Сотрудник купил за свои деньги как оформить авансовый

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению На УСНО, как известно, расходы можно включать в расчет налоговой базы только после их оплатып. 2 ст. 346.17 НК РФ. Бывает, что директор, приобретая для организации какие-то товары (работы, услуги), частично или полностью оплачивает их из своего кармана. А потраченную сумму организация возмещает ему позже. В какой момент такие расходы считать оплаченными и включать в книгу учета доходов и расходов:

• <илина дату утверждения авансового отчета;
• <илина дату возмещения директору потраченных им денег?

Вопрос актуален, если эти два момента приходятся на разные отчетные или даже налоговые периоды. Иногда свои деньги на покупки для организации тратит не директор, а другие работники. Рассматриваемый нами вопрос встает и в этом случае.

Налоговые «итоги» Обязанности удержать НДФЛ с суммы, выплачиваемой работнику, отсутствует, поскольку она имеет характер возмещения понесенных расходов, экономическая выгода у физического лица не возникает (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65). Страховые взносы также начислять не нужно. Произведенные расходы можно признать при расчете налога на прибыль, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п.1 ст.252 НК).
Если документы, подтверждающие покупку, у работника не сохранились, то даже если вы будете возмещать произведенные расходы, возникнет обязанность удержать НДФЛ с сумм возмещения и начислить страховые взносы.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.
2.

Важно Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.
3. Инфо Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации. 4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.).
Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Работник купил материалы за свой счет

Кондратьева ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма «Гермес»» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта. Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 марта 2015 г.

03.03.2015 А.С. Кондратьев Скачать бланк заявления Как оформить возмещение трат сотруднику На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. По расходнику и выдайте деньги из кассы. Расходный кассовый ордер. Скачать бланк В бухгалтерском учете сделайте следующиепроводки: ДЕБЕТ 20 (10, 25, 26) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»— отражены расходы, которые работник оплатил за свой счет; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)— возмещены траты работнику.

Сотрудник оплатил товар своими деньгами, что делать

Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что. Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет. Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье. Какими документами оформить возврат денег работнику Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже).
К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. Директору «Альфы»А.В. Львовуот менеджераА.С.

Если работник потратил свои деньги

Для налоговиков такой приказ может послужить лишним подтверждением того, что эти работники делают покупки от имени вашей организации. А чтобы не спорить и расходы не откладывать, отслеживайте долги перед подотчетниками и старайтесь по возможности погашать их до конца квартала. *** Обнаружить, что вы признали расходы до того, как возместили их работнику, налоговики смогут только при выездной проверке. Конечно, еще неизвестно, будет ли она. Но все равно поступать так стоит, только если вы готовы в случае чего спорить с проверяющими. Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «УСН — расчет / уплата»: 2018 г.

Подотчетник потратил свои деньги: когда признавать расходы на усно

Внимание Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст.

Срочно! авансовые отчеты и лтчные денежные средства сотрудников

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, данная форма составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Например, организация с согласия работников возмещает им потраченные за месяц суммы одновременно с выплатой зарплаты в первых числах следующего месяца, а он приходится уже на другой квартал (или даже на другой год). Как хотят налоговики Минфин считает, что до погашения задолженности организации перед подотчетником расходы на сделанные им покупки нельзя считать оплаченными. Поэтому признать их организация вправе только после того, как рассчитается с работникомПисьмо Минфина от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Если потраченную им сумму она возмещает частично, то и расходы признает только в соответствующей части. ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ Нужен приказ по организации: все документы, необходимые для возмещения денег подотчетникам, должны быть сданы ими в бухгалтерию за несколько дней до конца квартала. Это позволит не откладывать признание налоговых расходов.

Сотрудник купил за свои деньги как оформить авансовый отчет

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор.

А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава. Оформление документов Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов: 1.

Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год. В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов. Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.).

• Темы:
• Компенсационные выплаты

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить. Из этой статьи вы узнаете:

• Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
• Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
• Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье. Можно ли оформить авансовый отчет задним числом Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п.
Поступайте так, если вам все равно, в каком периоде учитывать расходы. К примеру, по итогам года у вас и с этими расходами, и без них получается минимальный налог. При этом вы сработали с прибылью и перенести эти расходы на следующий год в составе убытка не можете. Тогда вы только выиграете от признания их в периоде, в котором возместили их директору (другому потратившему свои деньги работнику)п. 6 ст. 346.18 НК РФ. Если же вам важно уменьшить налоговую базу на расходы именно в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет работника, то для этого есть все основания. Почему правильно признавать расходы на дату утверждения авансового отчета Оплатой приобретенных товаров (работ, услуг) на УСНО считается прекращение связанного с их оплатой обязательства перед продавцомп. 2 ст. 346.17 НК РФ. Задолженности перед продавцом, у которого приобретены товары, у вашей организации нет.

Электронный билет на самолет: проблемы бухгалтерского учета и документального подтверждения расходов

Lowcosts.ru Электронные билеты Электронный билет на самолет: проблемы бухгалтерского учета и документального подтверждения расходов

В настоящее время практически любому бухгалтеру приходится сталкиваться со служебными командировками сотрудников организации: оформлением соответствующих первичных документов и принятием к учету (бухгалтерскому и налоговому) командировочных расходов.

Неотъемлемой частью командировочных расходов является оплата стоимости проезда работника до места командировки и обратно. До недавнего времени, в отличие, например, от оплаты и налогообложения суточных, возмещение стоимости железнодорожных и авиабилетов не вызывало у учетных работников особых затруднений.
Проблемы стали возникать тогда, когда среди авиакомпаний стала распространяться практика оформления электронных билетов. Первыми с ней столкнулись бухгалтеры тех организаций, чьи сотрудники вынуждены были приобретать авиабилеты на внутренние рейсы иностранных авиакомпаний в зарубежных странах.

В России же сначала в 2006 г. был издан Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», а окончательно электронный билет был «узаконен» Федеральным законом от 01.12.2007 N 314-ФЗ «О внесении изменений в статью 105 Воздушного кодекса Российской Федерации».

Теперь в действующей редакции Воздушного кодекса РФ определено, что авиационный билет является документом, удостоверяющим договор воздушной перевозки пассажиров. Законом допускается, что авиационный билет, а также багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.

При использовании электронного перевозочного документа пассажир вправе потребовать, а перевозчик или действующее на основании договора с перевозчиком лицо при заключении договора перевозки или регистрации пассажира обязаны выдать заверенную выписку, содержащую условия соответствующего договора воздушной перевозки, из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.

Содержащаяся в электронном билете информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой форме и имеет определенную структуру, утвержденную Распоряжением Минтранса России от 29.08.2001 N НА-334-р «Об объявлении стандарта отрасли ОСТ 54-8-233.78-2001 «Перевозочные документы строгой отчетности на воздушном транспорте. Требования и порядок их регистрации».

Структура электронного билета включает электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число электронных полетных купонов может составлять от 1 до 4), электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанцию.
Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.
При этом электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа, включая дату отправления рейса, наименование и (или) коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса.

Маршрут/квитанция электронного билета включает информацию о перевозке пассажира и багажа, в том числе:
— сведения о пассажире (для внутренних перевозок — фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок — фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
— дату отправления рейса;
— наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
— итоговую стоимость перевозки;
— сборы (если применяются);
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
— норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
— уникальный номер электронного билета.

Маршрут/квитанция оформляется и выдается обязательно. Приказом Минтранса России предусмотрено два способа оформления маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции:
— на утвержденных в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции;
— в произвольной форме, но дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, составленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

В том случае, если маршрут/квитанция электронного билет выведена на бланк строгой отчетности, то никаких затруднений в работе учетных работников не возникает. Действует отработанная схема работы с обычными авиабилетами. Однако на практике наибольшее распространение получил как раз второй вариант оформления электронных билетов — в произвольной форме, позволяющий авиакомпаниям и билетным агентствам экономить время и деньги при продаже авиационных билетов.

Авиабилет, распечатанный на обычном листе бумаги, хотя и полностью соответствующий действующему российскому законодательству в области авиаперевозок, породил определенную полемику о том, какие же документы должны быть представлены в бухгалтерию вместо традиционного авиабилета, выписанного на бланке строгой отчетности установленной формы, для правомерного включения стоимости перевозки в налоговую базу по налогу на прибыль. Дело в том, что на основании п. 1 ст. 252 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса РФ (НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные одними из следующих документов:
— документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
— документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, носящие производственный характер и включающие в том числе оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Следует отметить, что независимо от способа оформления авиабилета служебная командировка подразумевает подготовку по унифицированным формам целого ряда первичных учетных документов (в частности, приказа о направлении работника в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения и т.п.), и в дальнейшем, рассматривая вопрос о подтверждении расходов на авиаперевозку, оформленную в электронном виде, мы исходим из того, что все эти документы составлены в организации в установленном порядке.

Если рассмотреть существующую на данный момент практику обращения организаций за разъяснениями в компетентные органы, то их позицию, сформулированную в различных Письмах, можно обобщить следующим образом: помимо унифицированных форм следует иметь:
— распечатку электронного билета на бумажном носителе;
— посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета);
— чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Как альтернатива перечисленным документам рассматривается маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.

Тем не менее указанный перечень не закреплен официальным нормативным документом, равно как пока отсутствует практика судебных споров по оформлению таких расходов, поэтому организациям необходимо самостоятельно продумать и закрепить в своих внутренних документах порядок документального оформления и учета расходов по электронным билетам. Зависеть он будет во многом от того, каким образом приобретаются авиабилеты по служебным командировкам.

Одним из вариантов является приобретение авиабилетов непосредственно подотчетным лицом. В этом случае при подготовке к служебной командировке составляется приблизительная смета предстоящих командировочных расходов, подотчетному лицу выдаются наличные денежные средства, на которые он приобретает билеты, а потом уже работник отчитывается по авансовому отчету.

При такой схеме обеспечения сотрудников авиабилетами, по нашему мнению, в бухгалтерию прежде всего необходимо требовать распечатанную маршрут/квитанцию электронного билета (т.е. распечатку электронного билета на бумажном носителе), а также документ, подтверждающий оплату, — при наличном расчете это будет чек контрольно-кассовой техники.
Причем приложенный документ на оплату должен соответствовать информации, содержащейся в тексте электронного билета. Иначе понесенные расходы не могут быть приняты к учету.

На практике проблема заключается в том, что иногда партнеры (как правило, иностранные) осуществляют помощь в предварительном бронировании авиабилетов, особенно это касается внутренних зарубежных перелетов, в результате чего на распечатке электронного билета может стоять или «безналичная оплата», или ссылка на оплату по «чужой» пластиковой карте либо отметка о принятии наличных денег от «иного юридического лица». Поэтому во избежание спорных ситуаций необходимо проводить четкий инструктаж сотрудников организации и зафиксировать все требования к представляемым отчетным документам во внутреннем распорядительном документе, с которым сотрудников знакомят под роспись.

Что касается бухгалтерских записей, то при таком варианте они не отличаются от традиционных:
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50 «Касса» — выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы;
Д-т счетов учета затрат/расходов (в зависимости от назначения командировки)
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражены командировочные расходы на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

Другим вариантом обеспечения сотрудников авиабилетами при направлении их в служебные командировки является приобретение билетов организацией через специализированные агентства, с которыми заключены соответствующие договоры, по безналичному расчету.
При такой схеме отсутствуют проблемы, связанные с подтверждением факта оплаты перевозки, — в распоряжении учетного работника имеются платежные поручения, выписки банков, акты сверки взаиморасчетов с агентством по приобретаемым билетам. Кроме того, организация получает в свое распоряжение дополнительные первичные документы (накладные), подтверждающие маршрут и стоимость авиаперевозки.
При всех плюсах данной схемы с электронными билетами возникают проблемы, связанные с отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрено, что оплаченные авиабилеты учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Поэтому традиционная схема учетных записей при приобретении авиабилетов по безналичному расчету выглядит следующим образом:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» — оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 50-3 «Денежные документы»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — оприходованы в кассу полученные авиабилеты;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 50-3 «Денежные документы» — выданы под отчет авиабилеты.

В случае с электронным билетом возникает вопрос, насколько правомерно учитывать его в составе денежных документов, предполагающих наличие как минимум бланков строгой отчетности, тогда как по электронному билету имеется распечатка маршрут/квитанции в произвольной форме, которую можно произвольно копировать, а иногда и распечатывать по мере необходимости с сайта авиакомпании. Более того, при регистрации на рейсы зачастую командированному сотруднику необходимо знать лишь номер бронирования и иметь при себе документ, удостоверяющий личность.

В связи с этим использование для учета приобретенных электронных билетов субсчета 50-3 «Денежные документы» представляется необоснованным.
С другой стороны, оформив электронный билет, агентство выполнило свои обязательства перед клиентом, поэтому после получения накладной на билет необходимо закрыть задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Для этих целей в качестве одного из вариантов, подлежащих закреплению в учетной политике организации, может использоваться счет 97 «Расходы будущих периодов». В этом случае рассмотренные выше учетные записи примут вид:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» — оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 97 «Расходы будущих периодов»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражена стоимость выписанных авиабилетов по накладной и маршрут/квитанции;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 97 «Расходы будущих периодов» — отнесена на подотчетное лицо стоимость приобретенных авиабилетов по служебной командировке.

При анализе порядка бухгалтерского оформления получения и выдачи электронных билетов может возникнуть вопрос о том, допускается ли стоимость выписанного авиабилета относить сразу непосредственно на подотчетное лицо, иными словами, можно ли в рассматриваемой схеме сделать записи:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета» — оплачены авиабилеты по безналичному расчету;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — стоимость выписанного авиабилета отнесена на подотчетное лицо.

Однако, как показывает практика, такая схема имеет определенные неудобства. Дело в том, что зачастую производственные факторы диктуют необходимость изменения маршрутов командировки, переносы сроков, изменение авиарейсов. Все это приводит к необходимости сдачи/переоформления авиабилетов. Причем занимается этим далеко не всегда сотрудник, направляющийся в командировку. В крупных компаниях, как правило, существуют специалисты (отделы), обеспечивающие все взаимоотношения организации по поводу бронирования, выкупа, изменения авиабилетов.

Если же до момента отправления в командировку отнести стоимость авиабилета на подотчетное лицо, то тогда все изменения (сдачу, переоформление билетов) придется оформлять с помощью авансовых отчетов, к которым по своей сути сотрудник не будет иметь непосредственного отношения.

Именно поэтому вариант с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов» до окончательного отправления работника в командировку кажется предпочтительнее.

Отдельно хотелось бы остановиться на вопросе документального оформления отнесения на подотчетное лицо расходов по приобретенному авиабилету (см. указанную выше запись Д-т сч. 71 К-т сч. 97). Дело в том, что при выдаче из кассы авиабилетов на бланках строгой отчетности традиционно составлялись соответствующие первичные документы, например заполнялся журнал учета движения денежных документов, заверявшиеся подписями кассира и подотчетного лица. Как уже отмечалось, маршрут/квитанция в произвольной форме денежным документом не является, но, по нашему мнению, организации, приобретающей авиабилеты по безналичному расчету, необходимо выработать и закрепить в учетной политике форму документа, в котором под подпись командированного работника будет фиксироваться факт его получения/ознакомления с приобретенным для него авиабилетом. Это, с одной стороны, позволит избежать технических накладок и срывов командировок, когда по факту между отделами может передаваться не распечатка билета, а информация по бронированию в устной форме, а с другой стороны, подпись на документе повышает ответственность работника за представление в бухгалтерию установленного комплекта оправдательных документов.

Независимо от способа приобретения электронных авиабилетов хотелось бы остановиться на том, правомерно ли будет отказать работнику в принятии расходов по электронному авиабилету в том случае, если он не представил в бухгалтерию купон к посадочному талону. Иными словами, правомерно ли требовать с сотрудников обязательного представления посадочных талонов вместе с авансовым отчетом.

Выше мы уже отмечали, что посадочный талон (а на практике обычно после посадки в самолет на руках у пассажира остается отрывной купон к посадочному талону) изначально, по мнению Минфина России, являлся обязательным документом для принятия к налоговому учету стоимости проезда, оформленного электронным билетом.

На самом деле до появления электронных билетов посадочный купон не использовался для подтверждения расходов по проезду — в случаях с авиабилетами, оформленными на бланках строгой отчетности, контролирующие органы не требовали документального подтверждения «посадки пассажира в самолет».

Действительно, имея на руках распечатку маршрут/квитанции и документы, подтверждающие стоимость и оплату авиабилета, сам факт перелета по дате и месту легко подтвердить отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ, отметками о въезде в иностранное государство (если речь идет о загранкомандировке), счетами из гостиниц, отмеченным командировочным удостоверением и т.п.
Кроме того, непосредственно ст. 252 НК РФ оставила налогоплательщикам право подтверждать понесенные расходы косвенными документами.

Необходимо отметить, что с августа 2008 г. Минфин России в Информационном письме от 26.08.2008 «Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций», а также в ряде частных разъяснений по запросам организаций, соглашаясь с положениями ст. 252 НК РФ, приводит более гибкую позицию, согласно которой:
«…расходы при приобретении работником электронного авиа/железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки)».
То есть можно сделать вывод о необязательности посадочного талона при условии наличия надлежаще оформленных упомянутых выше первичных документов. Тем не менее при таком подходе нужно быть готовым отстаивать свою позицию.

С другой стороны, если организация решает занять осторожную позицию и во избежание спорных ситуаций подтверждать расходы по авиаперевозкам с обязательным приложением посадочных талонов, требование о представлении посадочных талонов должно быть прямо прописано в локальных нормативных актах компании, с которыми сотрудники знакомятся под роспись.

Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 167 определил, что работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, а в ст. 168 Трудового кодекса РФ прямо прописано, что работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, если представление посадочного купона прямо не закреплено локальным нормативным актом организации, отказ от возмещения стоимости перевозки может быть абсолютно правомерно оспорен работником.

Отдельно хочется отметить, что по запросу налоговых органов электронный перевозочный документ передается перевозчиком или действующим на основании договора с перевозчиком лицом по информационно-телекоммуникационной сети или на материальных носителях либо представляется в виде выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок. Таким образом, при возникновении у налогового органа сомнений в факте осуществления перевозки законом ему предоставлена возможность самостоятельно и независимо от налогоплательщика подтвердить факт перевозки.

Ю.В.Щербинина
К. э. н.,
главный бухгалтер компании

«Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет», 2009, N 10

Приобретение подотчетными лицами товаров

Меню Главная Авторизация/Регистрация Главная Бухучет и аудит Учет расчетов с подотчетными лицами < Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.). В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров. В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека. При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом. Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц. На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи. При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку. При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм (см. Таблица 1.1) Таблица 1.1 — Списание израсходованных подотчетных сумм Корреспонденция счетов Дебет Кредит Списаны расходы подотчетного лица 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой (см. Таблица1.2). Таблица 1.2 — Проводка по счету Корреспонденция счетов Дебет Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой (см. Таблица 1.3) Таблица 1.3 — Проводка по счету Корреспонденция счетов Дебет Кредит 50 «Касса» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица 1.4). Таблица 1.4 — Проводка по счету Корреспонденция счетов Дебет Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Отражена сумма невозвращенного аванса В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка (см. Таблица 1.5) Таблица 1.5 — Проводка по счету Корреспонденция счетов

Рубрики

• 1 апреля 2015
• 26282

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

Из этой статьи вы узнаете:

• Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
• Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
• Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье.

Можно ли оформить авансовый отчет задним числом

Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что.

Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет.

Изменения января 2019 года для бухгалтера по зарплате

• Взносы за январь платят по пониженному тарифу

Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье.

Какими документами оформить возврат денег работнику

Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.

Директору «Альфы» А.В. Львову от менеджера А.С. Кондратьева ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма «Гермес»» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта. Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 марта 2015 г. 03.03.2015 А.С. Кондратьев

Как оформить возмещение трат сотруднику

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. По расходнику и выдайте деньги из кассы.

В бухгалтерском учете сделайте следующиепроводки:

ДЕБЕТ 20 (10, 25, 26) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— отражены расходы, которые работник оплатил за свой счет;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)
— возмещены траты работнику.

Если же вы перечисляете деньги работнику на карту – оформлять расходный кассовый ордер не нужно. Вам нужно только получить от работника заявление на возврат денег. Проводки будут такие же, как мы показали выше. Списание с расчетного счета средства отразите по счету 51.

Рекомендации по теме