторской задолженности как непреложный факт. С тех пор, как компания начала работать с крупными строительными компаниями и выиграла тендер на поставку отопительного оборудования для замены устаревшего для ЖКХ, выросла и доля просроченной дебиторской задолженности. Это сподвигло компанию развивать потребительский сегмент отопительного оборудования, который ранее рассматривался как сугубо неприоритетный и непрофильный. Результаты продаж превзошли самые смелые ожидания – техника пользовалась очень большим спросом и частные покупатели платили сразу «живыми деньгами», поэтому дилеры (монтажные организации), через которых компания осуществляла продажи, стали брать котлы для частного сектора по предоплате. Как видим, даже такая «ужасная» проблема, как возвращение дебиторской задолженности имеет массу разнообразных решений, которые можно разным образом сочетать, в зависимости от текущей ситуации и особенностей бизнеса. Главное – это верить в победу, и тогда все будет получаться.