Понятие и состав представительских расходов

Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:

• организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
• предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
• в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
• организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.

Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.

Отражение представительских расходов в проводках

В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период.

Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий.

Представительские расходы во время командировки

Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л. был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.

Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.

В учете ООО «Магнит» представительские расходы были отражены следующими проводками:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
26	71	Учтены представительские расходы, понесенные Свиридовым во время командировки (7450 руб. — 1136 руб.)	6314 руб.	Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
19	71	Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки	1136 руб.	Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия

В октябре 2015 ООО «Фиалка» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Фиалка» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.

Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:

• обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;
• билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.

Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Фиалка».

Бухгалтер ООО «Фиалка» сделал в учете такие проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	50	Катаевым С.Р. получены средства под отчет	74 000 руб.	Расходный кассовый ордер
44	71	Учтены представительские расходы на обед и посещение театра (32 000 руб. + 14 500 руб.)	46 500 руб.	Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана
50	71	Остаток неиспользованных средств возращен Катаевым в кассу (74 000 руб. — 46 500 руб.)	27 500 руб.	Приходный кассовый ордер
44	76	Транспортной компанией выставлен счет на оплату услуг доставки (5 200 руб. + 5 500 руб.)	10 700 руб.	Счет-фактура
76	51	Перечислены средства в счет оплаты за услуги доставки	10 700 руб.	Платежное поручение

Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.

Расчет на командировочные расходы

РАСЧЕТ
на командировочные расходы т. ____________________________________ (фамилия и инициалы командируемого работника)
в г. ___________________________________ на «______________» дней.
Суточные «____» суток по руб. ____ коп. ___ = руб. ____ коп. ___ Квартирные «____» суток по руб. ____ коп. ___ = руб. ____ коп. ___ -«- «____» суток по руб. ____ коп. ___ = руб. ____ коп. ___ -«- «____» суток по руб. ____ коп. ___ = руб. ____ коп. ___
Стоимость ________________ билета от ___ до ___ руб. ____ коп. ___ (вид транспорта) То же ____________________ билета от ___ до ___ руб. ____ коп. ___ -«- ____________________ билета от ___ до ___ руб. ____ коп. ___ -«- ____________________ билета от ___ до ___ руб. ____ коп. ___
Постельные принадлежности _____________________ руб. ____ коп. ___
Услуги по продаже и доставке проездных билетов _____________________________ руб. ____ коп. ___
Прочие расходы: _______________________________ руб. ____ коп. ___ (указать)
ИТОГО: руб. ____ коп. ___
«__» _________ 19__ г. Командируемый работник ____________________ (подпись)
«Полученные в соответствии с расчетом денежные средства соответствуют расходам, фактически произведенным мной в командировке»
«__» _________ 19__ г. Работник, вернувшийся из командировки ____________________ (подпись)
Командировочное удостоверение N ___
Тов. _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________ (должность, место работы)
командируется в __________________________________________________ (пункт назначения) __________________________________________________________________ (наименование учреждения, организации) для ______________________________________________________________ (цель командировки) __________________________________________________________________ на _________ дней.
Действительно по предъявлении удостоверения (паспорта).
М.П.
Руководитель ____________________ (подпись)
«__» ________________ 19__ г.
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из _____________________ Прибыл в ________________________
«__» _________________ 19__ г. «__» ____________________ 19__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Выбыл из _____________________ Прибыл в ________________________
Бесплатным жильем ____________ обеспечивался ___________ дней
«__» __________________ 19__ г. «__» ____________________ 19__ г.
Печать, подпись Печать, подпись
Выбыл из _____________________ Прибыл в ________________________
Бесплатным жильем ____________ обеспечивался ___________ дней
«__» _________________ 19__ г. «__» ____________________ 19__ г.
Печать, подпись Печать, подпись

Примечания. 1. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

2. В случае предоставления командированному оплаченного или бесплатного жилого помещения представителем организации делается соответствующая отметка с указанием дней, которая скрепляется подписью и печатью. То же, если не обеспечивался.

Что относится к представительским расходам в командировке?

Представительские расходы — траты компании на переговоры с другими юрлицами и бизнесменами для налаживания и поддержания выгодных взаимосвязей. Также к ним относятся затраты на проведение заседаний руководящего состава юрлица.

Состав и порядок учета представительских расходов регулирует п. 2 ст. 264 НК РФ.

Если сотрудник отправляется в поездку для участия в деловых встречах с контрагентами, то к представительским расходам в командировке можно отнести:

• проведение банкета, ужина или фуршета для представителей контрагентов и других сотрудников юрлица;
• транспортные расходы на подвоз участников встречи к месту ее проведения;
• работу нанятых переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Обратите внимание: траты на оформление зала для проведения официального мероприятия учитывать в составе представительских расходов нельзя (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.

Представительские расходы в служебной поездке в н/у учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В б/у такие расходы признаются полностью.

Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д.

Командированный сотрудник предоставляет авансовый отчет. Подробнее о том, как его заполнить и на какие аспекты обратить внимание, читайте в статье «Авансовый отчет по командировке в 2015 году — образец».

Чтобы налоговики при проверке не сняли представительские расходы, надо доказать их экономическую обоснованность. Для этого оформите следующие документы:

• приказ руководителя компании о проведении в командировке деловой встречи;
• смету представительских расходов;
• отчет о проведении мероприятия, в котором будут зафиксированы цель и достигнутые результаты, состав участников, место и дата проведения.

Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2).

Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.