Представительские мероприятия

Хорошую возможность формирования доброго отношения к фирме, распространения о ней сведений, завязывания контактов дают различные представительские мероприятия. Сюда, прежде всего, можно отнести презентации, которые сейчас довольно широко распространены. Они обычно требуют немалых усилий и средств, но их польза бывает большой. Правда, результативность презентаций зависит не только от вложенных в них ресурсов, но и от профессионализма организаторов, продуманности сценария и умелого его воплощения.

С самого начала подготовки презентации следует задаться вопросами: что надо будет представить на презентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективная презентация начинается с определения ее задач. Для этого надо выработать логическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время eго начала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно приглашениях.

Следует еще очертить круг приглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов, поскольку презентация представляет собой еще и торжественное, праздничное событие. Желательно у них выяснить интерес к теме презентации и степень информированности о ней. С учетом этого и в соответствии с задачами презентации следует сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить участники. Надо также определить желаемый отклик аудитории, ее реакцию и возможные действия после самого мероприятия.

Затем предстоит сформировать рабочую команду. Она будет заниматься всей подготовкой и проведением самой презентации.

Важным условием успеха презентации является хороший выбор места ее провидения. Если у фирмы нет подходящего для этой цели помещения, го его следует арендовать. Это может быть ресторан, кафе, клуб, зал гостиницы. Оно должно быть удобным и точно соответствовать количеству приглашенных.

Большого внимания заслуживает определение выступающих на презентации от фирмы и среди них не обязательно должен быть первый руководитель, особенно, если тот не может эффективно выступить; это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о нем профессионально рассказать и ответить на вопросы. В противном случае, корявая речь руководителя может привести к негативному результату. Когда определены основные ориентиры презентации, надо утвердить порядок и продолжительность выступлений, согласовать их тему и содержание, чтобы избежать повторов. Параллельно нужно обсудить материалы, которые будут демонстрироваться.

С выступающими предстоит говорить тексты и другие информационные материалы. Они могут понадобиться на презентации и их можно будет вручить пришедшим. Нельзя делить эти материалы по категориям — «для прессы», «для гостей», «для очень почетных гостей» и т.д. Во всяком случае, этого не стоит делать на самой презентации, ибо такое деление производит нехорошее впечатление на тех, кому достается информационный пакет, а еще и без каких-то вложений.

Одновременно нужно готовиться к приему гостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти сувениры желательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная презентация предполагает своего рода презентацию, в том числе и в присутствии представителей участников.

Определенное внимание надо уделить одежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствовать цели презентации, ее тональности и характеру аудитории.

В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее и проверить все, особенно — технические средства.

Презентация требует небольшого и динамичного вступления. Оно определяет важные моменты презентации, помогает наладить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой. По наблюдениям специалистов, вступление должно состоять из таких элементов.

Приветственные любезности. Благодарность зато, что гости нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, что они не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажите о своем личном опыте в этой области. Определите задачи презентации в рамках интересов слушателей.

Представление. Имя, должность и опыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.

Объявление цели. Что предполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации.

Разъяснение. Нужно сообщить, сколько продлится презентация. Она может проходить в одном месте или переместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно ли прерывать выступающих.

Окончание презентации. Как и ее открытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, в последний момент можно изменить запланированный финал, но для этого его надо знать. Окончание обычно включает:

краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов;

рекомендации по ожидаемой стратегии поведения после презентации;

предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

описание вспомогательной литературы поданной проблеме.

Если презентацию ведет один ведущий, желательно стремиться к диалогу с аудиторией, для чего надо поощрять вопросы, вовлекать участников в обсуждение. Слова «как вы знаете» позволяют говорить для тех, кто не знает темы, не обижая при этом тех, кто знает. Если аудитория больше ведущего знает о настоящем положении дел, то лучше задать вопросы и убедиться, что его правильно поняли. Надо сообщить слушателям, что им дадут копии выступлений и других материалов, иначе кто-то начнет записывать или зарисовывать график и пропустит слова.

Завершают презентацию учтивости.

Технология презентаций достаточно полно отработана в ПР — практике.

В последнее время созданы специализированные программные продукты презентаций с использованием современной техники. Такое оснащение несомненно повышает эффективность презентации и говорит о возможностях и солидности фирмы.

Хорошие возможности для решения задач ПР дают «круглые столы». семинары, конференции и другие представительские мероприятия. На них можно с участием законодателей, представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы и всего общества проблему и представить себя в необходимом свете. Скажем, в американской практике семинары широко применяются для выработки политических решений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов власти с учеными и специалистами. Здесь можно не прямо, а как бы опосредовано донести до аудитории свои идеи и тем самым решить свои задачи. Так, на уже упоминавшемся семинаре «Культура бизнеса и паблик рилейшн » 04.10 93 была достигнута намеченная цель-представление компании и, главное, донесение до аудитории ее крайне важной для нашею рынка философии. Одновременно было заявлено (впервые в Киеве) значение ПР и начало практической работы в этой сфере организатором семинара.

Вместе с тем, опыт проведения всевозможных представительских мероприятий показывает, что далеко не все руководители умеют выполнять представительские функции. Поэтому им необходимо учиться, что лежит в сфере деятельности и ПР — фирм.

Ну и после презентации или иного мероприятия принято проводить фуршет (прием), который должен стать их продолжением и позволить в неформальной обстановке получить какие-то новые и часто эксклюзивные сведения, установить контакты.

Следующий большой блок инструментов связей с общественностью можно объединить под общим названием представительские мероприятия.  

Преимущество представительских мероприятий как инструмента связей с общественностью — прямое обращение к целевым группам. К наиболее ярким представительским мероприятиям можно отнести презентации. Они создают основу для формирования благоприятного мнения о фирме, распространения информации и завязывания деловых контактов. Однако презентации следует проводить только в том случае, если для этого есть информационный повод и соответствующие материальные ресурсы.  
Для достижения целей связей с общественностью также используются семинары, конференции, круглые столы , пресс-конференции. Для придания веса таким событиям на них приглашают представителей органов власти. Цель проведения подобных мероприятий — обсуждение актуальной проблемы и представление позиции организации в нужном свете. В данном случае идеи доносятся до аудитории не прямо, а как бы опосредованно. Неотъемлемая часть представительских мероприятий — фуршет после завершения официальной части, поскольку неформальное общение часто позволяет людям лучше находить общий язык.  
Минфин России в письме от 17.12.96 № 16-00-17-163 указывает, что если данное оборудование необходимо для осуществления рекламных и представительских мероприятий, удовлетворения нужд работников по поддержанию гигиенических требований, требований по питанию, то амортизационные отчисления на полное восстановление основных средств или износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов (в зависимости от того, как они учитываются на счетах бухгалтерского учета) правомерно относить на себестоимость продукции.  
Следует отметить, что расходование валютных средств на представительские мероприятия действующим законодательством не предусматривается. Так, пунктом 3.1 положения ЦБР № 62 О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов предусматривается выдача  
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия.) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.  
После пяти лет работы на одном и том же месте ни один фактор не обеспечивает удовлетворенности работой и, как следствие этого, достижения в работе существенно снижаются. Вместо факторов мотивации, связанных с работой, мотивация рождается из эгоистических мотиваторов, как, путешествия, представительские мероприятия, хобби в рабочее время.  
Тем не менее в этом круге средств обычно выделяются наиболее применяемые в практике ПР. К ним относят средства массовой информации (прессу), рекламу, выставки, пуд-личные выступления и другие представительские мероприятия.  
Хорошую возможность формирования доброго отношения к фирме, распространения о ней сведений, завязывания контактов дают различные представительские мероприятия.  
Хорошие возможности для решения задач ПР дают «круглые столы», семинары, конференции и другие представительские мероприятия. На них можно с участием законодателей, представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы и всего общества проблему и представить себя в необходимом свете. Скажем, в американской практике семинары широко применяются для выработки политических решений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов власти с учеными и специалистами. Здесь можно не прямо, а как бы опосредовано донести до аудитории свои идеи и тем самым решить свои задачи. Так, на уже упоминавшемся семинаре «Культура бизнеса и паблик рилейшнз» 04.10.93 была достигнута намеченная цель — представление компании и, главное, донесение до аудитории ее крайне важной для нашего рынка философии. Одновременно было заявлено (впервые в Киеве) значение ПР и начало практической работы в этой сфере организатором семинара.  
Вместе с тем, опыт проведения всевозможных представительских мероприятий показывает, что далеко не все руководители умеют выполнять представительские функции. Поэтому им необходимо учиться, что лежит в сфере деятельности и ПР-фирм.  
Б) транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и обратно  
Если вам нужно проводить какие-то дни, работая вне офиса, то вы должны это учесть в перечне работ на день. Я живу неделями то в Лондоне, то за городом. Мое расписание на понедельники и пятницы, которые обычно провожу за своим рабочим столом за городом, полностью отличается от графика дней в середине недели. Примерно три дня в неделю я провожу совещания в своем офисе или работаю с клиентами в их офисах, провожу презентации и посещаю представительские мероприятия. Это мои самые насыщенные дни, которые я отмечаю розовым или красным цветом. Понедельники и пятницы также всегда заняты, хотя я стараюсь оставаться за своим рабочим столом. Темп быстрый, но, по крайней мере, я пребываю в одном месте. Эти дни я обозначаю желтым или оранжевым цветами, что отражает факт, что они менее напряженные.  
Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, состоят из расходов на проведение официальных приемов представителей других предприятий и организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров по осуществлению мероприятий, связанных с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества посещение культурно-зрелищных мероприятий буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы оплата услуг лиц для переговоров, не состоящих в штате транспортное обеспечение во время мероприятий.  
Следует подчеркнуть, что включение представительских расходов в себестоимость допускается при наличии первичных отчетных документов, в которых указываются программа мероприятия, состав участников и т. д.  
К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.  
Страховые выплаты Взносы по договорам перестрахования Финансирование предупредительных мероприятий Комиссионные вознаграждения страховым агентам и брокерам Использованные резервы колебаний убыточности, катастроф Другие направления Материальные затраты Амортизационные отчисления Отчисления в государственные социальные фонды (ПФ, ФСС, ФОМС, ФЗ) Налоги, относимые на себестоимость страховых услуг (земельный, ресурсные, на приобретение автотранспорта, другие) Командировочные, представительские в пределах утвержденных норм Другие Оплата инкассаторских и других услуг сторонних организаций Оплата банковских, информационных, консультационных, аудиторских услуг Эксплуатационные расходы (управленческие, содержание зданий, другие) Оплата услуг специалистов-оценщиков и других специалистов  
Перед проведением мероприятий, связанных с представительскими расходами, составляется план мероприятий с указанием количества и состава лиц, участвующих в нем.  
VAT уплачивается в стоимости услуг (чаще) или продукции (реже) в различной мере Бельгия — 19,5%, Англия — 17,5%, Дания — 25%, Германия — 15%, Ирландия — 21%, Люксембург — 3—15%, Голландия — 6—18%, Швеция — 21—25%. Суммы, как свидетельствует опыт, оказываются значительными, и их возврат бывает весьма полезен, если общие расходы российских компаний по зарубежным командировкам, ремонту и заправке судов, автомобильного и иного транспорта, мероприятиям, представительским нуждам и другим затратам достаточно высоки.  
Информационно-новостные материалы организации могут также подаваться на конференциях и мероприятиях представительского характера. В каждом случае необходимо разрабатывать определенную схему работы со СМИ в рамках перечисленных мероприятий коммуникации с журналистами на церемониях открытия и закрытия, по итогам работы каждого дня или всего мероприятия, передача материалов в прессу самостоятельно и т.д.  
Данный проект должен предусматривать финансирование мероприятий по программе переговоров, которые берет на себя сторона, составляющая смету. Кроме того, в смете могут быть предусмотрены расходы на транспорт, коммунальные услуги, угощение при организации протокольных мероприятий (посещение театра, выставки) и т. п. Нужно помнить, что представительские расходы нормируются и в пределах нормы могут быть отнесены на себестоимость. Перерасход покрывается из прибыли организации.  
Особое место в деятельности компании занимает проведение различных кулинарных мероприятий как на телевидении, так и в крупных магазинах. Так, в Турции еженедельно показывают телепрограмму, в которой рассказывают о способе приготовления тех или иных блюд, используя исключительно продукцию SEB в Бразилии в крупных супермаркетах организованы стенды, где потребитель может познакомиться с продукцией и поучаствовать в приготовлении пищи. Руководство компании имеет широкий круг знакомств в представительских кругах различных государств мира.  
Руководитель уже в силу занимаемого положения является общественным деятелем, выполняющим различные представительские функции, без чего затруднено становление сплоченного и работоспособного трудового коллектива. В этом качестве он принимает совместно с общественными организациями решения по социальным вопросам, участвует в различных совещаниях, конференциях и иных общественных мероприятиях, в работе выборных местных и центральных органов. В результате получает многообразную информацию, умелое применение которой позволяет заметно влиять на психологический климат и хозяйственную деятельность коллектива.  
Кредитные карточки. Кредитные карточки используются как универсальные чеки. Держателю кредитной карточки можно совершать путешествие по всем странам мира и приобретать различные товары и услуги — продукты питания, напитки, посещать зрелищные мероприятия, покупать билеты на воздушный транспорт, получать номера в гостиницах, одним словом, любой вид товаров и услуг с предъявлением лишь своих кредитных карточек и личной подписи. Кредитная карточка может быть не только средством личного удобства, она весьма полезна и при ведении коммерческих операций. Отчеты показывают, что более половины лиц, имеющих кредитные карточки, являются сотрудниками различных компаний, имеющих дело с разъездами и представительскими расходами. Кредитные карточки позволяют наиболее просто вести учет представительских расходов в целях налогообложения и являются средством, предохраняющим компании против приписок по счетам со стороны служащих.  
Представительские расходы отражаются в себестоимости только при наличии документов, в которых должны быть определены дата и место, программа проведения деловой встречи, участники мероприятия, сумма расходов. Поэтому предприятиям целесообразно разрабатывать порядок расходования средств на представительство, их документального оформления. Произвольно составленные предприятиями акты на списание представительских расходов не считаются оправдательными первичными документами. При налогообложении учитываются затраты на представительство в пределах утвержденных предприятием смет, но не свыше установленных нормативов.  
Очень часто зарплата канвассеру устанавливается в виде твердой ставки и премии, размер которой определяется суммой привлеченного фрахта. Он имеет ненормированный рабочий день и определенные средства на представительские расходы. Популярными представительскими мероприятиями, организуемыми канвассером, являются приемы клиентуры на судах, в аэропортах и представительствах компаний, где им на помощь приходят капитаны, стюардессы, кассирши. Цель всего этого одна — убедить потенциального грузоотправителя, его экспедитора в целесообразности пользоваться именно тем сервисом (линией), который канвассер представляет.  
Существуют некоторые тонкости при отнесении названных затрат на издержки производства. Так, необходимо правильно определить зтраты на представительские расходы. Надо знать, что представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. Таким образом, затраты на мероприятия по обслуживанию представителей других предприятий и организаций, не связанные с проведением переговоров, для целей налогообложения, на себестоимость продукции не относятся.  

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:

• затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
• транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
• оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.

Представительские расходы — это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.

В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть 3 письма Минфина РФ, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64). Полагаем, что, несмотря на разъяснение Минфина РФ, расходы на проведение переговоров с клиентами (потенциальными клиентами) — физическими лицами безопаснее рассматривать не как представительские, а как другие обоснованные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в статье «В каком размере нормируются представительские расходы в 2017-2018 годах».

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

• быть экономически обоснованными;
• быть документально подтвержденными.

Нюансы включения представительских расходов в налоговую базу по прибыли и принятия к вычету НДС, относящегося к этим расходам, рассмотрены в статье «Представительские расходы и налог на прибыль».

Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:

• расходы на организацию развлечения гостей;
• предоставление гостям медицинских сервисов.

Представительские расходы — как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:

1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.

2. Они не разрешены к включению в представительские расходы правовыми актами ФНС или Минфина.

Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:

• на материальные;
• те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
• расходы по амортизации,
• прочие затраты.

Итак, представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:

• выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
• оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
• получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.

Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.

Подтверждение представительских расходов в 2018 году: документы

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?

Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.

На практике данными документами чаще всего являются:

• приказ директора о проведении официального мероприятия;
• смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
• отчет о расходах в рамках мероприятия;
• акт о списании расходов;
• программа официального мероприятия;
• договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
• первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.

В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.

Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.

См. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?

Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.

Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.