Оплата жилья в командировке

Помимо оплаты проезда командированному работнику компенсируются затраты по найму жилья и выплачиваются суточные. Как действовать, если нет подтверждающих документов, можно ли вместо номера в отеле снять квартиру, положены ли суточные при командировках в родной город? Рассмотрим порядок учета и налогообложения для наиболее распространенных ситуаций.

Интересы работника защищены

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Такие гарантии предусмотрены статьями 167, 168 Трудового кодекса РФ.

Расходы на проживание

Остановимся подробнее на следующих моментах, вызывающих затруднения у бухгалтеров, но часто встречающихся на практике.

Нет подтверждающих документов

Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Налог на прибыль. Напомним, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Следовательно, оплаченные работнику суммы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, при определении налоговой базы не учитываются как не соответствующие установленным требованиям. Это отмечено в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
Налог на доходы физических лиц. А вот для целей обложения НДФЛ делается «скидка» (это разъяснено в том же письме).
Так, при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, не облагается данным налогом у командированного работника сумма, не превышающая 700 руб. в сутки при командировках внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если, конечно, работодатель производит оплату жилья без документов (порядок и размер такого возмещения, как уже отмечалось, устанавливаются организацией самостоятельно в локальных нормативных актах).
Аналогичный порядок применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Подчеркнем: при налогообложении прибыли указанные суммы (оплачиваемые работнику без документов) включать в расходы нельзя – необлагаемые пределы установлены только для НДФЛ, налога на прибыль они не касаются.

Оплата через интернет

А если командированный работник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через интернет, какими документами можно подтвердить оплату проживания?
Слипов электронных терминалов или квитанции банкомата у него не будет, поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.
Гостиница при такой форме оплаты вместо кассового чека может выдать бланк строгой отчетности – БСО ( п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54ФЗ). Утвержденных официально (уполномоченными органами) форм таких бланков для гостиничных услуг нет.
Поэтому организациям и предпринимателям, оказывающим данные услуги, разрешается использовать самостоятельно разработанные БСО, соответствующие установленным требованиям.>|Подробнее о применении бланков строгой отчетности читайте в статье «Какой документ выдать физлицу», опубликованной в этом номере журнала на стр. 75.|<

Бронирование мест в гостинице

Как быть, если при заказе гостиницы требуется заранее оплатить резервирование номера?
Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе командировочных расходов затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Это предусмотрено в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Как отмечают специалисты Минфина России, бронирование мест является дополнительной услугой, оказываемой гостиницей. Поэтому расходы на нее учитываются при налогообложении прибыли организаций ( письмо от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131).

Аренда квартир

Вместо гостиницы компания нередко арендует для командированных работников квартиру.
Статья 252 Налогового кодекса РФ позволяет признавать расходы, которые подтверждены не только документами, составленными в соответствии с законодательством РФ, но и иными документами, свидетельствующими о понесенных затратах.
Из этого следует, что расходы на аренду квартиры в другом городе для командированных работников можно учитывать при налогообложении прибыли, но только за время фактического проживания в ней указанных сотрудников.
Периоды их проживания могут быть подтверждены косвенными документами – командировочным удостоверением, проездными документами и др. (письма Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533).

Превышение срока

Работник задерживается в командировке по не зависящим от него причинам. Например, нарушено транспортное сообщение из-за неблагоприятных метеоусловий, встреча перенесена партнером на другой день или переговоры пришлось продолжить и т.д. В связи с чем человек может прибыть к месту командировки или вернуться обратно с опозданием. В сложившейся ситуации работнику приходится нести дополнительные затраты на проживание, которые работодатель также должен компенсировать.
Согласно пункту 13 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение), в случае вынужденной остановки в пути специалисту должны возмещаться расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.Положение постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 >|об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено.|<
Порядок и размеры возмещения в этом случае также определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В качестве подтверждающих документов можно представить справку из аэропорта вылета или справку от администрации железной дороги о причинах задержки и т.д. ( письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244).
За время задержки в пути по решению руководителя могут быть выплачены и суточные. Это предусмотрено пунктами 11, 19 Положения.
Возмещение расходов по найму жилья в случае вынужденной задержки командированного сотрудника в пути в его доход не включается и налогом на доходы физических лиц не облагается ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Причем не важно, когда работник понес эти затраты: в месте командировки или во время вынужденной остановки в пути.

Суточные

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.
При этом также необходимо учесть некоторые нюансы.

Однодневные командировки

Поездка работника в другой город на один день для выполнения служебных обязанностей является служебной командировкой. Документы на нее оформляются в установленном порядке. Однако суточные в данном случае работнику не выплачиваются, если в этот же день он имеет возможность вернуться домой ( п. 11 Положения).

Уточняем даты

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
Аналогично определяется день приезда работника из командировки в место постоянной работы.
Если, к примеру, время вылета 14 мая 2012 года в 23.00, данный день (14 мая) засчитывается как день командировки.
Допустим, вылет назначен на 1 час 05 минут (ночи) 15 мая 2012 года. Какую дату считать датой начала командировки? Если аэропорт находится за чертой города, то время проезда до него включается в срок командировки.п. 4 Положения >|Время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, учитывается при определении срока командировки, но лишь в случае, если они находятся за чертой населенного пункта ().|<
Заметим: в связи с тем, что под местом постоянной работы, согласно пункту 3 Положения, понимается месторасположение организации (обособленного подразделения), для определения даты начала командировки тот факт, что работник отправился на вокзал не с рабочего места, а из дома, значения не имеет.
В приведенном (втором) случае датой начала командировки будет являться предшествующий вылету день – 14 мая. Ведь согласно правилам регистрации пассажиров на авиарейсы, пассажир должен явиться на регистрацию минимум за 30–40 минут до вылета (правила устанавливают авиакомпании), к этому времени необходимо добавить время на дорогу до аэропорта.
Вопрос же о явке на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем.
А если работник строительной компании отправляется в командировку или возвращается из нее в выходной день?
На основании пункта 5 Положения в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплата этих дней производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть не менее чем в двойном размере ( ст. 153 Трудового кодекса РФ). Однако по желанию работника двойная оплата может быть заменена дополнительным (неоплачиваемым) днем отдыха.
Оплата выходных дней учитывается в составе расходов на оплату труда, если правила внутреннего распорядка предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Основание – пункт 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Это подтверждено в письме Минфина России от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39. В нем уточнено, что такие дни должны быть оплачены, не только когда они приходятся на день отъезда, но и в случае, если выходной или праздничный день приходится на день возвращения из командировки.
Кроме того, за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также за время нахождения в пути выплачиваются суточные ( подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).письма Минфина России от 21 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/604 УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. № 16-15/026454 >|Суточные учитываются в расходах в сумме фактических затрат, размер которых определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (,).|<

Поездка в родной город

Место работы и место постоянного жительства не всегда совпадают. Человек, работающий и временно проживающий в одном городе, может быть направлен в командировку в город, где он зарегистрирован постоянно. Должна ли организация выплачивать ему суточные? Ведь фактически сотрудник отправляется к себе домой.
А суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
И тем не менее суточные работнику положено выплатить, так как командировка – это выполнение служебного поручения вне места постоянной работы ( п. 3 Положения).
В письме Минздравсоцразвития России от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100 подтверждено, что в целях возмещения командировочных расходов местом постоянного жительства работника считается местность, где расположена организация-работодатель.
Таким образом, направление сотрудника в город, в котором он проживает постоянно, не является препятствием для выплаты ему суточных.
В расходах они признаются на общих основаниях.

Доплата до фактического заработка

Статьей 167 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка.Положение постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 >|об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено.|<
Но зачастую средняя величина зарплаты меньше фактической. Получается, что если бы сотрудник не ездил в командировку, то денег он получил бы больше. Нередко работодатели доплачивают своим работникам образовавшуюся разницу.
Согласно пункту 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ, в качестве расходов на оплату труда признаются и другие виды затрат, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. Из чего следует, что расходы компании на доплату до фактического заработка за время командировок учитываются при исчислении налога на прибыль, если доплата предусмотрена указанными внутренними документами организации.
Аналогичной позиции придерживается и Минфин России в письме от 3 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/756. Обращаем внимание на то, что в письме речь идет именно о доплате до фактического заработка, а он включает в себя не только оклад (тарифную ставку), но и надбавки, премии, вознаграждения и т. п.

Отсутствие результата

И в заключение отметим следующее. Налоговый кодекс РФ не ставит признание командировочных расходов в зависимость от результата поездки (заключения договоров, подписания намерений и т. д.).
По мнению чиновников, отсутствие положительного результата в данном случае не свидетельствует о непроизводственном характере затрат. Главное, чтобы они были связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. А вопросы экономической целесообразности компания решает самостоятельно.
Такая точка зрения отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2. Разделяют ее и судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 октября 2011 г. по делу № А27-16987/2010, ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. № Ф09-2237/08-С2).

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Расходы на проживание в командировке – без документов не обойтись

Расходы на проживание в командировке одна из существенных составляющих затрат на служебные поездки сотрудников. Кроме оплаты проезда к месту командировки, компания оплачивает и проживание в гостинице. Учет расходов для целей исчисления налога на прибыль ведется на основании первичных документов, как и бухгалтерский учет. Какими документами командированный может подтвердить, что он пользовался услугами гостиницы и их оплатил?

Отчетные документы

Обычно гостиницы выдают постояльцам счет за услуги. Но не всякий счет годится для подтверждения. Многие гостиницы до сих пор продолжают пользоваться устаревшей формой бланка строгой отчетности «Счет» (форма №3-Г). Раньше, действительно, он подтверждал и проживание в гостинице, и оплату за неё. Сейчас этот бланк не применяется и организация, которой сотрудник привез такой документ, не может учесть расходы на проживание в командировке, рассчитывая сумму налога на прибыль. Минфин неоднократно подтверждал такую позицию, прямо указывая на это в своих письмах (№ 03-01-15/8-400 от 07.08.2009 г. и № 03-03-06/1/556 от 18.08.2010 г.).

Сотрудники Министерства финансов пишут, что, как указано в пункте 3 Положения, утвержденного Постановлением №359, организация может самостоятельно разработать бланк строгой отчетности и гостиница может использовать такие бланки для выдачи клиентам. Если в таком документе будут содержаться все обязательные реквизиты, то расходы, там указанные, можно будет учесть при расчете налога на прибыль. В отелях, применяющих кассовую технику, в качестве подтверждения оплаты выдадут кассовый чек. При оплате услуг гостиницы банковской картой командированному сотруднику так же должен быть выдан либо бланк строгой отчетности, либо чек. Выписки по счету карты будет недостаточно для учета суммы в расходах. Об это Минфин писал в письме № 03-03-06/1/666 от 16.10.2009 г.

О применении вычета по НДС работники Минфина России написали письма №03-07-11/638 от 21.12.2007 г. и №03-07-11/323 от 23.12.2009 г. В этих письмах они однозначно заявляют, что сумма НДС должна быть указана отдельной строкой в счете отеля, оформленному на бланке строгой отчетности по всем правилам. В таком случае организация может смело принимать выделенный НДС к вычету.

Дополнительный комфорт

Часто руководящие сотрудники компаний останавливаются в номерах «люкс» или «полулюкс», так называемых номерах повышенной комфортности. Зачастую такие случаи привлекают внимание сотрудников налоговой службы. Но если такая возможность будет предусмотрена в трудовых договорах руководства, то претензий со стороны налоговиков не должно возникнуть. Можно так же записать это в коллективном договоре с сотрудниками, предусмотрев для руководства повышенный комфорт.

Почти во всех отелях постояльцам обеспечивают питание. Будь то ресторан, кафе или включенный в счет завтрак, перед организацией встает вопрос, включать ли расходы на питание в расходы на проживание в командировке. Здесь нужно тщательно проанализировать представленные документы. На оплату питания командированным выдаются суточные. Поэтому если гостиница выделила стоимость еды в счете отдельной строкой, фирма не сможет учесть ее в сумме расходов на проживание и должна будет заплатить с нее НДФЛ (письмо Минфина РФ №03-04-06-01/263 от 14.10.2009 г.).

В письме специалистов из Минздравсоцразвития России (№2538-19 от 06.08.2010 г.) дается ответ на похожую тему – облагаются ли страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если по прайс-листу в цену номера включена стоимость завтрака. Чиновники утверждают, что в такой ситуации взносы не начисляются. При этом завтрак обычно в счете не упоминается вообще, а если и указан, то без выделения его стоимости. Видимо, если бы за завтрак нужно было бы платить отдельно, мнение специалистов было бы другим.

Если нет документального подтверждения

В этом же письме приводится разъяснение другого вопроса — обложение страховыми взносами расходов по найму жилого помещения в командировке. Если расходы не подтверждены документально, страховыми взносами они облагаются.

А что с другими налогами в случае, если сотрудник, отчитываясь по командировке, не подтвердил документами оплату проживания? А ведь такие ситуации не редкость, особенно в больших организациях. Например, командированный работник потерял гостиничный счет или жил у родственников, находясь в служебной поездке.

При расчете налога на прибыль в таких ситуациях работает обычное правило – нет документа, подтверждающего, что командированный сотрудник жил в гостинице, нет и расхода для налога на прибыль. Значит и налог на прибыль уменьшить на сумму оплаты проживания компания не сможет, даже, если она выплатила сотруднику эту сумму по авансовому отчету.

А вот по начислению и уплате с неподтвержденных расходов НДФЛ есть вполне конкретный ответ в Налоговом кодексе РФ (пункт 3 статья 217). Если организация не представила документы, подтверждающие оплату затрат по найму жилья, суммы такой оплаты не облагаются от НДФЛ, но в размере не больше 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России и не больше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубеж.

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.

Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания.
Первое, что сразу приходит на ум — это номер в гостинице.
Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.

Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи.
Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры. Жилье посуточно, уже давно заняло отдельную нишу бизнеса в сфере недвижимости, сдается во всех областных городах и крупных мегаполисах. Цена квартиры на порядок ниже, чем стоимость гостиничного номера с аналогичным количеством комнат. Командировочный всегда сможет экономно питаться, имея возможность использовать кухню, что в гостинице невозможно.

Необходимые юридические документы

При помощи каких документов можно подтвердить расходы по найму жилья в командировке? Любой вариант съема жилья предполагает обязательное оформление документов.
Если проживать в гостинице или хостеле – это не будет проблемой. Для бухгалтерии организации, направившей сотрудника в командировку, достаточно предоставит кассовый чек, что подтверждает оплату. Администрация гостиницы выдает справку-счет на фирменном бланке, где подробно расписываются все расходы жильца. Часто у таких учреждений (гостиницы, отели, хостелы и др.) есть договоренности с представителями юридических лиц, поэтому сложности здесь возникают редко.
Более сложный вопрос, когда арендуются комнаты или квартиры. Если командированный сотрудник обращался за поиском жилья в агентство по недвижимости, то ему необходимо иметь документы об оплате проживания, и услуг посредника. Это соответствующие договоры или акты, которые подписаны обеими сторонами по оказанию услуг.
Совет: не поддавайтесь на уговоры риелторов и арендодателей проживать в жилом помещении без договора.
Бухгалтер предприятия попросту не поймёт, каким образом появились суммы, потраченные сотрудником на проживание, если нет необходимых документов. В этом случае работнику сложно будет добиться компенсации денежных средств в полном объеме, потраченных на жилье во время командировки. Фиктивные счета за проживание в отеле или увеличение размера действительной стоимости аренды в договоре – это, согласно ст.159 УК РФ, преступление.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Нередки случаи, когда отъезд сотрудников в командировку или прибытие из нее совпадает с выходными днями. Как правильно сделать оплату этих дней: учитывая средний заработок или в двойном размере?

Отсутствие подтверждающих документов

Что предпринять, если подтверждающие документы на расходы по найму жилья отсутствуют? Нередки случаи, когда подать документы, из которых получают сведения о расходах на проживание в командировке, сотрудник не в силах. В таком случае. появляется спорная ситуация. Естественно, что командированный работник где-то проживал и такие услуги не оказываются безвозмездно. Поэтому администрация организации выделяет некоторую сумму сотруднику, которая выдается ему авансом. В большинстве случаев эта сумма меньше фактических затрат работника.
При желании запросить информацию о средней цене аренды в агентствах по недвижимости и отталкиваясь от нее, через суд, отстаивать свои интересы относительно компенсации издержек. Но в судах исследуют доказательства, а не умозрительные заключения. Нет соответствующих документов – значит не было расходов. Касательно налогового вычета: Налоговым кодексом РФ разрешено освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если сумма не превышает 700 рублей/день командировки по России (2500 руб. при выезде за рубеж) в том случае, если подтверждающие расходы документы у организации отсутствуют. Но есть вариант обратиться в бюро по оформлению гостиничных чеков и отчетных документов, они продублируют утерянные документы.

Аренда у частного лица

Если сотрудник принял решение арендовать квартиру во время командировки у частного лица, то ему необходимо заключить письменный договор стандартного образца. Необходимо обращать внимание, что в договоре должно быть отмечено: стоимость и срок, на который командированный сотрудник снимает жилье; что включено в найм жилого помещения.
Для составления такого договора потребуются только паспорта обеих сторон. Не лишним будет потребовать у арендодателя документ о праве собственности и выписку из ЖЭКа или другой управляющей компании о зарегистрированных лицах. Если все законно, то такие просьбы не вызовут проблем. Нередко бухгалтеры предприятий просят оформлять доверенность, согласно которой работник получает право на заключение договора аренды комнаты или квартиры от имени организации, в которой работает сотрудник. Подобная манипуляция не нужна. Достаточно будет предоставить приказ директора, согласно которому сотрудник отправился в другой город или поселок, а также договор об аренде жилья в этом населенном пункте на все время действия приказа.

Совет: оплату арендованной жилплощади лучше провести наличными и получить расписку владельца. Этот документ сможет подтвердить расходы для бухгалтерии, а также приниматься налоговой инспекцией.
Расходы, использованные на наем жилья в командировке, которые возмещены работодателем, не подлежат обложению НДФЛ. Страховой взнос не должен начисляться согласно п.3 ст.217 НК РФ. Самое главное, находясь в командировке необходимо собирать документы, подтверждающие оплату аренды жилья. Это поможет избавиться от многих вопросов и проблем после возвращения в родной город.

Командировка без документов

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. «, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р. Ярошенко, налоговый юрист

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов?

ГАРАНТ

Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов? Если возможно, то в какой сумме? Возникает ли у сотрудника в таком случае доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Так, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Следовательно, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории РФ, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. В то же время суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие указанные размеры, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Аналогичное мнение нашло отражение в письмах Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51 и от 15.06.2006 N 03-05-01-04/164.

Налог на прибыль

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения.

При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, отсутствие необходимых подтверждающих документов влечет непризнание расходов в целях налогообложения прибыли.

Схожая точка зрения неоднократно высказывалась уполномоченными органами (смотрите, например, письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 14.09.2009 2009 N 03-03-05/169, от 30.05.2008 N 03-03-06/1/340, Федеральной налоговой службы от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

При этом, в отличие от НДФЛ, в расходы не включается вся сумма оплаты проживания на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Страховые взносы

На основании части 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (часть 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Часть 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусматривает, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

В письме Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19 разъясняется, что нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены в настоящее время только для работников организаций, финансируемых из бюджета. Для иных организаций нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при непредставлении подтверждающих документов не установлены. Поэтому коммерческие организации не облагают страховыми взносами только фактические произведенные расходы по найму жилого помещения работника.

В этой связи можно сделать вывод, что если расходы по найму жилого помещения не подтверждены документально, то коммерческим организациям следует начислять страховые взносы на всю сумму возмещения.

Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определяет, что работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы по найму жилого помещения. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, организации, не финансируемые из бюджета, возмещают расходы на наем жилья в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным актом.

Таким образом, можно предположить, что в случае, когда работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Аналогичное мнение изложено в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

В то же время, если же в коллективном договоре или локальном акте организации нормы возмещения расходов работников по найму жилого помещения не установлены, то при отсутствии документального подтверждения расходов данные суммы в полном объеме облагаются страховыми взносам.

Страховые взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Пункт 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) указывает, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Согласно п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 настоящей статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

В свою очередь, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ предусматривает, что при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ также не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, в Вашей ситуации порядок исчисления страховых взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний аналогичен порядку исчисления страховых взносов по Закону N 212-ФЗ, изложенному нами выше.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана