Подотчетные лица проводки
Содержание
Авансовый отчёт и возврат остатков подотчётных сумм
Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1. Утвержденный руководителем учреждения авансовый отчет является первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы.
Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.
Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.
На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.
Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств.
Остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру и приходуют по кассе бухгалтерской записью обратной той, которой оформлялась выдача денег под отчёт:
Д 020134510 К 020800000
Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру и оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и кредиту счёта учёта денежных средств в кассе:
Д 020800000 К 020134510
В случаях, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету в соответствии со ст. 137 ТК РФ. В учёте оформляется бухгалтерская запись по кредиту счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и дебету счёта учёта расчётов с работниками:
Д 030211830 К 020811660
Однако существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.
Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.
В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
- лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
- совместители;
- лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).
Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
- в наличной форме:
- из кассы предприятия;
- в безналичной форме:
- на карту подотчетного лица;
- на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.
См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
Дт |
Кт |
Описание операции |
Первичные документы |
Выдача денег под отчет из кассы предприятия |
Расходный кассовый ордер |
||
20, 23, 25, 26, 44 |
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету |
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы |
|
10, 15, 41, 07, 08, 11 |
Оприходованы матценности на основании авансового отчета |
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица |
|
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание |
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы |
||
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо |
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы |
||
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом |
Первичные документы, подтверждающие расходы |
||
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия |
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу |
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
Дт |
Кт |
||||
1 500 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла |
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019 |
|||
1 500 |
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И. |
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. |
Пример 2
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
Дт |
Кт |
||||
3 000 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку |
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019 |
|||
2 500 |
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия |
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов |
|||
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу |
ПКО № 214 от 15.09.2019 |
См. также:
- «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
- «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».
Добавить комментарий