Оплата проезда к месту

Расходы на проезд сотрудников до места работы в 2019 году

Рубрика: Расчет отпускных и компенсаций Владислава Букреева

Для привлечения высококвалифицированных работников работодатели идут на разные мотивационные приемы, которые дают разные привилегии для работников данной конкретной организации, тем самым выделяя ее среди других на рынке труда. В некоторых случаях ввиду труднодоступности месторасположения, работодатель обязан организовывать доставку своих работников до места исполнения трудовых обязанностей. Читайте также статью ⇒ «Оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии в 2019».

Способы компенсации расходов на проезд сотрудников до места работы

Работодатель вправе выбирать, каким образом он готов компенсировать проезд своих работников до места трудовой деятельности. Тем самым увеличивая свои расходы, а не своих сотрудников.

Виды компенсации Описание Учет
Организация проезда собственными силами работодателя В организации используетя собственный транспорт, который забирает работников из определенных заранее оговоренных мест и довозит до места работы Работодатель может учитывать данные расходы, как расходы, связанные с необходимостью производства. Если место работы находится в труднодоступном месте, несколько смен в разное время суток и т.д.
Предприятие может нанять транспортную компанию на подряд, для организации проезда своих работников
Работодатель может организовывать доставку своих работников до места выполнения трудовой деятельности. Для этого заключается договор подряда с заказчиком, который не готов этим заниматься. Читайте также статью ⇒ «Оплата проезда вахтовикам к месту работы». Данные расходы включаются в себестоимость при расчете стоимости оказываемых услуг
Компенсация проезда. Для данного блока характерна общая черта – компенсация выступает в качестве своего рода надбавки к заработной плате Компенсация проезда, рассчитанная как среднемесячный расход на общественный транспорт. Отдел кадров сам рассчитывает величину, исходя стоимости общественного транспорта, установленной для данного региона, города, населенного пункта Чаще всего данные расходы учитываются как расходы на оплату труда. При этом они должны быть прописаны в трудовом договоре либо в внутренних нормативных актах
Компенсация проезда в конце отчетного месяца по чекам и проездным билетам. Сотрудники в конце месяца обязаны предоставить билеты либо чеки с подтверждением расходов на общественный транспорт либо бензин (кто пользуется своим автомобилем)
Компенсация в качестве материальной помощи, по заявлению самого работника. Это может быть как частичная, так и полная компенсация расходов. Сумма устанавливается работодателем на его усмотрение, это может быть как разовая помощь, так и ежемесячная надбавка ввиду каких-либо личных обстоятельств сотрудника Обычно такого рода выплаты относятся к расходам, которые не учитываются для целей налогообложения

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Уменьшение налога на прибыль за счет компенсации расходов на проезд сотрудников до места работы

Когда работодатель берет на себя ответственность за предоставление компенсации работникам, он должен четко понимать заранее, как это отразиться на его налогооблагаемой базе, как будет вестись учет. В соответствии с налоговым учетом работодатель имеет право включить расходы на проезд сотрудников в расчет базы по налогу на прибыль только в двух случаях:

  • Работодатель обязан компенсировать проезд сотрудников до работы в соответствии с трудовым договором либо внутренними нормативными актами, которые касаются трудовых взаимоотношений между организацией и сотрудниками;
  • Работодатель обязан организовать проезд по причине того, что сами сотрудники не имеют возможности добраться общественным транспортом. Чаще всего это свойственно заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. А также когда осуществление трудовой деятельности происходит в несколько смен, некоторые из которых приходятся на ночное время, когда общественный транспорт не функционирует.

Компенсация проезда как материальная помощь отдельным сотрудникам

Многие работодатели нацелены на поддержание долгосрочных трудовых отношений со своими сотрудниками, а это обычно сопровождается определенной социальной ответственностью перед работниками организации. Поэтому в случае крайней необходимость сотрудник может обратиться за материальной помощью, в том числе и за компенсацией расходов на проезд до работы. Для получения материальной помощи работник обязан:

  • Написать заявление с просьбой предоставить ему материальную помощь. Здесь же должно быть изложено кратко обоснование причины обращения за помощью. Заявление обычно составляется на имя генерального директора организации.
  • К заявлению прикладываются документы подтверждающие причину обращения за помощью. Обычно это документы, которые подтверждают тяжелую жизненную ситуацию (медицинские справки, справки из центра социальной защиты населения и т.д.).
  • После рассмотрения заявления составляется приказ, в котором указывается принятое решение о выплате материальной помощи и ее величине.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Расходы на проезд сотрудников в трудовом договоре

Одним из правовых вариантов компенсации расходов на проезд сотрудников – это указание данной компенсации в трудовом договоре. В таком случае это будет считаться одной из статей расходов на оплату труда. Правомерность отражения компенсаций в трудовом договоре можно выразить в нескольких аспектах:

  • В случае заключения трудового договора, независимо от того, что прописано в нем, любой гражданин имеет право рассчитывать на все те компенсации и преференции, предусмотренные трудовым законодательством. Помимо трудового законодательства работник также защищен специфическими законами, которые могут распространяться также на трудовые отношения.
  • В случае изменений условий договора гражданин имеет право отказаться от подписания нового дополнительного соглашения, если это ущемляет его права. Гражданин имеет право высказать все свои претензии в части несогласия с новыми положениями и в случае если работодатель не готов к диалогу, может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию, а в крайнем случае и в суд.
  • До заключения трудового договора работник имеет право обсудить все его пожелания и ожидания. Сотрудник заранее озвучивает, чтобы он хотел получить за выполнение трудовых обязанностей в данной организации. Работодатель в свою очередь может принять данные условия и внести их в договор. Или предложить компромиссный вариант и свои условия отношений.
  • В общем понимании расходы на проезд до места работы полностью ложатся на работника. При трудоустройстве он должен оценить самостоятельно свои экономические выгоды от такой сделки. Но в случае труднодоступности месторасположения, работодатель может взять эти расходы на себя. При этом данная мера может быть как индивидуальная либо общая для всех работников.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 628-71-73

Звонок в один клик

3 241 просмотров компенсация проезда до места работы организация проезда сотрудников расходы на проезд Понравилась статья?

На что обратить внимание, компенсируя сотрудникам расходы на проезд

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Какие документы нужно оформить, чтобы выплачивать сотрудникам с разъездным характером работы компенсацию за проезд.
  2. В каком случае при выплате компенсаций придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.
  3. Можно ли компенсировать сотрудникам расходы до места работы и домой.

Чаще всего работу, связанную с частыми поездками, выполняют курьеры или торговые агенты. Как правило, для этого они используют общественный транспорт. И в бухгалтерию для компенсации расходов представляют проездные билеты, чеки, квитанции бланков строгой отчетности.

Отметим, что компенсировать такие расходы — это не добрая воля работодателя, а его обязанность, установленная трудовым законодательством. Поскольку в ст. 168.1 ТК РФ сказано, что работодатель должен возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если работа этих сотрудников происходит в пути либо имеет разъездной характер. Возмещать можно как стоимость проезда, так и другие расходы, о которых сотрудник и работодатель между собой договорились.

Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Поговорим об этом подробнее.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Компенсации, выданные сотрудникам, вы в расходах учесть не сможете. Однако надо уделить внимание правильному расчету НДФЛ и страховых взносов.

Какими документами оформить компенсацию

Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора. Ну и наконец, руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами (пример приказа приведен на с. 16).

Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих разъездной характер работы

—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью «Восход» ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 213/к ¦
¦ об утверждении списка сотрудников с разъездным характером работы ¦
¦ ¦
¦г. Москва 1 марта 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Руководствуясь должностными инструкциями N N 51 и 64, ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ Утвердить список сотрудников с разъездным характером работы, которым¦
¦будет выплачиваться компенсация за проезд в соответствии с трудовыми¦
¦договорами и ст. 168.1 ТК РФ: ¦
¦ ¦
¦——T—————————T—————————————¬¦
¦¦N п/п¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦¦
¦+——+—————————+—————————————+¦
¦¦1 ¦Курьер ¦Васильев А.П. ¦¦
¦+——+—————————+—————————————+¦
¦¦… ¦… ¦… ¦¦
¦+——+—————————+—————————————+¦
¦¦10 ¦Менеджер по продажам ¦Сурков П.А. ¦¦
¦L——+—————————+—————————————¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Веселкин В.И. Веселкин¦
L—————————————————————————

Рисунок

Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы. А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например за месяц.

Оплата проезда от места проживания до работы

Деньги организация может выдавать как по факту подачи отчета, так и заблаговременно — до начала месяца.

Важное обстоятельство. Компенсация расходов на проезд выплачивается работникам с разъездными обязанностями, и последнее необходимо подтвердить должностной инструкцией.

Можно ли компенсацию учитывать в расходах по УСН

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут включать в налоговую базу только те расходы, которые упомянуты в перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Непосредственно компенсации на проезд работникам с разъездным характером деятельности в нем не упомянуты. Поэтому ФНС России в Письме от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226 делает однозначный вывод о том, что подобные расходы учесть не получится.

Если выплата компенсации предусмотрена трудовым договором, то теоретически ее можно учесть в качестве расходов на оплату труда. О таком варианте в свое время говорил Минфин России в Письме от 01.08.2006 N 03-05-02-04/121. Однако против такого подхода есть несколько «но». Во-первых, если вы признаете компенсацию расходами на оплату труда, получается, что это уже не компенсация конкретных затрат, а доплата к заработку. И с нее нужно исчислять зарплатные налоги. Во-вторых, само финансовое ведомство свою позицию изменило, о чем сообщено в Письме Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174. Там сказано, что компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно, и оснований для учета подобных сумм в расходах на УСН нет.

Важное обстоятельство. Оплату проезда можно отнести к расходам на оплату труда, если она предусмотрена трудовым договором, но при этом не исключены споры с налоговиками.

Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в должностных инструкциях сотрудника не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т.п.

По каким правилам исчислять зарплатные налоги?

Теперь поговорим о начислении НДФЛ и страховых взносов. Поскольку компенсация выдается по требованиям трудового законодательства, НДФЛ с нее удерживать не нужно. Это следует из п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждено в Письме Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

Что же касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то их также начислять на компенсацию не нужно. Согласно пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. И ФСС РФ в своем Письме от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П подтвердил, что страховые взносы не нужно начислять на компенсацию стоимости месячных и квартальных проездных билетов, выдаваемую сотрудникам с разъездным характером работы.

Аналогичная норма содержится и в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, регулирующем начисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А значит, сумма компенсации не облагается также взносами ФСС на случай травматизма.

Суть вопроса. Если компенсация предусмотрена законодательством, ее не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Пример 1. Выплата компенсации на проезд сотруднику с разъездным характером деятельности

ООО «Новинка» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и занимается розничной торговлей через интернет-магазин. А.П. Зеленов трудится в обществе на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 февраля 2012 г. он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 марта 2012 г. сдал в бухгалтерию проездной билет за февраль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер начислил компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. — 2380 руб.) А.П. Зеленов вернул в кассу. Что будет в учете ООО «Новинка»?

В расходы по УСН бухгалтер ООО «Новинка» включать компенсацию не стал. НДФЛ не удержал и страховые взносы не начислил.

На заметку. Фиксированная сумма доплаты компенсацией не является

Бывает, что работодатель решает не возмещать конкретные расходы сотрудника, подтвержденные документами, а просто доплачивать определенную сумму на транспорт. Это устанавливается в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником. Обратите внимание: такую фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются фактически понесенные им расходы. Такая доплата расценивается как иное вознаграждение, начисленное в рамках трудовых отношений. Соответственно, при УСН его можно включать в расходы на оплату труда. Придется также удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Можно ли компенсировать проезд сотрудников к месту работы и обратно

Законодательство не обязывает работодателя возмещать сотрудникам расходы на проезд к месту работы и домой. Соответственно, если такую компенсацию вы решили платить, она является установленной добровольно. А значит, на нее не распространяются те «льготные» нормы по НДФЛ и страховым взносам, которые действуют в отношении компенсаций, выплачиваемых по закону. Если размер компенсации фиксированный, то она будет частью зарплаты и проездные документы не понадобятся. Если же в условиях договора указана выплата в размере понесенных работником расходов на проезд до места работы и обратно, то бухгалтеру придется собирать у работников проездные документы либо чеки.

Пример 2. Компенсация расходов на проезд до офиса и обратно

ООО «Василек» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Условиями трудового договора с менеджером О.А. Савельевым предусмотрена выплата ему компенсации за проезд до офиса и обратно на личном автомобиле. Сумма компенсации определяется в размере стоимости истраченного им бензина, но не более 3000 руб. в месяц. 29 февраля 2012 г. О.А. Савельев сдал в бухгалтерию чеки ККТ, подтверждающие покупку бензина, на сумму 2800 руб. 1 марта 2012 г. работник получил компенсацию.

Компенсация проезда предусмотрена условиями трудового договора, поэтому ее можно включить в расходы на оплату труда. Стоимость израсходованного бензина за февраль составляет 2800 руб., это меньше 3000 руб., следовательно, сумма компенсации равна 2800 руб.

При выплате компенсации из нее нужно удержать НДФЛ, так как она относится к облагаемым налогам. Предположим, что О.А. Савельев не имеет несовершеннолетних детей и не имеет права на иные вычеты. Тогда сумма НДФЛ составит 364 руб. (2800 руб. x 13%), а величина компенсации за вычетом налогов — 2436 руб. (2800 руб. — 364 руб.). Также на сумму компенсации необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС на случай травматизма.

1 марта 2012 г. общество имеет право учесть в расходах выплаченную компенсацию без НДФЛ и перечисленный в бюджет НДФЛ. Начисленные на сумму компенсации страховые взносы уменьшат налоговую базу после их уплаты.

Суть вопроса. Если компенсация устанавливается в виде фиксированной величины, то при ее выплате следует удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Нюансы, требующие особого внимания. По мнению Минфина России, компенсации, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы по требованию законодательства, к расходам на оплату труда не относятся.

При выплате доплаты на проезд в фиксированном размере придется уплачивать НДФЛ и страховые взносы. Поскольку такая выплата уже будет являться элементом системы оплаты труда.

Если работодатель выплачивает компенсацию за проезд работника к месту службы и обратно по собственной инициативе, расходы при УСН учесть можно, но у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ.

Л.А.Масленникова

К. э. н.,

эксперт журнала «Упрощенка»