Исправляем ошибки в форме СЗВ-М с учетом разъяснений контролеров

Аудитор-эксперт 23.10.2018

Как без штрафа и претензий со стороны проверяющих исправить уже сданную в фонд отчетность по форме СЗВ-М?

Страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст.15 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

Непредставление СЗВ-М либо представление с неполными или недостоверными сведениями влечет штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

А должностным лицам компании грозит административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.22 КоАП РФ).

АУДИТОРСКИЕ УСЛУГИ

Существует две формы уточнения сведений по форме СЗВ-М:

• дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;

• отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Прежде всего, корректирующие сведения необходимы, если неверно указан ИНН, СНИЛС сотрудника либо не учтены вновь принятые сотрудники или включены уволенные.

Представление корректирующих сведений предусмотрено п.39 Инструкции по персонифицированному учету, утв. приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 г. №766н (далее по тексту – Инструкция).

Причин для исправления ранее сданного отчета предостаточно.

Ошибка в указании отчетного периода

Например, распространенной причиной ошибки при заполнении сведений по форме СЗВ-М является некорректное указание отчетного периода. Дело в том, что ячейка «отчетный период» проставляется в программных продуктах ручным способом, поэтому не исключены ошибки.

Будут ли штрафные санкции при направлении повторного отчета по форме СЗВ-М за один и тот же период за пределами законодательно установленного срока?

ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ПРИМЕР

Компания 03.06.2018 г. представила отчет по форме СЗВ-М за май 2018 года. Но ошибочно указала отчетный период — июнь 2018 года.

Данный отчет был принят 03.06.2018 г. (согласно протоколу проверки ПФ)

За июнь 2018 г. компанией отправлен отчет по форме СЗВ-М 04.07.2018 г.

Но указанный отчет не принят ПФР, в связи с наличием ранее отправленного отчета.

Поэтому компанией 06.07.2018 г. был повторно отправлен отчет по форме СЗВ-М за май 2018 г. и корректировка за июнь 2018 г.

Управление ПФР посчитало, что компанией был нарушен срок предоставления отчета СЗВ-М за май 2018 г.

Однако судьи отметили, что повторное представление исправленного отчета по форме СЗВ-М за май не может расцениваться как представление сведений с нарушением срока, поскольку сами по себе индивидуальные сведения, хотя и содержащие ошибки в указании отчетного периода, были представлены своевременно (несмотря на ошибочное указание компанией отчетного периода).

При этом абз.3 ст.17 Закона №27-ФЗ не предусматривает ответственности за нарушение срока предоставления скорректированных данных о застрахованных лицах (Решение АС Тульской области от 30.12.2016 г. №А68-9502/2016).

В другом деле бухгалтер также ошибочно при формировании отчета за июнь проставила период «07» вместо «06». В августе при формировании отчетности была обнаружена ошибка. Поэтому в августе была подана исходная форма СЗВ-М за июнь.

В данном случае судьи согласились с тем, что работодателем нарушен срок представления отчетности за июнь, доказательств сбоя в работе компьютерной программы не представлено, в связи с чем привлечение к ответственности страхователя является законным. Однако в данной ситуации суд снизил в 10 раз размер штрафных санкций (Постановление АС Московского округа от 31.03.2017 г. №А41-59848/2016).

УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ошибка в сведениях по застрахованным лицам

Начиная с 01.10.2018 г. (т.е. при подготовке отчетности СЗВ-М за сентябрь 2018 г.), страхователю нужно учитывать изменения, внесенные в Инструкцию Приказом Минтруда от 14.06.2018 г. №385н.

Суть внесенных изменений в Инструкцию заключается в том, что страхователь может безболезненно исправить сведения в отношении тех работников, по которым был ранее представлен отчет.

КОНСУЛЬТАЦИЯ БУХГАЛТЕРА

Чем чреваты внесенные изменения на практике?

Обратите внимание!

Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках. Но «забытых» работников без штрафа исправить не получится.

На сегодняшний день судебная практика на стороне страхователей. И если страхователь подал дополняющие отчеты на «забытых» работников до момента обнаружения ПФР ошибок, штраф неправомерен (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2018 г. №А23-1031/2018, АС Уральского округа от 09.08.2018 г. №А34-12550/2017 и от 01.08.2018 г. №А34-12432/2017).
Приведенный подход соответствует правовой позиции ВС РФ, сформулированной в определениях от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5700, от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5702, от 02.07.2018 г. №303-КГ18-99.

Как отмечали судьи самостоятельное выявление страхователем ошибки, которая впоследствии была исправлена, до момента ее обнаружения ПФР, путем представления скорректированных сведений, свидетельствует о возможности в таком случае не применять к страхователю соответствующие финансовые санкции.

Отметим, что при вынесении решения, суды руководствовались «старой» редакцией Инструкции.

Таким образом, избежать штрафа возможно, если страхователь подал сведения на «лишних» сотрудников, а потом сдал уточненку с видом «отмн».

Клиенты

Подпишитесь на наши новости И получите скидку на наши услуги

Ошибки в СЗВ-М и 6-НДФЛ: их исправление и возможные риски

Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит По теме Читайте все материалы (197) по теме «6-НДФЛ: расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» подписаться. Есть обновление (+166), в том числе:

• Зарплату задержали до следующего квартала: как заполнить два расчета 6-НДФЛ
• О заполнении 6-НДФЛ в случае трансквартальной задержки выплаты зарплаты

Читайте все материалы (105) по теме «Ежемесячная отчетность в пенсионный фонд (форма СЗВ-М): порядок заполнения и сдачи» подписаться. Есть обновление (+71), в том числе:

• ПФ заменил формы отчетов, сдаваемых страхователями, включая СЗВ-СТАЖ
• Уволенные, которым что-то начислено в последние три месяца, включаются в РСВ

03 августа 2016 г. 13:02 E-mail Об авторе статьи Архив

Вера Мизюрёва, кандидат экономических наук, ведущий преподаватель компании «Что делать консалт»

Журнал «Что делать обозрение» № 8/2016

С апреля 2016 года действуют две новые отчётные формы СЗВ-М и 6-НДФЛ. Вместе с формами появились и новые штрафные санкции. Контролирующие органы теперь могут привлечь к ответственности не только за несвоевременное представление данной отчётности, но и за указание неполных и (или) недостоверных сведений в ней. Как внести исправления в отчётность и избежать штрафных санкций расскажем в данной статье1.

Для выявления работающих пенсионеров и во избежание индексации их пенсий, всех страхователей обязали ежемесячно отчитываться перед территориальными органами Пенсионного фонда. Для этого контролирующий орган разработал и утвердил форму сведений о застрахованных в системе пенсионного страхования лицах СЗВ-М.

Содержание формы, сроки и порядок сдачи, ответственность определены Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ). Формат электронного документа утверждён Распоряжением Правления ПФ РФ от 25.02.2016 № 70р «Об утверждении формата данных сведений о застрахованных лицах».

Страхователь, начиная с отчёта за апрель 2016 года, ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице в ПФР следующие сведения:

• страховой номер индивидуального лицевого счёта;
• фамилию, имя, отчество;
• идентификационный номер налогоплательщика.

Первичная подача сведений на всех застрахованных лиц одним файлом по телекоммуникационным каналам связи (далее ТКС) или одним документом на бумаге оформляется исходной формой.

В исходную форму СЗВ-М страхователь должен включить сведения по всем застрахованным лицам в системе пенсионного страхования, независимо от количества дней действия трудового или гражданско-правового договора, попадающего под объект обложения страховыми взносами (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

«Нулевой» СЗВ-М быть не может. Формат, необходимый для сдачи СЗВ-М в электронном виде, предусматривает, что в списке застрахованных лиц (т. е. в разделе 4) должна иметься хотя бы одна запись со сведениями о сотруднике.

Пенсионный фонд РФ в Письме от 06.05.2016 №08-22/6356 обращает внимание, что в ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» к застрахованным лицам относятся работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций. На указанных лиц распространяется режим обязательного пенсионного страхования, и при уплате страховых взносов у них образуются пенсионные права. А потому, несмотря на отсутствие подписанного с единственным учредителем – руководителем трудового или гражданско-правового договора, включить в СЗВ-М сведения о них страхователь обязан, несмотря на отсутствие факта начисления в пользу вышеуказанных лиц выплат и иных вознаграждений за отчётный период.

Неполные сведения или недостоверные сведения в СЗВ-М — это всегда штраф

За представление неполных и (или) недостоверных сведений в СЗВ-М установлен штраф 500 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). К штрафу может привести указание работодателем неверной цифры в страховом номере или в ИНН либо не той буквы (описка, опечатка) в фамилии, отчестве или в имени работника.

Сумма штрафа по основанию «недостоверные сведения» рассчитывается не по общей сумме ошибок, допущенных в указанных данных, а по количеству застрахованных лиц, данные по которым были ошибочными.

Пример 1

Страхователь 17 мая 2016 г. принял на работу Краснову Наталию Исааковну (СНИЛС 150-223-667 56, ИНН не указан). Но при внесении в программу были допущены ошибки в имени, отчестве и СНИЛС, в результате которых СЗВ-М сформировалась с недостоверными данными. ИНН работница не сообщила.

Фрагмент раздела 4 СЗВ-М

Учитывая, что страхователь указал недостоверные данные об одном застрахованном лице, размер штрафа составит 500 рублей.

Отсутствие ИНН не будет иметь статус ошибки, организация получит предупреждение без штрафа.

Причиной штрафа могут стать неполные сведения. Так, в форму СЗВ-М могут оказаться невключёнными:

• сотрудники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы, в отпуске, связанном с материнством, на больничном;
• единственный учредитель – генеральный директор, не заключивший трудовой или гражданско-правовой договор с организацией.2

Как исправлять ошибки в СЗВ-М?

Фамилия, имя, отчество и СНИЛС работника в отчёте СЗВ-М должны соответствовать данным страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, выданного ПФР.

Если страхователь сдаёт отчётность по ТКС, то ошибки в форме СЗВ-М не пройдут контроль и будут выявлены. Внеся изменения в исходную форму не позже срока, установленного для сдачи данной отчётности, страхователь избежит штрафа.

Но если страхователь сдает бумажную отчётность, то такая ошибка может быть выявлена позже срока, установленного для сдачи отчётности. Не исключено, что страховщик её обнаружит сам. Однако корректирующей формы сведений не предусмотрено. Но предусмотрена СЗВ-М по типу дополняющая («доп») или отменяющая («отмн»).

Использовать их нужно следующим образом.

Если, например, указаны неверные Ф.И.О. или ИНН работника, то страховщику необходимо сдать две формы – отменяющую (в п. 3 «отмн») и дополняющую (в п.3 «доп»). В отменяющей форме приводятся только ошибочные данные. В дополняющей форме записывают аналогичные данные, только правильные. Эти формы подают одновременно.

Если в исходной форме страховщик забыл вписать работника — сдаётся только дополняющая форма (в п. 3 «доп»). Если в исходную форму включили работника по ошибке, то в ПФР необходимо сдать только отменяющую форму (в п. 3 «отмн»). Порядок внесения исправлений в СЗВ-М рассмотрим на примере.

Пример 2.

Вернёмся к рассматриваемой выше ситуации с Красновой Наталией Исааковной.

Предположим, что ошибка в имени работницы была выявлена в июне 2016 г., после сдачи отчёта. На момент обнаружения ошибки работница предоставила работодателю свой ИНН.

В этом случае работодатель-страхователь должен представить в ПФР две формы СЗВ-М за май по данному застрахованному лицу — одну с кодом «отмн» (с прежним именем Наталья и отчеством Исаковна, СНИЛС 150-223-667 65) и другую с кодом «доп» (с уточнённым именем Наталия и отчеством Исааковна, СНИЛС 150-223-667 56).

В форме СЗВ-М с кодом «доп» необходимо также указать ИНН работницы. Сведения по остальным сотрудникам, указанным в исходной форме, прошли контроль и в дополняющую форму включаться не должны.

Если во время работы над этой ошибкой бухгалтер обнаружит, что не представил на кого-то сведения, то тоже включает их в «дополняющую» форму.

СЗВ-М с типом «доп» придётся также подать на тех, кто находится в отпуске без сохранения заработной платы, в отпусках, связанных с материнством, на больничном, а также на генерального директора – единственного учредителя, если их забыли включить в исходную форму.

Новая форма расчета 6-НДФЛ

Немало вопросов и волнений вызывает Расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее – 6-НДФЛ), утверждённый Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Этим же приказом определён порядок заполнения, представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц и его электронный формат.

Сложности заполнения расчёта 6-НДФЛ связаны с недостаточной проработкой порядка заполнения. В связи с чем ФНС России трижды меняла контрольные соотношения3, а теперь вынуждена давать пояснения в письмах.

Что следует понимать под недостоверными сведениями и как их исправить?

Как отмечали выше, штраф по ст. 126.1 НК РФ предусмотрен за документ с недостоверными сведениями.

Какие именно недостоверные сведения могут стать основанием для такой санкции, в НК РФ не пояснено. Будет ли неполное или неправильное заполнение 6-НДФЛ расцениваться как представление недостоверных сведений? Официальной позиции ФНС о том, что следует считать недостоверными сведениями в 6-НДФЛ, в настоящее время нет.

Однако ранее ФНС РФ высказывалась, что под недостоверными сведениями понимается наличие неточностей и искажений4. А это означает, что допущение ошибок в любом реквизите 6-НДФЛ, в том числе в данных о налоговом агенте, в суммах начисленных и полученных доходов, налоговых вычетов, в размере исчисленного и удержанного НДФЛ, а также несоответствие дат в разделе 2, расчёта несёт риск применения штрафа 500 рублей.

Обратите внимание!

Штраф вменяется по основанию наличия недостоверных данных, а не за каждую допущенную ошибку.

Эксперты пытались выяснить в московских ИФНС о возможности наложения штрафа по ст. 126.1 НК РФ в случаях:

• в строке 120 указан выходной день. Напомним, крайний срок уплаты может быть только рабочим днём5;
• несоответствие дат в разных строках, когда в строках 110 и 120 стоят одинаковые даты. В 120-й строке должен быть либо следующий день после даты удержания (строка 110) либо последний день месяца. Соответствие дат возможно, только если компания выдавала отпускные или пособия в последний день месяца.

Мнения ИФНС по поводу таких ситуаций разделились. Шесть столичных инспекций ждут уточнённый расчёт 6-НДФЛ при любых ошибках в датах, иначе возможен штраф. В некоторых инспекциях рекомендуют дождаться разъяснений и тогда корректировать отчёт, в других – просить пояснения, так как решение зависит от конретной ситуации6.

По мнению автора, при наличии перечисленных ошибок и несоответствий налоговый агент должен подстраховаться и представить в ИФНС уточнённую форму 6-НДФЛ.

Процедрура выявления ошибок в 6-НДФЛ

Выявить ошибки в 6-НДФЛ инспекторы смогут в результате камеральной, а большую их часть в результате выездной проверки. Именно тогда возникает риск наложения штрафа.

Процедура камеральной проверки 6-НДФЛ аналогична камеральным проверкам по другим налогам. И предполагает следующие действия:

а) проверка данных налогового агента (ИНН, адрес и т. д.);

б) сверка данных раздела 1 за полугодие с аналогичными данными за I квартал. Суммовые значения полугодия не могут быть меньше, чем за I квартал;

в) проверка внутридокументарных контрольных соотношений, указанных в п. 1 Письма ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@;

г) проверка наличия арифметических ошибок в расчёте;

д) согласно п. 4.1 и п. п. 2.1, 2.2 контрольных соотношений проверка расчёта на соответствие уже имеющейся у налоговиков информации;

е) при получении годового расчёта проведут сверку согласно п. п. 3.1–3.5 контрольных соотношений. При этом срок сдачи годового расчёта 6-НДФЛ совпадает со сроком сдачи справок 2-НДФЛ – 03.04.2017 (01.04.2017 попадает на субботу).

В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ при обнаружении любого из вышеуказанных несоответствий инспектор, осуществляющий камеральную проверку, направляет налоговому агенту требование объяснить это несоответствие, внести исправления в расчёт или представить документы, подтверждающие вычеты, заявленные в 6-НДФЛ.

В случае непредставления этих объяснений, доказывающих достоверность сведений, налогового агента могут оштрафовать на 500 руб. по ст. 126.1 НК РФ. Для дачи пояснений налоговому агенту даётся всего лишь пять дней.

Работа над ошибками по правилам

Исправлять допущенные ошибки в 6-НДФЛ следует путём сдачи уточнённого расчёта.

Уточнённый расчёт 6-НДФЛ необходимо представить, если в ранее направленном в инспекцию документе не отражены нужные сведения, они отражены не полностью или в документе содержится недостоверная информация.

Если налоговый агент самостоятельно и раньше ИФНС найдёт неточности в расчёте 6-НДФЛ, исправит их и подаст уточнённый расчёт, то штрафа не будет7.

Заполняя уточнённый расчёт, налоговый агент должен в строке «Номер корректировки» титульного листа указывать номер корректировки (001, 002 и т. д.), в то время как при предоставлении первичного расчёта проставляется 000. Все остальные реквизиты и показатели не имеют никаких особенностей, главное, должны быть оформлены в соответствии с Порядком заполнения8 и разъясняющими письмами.

Внимательно проверяйте данные, указанные в СЗВ-М и 6-НДФЛ. Выявляйте и признавайте свои ошибки раньше, чем контролирующие органы. Это нехитрое правило позволит сэкономить ваши деньги.

1. Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах”».

2. Письмо ПФ РФ от 06.05.2016 № 08-22/6356.

3. Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 «О направлении контрольных соотношений».

4. Письмо от 13.09.05 № ЧД-6-09/761@.

5. Письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312).