Бюджетный учет библиотечного фонда

Порядок бухгалтерского учета библиотечного фонда одинаков как для самостоятельных библиотек, так и для учреждений, имеющих библиотечные фонды, например библиотек исправительных колоний. Рассмотрим в статье бюджетный учет операций по поступлению и выбытию объектов библиотечного фонда.

Библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются в казенных учреждениях на счете 1 101 37 000 «Библиотечный фонд — иное движимое имущество учреждения» (п. 53 Инструкции N 157н <1>, п. 5 Инструкции N 162н <2>).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на ст. 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.

Бухгалтерские регистры для учета библиотечного фонда

Для аналитического учета объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) <3>. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

<3> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Инвентарные карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. 0504033). Опись ведется в одном экземпляре в бухгалтерии учреждения в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись сдается в архив, когда в ней имеются отметки о выбытии объекта основных средств по последней инвентарной карточке. Регистрация производится по соответствующим счетам бухгалтерского учета. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов (ф. 0504071).

Формирование первоначальной стоимости библиотечного фонда

Для учета вложений при формировании первоначальной стоимости библиотечных фондов применяется счет 1 106 31 000 «Вложения в основные средства — иное движимое имущество учреждения» (п. 130 Инструкции N 157н, п. 30 Инструкции N 162н).

В первоначальную стоимость названных фондов, как и в стоимость других основных средств, входит сумма фактических вложений в их приобретение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).

Начисление амортизации на библиотечный фонд

На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию, а свыше 40 000 руб. — в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации (п. 92 Инструкции N 157н).

Напомним, что годовая сумма амортизации рассчитывается учреждением линейным способом на основании балансовой стоимости объекта учета и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования. В течение финансового года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. Начисление амортизации начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (в том числе по основанию списания объекта с бухгалтерского учета). Сумма начисленной амортизации не может быть выше 100% стоимости амортизируемого объекта (п. п. 85, 86 Инструкции N 157н).

Начисление амортизации прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или за месяцем его выбытия с бухгалтерского учета. Начисленная в размере 100% стоимости амортизация на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации (использования), не может служить основанием для принятия решения об их списании по причине полной амортизации и (или) нулевой остаточной стоимости (п. 87 Инструкции N 157н).

Согласно ОКОФ <4> библиотечные фонды следует относить к коду 19 0001000 «Фонды библиотек, органов научно-технической информации, архивов, музеев и подобных учреждений» и к седьмой амортизационной группе со сроком полезного использования от 15 до 20 лет включительно <5>. Напомним, что по объектам основных средств, включенным в амортизационные группы с первой по девятую, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп.

<4> ОК 013-94 «Общероссийский классификатор основных фондов», утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359.
<5> Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».

Учет амортизации осуществляется на счете 1 104 37 000 «Амортизация библиотечного фонда — иного движимого имущества учреждения».

Проводки для отражения поступления библиотечного фонда

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению объектов библиотечного фонда рассмотрим на примерах.

Пример 1. Подотчетному лицу учреждения выданы денежные средства на приобретение книг в количестве 15 шт. на сумму 4800 руб. Доставка осуществлялась сторонней организацией, стоимость ее услуг — 200 руб.

В учете данные операции будут отражены следующими проводками:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы денежные средства подотчетному лицу	1 208 31 560	1 201 34 610
Приняты к учету книги по сформированной стоимости	1 106 31 310	1 208 31 660
Оплачены затраты по доставке книг	1 106 31 310	1 302 22 730
Отражены услуги на доставку книг	1 302 22 830	1 304 05 310
Приняты к учету книги по сформированной стоимости	1 101 37 310	1 106 31 410

Пример 2. Казенное учреждение безвозмездно передает объекты библиотечного фонда другому казенному учреждению (оба учреждения подведомственны одному главному распорядителю бюджетных средств). Первоначальная стоимость фонда — 30 000 руб., амортизация начислена в размере 100%. Дополнительных затрат у учреждений не возникло.

В учете учреждений эти операции необходимо отразить проводками:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете передающего учреждения
Списан с учета переданный безвозмездно библиотечный фонд	1 304 04 310	1 101 37 410	30 000
Списана с учета начисленная амортизация	1 104 37 310	1 304 04 310	30 000
В учете принимающего учреждения
Принят к учету библиотечный фонд	1 101 37 310	1 304 04 310	30 000
Отражена амортизация	1 304 04 310	1 104 37 410	30 000

Пример 3. Учреждение получило книги в рамках централизованного снабжения на сумму 25 000 руб. Согласно договору поставки книги поступили учреждению-получателю минуя склад учреждения-заказчика.

Учреждению-получателю необходимо сделать записи:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получен библиотечный фонд в рамках централизованного снабжения	1 101 37 310	1 304 04 310	25 000
Выданы в эксплуатацию (в библиотеку) полученные книги	1 401 20 271	1 104 37 410	25 000

Выбытие (списание) библиотечного фонда

Как и в случае с поступлением библиотечного фонда, операции по его списанию с бюджетного учета рассмотрим на примерах.

Пример 4. На основании акта учреждение списало литературу на сумму 7500 руб. по причине устарелости содержания (морального износа). Амортизация начислена в размере 100%. Согласно решению комиссии казенного учреждения текущая рыночная стоимость макулатуры, оставшейся после списания книг, составляет 200 руб.

Данные операции необходимо отразить проводками:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны книги с учета	1 104 37 310	1 101 37 410
Принята к учету макулатура, полученная после списания книг	1 105 36 340	1 401 10 172

В бухгалтерском учете выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144), в котором указывается причина списания (Приказ Минфина России N 173н).

Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), акт принимается к учету только при наличии названного согласования.

В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, прописанных в акте, с целью дальнейшего их использования.

Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

Акт оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом акта, согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у материально ответственного лица.

Пример 5. В ходе инвентаризации выявлена недостача объектов библиотечного фонда на сумму 500 руб. Виновным лицом признан работник библиотеки. Рыночная стоимость определена как 600 руб. Часть недостачи сотрудник возместил наличными деньгами — 350 руб., а часть — 250 руб. — в натуральной форме.

Данные операции в учете необходимо отразить следующими записями:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны недостающие объекты библиотечного фонда	1 104 37 310	1 101 37 410
Отражена сумма недостачи по рыночной стоимости на виновное лицо	1 209 71 560	1 401 10 172
Приняты в кассу учреждения денежные средства от виновного в недостаче лица	1 201 34 510	1 209 71 660
Принята к учету книга, поступившая в счет недостачи	1 101 37 310	1 401 10 172
Отражено возмещение недостачи в натуральной форме виновным лицом	1 401 10 172	1 209 71 660

Пунктом 1.5 Указаний N 49 <6> установлено, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в пять лет. Ее проводит постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов, состав которой утверждается учетной политикой учреждения или приказом руководителя. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

<6> Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Проводки для отражения списания и реализации макулатуры

Пример 6. Воспользуемся условиями примера 4. В макулатуру сданы книги на сумму 200 руб. (в том числе НДС). Учреждение не является администратором доходов бюджета.

В бухгалтерском учете данная ситуация будет отражена следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана стоимость реализуемой макулатуры	1 401 10 172	1 105 36 440
Начислен доход от реализации макулатуры	1 205 74 560	1 401 10 172
Отражена задолженность перед бюджетом в сумме доходов от реализации макулатуры	1 304 04 440	1 303 05 730
Исполнено обязательство по перечислению в доход суммы от реализации макулатуры	1 303 05 830	1 205 74 560
Начислен НДС (200 руб. / 118 x 18)	1 401 20 290	1 303 04 730	30,51
Перечислен НДС <*>	1 303 04 830	1 304 05 290	30,51

<*> В примере не приведены операции по получению учреждением ЛБО, бюджетных обязательств на уплату НДС.

НДС. Реализация имущества казенным учреждением осуществляется по рыночной стоимости и подлежит обложению НДС в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ (Письмо Минфина России от 02.08.2012 N 02-03-09/3040).

Налог на прибыль организаций. В силу норм ст. ст. 247, 249, 250 НК РФ выручка от продажи макулатуры учитывается при исчислении налога на прибыль как внереализационный доход.

По правилам пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ и п. 2 ст. 254 НК РФ учреждение вправе уменьшить доход от реализации материалов, оставшихся от ликвидации основного средства на их стоимость.

Таким образом, налогооблагаемая прибыль от реализации в рассматриваемом примере равна нулю.

Учет периодических изданий

Периодические издания, составляющие библиотечный фонд, не относятся к основным средствам (п. 38 Инструкции N 157н).

Расходы на подписку на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом их доставки, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, должны учитываться на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) — один рубль (п. 377 Инструкции N 157н).

Аналитический учет по данному счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Выбытие периодических изданий отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Пример 7. Учреждение оплатило годовую подписку на ежемесячный журнал для пополнения библиотечного фонда. Стоимость подписки составила 6000 руб. (в том числе НДС). Стоимость одного номера журнала — 500 руб., периодичность — 1 номер в месяц.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

Государственное бюджетное учреждение решило списать библиотечный фонд. В учреждении ведется бухгалтерский учет библиотечного фонда в денежном выражении одной суммой по различным годам. Библиотечный фонд числится несколькими позициями (по годам прихода), нужно из каждого года списать только часть. В Министерстве имущественных отношений (они будут проверять порядок списания) потребовали от учреждения документ о разукомплектовании библиотечного фонда с расчетом (им нужно увидеть инвентарную карточку, а после списания изменится балансовая стоимость). Правильно ли это? Как правильно это оформить? Касается ли это библиотечного фонда?

9 ноября 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Списание исключенных объектов библиотечного фонда, учитываемого единым инвентарным объектом, не является основанием для его разукомплектации. Экономически более обоснованным в данном случае будет принятие решения о частичной ликвидации основного средства.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 54 Инструкции N 157н для бухгалтерского учета объектов библиотечных фондов предназначена Инвентарная карточка группового учета основных средств. Формы первичных учетных документов, применяемых организациями госсектора, и методические указания по их заполнению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Приказ N 52н, Методические указания).
Согласно Методическим указаниям для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) (далее — Инвентарная карточка (ф. 0504032)). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. В свою очередь, сотрудниками библиотеки ведется «внутрибиблиотечный» учет всех документов, входящих в состав библиотечного фонда*(1).
Отметим, что ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (далее — Комиссия) и оформляется соответствующим актом*(2).
Изменение первоначальной (балансовой) стоимости объектов нефинанасовых активов осуществляется, в частности, при частичной ликвидации (разукомплектации) объекта (п. 19 СГС «Основные средства», п. 27 Инструкции N 157н).
Отметим, что действующее законодательство РФ не содержит понятия «разукомплектация». В то же время на практике под разукомплектацией понимается разбор объекта, в состав которого входит комплекс предметов, на отдельные составляющие. В результате разукомплектации исходный объект полностью списывается, а вместо него образуется несколько других объектов. Такой смысл заключен и в абзацах 12, 13 п. 12 Инструкции N 174н.
В свою очередь, при частичной ликвидации списывается (выбывает) только определенная часть (составляющая) без полного разбора самого объекта, с соответствующим уменьшением его первоначальной (балансовой) стоимости на стоимость выбывающей части (абзац 14 п. 12 Инструкции N 174н).
По своему экономическому смыслу операции по списанию нескольких предметов библиотечного фонда, учитываемого единым инвентарным объектом, больше отвечают признакам частичной ликвидации основного средства, нежели разукомплектации.
Таким образом, поскольку в учреждении возникла необходимость списания отдельных предметов библиотечного фонда по причине физического, морального износа, при этом единый объект основных средств (условно — «Библиотечный фонд ХХХХ года») не подлежит списанию, то может быть принято решение о частичной ликвидации основного средства.
Порядок документального оформления частичной ликвидации объектов основных средств Приказом N 52н не урегулирован, соответственно, его необходимо разработать в учреждении и закрепить в учетной политике (п. 6 Инструкции N 157н)*(3). Документы, разработанные и утвержденные учреждением для подобных операций, будут являться дополнительными документами, отражающими основания и порядок проведения частичной ликвидации библиотечного фонда и изменения его первоначальной (балансовой) стоимости.
Основанием же для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия объектов библиотечного фонда является Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее — Акт о списании (ф. 0504144), составляемый Комиссией при оформлении решения о списании таких объектов (п. 2 Методических указаний)).
Если в соответствии с законодательством решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504144) принимается к учету только при наличии указанного согласования.
В сформированном Комиссией Акте о списании (ф. 0504144) отражается информация о стоимости и количестве исключаемых объектов, а отметка об изменении стоимости библиотечного фонда в связи с выбытием отдельных предметов библиотечного фонда на основании Акта о списании (ф. 0504144) отражается в разделе 2 Инвентарной карточки (ф. 0504032)*(4). Таким образом, органу, исполняющему функции и полномочия собственника имущества, будет видно, по какой причине изменилась первоначальная (балансовая) стоимость библиотечного фонда, и в каком размере.
Списание библиотечного фонда, в том числе по причине физического, морального износа объектов учета, отражается в порядке, предусмотренном п. 12 Инструкции N 174н. В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов.
1. При стоимости объектов библиотечного фонда до 40 000 (100 000)*(5) рублей включительно:
Дебет 0 104 Х8 411 Кредит 0 101 Х8 410
— отражено списание выбывших объектов библиотечного фонда в сумме 100% начисленной амортизации.
2. При стоимости библиотечного фонда более 40 000 (100 000)*(5) рублей:
Дебет 0 104 Х8 411 Кредит 0 101 Х8 410
— отражено списание выбывших объектов библиотечного фонда в части начисленной амортизации;
Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х8 410
— отражено списание выбывших объектов библиотечного фонда в части остаточной стоимости.
Обратите внимание! При изменении стоимости библиотечного фонда, учитываемого в составе особо ценного движимого имущества, необходимо провести корректировку по счету 0 210 06 000 «Расчеты с учредителем» в порядке п. 116 Инструкции N 174н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

17 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде в соответствии с требованиями Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 (далее — Порядок N 1077) и Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.20-2000 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика».
*(2) Обоснование данной позиции смотрите в ответе службы Правового консалтинга на Вопрос: В бюджетном учреждении библиотечный фонд учитывается частично поштучно, частично групповым учетом (при этом ведется несколько инвентарных карточек)… Как привести ведение библиотечного фонда на единую инвентарную карточку группового учета? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2018 г.)
*(3) Смотрите, в частности, примерную форму Учетной политики для целей бухгалтерского учета и примерную форму Акта о разукомплектации (частичной ликвидации) основного средства, подготовленные экспертами компании «Гарант».
*(4) В соответствии с п. 5.3 Порядка N 1077 к Акту о списании (ф. 0504144) прилагается также список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
*(5) С 1 января 2018 года стоимостной критерий, при котором амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объектов библиотечного фонда в эксплуатацию, увеличен с 40 000 до 100 000 рублей.

Рассмотрим правила учета библиотечного фонда в бюджетном учреждении с учетом новаций.

Нормативное регулирование деятельности библиотек Прежде всего отмечу, что деятельность библиотек в настоящее время регулируется: Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле», приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. № 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда».
Однако наряду с общими нормами в образовательных учреждениях учет библиотечного фонда имеет ряд особенностей, которые учтены в приказе Минобразования России от 24 августа 2000 г. № 2488 «Об учете библиотечного фонда…».
Итак, в соответствии с действующими нормами библиотека образовательного учреждения на правах оперативного управления владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ней имуществом в пределах, установленных законодательством РФ. Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы. При этом бухучет библиотечного фонда организуется на основании общих требований, установленных Единым планом счетов (приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н) с учетом следующих особенностей:
– первичные документы и регистры бухгалтерского учета необходимо оформлять в соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов…»;
– до выделения субсидий из соответствующего бюджета образовательные учреждения должны руководствоваться нормами приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению». Если же учреждению будут выделены субсидии – строить систему бухучета будет необходимо в соответствии с приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению», но в рамках Единого плана счетов. Остановимся на организации бухгалтерского учета подробнее.
Организуем бухгалтерский учет Активы, составляющие библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств с применением счета 101 07 «Библиотечный фонд» Единого плана счетов. Для учета периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, следует использовать счет 23 «Периодические издания для пользования».
При поступлении библиотечного фонда активы необходимо принять к учету по сформированной стоимости с отражением в учете особо ценного и иного движимого имущества. Перечень такого имущества устанавливает главный распорядитель. При этом, если Инструкция № 162н для отражения библиотечного фонда предусматривает счет 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения», то в Инструкции № 174н применяются счета: 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения», 101 28 000 «Прочие основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения».
Разберем порядок отражения операций на счетах на примере.
Пример 1.
Библиотекой образовательного учреждения были приобретены за счет бюджетных средств 100 учебников стоимостью 245 руб. за единицу и передана в порядке централизованного снабжения главным распорядителем дорогостоящая (редкая) книга стоимостью 125 000 руб.
В учете бюджетного учреждения старого типа проводки выглядят так:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Сформирована первоначальная стоимость объекта библиотечного фонда при его приобретении	1 106 31 310 «Увеличение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	1 302 31 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»	24 500
Сформирована первоначальная стоимость объекта биб­лиотечного фонда при безвозмездном поступлении	1 106 31 310 «Увеличение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	1 304 04 310 «Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств»	125 000
Приняты к бюджетному учету по сформированной стоимости объекты библиотечного фонда	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	1 106 31 410 «Уменьшение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	24 500
Приняты к бюджетному учету по сформированной стоимости объекты библиотечного фонда при безвозмездном получении	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	1 106 31 410 «Уменьшение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	125 000
Отражено внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении между материально ответственными лицами (переданы объекты библиотечного фонда в под­отчет материально ответственному лицу)	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	149 500

Далее рассмотрим бухгалтерские записи в бюджетном учреждении нового типа (то есть если бюджетное учреждение работает с учетом решения о предоставлении субсидии). Допустим, редкая книга отнесена к категории особо ценное движимое имущество. Бухгалтерские записи в рамках Инструкции № 174н будут составлены следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Сформирована первоначальная стоимость объекта библиотечного фонда при его приобретении (иное движимое имущество)	1 106 31 310 «Увеличение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	1 302 31 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»	24 500
Сформирована первоначальная стоимость объекта библио­течного фонда при безвозмездном поступлении (особо ценное движимое имущество)	1 106 21 310 «Увеличение вложений в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»	1 304 04 310 «Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств»	125 000
Приняты к бюджетному учету по сформированной стоимости объекты библиотечного фонда (иное движимое имущество)	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	1 106 31 410 «Уменьшение вложений в основные средства – иное движимое имущество учреждения»	24 500
Приняты к бюджетному учету по сформированной стоимости объекты библиотечного фонда при безвозмездном получении (особо ценное движимое имущество)	1 101 27 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – особо ценного движимого имущества учреждения»	1 106 21 410 «Уменьшение вложений в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»	125 000
Отражено внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении между материально ответственными лицами	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	1 101 37 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения»	24 500
Отражено внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении между материально ответственными лицами	1 101 27 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – особо ценного движимого имущества учреждения»	1 101 27 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда – особо ценного движимого имущества учреждения	125 000

Для документального оформления библиотечного фонда предусмотрена Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая открывается на основании Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032).
Начисление амортизации Для того чтобы начислить амортизацию, необходимо установить срок полезного использования активов на основании пункта 44 Инструкции № 157н.
По объектам библиотечного фонда амортизация начисляется в следующем порядке:
– на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче актива в эксплуатацию;
– на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.
Амортизация начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учету, и производится до полного погашения его стоимости.

>|Необходимо помнить, что в течение срока полезного использования амортизируемого объекта начисление амортизации не приостанавливается, кроме случаев перевода актива на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.|<
Начисленная в размере 100 процентов стоимости амортизация на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации, не может служить основанием для принятия решения об их списании.
Возвращаясь к примеру: на учебники стоимостью 245 руб. за единицу амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости. А вот рассчитать сумму амортизации редкой книги стоимостью 125 000 руб. надо так.
1. Установить срок полезного использования. Библиотечный фонд – седьмая амортизационная группа – имущество со сроком полезного использования свыше 15 до 20 лет включительно.
2. Произвести расчет суммы амортизации. В течение финансового года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.
Таким образом, ежемесячная сумма амортизационных отчислений составит 520,83 руб. ((125 000 : 20) : 12).
В учете начисленная амортизация отражается следующими проводками:

Как списать периодические издания в бюджете с 23 счета

Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда. В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие. Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках».

18.21. периодические издания для пользования (счет 23)

Внимание Поскольку получается, что количество периодических изданий ведется на счете 23 в условной оценке, а их стоимость списывается сразу на расходы, возникает проблема контроля у самого бухгалтера: все ли он поставил на забалансовый учет, не забыл ничего, что нужно оприходовать? Суммы расчетов с поставщиками периодических изданий проверяется по первичным документам (приходным накладным, счетам-фактурам и т.д.), актам сверки с организациями. Поэтому рекомендуется установить правила дополнительного контроля с библиотекой. В течение отчетного периода проводить сверку данных количественных и суммовых остатков периодических изданий в библиотеке с учетными данными бухгалтерского учета в конце каждого периода (период — годовой, полугодовой или квартальный, в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов, движения периодических изданий). Инфо Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.
Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Учет подписных периодических изданий с 1 января 2009 года

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством. Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета.

Важно Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию. Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья.

Ведение учета периодических изданий за балансом

Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения. На практике в настоящее время подписка на газеты бывает годовой достаточно редко, в основном полугодовая. По мнению автора, “глубина“ аналитического учета периодических изданий на счете 23 может быть закреплена в учетной политике образовательного учреждения.

1. Комплектом газет считать годовой, полугодовой или квартальный период, в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов, движения периодических изданий, и вести на единой номенклатурной карточке с учетом средств, за счет которых они были приобретены, установленных единиц измерения, которая создается и действует в течение одного календарного года (например: “Бюджет Полугодовая подписка 2010 (газеты)“ и “Внебюджет Полугодовая подписка 2010 (газеты)“. 2.

Особенности учета на забалансовом счете 23 в учреждениях

Порядок учета имущества, переданного в безвозмездное пользованиеПринятие к учету объектов имущества на забалансовый счет 26 осуществляется на основании Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Акта о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030) по стоимости, указанной в акте (абз. 2 п. 383 Инструкции N 157н). Списание стоимости объектов имущества с забалансового учета производится при возврате его пользователем на основании акта приема-передачи, а также при его списании — на основании Акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), Акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004) (абз. 3 п. 383 Инструкции N 157н). Учет по забалансовому счету 26 ведется по простой системе, т.е.
без применения метода двойной записи (абз. 2 п.

23 «периодические издания для пользования»

Проводить на 1 января следующего за отчетным годом сверку данных количественных и суммовых остатков периодических изданий и их движение (приход, расход) в библиотеке с учетными данными бухгалтерского учета. 3. Оформлять данные сверки в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов за подписью работника библиотеки и ее заведующей, бухгалтера и главного бухгалтера. Порядок списания периодических изданий, числящихся на забалансовых счетах, аналогичен порядку списания объектов библиотечного фонда, числящихся на балансе учреждения.

Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением перечня списываемых периодических изданий. В акте на списание указывать причины исключения изданий из состава библиотечного фонда.
Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания. Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету.
Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями). Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»: наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно; редчайшие фонды – один раз в 3 года; ценные фонды – один раз в 5 лет; фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет; фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет; фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет; фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Выбытие периодических изданий отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов и оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), Актом приема-передачи, иным актом (абз. 2 п. 377 Инструкции N 157н). Учет по забалансовому счету 23 ведется по простой системе, т.е. без применения метода двойной записи (абз. 2 п. 332 Инструкции N 157н).Бухгалтерские записи бюджетных и автономных учреждений по учету периодических изданий, приобретенных для формирования библиотечного фонда Nп/п Содержание операций Номер счета по дебету по кредиту 1 Поступление в учреждениепериодических изданий Забалансовыйсчет 23 2 Выбытие из составабиблиотечного фонда учрежденияпериодических изданий Забалансовыйсчет 23 Ситуации из практики: Корреспонденция счетов: Бюджетным учреждением оформлена подписка на журнал на первое полугодие 2011 г.