Положение о кадровом делопроизводстве

Содержание

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 4

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования.

Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации — от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

— Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003);

— Федеральные законы от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее — Закон N 125-ФЗ);

— Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);

— часть четвертая ГК РФ;

— Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. от 29.05.2008);

— Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»;

— Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Типовая инструкция по делопроизводству);

— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее — Перечень типовых управленческих документов);

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;

— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007) (далее — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов);

— Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2;

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение о документах и документообороте);

— ГОСТ Р 6.30-2003 <1>, Р 51141-98 <2>, 6.10.4-84 <3>.

<1> ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

<2> «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

<3> ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

— Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 28.03.2008);

— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) <4>; и др.

<4> Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ред. от 18.07.2007).

Отдельно следует отметить ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера. Например, в учреждениях культуры делопроизводство ведется в соответствии с Приказами Роскультуры от 08.06.2006 N 243 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии», Минкультуры России от 28.07.2006 N 377 «Об Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации».

Делопроизводство в образовательных учреждениях регулируют Приказы Рособрнадзора от 24.08.2006 N 1889 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере образования и науки» и Рособразования от 29.06.2006 N 598 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию».

Делопроизводство в судах РФ ведется с учетом Приказов ВАС РФ от 25.03.2004 N 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 N 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» (ред. от 23.01.2007, с изм. от 21.05.2007).

Также выделим Приказы об утверждении Инструкций в таможенных органах, службе судебных приставов и учреждениях прокуратуры — ФТС России от 18.10.2004 N 160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (ред. от 30.03.2007), ФССП России от 27.12.2006 N 179 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», Генпрокуратуры РФ от 05.06.2008 N 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах Прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».

Наиболее важным из перечисленных выше документов является ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет:

— состав и требования к оформлению реквизитов документов. В частности, разд. 3 устанавливает, в каких случаях на бланках организаций может использоваться герб РФ, в каком порядке разместить на бланке письма наименования адресатов, как оформить отметку о наличии приложений и т.д.;

— требования к бланкам и оформлению документов: разд. 4 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 и А5, рекомендуемый размер полей документов, а также ориентировочные границы зон расположения реквизитов.

Требования ГОСТа Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, регламентируют оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.). Вместе с тем правила и требования, заложенные в Стандарте, могут применяться для оформления и иных документов.

Типовые инструкции по делопроизводству, на основании которых издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и т.д. В них описываются процедуры регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организации контроля исполнения документов, порядка составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. В приложениях даются, в частности, формы номенклатуры дел, актов о выделении документов к уничтожению, описей. Тем самым типовые инструкции отражают практически все вопросы организации делопроизводства, и на их основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Они могут быть положены в основу инструкции по делопроизводству конкретного бюджетного учреждения.

Сроки хранения документов

Документы, создаваемые в течение срока деятельности организаций, подлежат учету в соответствии с требованиями Закона N 125-ФЗ и хранению в течение сроков, установленных:

— Перечнем типовых управленческих документов (перечислены сроки хранения всех возможных документов организации, от учредительных и кадровых документов до различных справок — о заработной плате, стаже, месте работы, а также проектов документов — приказов, договоров и т.д.);

— Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов;

— Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Необходимость хранения документов организации предусмотрена и другими законами РФ:

— п. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

— ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Подготовка документов и дел

к постоянному или временному хранению

Законченные производством дела после окончания календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены. Работа с документами в архиве регламентирована Основными правилами работы архивов организаций <5>. Для бюджетных учреждений, не передающих на государственное хранение документы, а хранящих у себя, эти правила будут базой для организации их архива.

<5> Одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела, сверху, располагается самый ранний документ, в конце — самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к хронологическому периоду и делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.

Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела кратковременного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:

— нумерацию листов;

— составление заверительной надписи;

— составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

— переплет или подшивку;

— оформление обложки.

Образцы данных форм содержатся в Приложениях к Основным правилам работы архивов организаций.

При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив и уничтожение документов

При подготовке дел к передаче в архив, а также при проведении отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив проводится экспертиза ценности документов. Для этого формируется экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:

— заместитель директора, ответственный за делопроизводство;

— специалист, ответственный за архив учреждения;

— специалист по учебной, технической и другим видам документации.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем — секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже одного раз в год, и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель бюджетного учреждения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

— отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;

— отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, долговременного хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Образцы форм описей представлены в качестве Приложений к Основным правилам работы архивов организаций.

Экспертная комиссия бюджетного учреждения ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

— ежегодно составляемая номенклатура дел;

— описи дел постоянного и долговременного хранения;

— акты об аннулировании документов;

— изменение сроков хранения документов, предписанных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;

— нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает директор бюджетного учреждения только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения директором бюджетного учреждения.

Ответственность за нарушение

порядка организации хранения документов

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Ответственность за нарушение порядка хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель бюджетного учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер бюджетного учреждения.

Статьей 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц от 300 до 500 руб. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:

— если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере 5000 руб. (п. 1);

— если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода — штраф в размере 15 000 руб. (п. 2);

— если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3).

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что нарушение обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания.

В случае пропажи документов в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения) необходимо подтверждение данного факта правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами: например, в случае пожара это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.

Должностные лица,

имеющие право наложить административный штраф

Приказом Росархива N 18 <6> утвержден перечень должностных лиц органов управления архивным фондом, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП. К ним относятся:

— руководитель Росархива, его заместители;

— руководители структурных подразделений Росархива, их заместители;

— руководители архивных органов субъектов РФ, их заместители;

— руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ, их заместители.

<6> Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях».

Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:

— ч. 1 ст. 19.4 устанавливает ответственность за неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей и влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб., на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.;

— согласно ч. 1 ст. 19.5 невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб., на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до 3 лет, на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;

— непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, в соответствии со ст. 19.6 влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.;

— ст. 19.7 за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), предусмотренных законом и необходимых для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 19.7.1, 19.7.2, 19.8, 19.19 КоАП РФ, установлена ответственность в виде наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.

В соответствии с п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, ст. ст. 19.6, 19.7, составляются должностными лицами органов, уполномоченных в области управления архивным фондом. Порядок составления и внесения протоколов определен в ст. ст. 28.2, 28.5, 28.8, 29.5.

Из всего сказанного следует вывод, что соблюдение норм и правил делопроизводства является обязательным для любого бюджетного учреждения. Законодательством РФ установлены как нормы, регулирующие порядок делопроизводства и рекомендуемые к применению во всех бюджетных учреждениях, так и нормы, установленные ведомственными приказами и обязательные для исполнения в отдельных бюджетных учреждениях (образовательных, судебных и т.д.). Отдельный блок законодательства составляют нормы, устанавливающие порядок хранения документов, образующихся в деятельности организаций, нарушение которого влечет административную ответственность.

А.Б.Вифлеемский

Д. э. н.,

директор

Нижегородского центра

экономики образования

Подписано в печать

Правила организации делопроизводства в государственных учреждениях

· Август 12, 2017

Организация делопроизводства в государственных учреждениях

Закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином РФ закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок обращения граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Актуальность данной темы обусловливается необходимостью построения государством качественной работы с обращениями граждан в соответствии с нормами федерального закона. Согласно статистическим данным предложения, заявления и жалобы граждан, обрабатываемые в государственных учреждениях, составляют от 50 до 75%.

Все граждане нашей страны, в том числе и иностранные граждане и лица без гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно.

Делопроизводство государственных учреждений

Каждое министерство должно было иметь следующую структуру: во главе – министр с товарищем (заместителем), при министре – канцелярия и совет (совещательный орган «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения»).

Рабочий аппарат министерства состоял из нескольких департаментов, которые делились на отделения, а последние, в свою очередь, подразделялись на столы. В основу организации деятельности министерств был положен принцип единоначалия: директора департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.

Министры назначались императором и были ответственны только перед ним.

Регламентация делопроизводства министерств предусматривала единые формы и правила: регистрации входящих документов, движения документов внутри министерства, отправки документов, проверки исполнения дел («ревизии») и составления отчетности.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке.

К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.).

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 07 сентября 2011 г.)

N 477.

На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.». 3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г.

N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.

3233), в следующей редакции: «2.38.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.

N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Организация делопроизводства в государственном учреждении (стр.

1 из 5)

Учет и анализ объемов документооборота Заключение Список литературы Введение С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнавать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Считается, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) повлекла за собой появление письменности, как способа изложения информации. С развитием письменности документы помимо государственного значения стали способом общения и передачи информации.

Современное делопроизводство находится на стадии развития.

Применение для усовершенствования делопроизводства новейших достижений научной мысли в сфере коммуникаций (телефон, факс, Интернет) привело к снижению излишних документов и затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

1.

Нормативные документы по делопроизводству

С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия. В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.

Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст.

3233), в следующей редакции: «2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.

N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48

«О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части»

По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

  1. Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
  1. Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др. Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.).

Вам будет интересно…

Работа отдела кадров в бюджетной организации

23 Мар

РФ, касающегося кадровой политики; — рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы; — подготовка материалов и представление к награждению отличившихся работников. Как в положении об отделе кадров, так и в должностных инструкциях кадровиков должны быть отражены их обязанности, компетенция отдела кадров, и их нужно утвердить у руководителя учреждения. Следующий этап — подготовка процедуры нормирования численности работников этого структурного подразделения. Нормативная составляющая Исходя из Рекомендаций руководитель бюджетной организации может двояким образом определять количественный и качественный состав работников отдела кадров. Во-первых, он вправе воспользоваться нормативом численности, определенным как типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Из этих нормативов следует, что они предназначены для определения и обоснования штатной численности работников указанных структурных подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, а также установления должностных обязанностей.

Как правило, все официально принятые нормативы численности содержат три раздела: общая часть, раздел об организации труда и нормативная часть.

Кроме этого, в них обязательно приводится пример расчета нормативной численности работников, в частности, кадровой службы.

Обязанности отдела кадров. должностная инструкция начальника отдела кадров

В частности, в этом руководстве содержатся нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы, в которую входят следующие виды работ: — оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих; — оформление документов при увольнении рабочих и служащих; — оформление и учет трудовых книжек; — оформление документов по учету движения кадров; — составление статистической отчетности по учету личного состава; — составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров; — работы по табельному учету; — работы в бюро пропусков; — работы в военно-учетном столе; — работы, связанные с АСУП-кадры; — прочие.

Работники в государственном учреждении

Инфо Отдел кадров бюджетного учреждения», 2011, N 11 НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОПРЕДЕЛЕНИЮ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ КАДРОВИКОВ В предыдущем номере журнала мы рассмотрели тему организации рабочего места кадровика.
Важно Но прежде работодатель должен определить, сколько же таких мест требуется создать в кадровой службе.
Особенно это касается крупных организаций, в которых для ведения кадровой работы нужен целый штат сотрудников.
Внимание В настоящей статье мы, как обещали, поговорим о том, какими способами определяется количественный состав кадровых работников бюджетных учреждений в зависимости от категорий и какими документами при этом руководствоваться.
Квалифицированным работникам отдела кадров известно, что нормирование трудовых отношений в бюджетных учреждениях имеет свои специфические особенности и существенно отличается от норм для работников организаций иных видов.

Работа бюджетные учреждения в санкт-петербурге: 574 вакансий

ТК РФ) действуют общие законы и подзаконные акты, применяемые к юридическим лицам независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
Кроме того, подлежат применению принятые компетентными органами власти специальные подзаконные акты о нормировании труда, если они не противоречат закону (ст.
161

ТК РФ). В связи с тем что ни гл. 22 «Нормирование труда», ни гл.

34 »

Требования охраны труда» ТК РФ не содержат оговорок об особом регулировании нормирования труда работников бюджетных учреждений, на них распространяются общие и специальные правила, указанные выше.

В настоящей статье мы рассмотрим этот вопрос подробнее, приведем несколько примеров и заострим внимание на отдельных нормах и рекомендациях, особо значимых для труда кадровиков. Нормирование труда: базовые понятия Из ст. ст.

Кадровая работа в муниципальном образовании

Определяем нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы по формуле: К Нвр = Топ (1 + ), 100 где Нвр — нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч; Топ — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч; К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени.
По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 8%.

Расчет численности табельщиков проще. Она определяется путем деления среднесписочной численности работников на норму обслуживания, установленную по нормативам времени.
Для этого нужно применить формулу: Ч = Чос / Нобс, где Чос — среднесписочная численность работников, чел.; Нобс — норма обслуживания, определенная из соответствующих сборников нормативов или полученная расчетным путем, чел.. Итак, нормирование труда — это достаточно сложная задача, так как за основу расчетов нужно брать соответствующие методики, содержащие довольно-таки непростые математические формулы. При неиспользовании типовых штатов необходимо привлекать к этой работе специалистов по нормированию труда. Н.А.Бриллиантова К. ю. н., доцент, профессор, заместитель заведующего кафедрой трудового права и права социального обеспечения АТиСО, ученый секретарь докторского диссертационного совета при АТиСО В.В.Архипов К. ю.

Личная карточка заполняется на всех сотрудников, принятых по трудовым договорам и ведется в течение всего периода работы сотрудника в учреждении. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы, однако бюджетные организации по своему усмотрению могут ввести личные дела сотрудников, закрепив порядок формирования личных дел сотрудников нормативным актом учреждения.
Если сотруднику он гарантирует право на ежегодный отдых, то руководителю позволяет:

  • организовать максимально эффективную работу;
  • заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
  • при надобности найти замену уходящему в отпуск работнику

Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.

Чтобы упорядочить документы, накопившиеся в процессе кадрового делопроизводства, необходимо их систематизировать.

Для этого составляется список наименований дел с обозначением сроков их хранения.
Компания Интеркомп ЦБУ готова взять на себя все задачи, связанные с оформлением кадровых документов, гарантируя грамотное ведение кадрового делопроизводства бюджетного учреждения.

Ольга Брегнова | Алименты | 23.03.2018 16:08 0 Comments