Отчетность по почте

Здесь речь пойдет об отправке отчетности (налоговой, статистической, в фонд социального страхования, в пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования или любой другой фонд) по почте.
Желательно сдавать отчетность лично и иметь на сдаваемых формах отметки о сдаче, но если обстоятельства не позволяют Вам поступать так (или просто лень), то ст. 80 Налогового кодекса позволяет отправлять отчетность почтой. День отправки отчетности по почте считается днем её представления в соответствующий орган. Если отправка отчетности по почте не является нарушением, но почему же, спросите Вы, желательно сдавать лично? Да просто в этих организациях зачастую полученную почту не могут физически обработать, или Ваше письмо затеряется, или Вашу информацию не занесут в базу, или…..
Для того, чтобы отправить письмо в соответствующее учреждение, необходимо знать его почтовый адрес. Вот адреса самых нужных в этом смысле учреждений:

Отправка почтовых отправлений регулируется 176-ФЗ от 17.07.1999 г. «О почтовой связи» и Постановлением Правительства № 221 от 15.04.2005 г. «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
Для отправки подобных документов используют либо ценное письмо, либо заказное письмо с уведомлением или без уведомления. Наиболее целесообразно использовать заказное письмо с уведомлением. Хотя можно и ценное (оно просто дороже), можно и без уведомления. Уведомление же позволяет Вам быть уверенным, что ваше письмо вручено адресату. Если же Вы отправляете ценное письмо, то оцените отправляемые документы чисто символически, в 1-2 рубля, большая стоимость все равно не дает Вам никаких повышенных гарантий, а вот стоимость отправки увеличивает.
Для отправки вам необходимы: отправляемые формы в 1 экземпляре, заполненные опись вложения в 2 -х экземплярах и уведомление о вручении и разумеется конверт. Если Вы придете на почту с заполненными описью формы 107 и уведомлением формы 119 Вы сэкономите свое время, если их у Вас не будет, то вы сможете купить их на почте.
На почте отдаете в окошко конверт (естественно заполненный) с вложенными в него отчетными формами и описью вложений (2 экз.) и заполненное уведомление о вручении (1 экз.). Сотрудник почты проверяет соответствие вложения указанному в описи вложения, ставит штамп на описях, одну опись вкладывает в конверт, а одну отдает Вам, запечатывает конверт, взвешивает его, считает стоимость отправки, Вы платите и получаете чек. С почты уходите с описью и чеком оплаты.
Стоимость отправки письма зависит от выбранного способа отправки (ценное, заказное письмо, с уведомлением или без такового), расстояния до адресата и веса письма. По опыту отправка письма с двумя, тремя листами в пределах одного региона как правило не превышает 100 руб.
Затраты, связанные с отправкой отчетности почтой ст. 346.16 Налогового кодекса разрешает относить на расходы организации.
Заполнить бланк описи и бланк уведомления не должно составить для Вас труда, разве что надо помнить, что в уведомлении ф.119 на лицевой стороне пишется адрес, по которому надо доставить уведомление (т.е. «обратный адрес»), а на оборотной стороне соответственно адрес получателя.
В общем, после отправки почтой у Вас в деле должны остаться: копии форм которые Вы отправили, опись вложения ф. 107 со штемпелем почты, кассовые чеки оплаты отправки и уведомление о вручении ф. 119 после того как вам его доставят (если Вы отправляли письмо с уведомлением).
Необходимо знать, что в Москве одно из отделений почты как «дежурное» работает даже в выходные и праздничные дни. Адрес такого отделения как правило вывешивается объявлением в отделениях почты накануне.

4 ФСС: как заполнить, куда сдавать, новые сроки

Форма 4 ФСС – это ежеквартальная отчетность по страховым взносам «на травматизм». В статье – полная информация о том, как и когда отчитаться, образец 4 ФСС, бесплатные справочники на 2019 г. и полезные ссылки.

ПЕРЕЕЗД С «1С» НА «БУХСОФТ»
Перенести данные из Вашей «1С» теперь легко! «БухСофт» переносит все данные без потерь и делает проверку!

Внимание! Отчитаться по 4-ФСС вовремя и без ошибок вам помогут эти бланки и справочники:

Полное руководство по заполнению 4-ФССВсе нюансы в одном файле. Скачать бесплатно Памятка по частым ошибкам в 4-ФССПоможет исправить ошибки и избегать их в дальнейшем Новая форма 4-ФСССкачать бесплатно Образец заполнения 4-ФСС за 1 квартал 2019 годаСоответствует всем требованиям законодательства

Форма 4-ФСС — расчет страховых взносов на случай непредвиденных травм сотрудников. Помимо этого, в данной форме отражается исчерпывающая информация о пособиях при несчастных случаях, проведенных медосмотрах, а также предлагается специальная оценка имеющихся рабочих мест.

Отчетность 4-ФСС – ежеквартальная, и если фонд соцстраха вносит правки в этот отчет в середине года, то возникает вопрос – по какой форме отчитываться после снесения изменений? Бывает, что период, с которого применяется обновленная форма, указан в приказе ФСС, но иногда дата вступления изменений в силу вызывает сомнения. Поэтому, чтобы не отслеживать все приказы фонда и не сдать по ошибке отчет по устаревшей форме, удобнее составлять 4 ФСС автоматически – в программе БухСофт.

Расчет по взносам “на травматизм” можно сформировать в программе БухСофт в 3 клика. Он составляется всегда на актуальном бланке с учетом всех изменений закона. Расчет программа заполнит автоматически. Перед отправкой в налоговую инспекцию форма будет протестирована всеми проверочными программами ФСС. Попробуйте бесплатно:

Отчет 4 ФСС онлайн

Особенности заполнения формы-4 ФСС

ФСС предъявляет определенные требования к оформлению отчета в бумажном виде:

  1. Допускается вносить данные черной или синей ручкой.
  2. В каждую ячейку таблиц заносится один единственный показатель.
  3. Если информация по показателю отсутствует, то в ячейке ставится прочерк.
  4. Каждая страница нумеруется в специально отведенной для этого ячейке, расположенной в верхней части документа.

Отчет 4 ФСС в бумажном виде может быть предварительно подготовлен на ПК и распечатан на принтере или заполнен вручную шариковой/перьевой ручкой. При оформлении «от руки» все буквы прописываются печатными буквами.

Если в бланке 4 ФСС допускается ошибка, то неправильный показатель необходимо перечеркнуть и записать верное значение. Любое исправление необходимо заверить подписью страхователя с указанием даты. При наличии печати исправление заверяется ею. Не допускается исправление ошибок корректорами или другими подобными средствами.

Отчетность в электронном виде необходимо заверять электронной подписью. Обязательные листы должны быть сданы в установленные сроки, даже если у плательщика за этот период не было начислений.

Актуальный образец отчета приведен в окне ниже, этот документ можно скачать:

Готовая 4 ФСС.

Обязанности учреждения

Отчёт по форме 4-ФСС обязаны сдавать все организации, где есть работники. В зависимости от количества сотрудников отчетность подается в электронном или бумажном формате.

В 2019 году отчет 4-ФСС за 2019 год сдается в последний раз. После этого в Федеральную Налоговую Службу будет подаваться иная форма отчета. В Фонд же социального страхования нужно будет подавать лишь отчетность, касающуюся травматизма.

Отчетность подается в Фонд каждый квартал, таким образом за год должно быть подано 4 отчета. Сроки, в которые подается отчетность, устанавливает статья 24 Федерального закона №125, принятого в 1998 году.

ФЗ №125 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Большая часть организаций обязана сдавать отчеты в электронном виде, это распространяется на тех, кто имеет штат работников свыше 25 особ. Если организация не такая масштабная, и количество работающих в ней людей меньше 25, ее руководство имеет право выбора. Именно руководитель может решить, в каком виде подавать отчет: в электронном или бумажном.

Порядок сдачи отчёта в 2019 году

Форма 4-ФСС является объемной и сложной, для облегчения ее заполнения фонд социального страхования разместил на своем официальном сайте инструкцию в виде фильма: fss.ru/ru/fund/for_enterprises_and_organisation/67896/index.shtml. Сроки для 4-ФСС указаны на титульном листе документа, который содержит 10 таблиц. Не все из них являются обязательными для заполнения абсолютно всеми работодателями.

Нужно обратить внимание на то, что распечатывать и подавать следует только те листы, которые заполнялись, пустые таблицы не подаются. Данное правило актуально для тех, кто подает документ на бумажном носителе.

Нумерация проставляется исключительно на заполненных листах. Отчет готовиться в двух экземплярах: один подается в фонд, второй с соответствующей отметкой про сдачу возвращают страхователю, который хранит бумагу в бухгалтерии.

Приказ Фонда № 457 от 17 ноября 2019 г. Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении зачета или возврата страховых взносов

Какие же таблицы являются обязательными для заполнения:

Титульный лист Здесь содержится информация про страхователя и численность его сотрудников. Здесь же проставляется количество страниц, которые фактически содержит отчет.
Таблица 1 В ней содержится информация про взносы по временной нетрудоспособности. Подавать ее должны и те организации, которые используют льготный тариф, составляющий 0%.

Таблица 3 Расчет базы для начисления. Предполагается перечисление взносов за иностранцев, сведения о них должны быть отражены в таблице 3.1.
Таблица 4 Актуальна для тех работодателей, которые применяют льготные ставки.
Таблица 6, 7 Касаются базы и начислений.

Таблицы 8, 9 Заполняются, если страховые выплаты были произведены.
Таблица 10 Отображает информацию про специальную оценку.

Титульный лист

Сроки для формы 4-ФСС в 4 квартале

Многих интересует вопрос, какие сроки для 4-ФСС в 2019 году за каждый отдельный квартал, и на 4 квартал в частности. Следует отметить, что бумажный носитель с отчетом должен подаваться раньше, чем электронный.

Так, отчетность за 1 квартал 2019 года в бумажном формате нужно было подать до 20 апреля 2019 года, для подачи электронного отчета дается на 5 дней больше, а это означает, что сдать его нужно до 25 числа того же месяца.

Отчет за первое полугодие должен был быть подан до 20 июля 2019 года для сдачи в бумаге, и до 25 июля, если речь идет про электронную подачу.

До 20 октября предполагалась сдача бумажного отчета за 9 месяцев 2019 года, что касается электронной подачи, то она должна была быть проведена до 25 октября.

Годовой отчет за 2019 год должен был быть подан до 20 и 25 января для бумажных и электронных вариантов отчетов соответственно.

Январь 2019 года стал переломным моментом, несмотря на то, что в этом месяце еще подаются отчеты по форме 4-ФСС за прошлый год, с начала года меняется форма отчетности, и в фонд соцстрахования нужно будет подавать информацию только про взносы «на травматизм». Вся остальная информация будет аккумулироваться в налоговой службе, куда и нужно будет подавать остальные сведения.


Будьте внимательны, внесены существенные изменения в 4-ФСС, которые коснутся всех страхователей.

Ознакомиться с новой формой 4-ФСС за 4 квартал можно

Вариации оформления

Отчет 4-ФСС может подаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант является более традиционным способом ведения отчетности. Он до сих пор используется небольшими фирмами, в которых работает меньше 25 человек. Нужно отметить, что форма, которая сдается электронно, и бумажный вариант отчета, должны подаваться в разные сроки. В первом случае срок сдачи на 5 дней больше, чем для бумажной версии.

Раздел 1

Электронный

Итак, сдача отчета в электронном формате в обязательном порядке предусмотрена для организаций, в которых работает больше 25 сотрудников. Все остальные структуры также имеют право подавать отчет в таком виде, поскольку на подобное действие не установлен законодательный запрет.

Преимущества данного способа подачи очевидны:

  • Не нужно ехать в соцстрах для того, чтобы сдать отчет, а это существенно сэкономит время не только на дорогу, но и избавит от стояния в длинной очереди.
  • Подать документ можно до полуночи последнего дня подачи подобного рода документов, а не до конца рабочего дня, как в случае с бумажным отчетом. Бухгалтера предприятий очень заняты, в связи с этим иногда случается так, что они забывают о том, что наступил последний день сдачи очередного отчета. Вот тут-то и появляется возможность сдать отчет в электронном виде в то время, как рабочее время сотрудников ФСС уже закончилось и сдать бумажный отчет уже не представляется возможным.
  • Если будет обнаружена ошибка, допущенная при заполнении отчета, не нужно будет ездить в фонд, чтобы внести исправления, сделать это также можно посредством электронного канала связи.
  • Руководство организации имеет возможность выбрать, каким каналом для их организации предпочтительно пользоваться: платным или бесплатным.

Бумажный

Подать отчет на бумаге могут только те страхователи, которые имеют штат сотрудников, не превышающий 25 человек. Данный способ является более привычным для большого количества бухгалтеров, которые предпочитают по старинке работать с бумажными носителями, и считают такой способ более надежным.

В то же время, используя его, нужно помнить, что срок подачи отчетности сокращается на 5 дней по сравнению с подачей документа в электронном виде.

Все 4 отчета за 2019 год подаются 20 числа того месяца, который следует за отчетным периодом. Что же касается электронной версии отчета, то граничная дата в этом случае отодвинута на целых 5 дней.

Раздел 2

Как подтверждать вид деятельности

Каждое учреждение обязано подтвердить основной вид деятельности своей организации за определенный период. Чтобы это сделать, нужно рассчитать, какой объем дохода от реализации товаров или услуг был получен в 2019 году. После произведения расчета определяется удельный вес видов деятельности от продукции/услуг, которые были реализованы, в совокупном объеме доходов. За основную будет принята та деятельность, которая имеет самый большой удельный вес (УВ).

В том случае, когда несколько видов осуществляемой деятельности имеют одинаковый УВ, основной будет считаться та, которой отвечает самый высокий класс профессионального риска. При условии, что организация вела бизнес только по одному направлению, именно этот вид и будет считаться основным.

После проведения всех расчетов и определения ключевого вида деятельности нужно сформировать пакет документов для подачи в соответствующее отделение фонда социального страхования. Среди необходимых бумаг справка, которая подтверждает основной вид экономической деятельности, а также заявление про подтверждение этого вида деятельности.

Если организация не является малой, кроме уже названных бумаг, нужно подать пояснительную записку к бухгалтерскому балансу. Она может быть оформлена в произвольном виде, то есть может иметь как текстовую форму, так и табличную. В случае с малым предприятием такая записка не нужна.

Порядок оформления справки, удостоверяющей основной вид экономической деятельности, определен в Приказе Минздравсоцразвития РФ №55, который был подписан в 2006 году. Новая форма такой справки с того момента разработана не была, поэтому именно она и должна применяться в 2019 году.

Это же требование относится к заполнению заявления про подтверждение ключевого вида деятельности: нормативным документом, который регулирует порядок его заполнения, является тот же Приказ №55.

Следующий шаг – это сдача документов в отделение соцстраха. За 2019 год установлен срок подачи до 15 апреля 2019 года. Допускается сдача документов в бумажном виде, сделать это можно лично или воспользовавшись услугами Почты России, отправив их заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Также подать бумаги можно в электронной форме через официальный портал государственных услуг. Информацию об этом можно найти на сайте Фонда. Чтобы произвести подобную манипуляцию, организация должна иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, например, на флешке. Получить ее возможно в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи Российской Федерации. Еще одно требование – на компьютере, с которого будет производиться отправка документации, должна стоять программа-криптопровайдер.

После получения в указанный срок документов в отделении Фонда социального страхования на очередной год должен быть присвоен тариф взносов на травматизм. Про это заявитель должен быть уведомлен на протяжении двух недель с того момента, как он подал соответствующий пакет документов. Это значит, что до конца апреля 2019 года все должны получить информацию о принятом решении.

При отправлении документов через единый портал государственных услуг с уведомлением про присвоенный на 2019 год тариф можно ознакомиться, войдя в персональный кабинет юрлица на сайте.

Штрафы за опоздание

Поскольку форма 4-ФСС в 2019 году объединяет в себе два вида отчетности: первая часть отчета — по обычным соцвзносам, вторая – по взносам на травматизм, то и штрафов за несвоевременную подачу предусмотрено тоже два.

Штраф за опоздание с отчетом считается, исходя из той суммы, которую организация должна перечислить в фонд за последний квартал отчетного периода. Это означает, что для произведения расчета следует брать взносы, которые были начислены, за вычетом пособий. Это зафиксировано в письме Министерства труда России от 10.12.2015 года.

Размер штрафных санкций составляет 5% от совокупной суммы взносов за отчетный квартал. Такой штраф платиться за каждый месяц допущенной просрочки, при этом не важно, полный это месяц или нет.

Размер штрафа не может превышать 30% от совокупного размера взносов. Кроме максимальной, установлена минимальная сумма штрафа, она составляет 1 тыс. рублей. Данное положение устанавливает статья 46 Федерального закона №212 от 2009 года.

На примере это выглядит следующим образом: компания сдала 4-ФСС за 2019 год не 25 января, а 5 февраля следующего года. Размер взносов в фонд социального страхования за 4 квартал составляет 80 тыс. рублей, а на оплату больничных листов организация потратила 30 тыс. рублей.

В таком случае сумма штрафа рассчитывается таким образом:

(80 000 руб. – 30 000 руб.)*5%*1 мес. = 2 500 руб.

Такой же порядок установлен для расчета штрафных санкций, возникших в результате подачи несвоевременной отчетности по взносам «на травматизм». Это связано с тем, что в данном случае организация также может зачесть выплату больничных, если их выплата имеет отношение к случившемуся на производстве несчастному случаю.

Предлагаем новую форму 4-ФСС за 9 месяцев 2019 года с подробной инструкцией и примерами по заполнению.

Скачать бланк новой формы 4-ФСС на 2019 год можно

Сроки сдачи отчета 4-ФСС в 2019 году представлены в удобной таблице.

Способы сдачи расчета 4-ФСС

Отчетность по форме 4-ФСС подается в соцстрах ежеквартально. Правила ее заполнения предусмотрены в том же в приказе № 381, которым утвержден бланк формы.

Сроки представления таковы: в электронном формате не позднее 25-го числа месяца, идущего после отчетного квартала, на бумаге — не позднее 20-го числа. Бумажный способ доступен страхователям, среднесписочное количество персонала которых не превышает 25 сотрудников.

Бумажный отчет может быть представлен:

  1. Через уполномоченного или законного представителя.

Законный представитель — руководитель компании или сам предприниматель. Уполномоченный представитель — физлицо или юрлицо, уполномоченное доверенностью представлять интересы страхователя в фонде.

Образец доверенности можно скачать в статье «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов – образец».

  1. Через отделения почтовой связи.

Действующее законодательство не оговаривает права страхователя на подачу бумажного расчета почтой. Однако регламент приема документации работниками фонда (п. 40 приказа Минтруда и соцзащиты РФ от 05.11.2013 № 658н), а также сама форма отчетности и порядок ее заполнения (п. 5.17 приложения 2 к приказу № 381) предусматривают такую возможность.

Расчет необходимо направить в соцстрах ценным или заказным письмом. Для этого:

  1. Вложите расчет в конверт формата А-4.
  2. Составьте опись вложения в 2 экземплярах.
  3. Передайте незапечатанный конверт сотруднику почты для сверки сведений, указанных в описи с вложенными в конверт документами.
  4. Сохраните почтовый идентификатор, указанный на почтовой квитанции, и проконтролируйте получение конверта сотрудниками фонда на сайте Почты России.

Датой сдачи отчета будет считаться день отправки, указанный на оттиске штампа, проставляемого работником почты в описи. Желательно также заполнить уведомление о вручении.

Если по каким-то причинам расчет не дошел до адресата в положенные сроки и инспекторы ФСС начислили штрафные санкции, то своевременность отправки можно доказать, предоставив инспекторам сам расчет, квитанцию об отправке, опись вложения и уведомление о вручении (при наличии).

Образец оформления описи вложения для отправки письма почтой смотрите в материале «Как правильно составить опись документов – образец?».

Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек

Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 25 сотрудников.

Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:

1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.

2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.

3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.

4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.

5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.

Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.

Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)».

Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтеры отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.

В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки плательщика взносов на травматизм ожидает штраф. Наказуемым является и несоблюдение электронного способа подачи отчетности (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

Показатель численности, влияющий на способ представления расчета

Предприятия со среднесписочной численностью до 25 человек имеют возможность выбора способа представления данных. Организационные формы предприятий, насчитывающие численность свыше 25 человек, должны подавать расчет только в электронной форме. Условие по ограничению численности при выборе способа сдачи отчетности применяется к действующим, реорганизованным и вновь созданным предприятиям. При несоблюдении формы представления расчета на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей.

Определение среднесписочной численности производится с учетом особенностей:

  • Показатель рассчитывается по правилам, установленным органами статистики.
  • Расчет количества работников производится в пределах календарного года, нарастающим итогом.
  • Данные определяют за все дни месяца на основании приказов, сведений табелей учета рабочего времени.
  • В случае получения данных о превышении предельного ограничения подача отчета в электронной форме осуществляется с периода, когда право на использование бумажного носителя утрачено.

Бланки расчета для электронной формы и бумажного носителя используются одной формы. При заполнении электронной формы требуется соблюсти регламент, позволяющий пройти формальный контроль при переправке расчета по каналам связи и совмещения с базами ФСС. Бумажная форма, отправленная по почте, будет принята и с нарушениями заполнения. После приема расчета инспектор должен направить в адрес предприятия письмо с указаниями выявленных неточностей.

Сравнение характеристик способов представления расчета

Способы представления расчета имеют преимущественные и негативные черты. Выбор способа сдачи расчета налогоплательщик осуществляет самостоятельно, с учетом ограничительного показателя численности. Удобство использования услуг почты состоит в возможности отправки расчета после окончания рабочего дня отделения ФСС.

Условие Сдача лично Почтовое отправление Электронная форма
Преимущества Проверка основных показателей инспектором при сдаче Отсутствует необходимость траты личного времени на посещение ФСС, возможность отправки до конца дня срока сдачи Оперативность, возможность проверки по формальному признаку и выявления ошибок на раннем этапе сдачи
Недостатки Требуется дополнительная трата времени на посещение отделения фонда Возникают финансовые затраты на пересылку, вероятность появления ошибочных показателей при внесении данных работниками ФСС в базу Необходимость наличия и использования электронной подписи, полученной в специализированном центре

При использовании почтового отправления важным моментом является верность адреса получателя. Расчет формы 4-ФСС представляется по месту регистрации ИП или адреса местонахождения юридического лица или его обособленного подразделения.

Предприятия могут направлять почтой как первичные, так и уточненные расчеты. Используется бумажная форма подачи данных. К расчету не требуется прилагать электронные внешние носители. По просьбе представителя предприятия на экземпляре расчета страхователя, отправленного по почте, ФСС ставит отметку о получении.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Оформление письма при сдаче расчета почтой

Отправитель отчетности должен иметь доказательства факта пересылки и подтверждение представления отчетности конкретной формы. Пересылка документа осуществляется регистрируемым отправлением – заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении. Отправка расчета простыми письмами без регистрации не осуществляется.

Письмо с объявленной ценностью – отправление, имеющее оценку с указанием суммы по усмотрению отправителя. Для деловой переписки используют минимально возможную ценность. Смысл оценки письма состоит в получении возможность оформить опись формы 107, заверенную почтой. При оформлении уведомления отправитель поручает почте с оплатой услуги сообщить о вручении документа на указанный адрес. Описи, уведомления заполняет отправитель.

Требование к оформлению отправления Описание
Вложение Расчет формы 4-ФСС
Опись Составляется отправителем от имени предприятия либо на бланке почты. Собственная опись не является доказательством содержания отправления
Уведомление Уведомление о вручении будет направлено отправителю после получения адресатом письма

Сопроводительные документы необходимо хранить вместе с экземпляром расчета. К авансовому отчету по почтовым расходам прилагается копия квитанции и документ об оплате.

Составление описи вложения в письмо

При использовании способа сдачи отчета почтой необходимо иметь гарантии того, что документ будет получен ФСС. Без составления описи доказать пересылку конкретного расчета достаточно сложно. Для предупреждения споров с ФСС описание содержимого должно быть составлено в обязательном порядке. Опись может быть:

  • Составлена и заверена руководителем предприятия в произвольной форме. Работник почты не обязан заверять опись организации штампом. При отсутствии подтверждения описи штампом почты документ является только сопроводительным письмом и не подтверждает наличия отчетности.
  • Оформлена на бланке почты и заверена работником учреждения. Опись почты имеется в ценных отправлениях. На документе указывается сумма заявленной ценности, отправитель, период представления расчета, количество листов вложения.

Доказательством отправки служит опись почты, составленная по форме 107, утвержденная в Почтовых правилах от 22.04.1992. Опись почты в 2 экземплярах составляется отправителем, заверяется работником учреждения. Отправитель должен представить работнику почты незапечатанный конверт для сличения содержания описания с документом, представленного к отправке. Второй экземпляр описи получает отправитель.

Отсутствие во вложении описи не является препятствием для приема расчета 4-ФСС региональным отделением ФСС, но служит гарантом подтверждения отправки (Читайте также статью ⇒ Расчет страховых взносов по форме 4-ФСС в 2018 году).

Определение даты отправки отчета

Своевременность представления расчета является обязанностью предприятия, уплачивающего взносы с вознаграждений работников. Срок представления расчета по почте совпадает с днем личной сдачи в регионально отделении ФСС на бумажном носителе, установленного до 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом. При отправке отчетности до 24 часов последнего дня представления расчет считается сданным. Днем отправки документа считается дата, указанная в квитанции почты (Читайте также статью ⇒ Штрафы за не предоставление отчетности в ФСС в 2018 году).

Подтверждением даты отправки служит число, указанное в квитанции. По мнению ФАС Западно-Сибирского округа, информацию о дате отправки необходимо получать не со штампа конверта, а по данным квитанции, выдаваемой отправителю (Постановление от 10.09.2007 по делу № Ф04-6097/2007(37903-А81-34).

Юрист ООО «Правоведение» Новиков П.П.

Несвоевременная сдача расчета влечет наложение штрафных санкций. Порядок и суммы взыскания определен в ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Величина штрафа составляет 5% от суммы взносов, начисленных за последние 3 месяца несданного своевременно расчета, но не менее 1 000 рублей. Санкция налагается за каждый месяц (полный или неполный период) пропуска срока сдачи. Максимальная величина санкции составляет 30% от начисленной суммы.

Дополнительно, при пропуске срока сдачи расчета, на должностное лицо может быть наложен административный штраф в размере, установленном ст. 15.33 КоАП. Сумма штрафа установлена в размере от 300 до 500 рублей.

Вопрос № 1. Необходимо ли иметь доверенность на право представления отчетности при отправке расчета 4-ФСС почтой?

При использовании услуг связи предприятием заключается договор. В почтовое отделение представляют доверенность на лицо, имеющее право от имени организации или ИП отправлять и получать корреспонденцию. Отдельно оформленной доверенности на отправку отчетности не требуется.

Вопрос № 2. Можно ли узнать, в какой стадии перемещения находится представленный по почте отчет?

Каждому отправлению присваивается свой уникальный номер. Отследить состояние отправленного по почте расчета можно по идентификатору, указанному на квитанции. Об отражении данных в базе ФСС предприятия получают информацию в личном кабинете фонда.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик