Проверка кассового аппарата

Учебные материалы по работе с ККТ

Форма КМ-4

При работе на кассовых аппаратах и фискальных регистраторах по завершении смены необходимо снимать Z-отчет. Эти отчеты необходимо сохранять, а показания с них, помимо всего прочего, записывать в унифицированную форму КМ-4, утвержденную постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г. Форма КМ-4 — одна из основных форм документов первичной отчетности. Она применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) каждой контрольно-кассовой машины организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Для тех, кто имеет дело с контрольно-кассовой машиной (ККМ), более привычно другое название этой формы — «Журнал кассира-операциониста», о котором мы и расскажем в этой статье.

Как уже было сказано, журнал кассира-операциониста — это унифицированная форма: ее графы и их расположение строго определены. Как правило, для использования выбирают журналы, напечатанные типографским способом. Тем не менее, при желании можно изготовить КМ-4 и самостоятельно. Купить журнал можно практически в любом магазине, который продает печатную продукцию бухгалтерской (и не только) направленности.

Как правильно шнуровать и нумеровать журнал кассира

Следует обратить внимание на то, что перед началом использования журнала каждый его лист необходимо пронумеровать, а весь журнал прошнуровать и в конце журнала сделать запись «Прошнуровано, пронумеровано ___ листов».

Затем нужно поставить печать и подпись руководителя и главного бухгалтера организации. После этого журнал заверяется в налоговой инспекции. Хранить журнал желательно неподалеку от кассового аппарата, чтобы при проверках можно было оперативно его предоставить.

Заполнение журнала кассира-операциониста

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Все записи в журнале делаются кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Исправления в журнале недопустимы. Если была сделана ошибка, то зачеркивается вся строка целиком и ниже записываются правильные значения. Все операции подобного рода должны согласовываться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое такое действие желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.

Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты: сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста. При этом вид таких отчетов может варьироваться в зависимости от модели кассовых аппаратов.

Теперь давайте подробно рассмотрим графы журнала и узнаем, что в них необходимо записывать.

№ графы

Название графы

Порядок заполнения

1. Дата (смена). Дата снятия Z-отчета. Печатается на Z-отчете.
2. Номер отдела (секции). Номер отдела, если необходимо посекционное заполнение журнала. Обычно не заполняется.
3. Фамилия, имя, отчество кассира. Фамилия, имя, отчество кассира, работающего на данной кассовой машине.
4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). Не заполняется.
5. Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего счетчика. Номер Z-отчета. Печатается на Z-отчете.
6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. Накопительный итог по Z-отчету предыдущего дня работы. Печатается на Z-отчете.
7. Подпись кассира. Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине.
8. Подпись администратора. Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.
9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. Накопительный итог по Z-отчету текущего дня работы. Печатается на Z-отчете.
10. Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. Сумма продаж за смену. Печатается на Z-отчете. Примечание: при оформлении возврата сумма выручки уменьшается на сумму возврата (графа 15).
11. Сдано наличными, руб. коп. Сумма сданной наличной выручки за смену. Печатается на Z-отчете. Совпадает с содержимым 10-й графы, если все оплаты производятся за наличный расчет.
12. Сдано, оплачено по документам, количество. Количество операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет.
13. Сдано, оплачено по документам, сумма, руб. коп. Сумма операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет.
14. Сдано всего, руб. коп. Сумма сданной выручки за смену (графа 11 + графа 13). Печатается на Z-отчете. Равна 10-й графе, если все оплаты производятся за наличный расчет.
15. Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. Сумма возврата за текущую смену (по акту по форме КМ-3). Примечание: чек возврата на кассовом аппарате не пробивается.
16. Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине.
17. Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.
18. Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя (старшего кассира). Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.

Чтобы на чеке с Z-отчетом было проще найти эти данные, советуем внимательно ознакомиться с инструкцией вашего кассового аппарата. Если у вас нет опыта по работе с ККТ, то идеальным вариантом будет пройти обучение работе на той модели кассы, которая используется в вашей организации.

Основные ошибки при заполнении журнала кассира-операциониста

Как видите, в заполнении журнала ничего сложного нет. Тем не менее необходимо обратить внимание на самые распространенные ошибки:

  • если в один день снимается несколько Z-отчетов, то каждый из них заносится в журнал отдельной строкой (а не все они общей суммой за день);
  • в случае отсутствия продаж в какой-либо день (смена не открывалась, Z-отчет не снимался) в журнал кассира никакие записи не заносятся (писать слово «выходной» и т. п. — ошибка);
  • если произошел сбой в работе ККМ, и на Z-отчете отобразились недостоверные (искаженные) данные, например некорректная сумма, ошибочная дата и т. п., то следует незамедлительно уведомить об этом ЦТО (а не исправлять некорректные данные на чеке снятого Z-отчета).

Продление и замена журнала кассира

Требований к количеству страниц формы КМ-4 не существует, но рано или поздно журнал все равно закончится. Регистрировать новый журнал можно только после полного завершения старого. Для выполнения этой процедуры потребуется заполнить заявление, подготовить новый журнал, предоставить карточку регистрации и копию последнего Z-отчета в налоговую инспекцию. При этом в старом журнале подводится итог, который заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а в новый журнал переносится сумма показаний последнего необнуляемого итога. Журнал кассира-операциониста относится к первичной документации, поэтому архив журналов необходимо хранить не менее пяти лет.

Подобные же действия производятся и в случае утери журнала кассира-операциониста. В такой ситуации по усмотрению инспектора может быть назначена проверка.

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Как можно было убедиться, использование журнала кассира-операциониста не слишком сложная задача. Главное здесь — внимательность и аккуратность. Если же у вас остались какие-то вопросы по заполнению, предлагаем вам взглянуть на пример заполнения журнала, который мы приводим ниже.

Данные по торговым операциям организации

Порядок заполнения журнала

Как воруют кассиры и продавцы

█ 14.08.2011 16:31 OlegON Несмотря на похожие темы, хочу поднять отдельную, конкретно про кассиров и без привязки к софту.
1. Реализация собственного товара
2. Пробивание проходящему через кассу родственнику или знакомому только дешевого товара для имитации работы. В качестве нюанса тут может быть прикрепление на ремешок наручных часов, запястья и т.п. штрихкода дешевого товара, может быть пробивание ш/к более дорогого товара вручную, если он ш/к вдруг не читается.
3. Если у продуктового магазина большой оборот, то к вечеру в кассе может оказаться 200-300 тысяч рублей и более. Продавец просто забирает эти деньги себе и больше не выходит на работу. Предприниматель проводит ревизию и подаёт в суд на продавца для взыскания с него недостачи. Однако в 100 процентах случаев суд отказывает предпринимателю, так как ревизия проводилась самим предпринимателем, а не специальной лицензированной компанией. В ответ продавец подаёт иск о взыскании с предпринимателя заработной платы и получает ещё и свою зарплату.
4. Если есть производство или хотя бы разлив/россыпь — подмена более дешевым товаром с целью хищения основного или получения разницы в выручке.
5. Традиционная схема отмены чека и перекладыванием его суммы в карман, если чек не забрал покупатель. Очень часто вижу «если Вам не выдал чек кассир, то купленное забираете бесплатно», т.е. способ работает…
6. В большой куче пробивают какой-то товар несколько раз, потом делают возврат на него, денежку в карман.
7. Недонос товара до места выкладки.
8. Воровство, связанное с кредитными картами, запоминанием номеров с последующей передачей кардерам и т.п.
9. Незаконные скидки (родственникам, знакомым, себе)
Противодействие простое, но не всегда действенное — отключение необходимых для махинаций клавиш на кассе, видеонаблюдение, тестовые закупки, возможно, что и липовые, но чтобы кассиры о них знали.
Если у кого есть что добавить или прокомментировать — прошу… █ 14.08.2011 18:38 didinap Было:
1. Дает клиент накопительную карту для накопления скидки/бонуса.
Кассир накапливает бонус, получает деньги налом а потом и со счета клиента снимает. Как решение поставили тач мониторы вместо дисплеев покупателя а при снятии накоплений счета на мониторе же вводится пин карты.
2. Кассир пробивает чек, нажимает подытог, получает деньги, а потом спрятанной скидочной картой делает скидку и каким то образом потом эту разницу забирает.
Решение: пристальный контроль за кассирами и за клиентами (в день какая карта используется несколько раз) . █ 26.10.2014 22:21 MWWRuza Цитата: OlegON ➤ 5. Традиционная схема отмены чека и перекладыванием его суммы в карман, если чек не забрал покупатель.
*********************************
Если у кого есть что добавить или прокомментировать — прошу… У меня в одном маленьком магазинчике, было начали практиковать такое. Покупатель торопится, схватил товар, расчитался, чаще всего без здачи, и не дожидаясь чека убежал… А зачем его теперь пробивать? Отмена, а деньги в карман. Пресекли введением авторизации старшего кассира магнитной карточкой.
Но! Не нытьем, так катаньем… Теперь, если покупатель берет одну-две позиции, на небольшую сумму, и убегает недождавшись чека, то зачем его пробивать? Смотрят внимательно, кто будет следующий, и если идет покупатель с полной корзиной, то просто продолжают тот-же чек! Деньги предыдущего покупателя, естественно в карман…
Как заметил… Несколько раз замечал, когда сам приходил что-то покупать — подхожу к кассе, висит открытый чек… Его быстренько закрывают, и начинают меня обслуживать. Ну, думал, может забыли, не специально… А тут на днях, жена в том магазине отоваривалась, и только дома заметила, что первой позицией в чеке из 4-х покупок идет «Чай зеленый Липтон 55.00 руб.»!!! Ну не пьем мы такой чай вообще! Вот тут вся схема стала на свои места, стало понятно, почему чеки «типа забывали» вовремя закрывать… Лоха ждали… Меня обмануть побаивались, понимали, что можно нарваться, а на жене попались:) Недооценили… Наглость то какая — чек на 190 руб. и на 55 руб. обсчитали!
Вспомнился анекдот:
Клиент в автосервисе изучает перед расчетом заказ-наряд, и удивленно к мвстеру: «А что это за позиция «прокатило» на 10000 руб.» — ??? Мастер: Ааа… Не прокатило, вычеркиваем…
Как с этим бороться, пока не понимаю, кроме дорогих систем с видеофиксацией каждого чека… █ 30.10.2014 11:12 akonev по этой самой причине обычно в кассовых программах запрещают открывать денежный ящик иначе, как при совершении расчета по чеку.
системы видеофиксации каждого чека не обязательно супер-дорогие.
важнее другое: не всегда они нужны.
часто достаточно просто наличия видеонаблюдения.
не нужно даже видеть, что на мониторе кассира творится.
либо не лезет чек из принтера, либо лезет.
либо не закрывает кассир ящик после каждого чека, либо закрывает и при расчете ящик снова открывается.
на ту же тему всякие: «Если Вы обнаружили ошибку в чеке — Ваша покупка за наш счёт». имеется в виду, конечно, что будет за счет недобросовестного кассира. тут надо очень внимательно прорабатывать юридическую базу.
за периоды, когда поток покупателей небольшой — хорошо смотреть отчеты по времени оформления чека.
для этого надо, чтобы кассовая программа умела фиксировать отдельно время открытия и время закрытия чека. умеют далеко не все.
идеально было бы, если бы кассовые программы умели фиксировать время ввода каждой позиции, но таких я не знаю. █ 30.10.2014 13:09 student Цитата: akonev ➤ идеально было бы, если бы кассовые программы умели фиксировать время ввода каждой позиции, но таких я не знаю. а разве укм-ы не умеют? там есть дата\время и оно даже в оперсводку падает…
или там для них всегда одно и тоже время начала чека (я просто не в курсе) у нас (укмвин) туда (оперсводка) идет дата время добавления позиции в чек, как и в случае выгрузки при закрытии смены, причем на базе этой выгрузки (если вариант со скулем то там и секунды есть) многие собственный анализ действий кассира и строят 🙂
либо если есть призма или что то подобное то дату\время (с секундами) при желании можно и оттуда повыковыривать… █ 30.10.2014 13:22 Mtirt У нас недавно попался ушлый мальчик-кассир.
Он пробивал пару позиций из чека, нажимал кнопочку «Проверка цены», проводил еще несколько товаров таким образом, а затем закрывал чек. █ 30.10.2014 13:26 student Цитата: Mtirt ➤ У нас недавно попался ушлый мальчик-кассир кассиры это пол-беды а вот когда старший кассир пользуясь всеми правами и паролями обычных кассиров начинает тащить вот тогда точно … один такой ушлый на немаленькую сумму наотменял чеков и только в ревизию все всплыло █ 30.10.2014 13:52 akonev Цитата: student ➤ а разве укм-ы не умеют? там есть дата\время и оно даже в оперсводку падает…
или там для них всегда одно и тоже время начала чека (я просто не в курсе) у нас (укмвин) туда (оперсводка) идет дата время добавления позиции в чек, как и в случае выгрузки при закрытии смены, причем на базе этой выгрузки (если вариант со скулем то там и секунды есть) многие собственный анализ действий кассира и строят 🙂
либо если есть призма или что то подобное то дату\время (с секундами) при желании можно и оттуда повыковыривать… в оперсводке время закрытия чека. укм-ы время по позициям не хранят.
только закрытие чека в укм2
открытие и закрытие чека в укм4
укм2 умеет отдавать строки чеков в системы видеонаблюдения через ком-порт. можно внешними средствами подбирать данные и ловить моменты, где от последней строки чека прошло много времени, а расчет еще не случился.
это муторно. надо придумывать, как с этого ком-порта снять данные.
что-то типа порт-сервера понадобится, чтобы по сети пробросить на виртуальный ком-порт на комп. там должен висеть софт, который будет все это мониторить.
укм4 умеет для видеонаблюдения отдавать в сеть данные чеков по udp. тут уже вопрос только софта.
но правильнее, конечно же, разработчикам учить кассовые программы фиксировать время позиции.
теперь я знаю одну такую кассовую программу — укмвин █ 30.10.2014 15:10 student Цитата: akonev ➤ для видеонаблюдения отдавать в сеть данные чеков по udp. у призмы (как у пос интелекта) в протоколе юзается полное представление даты\времени передачи — т.е. секунды при регистрации позиций (эти события передаются серверу) вполне реально отловить, либо взять напрямую с базы событий призмы 🙂 █ 22.12.2014 14:25 nik-khrom Цитата: student ➤ кассиры это пол-беды а вот когда старший кассир пользуясь всеми правами и паролями обычных кассиров начинает тащить вот тогда точно … один такой ушлый на немаленькую сумму наотменял чеков и только в ревизию все всплыло было у нас такое года полтора назад, начальство ввели тетради где под запись регистрируется аннуляция (даже стронирование) или возврат, приклеивается чек, подпись двоих — кассира и ст.кассира, системный администратор каждый месяц дает сводку по каждому магазину и она должна сходится с записями в тетради. Сначала кассиры возмущались, но когда им рассказываешь, что в магазине N (наша же сеть, но другой город) ст. кассир нагрел коллектив на десятки тысяч, то жалобы тут же прекращаются. Заодно и количество аннуляций и возвратов резко сократилось, видимо кассиры не хотят возится с тетрадками и работают внимательнее
Форум на базе vBulletin®
Copyright © Jelsoft Enterprises Ltd.
В случае заимствования информации гипертекстовая индексируемая ссылка на Форум обязательна.

Нелегкий выбор: Варианты решения проблемы —  разные суммы в кассовой программе и в кассе -фискальном аппарате (X  и Z отчете).

Меню каталога

  • Каталог ККМ — ФР
  • Каталог — все ЦТО РФ
  • Закон о кассах
  • Вход — Регистрация

Рейтинг статей:

Что такое Z-отчет? или Зет отчет от А до Я!!!

Проголосовало: 26 человек
Что такое Z-отчет и Х отчет …

Типовые проблемы с Прим 07

Проголосовало: 9 человек
Типовые проблемы с Прим 07 …

Вопросы — Ответы FAQ по ведению кассы.

Проголосовало: 9 человек
Вопросы — Ответы FAQ по …

Прошивка ШТРИХ-М-ФР-К и Штрих-М-ПТК — в виде руководства с принсринами

Проголосовало: 8 человек
Прошивка ШТРИХ-М-ФР-К и Штрих-М-ПТК под …

Общение на сайте:

Welcome:
2011-2019
Что делать если произошло расхождение между программой и кассой (фискальником ФР)?

name=»Роман» Я внес на депозит 10 000р но при снятии Х отчета их нет и в конце дня снял Z отчет там тоже их не оказалось а у человека на балансе показывает эту сумму, как быть и что делать???!
Не совсем понятно что такое депозит?
Я так понимаю — что вы провели операцию по программе, в результате операция завершилась стандартно, в том числе все зачислилось как нужно, но в кассовый аппарат сумма не попала.
Вообще с опытом приходит понимание что вы провели кассовую операцию в учетной программе, но при этом чек не вышел — значит — СТОП, произошел сбой — пока не вылез чек, что-то не так, и нужно разбираться и здесь крайне не желательно спешить гасить кассу — так как мы уменьшаем и без того невеликие варианты решения.
Первое нужно разобраться почему аппарат не пробил чек, в 99% если аппарат по каким-то техническим причинам не может пробить чек (закончилась бумага, отказ чего-то) — то программа не закрывает данную операцию и оставляет ее не проведенной — не завершенной с соответствующим сообщением- уведомлением.

И устранить причины.

Повторюсь такое бывает редко, но к сожалению все же бывает… и причин может быть масса, при чем основная их масса не являются устранимыми без серьезных материальных затрат.
Второе — в таком случае рекомендуется тут же снять х-отчет (отчет без гашения), проверить итоговые суммы, свериться с показаниями программы. Если расхождение действительно имеет быть место, то:

I) в ситуации, если в программе больше чем в отчете:

1) пытаемся удалить данный чек в программе например в 1-ске, r-keepere, и некоторых других кассовых программах это сделать очень легко, после чего еще раз пере набираем его в программе и пробиваем по кассе, затем снимаем х-отчет и сверяемся с отчетом-данными из учетного ПО (программного обеспечения – кассовой программы)
2) в случае если удалить чек из кассовой программы не представляется возможным — то убедившись в том что имеется разница в учетной программе больше — в х-отчете меньше(т.е. в аппарате) пробиваем данную сумму через заводской драйвер — утилиту — минуя кассовую программу.
Так как в программе данная сумма уже есть. Драйвер — заводская утилита фискального аппарата несколько сложна в управлении при первоначальным знакомством, но это только в самом начале. Тут можно порекомендовать для оперативного решения вопроса позвонить в обслуживающее вас ЦТО и вам по телефону подскажут, что где в каких полях и на каких вкладках поставить и как пробить.

II) В случае если вы уже погасили кассу — фискальный аппарат, и тем более что то уже где то поступило клиенту и отменить операцию — удалить данный чек из учетного по не представляется возможным — нужно для сведения общих итогов пробить данную сумму через драйвер миную учетную программу на следующую смену.

Так как в любом случае нужно сравнять суммы в программе и в гашениях аппарата.
Т.е. в прошлой смене сумма будет больше чем сумма чеков — продаж в программе, а в следующую смену на ту же сумму больше в Z- отчете чем в программе.
Да здесь вилка, с одной стороны это несколько не корректно, но нам нужно решать проблему — сама она не разрешится. Это не совсем корректно с точки зрения бухгалтерского учета, но обычно просто пишется объяснительная: произошло расхождение, на смене номер, дата, сумма, произошла из-за того что что в момент пробития чека чек не вышел..

Но повторюсь само собой ни чего не сравняться, в идеале конечно проще всего всегда равнять программу по зет — отчету, но тогда с точки зрения кассовой дисциплины вопросов не будет, но, к сожалению очень не многое учетное ПО позволяет обычному человеку не являющимся хорошим программистом корректно и без фатальных последствий править продажи в программе.
Повторюсь: вариантов всего два удалять сумму равнять — править сумму в учетной программе, или добивать в аппарат минуя учетную программу, например через заводской драйвер производителя ККМ ККТ.
III) В третьем случае (для общего развития) если в фискальнике сумма больше чем в учетном программе, то проще всего оформить данный лишний чек который делает сумму в фискальнике больше чем в учетном ПО – как ошибочно пробитый (по факту он таким и является) – оформив акт КМ — 3.

В случае если чек потерян можно приколоть ту его форму которую можно

← Ответы на вопросы посетителей сайта про кассы, ФР, и вопросов связанных с ними