Можно ли заверить копию паспорта в отделе кадров

Вопрос: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, жилищно-эксплуатационную службу). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ВОПРОС: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения и т.д.) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, ЖЭСы и т.д.). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ОТВЕТ: Нет, не вправе.

Организация может удостоверить копии только тех документов, которые созданы в самой организации (подп.2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13).

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав).

В частности, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Таким образом, заверять по месту работы копии личных документов для представления в налоговые органы, банки, ЖЭСы и иные организации не допускается.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Тимошкина Ю. В.,
главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации. Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).

В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно.

В настоящее время действуют следующие документы, регламентирующие порядок заверения организацией копий документов:

Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность?

Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность. Нотариально заверенная копия паспорта не признана судебной практикой документом, заменяющим паспорт (определение Московского городского суда от 22.04.2011 № 33-8846).

Кроме того, в п. 9 постановления № 828 указано, что третья страница паспорта гражданина РФ защищена ламинационной пленкой с голографическим изображением. В правом верхнем углу расположен элемент, имеющий форму окружности, с буквами «РФ». В зависимости от угла зрения элемент меняет свой цвет с пурпурного на зеленый. Названные защитные механизмы не могут быть воспроизведены при копировании данной страницы.

Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя.

Копии документов, связанных с работой

Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой (копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Выдаваемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. При этом, в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Положениями п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись:

«Верно» директор ___ И в а н о в ___ /Иванов В. В./
01.08.2014

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации).

При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина персональные данные сотрудника охраняются государством и подлежат защите.

Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).

Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.

ПОЗИЦИЯ ВАС

При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Копии документов как доказательства в суде

Согласно положениям ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

ПОЗИЦИЯ ФАС

Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств.

Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003). При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер. В определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 ВАС РФ отметил, что к надлежащим образом заверенным копиям относятся только те, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ.

Следует также указать, что, в соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой или невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (определение ВАС РФ от 26.12.2012 № ВАС-17927/12).

ПОЗИЦИЯ ФНС

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.ст. 126 или 129.1 НК РФ.

Иные копии документов

Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т. д.

Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов по требованию налогового органа на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В письме от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 ФНС РФ отмечает, что НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. д. и т. п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять. Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

В то же время Минфин РФ в письме от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 высказал противоположную точку зрения, согласно которой, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка. Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 Минфин РФ указал, что, согласно ст. 31 НК РФ, ФНС вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).

Как заверять копию паспорта и трудовой книжки?

#2 merial

Идти в нотариус или на работе заверять? У кого?

На работе. В отдел кадров. Они всё знают.

#8 skalex

Число. Подпись. Расшифровка подписи. Печать.
Вроде так.

К приведенному списку еще надпись «копия верна». Вчера лично сдавал документы на новый загран с таким образом заверенной копией трудовой. Приняли.

#10 Aliya

Паспорт не заверяют. просто копию делают.

заверяют копию трудовую.

#11 vinylique

Так, народ, перестаньте меня расстраивать. =))
Я в пятницу просидела на работе с 17.00 до 20.40, перепечатывая анкету, делая копии и т.д.
Ужас короче.
На копии я не писала ЧИСЛО .
То есть мне вы мне предлагаете еще раз переделать все

Что-то я расстроилась =((((((

А в паспортный стол надо приходить к самому открытию, чтобы быть первой в очереди? Или занимать за два часа до открытия?

#12 merial

На копии я не писала ЧИСЛО .
То есть мне вы мне предлагаете еще раз переделать все

А в паспортный стол надо приходить к самому открытию, чтобы быть первой в очереди? Или занимать за два часа до открытия?

В каком месте вы не напечатали число? Там вроде число печатать нигде не надо.

По второй части. Это зависит от Вашего отдела ПВС. Откуда мы знаем? Может у Вас там вообще никого народу нет..

#13 Lora

Ну если только Вам делать больше нечего Число может поставить тот, кто заверяет копию. От руки.

#16 vinylique

Чувствую себя истеричкой

«По второй части. Это зависит от Вашего отдела ПВС. Откуда мы знаем? Может у Вас там вообще никого народу нет..»
Главное, что ПВС , а не ПМС =))))))))))))))))))))

Ладно. Заканчиваю свой список вопросов.
Короче пойду с тем, что есть!

Спасибо всем еще раз.

#20 merial

Подскажите пожалуйста, я не работаю уже несколько лет, где заверять и надо ли вообще заверять копию трудовой книжки?

Можно ли заверить копию паспорта и почему не все нотариусы это делают?

скажите пожалуйста можно ли заверить копию паспорта? Если нет то на каком основании? И почему не все нотариусы это делают. Скажите положение на которое можно ссылаться. спасибо

16 Октября 2015, 19:13 анна, г. Курск

1.Ссылайтесь на статью 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-I

Нотариус обязан свидетельствовать верность копий документов

2. Если нотариус отказывает требуйте отказ в письменной форме и обжалуйте его в соответствии со статьёй 49 Основ в суд или в нотариальную палату.

Статьи привожу ниже

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них
Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.
Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.

Статья 49. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении
Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой).
Возникший между заинтересованными лицами спор о праве, основанный на совершенном нотариальном действии, рассматривается судом или арбитражным судом в порядке искового производства.

Правомерно ли на собеседовании требуют копии паспорта и СНИЛС?

Приехала в маленькую фирму, на собеседование. в отделе кадров заполнила анкету , попросили паспорт и снилс, сняли копии. Сходила на собеседование к директору фирмы, сказала что подумаю, а документы не знала, то ли оставлять, то ли забрать. В итоге оставила у директора. по пути ,на проходной , передумала и вернулась, хотела забрать, а он уже документы отправил в отдел кадров, назад. Пошла в отдел кадров, сказали, что в случае если я не надумаю работать там, то документы уничтожат и все. в итоге они остались у них. что теперь делать?

Ответы юристов (1)

Действия сотрудников даже «маленькой фирмы» безусловно попадают под Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ. Уточните каким именно обраом организация осуществляет конторль в этой сфере. В том случае если вы не давали согласия на обработку своих персональных данных, либо выявили нарушение в действиях (бездействии) сотрудников — необходимо предпинять обращение в Управление Роскомнадзора вашего субъекта, т.к. именно в компетенцию этого гос. орнгана входит непосредственный надзор и контроль в сфере обработки персональных данных.
ps: С ПРАКТИЧЕСКОЙ точки зрения — подобное обращение также разумно, т.к. в случае использования ваших пероснальных данных сотрудниками «маленькой фирмы» сам факт подобного обращения моежт послужить доказательством вашей невиновности (если ваши персональные данные будут, к примеру, в дальнейшем использованы злоумышленниками для совершения преступления).

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Печати и их применение в деятельности кадровых служб

• 22 июня 2010
• 10691

Янковая Валентина Федоровна

Печать является неотъемлемым атрибутом любой организации. Перечень используемых в организации печатей определяется ее учредительными документами, положениями об обособленных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями и др.). В ряде случаев требования о применении того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Условно печати можно подразделить на три группы.

Гербовые печати, которые в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяются не всеми организациями, а только федеральными органами государственной власти, иными государственными органами, организациями и учреждениями, а также органами, организациями и учреждениями (независимо от форм собственности), наделенными отдельными государственно-властными полномочиями.

Порядок применения печатей с изображением Государственного герба регламентируется постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», а требования к печатям с изображением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Обычные печати организаций. Законодательством установлены определенные требования к печатям организаций, в частности Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) содержит следующее положение: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Аналогичные положения содержатся в федеральных законах от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2), от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

Простые печати, к которым относятся печати структурных подразделений, а также печати для отдельных видов документов. Практика применения так называемых «простых печатей», в частности, службами кадров характерна для многих организаций. В практике закрепилось также применение не предусмотренных законодательством печатей для отдельных видов документов, например печати «Для договоров», «Для накладных», «Для копий», «Для пакетов» и др. Право подразделения использовать печать с собственным наименованием, как правило, закрепляется в положении об этом структурном подразделении, а право использовать печати для заверения отдельных видов (групп) документов устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Обратите внимание!На данный момент не предусмотрено никаких нормативных актов, устанавливающих требования к цвету печати. На практике обычно применяется синяя мастичная краска для проставления оттиска печати на документах, поскольку это позволяет отличать подлинник документа от копии, полученной на копировальном автомате

ГОСТ Р 6.30–2003 установлено: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации». Последнее утверждение не носит общего характера, поскольку в соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях документы могут заверяться печатью подразделения или личной печатью лица, выполняющего определенные функции, например печатью нотариуса, печатью врача, печатью индивидуального предпринимателя и др.

В практике применения печатей нередко возникают вопросы, связанные, прежде всего, с тем, на каких документах нужна печать и где ее ставить. При решении данных вопросов следует основываться только на действующем законодательстве.

В конкретной организации виды документов, заверяемых печатью, устанавливаются инструкцией по делопроизводству, которая, как правило, содержит перечень документов, требующих заверения печатью организации. Рассмотрим некоторые ситуации, наиболее типичные для службы кадров.

Приказ (раСПоряжение) По личному СоСтаву

Законодательные и иные нормативные акты не содержат каких-либо указаний о заверении приказов (распоряжений) по личному составу печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью (также, как и приказы по основной деятельности). Унифицированные формы приказов (распоряжений),НА № 6,7‘2004 утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», также не содержат указаний на необходимость заверения печатью.

Известны случаи, когда инспекторы, проверяющие кадровые службы, в актах проверок отмечали как нарушение то, что приказы по личному составу в организации не заверены печатью. Такого рода замечания совершенно недопустимы, и работникам кадровых служб в подобных случаях нужно высказывать свое несогласие. инспекторы будут обязаны дать разъяснение со ссылкой на законодательство, а такого законодательного обоснования нет.

трудовой договор и соглашение об изменении (дополнении) трудового договора

Обратите внимание!Заверение трудовых договоров печатью законом не предусмотрено

Содержание трудового договора, его форма, порядок заключения установлены ТК РФ. Статья 67 ТК РФ определяет: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя». Таким образом, норма ТК РФ предусматривает лишь то, что трудовой договор подписывается сторонами. Заверение трудовых договоров печатью законом не предусмотрено. На практике мы сталкиваемся с совершенно иной ситуацией: редкая организация не поставит печать на трудовом договоре.

Соглашения об изменении (дополнении) трудового договора оформляются по тем же правилам, которые приняты для оформления договоров.

Кстати сказать

Для сравнения приведем положения ГК РФ, устанавливающие порядок придания юридической силы гражданско-правовым договорам. Статья 160 ГК РФ устанавливает: «Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами… Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы,

скрепление печатью и т. п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки». Таким образом, и здесь мы сталкиваемся с аналогичным положением. Скрепление договора печатью может предусматриваться законодательством (для договоров определенного вида закон действительно предусматривает заверение печатью) или соглашением сторон. Для большинства гражданско-

правовых договоров (договор подряда, купли-продажи, поставки, возмездного оказания услуг и др.) наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к письменной форме сделки. Такая норма в отношении трудовых договоров вполне оправдана, поскольку договор – это соглашение сторон, и если стороны приняли условия договора и подтвердили это своими подписями, то, по большому счету, никакого другого подтверждения законности заключения договора не требуется (за исключением случаев, прямо предусмотренных в законе).

акты о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Форма Т-73 применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ, составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Формой акта, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», предусмотрено заверение подписи руководителя организации в грифе утверждения печатью. Место печати обозначено отметкой «М. П.». Воспроизведем заголовочную часть формы акта:

командировочное удостоверение (Форма т-10)

Этот вид документа также оформляется на основе унифицированной формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

Формой Т-10 предусмотрена подпись руководителя организации на лицевой стороне документа и заверение печатями отметок о выбытии работника в командировку, прибытии его в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. Все отметки о выбытии и прибытии подтверждаются подписью ответственного должностного лица и печатью. Место печати обозначено отметкой «М. П.».

В указаниях по применению формы Т-10 говорится только о том, что печатью удостоверяются подписи должностных лиц на отметках о прибытии работника в пункт назначения и выбытии из него. Ни указания по применению формы Т-10, ни сама форма командировочного удостоверения не предусматривают печати на лицевой стороне документа. На практике довольно часто можно встретить командировочные удостоверения, в которых имеется печать на лицевой стороне, заверяющая подпись руководителя.

Происходит это, очевидно, оттого, что принятая в 1988 г. Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС Инструкция о служебных командировках в пределах СССР (от 07 апреля 1988 № 62) в приложении № 1 содержала унифицированную форму командировочного удостоверения. Данная инструкция применяется до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ. Приведенная в инструкции форма командировочного удостоверения (теперь уже не действующая) на лицевой стороне содержала отметку (МП) для проставления печати, удостоверяющей подпись руководителя организации.

Многие кадровики, имеющие опыт работы со старой формой командировочного удостоверения, ставят печать и на новую форму, хотя этого теперь не требуется делать.

Какой печатью (организации или службы кадров) следует заверять отметки на оборотной стороне командировочного удостоверения?

Поскольку формой предусмотрена подпись должностного лица (это может быть руководитель службы кадров), то, соответственно, можно использовать и печать службы кадров, если это подразделение имеет собственную печать.

трудовая книжка

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентирован двумя документами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

В частности, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлено (п. 35), что «при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника…».

Инструкцией по заполнению трудовых книжек установлено (п. 2.2.): «Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка». Аналогичным образом заверяются записи об изменении сведений, указанных на титульном листе трудовой книжки (записи об изменении фамилии, имени, отчества и даты рождения) (п. 2.3. Инструкции). Таким образом, нормативные документы содержат вполне определенные положения: записи в трудовой книжке заверяются печатью организации или печатью службы кадров.

Копии документов

Обратите внимание!Заверенная копия документа с точки зрения юридической силы соответствует подлиннику документа

В обязанности кадровых служб входит заверение копий документов, которые необходимы самим кадровым службам, другим подразделениям организации, а также могут выдаваться по запросу гражданина или иной организации.

ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» включает два понятия: копия документа и заверенная копия. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Обратите внимание!Порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30–2003. Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения».

Стандарт отмечает: «Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Печать на копии ставится в тех случаях, когда копия выдается по запросу гражданину или организации. Копии, используемые в деятельности кадровой службы, а также копии, направляемые в другие подразделения организации, печатью не заверяются, они содержат только заверительную надпись.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Работодателей – индивидуальных предпринимателей в связи с изменениями, внесенными в ТК РФ, обязали вести

трудовые книжки на работников. На сегодняшний день в законодательстве нет положений, обязывающих индивидуального предпринимателя иметь собственную печать. Получается, что если у индивидуального предпринимателя нет печати, то в трудовой книжке достаточно только подписи работодателя – индивидуального предпринимателя при увольнении работника. Таким образом, Правила требуют заверять записи в трудовых книжках печатью, а закон не обязывает индивидуального предпринимателя ее иметь. Эта правовая коллизия требует разрешения путем внесения изменений в Правила.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Кто может быть уполномочен заверять копии документов?

Как правило, это работник кадровой службы организации и / или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в т. ч. заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции.

Какой печатью заверять подпись лица, свидетельствующего верность копии?

При решении этого вопроса также нужно исходить из того, кто заверяет копию: если копия заверяется подписью руководителя, то ставится печать организации, если иное должностное лицо, то допустимо ставить печать подразделения. Следовательно, копии кадровых документов, если обязанность по их заверению возложена на руководителя кадровой службы, могут заверяться печатью кадровой службы, в случае наличия таковой в подразделении.

Где ставить печать: на наименование должности, на подпись (роспись лица) или на свободном месте, если, конечно, документ не оформляется на унифицированной форме, в которой место печати обозначено отметкой «М. П.»?

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит никаких указаний относительно того, где следует ставить печать. Однако в п. 11 ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано: «Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ».

Рекомендации по теме

Какие документы может заверять отдел кадров? Как правильно оформить заверительную надпись?

• 3 января 2015
• 8279

Вопрос

Добрый день, прошу Вас дать разъяснение по следующему вопросу: Какие документы может заверять отдел кадров? Как правильно оформить заверительную надпись? Есть ли какие-либо нормативно-правовые акты по данному вопросу? В нашей организации достаточно большая численность и полномочия руководителей различных служб определены в доверенностях. Учитывая это должен ли быть в доверенности на руководителя кадровой службы пункт о полномочиях на заверение определенных видов документов? Инспектор по кадрам заверят копии трудовых книжек — должны ли эти полномочия отражены в каком нибудь локальном акте?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что для того чтобы копия документа имела юридическую силу, ее нужно заверить.

Как правило, копии документов вправе заверять исполнительный орган юридического лица – директор организации (письмо федеральной налоговой службы России от 02 августа.2005 за номером 01-2-04/1087), либо уполномоченное на то должностное лицо.

При этом, процедура передачи полномочий может быть прописана в Уставе организации. При наличии такого описания следует действовать четко в соответствии с Уставом.

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий, то необходимо оформить доверенность. В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия, т.е. в данном случае доверенность должна четко содержать перечень полномочий.

Порядок заверения копий документов определен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Следовательно, чтобы заверить копию документа, заверьте каждый лист копии. Для этого на копии документа укажите:

• заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

• должность лица, заверившего копию;

• его личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения;

• печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Таким образом, ответим на ваши вопросы:

Какие документы может заверять отдел кадров?

В настоящее время продолжает действовать Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» , согласно данного документа работодатель свидетельствует копии :

— документов, исходящих от него ( от работодателя);

— документы иных организаций, если оригинал находится у работодателя, и получить копию от органа, от которого исходит документ , невозможно;

— документов, которые работник предоставляет в кадровую службу работодателя, если не предусмотрено предоставление оригиналов таких документов на хранение работодателю либо обязательное нотариальное удостоверение .

Заверять документы может либо директор организации, либо уполномоченное на то должностное лицо. Следовательно, работник отдела кадров может заверять те документы, на заверение которых его уполномочил директор организации. Как правило, на практике, работник отдела кадров заверяет только кадровые документы.

Есть ли какие-либо нормативно-правовые акты по данному вопросу?

Действующим законодательством предусмотрено, что единоличный исполнительный орган общества (руководитель) без доверенности действует от имени ООО и АО, в том числе и в трудовых правоотношениях (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). При этом, в данных документах также говорится, что директор ООО или АО может делегировать свои полномочия (либо часть из них) другим работникам.

В части нормативного обоснования права работодателя удостоверять копии документов можно ссылаться на ст. 62 ТК РФ и Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Учитывая это должен ли быть в доверенности на руководителя кадровой службы пункт о полномочиях на заверение определенных видов документов?

Да, должен. При этом, доверенность должна содержать не только пункт, а конкретный перечень документов которые руководитель кадровой службы имеет право подписывать.

Инспектор по кадрам заверят копии трудовых книжек — должны ли эти полномочия отражены в каком нибудь локальном акте?

Заверение копий документов лицом, не уполномоченным на это является нарушением, а документы заверенные данным лицом не имеют юридической силы. Следовательно, право на заверение копий документов инспектором по кадрам должно быть делегировано в общем порядке, т.е. через доверенность.

Подробности в материалах Системы:

1. Правовая база :

ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

УКАЗ

от 4 августа 1983 г. N 9779-X

О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ,

УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ,

КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН

(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)

Президиум Верховного Совета СССР постановляет:

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

3. Абзац не применяется на территории Российской Федерации. — Федеральный закон от 08.12.2003 N 169-ФЗ.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).

5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.

6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Председатель Президиума Верховного Совета СССР

Ю.АНДРОПОВ

Секретарь Президиума Верховного Совета СССР

Т.МЕНТЕШАШВИЛИ

1. Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Копия документа

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (). Для этого на копии документа укажите:

• заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

• должность лица, заверившего копию;

• его личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения;

• печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного .

Совет редактора: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Ситуация: Как заверить копию трудовой книжки сотрудника

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные . Такой порядок следует из ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного . Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в .

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Ответ: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить . Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в Гражданского кодекса РФ.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Нормативно-правовая база: Трудовой Кодекс РФ;

Статья 20. Стороны трудовых отношений

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 185. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

Рекомендации по теме

Печать в трудовой книжке

30 сентября 2018, 15:49

Основной и наиболее важный документ, фиксирующий рабочую деятельность – трудовая книжка. В нее заносят сведения о работе, карьерном продвижении, наградах, что учитывается при расчете стажа и начислении пенсии. Именно поэтому требования к заполнению подобной документации строго оговорены в законодательстве и должны полностью соблюдаться. Помимо указаний о том, как вносить данные, предусмотрена также печать в трудовой книжке. Её наличие там обязательно почти всегда. Если печати в соответствующих местах не будет, это может повлечь негативные последствия для сотрудника.

Общий подход

Внешне трудовая книжка выглядит как небольшой многостраничный документ. Внутри содержит разделы с необходимой информацией. Если место в них заканчивается, можно использовать дополнительные вкладыши для записи нужных сведений.

Ведение книжек на работающих сотрудников – обязательно для нанимателей. Процесс внесения информации регламентирован законодательством. В том числе, там есть требования о проставлении печати в трудовой книжке в определенных случаях.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Когда ставят печать

Предусмотрено 3 случая, когда печать необходима:

• если сотрудник увольняется, то под записью об этом событии ставят печать в качестве подтверждения данной информации;
• на первой странице, которую также называют титульным листом, должна присутствовать печать, заверяющая основные сведения о сотруднике;
• при исправлениях на первой странице (например, при смене фамилии во время заключения брака) ставят печать и указывают ссылки на документы, ставшие основанием для внесения изменений.

ВНИМАНИЕ

В первом случае используют печать работодателя. В остальных это может быть штамп организации или же кадрового подразделения. Оба варианта имеют равное значение.

Если вдруг владелец трудовой книжки получил ее на руки после увольнения и обратил внимание, что нет печати на титульном листе трудовой книжки, ему следует обратиться в организацию, где на него был заведен этот документ, чтобы исправить упущение.

Такая ошибка – достаточно серьезна, поскольку отсутствие печати означает отсутствие подтверждения данных, что создаст проблемы при расчете пенсионных начислений. Поэтому нужно как можно скорее устранить эту проблему, иначе работнику придется через суд доказывать свои права.

Также см. «Отмена печатей в трудовых книжках».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Загрузка…