Оформление представительских расходов, образец

Содержание

Состав представительских расходов

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

  • на сувенире присутствует логотип организации;
  • сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив. В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

Учет представительских расходов: проводки на примере

Оружейная компания ООО «Крона» провела презентацию для заинтересованных в выпускаемой продукции представителей сторонних фирм. В программу встречи включены мероприятия:

  • презентация в бизнес-холле;

  • посещение музея холодного оружия;

  • ужин в ресторане;

  • размещение гостей в отеле;

  • доставка их на вокзал.

Для оплаты ужина, проживания гостей и билетов в музей коммерческим директором получены наличные в сумме 40 000 руб., по другим пунктам средства перечислены в безналичном порядке.

Фактические расходы по проведению встречи составили:

  • аренда помещения — 29 500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.);

  • стоимость билетов в музей — 4500 руб.;

  • ужин в ресторане — 22 000 руб.;

  • проживание в отеле — 7500 руб.;

  • транспортные расходы —2650 руб.

Учитывающие представительские расходы бухгалтерские проводки будут такими:

Операция

Д/т

К/т

Сумма

Основание

Выдача наличных под отчет

40 000

РКО

Оплата аренды зала

29 500

Выписка банка, счет

Учтены расходы по аренде

25 000

Договор, акт

Входной НДС

Счет-фактура

Стоимость посещения музея

Авансовый отчет с приложением оправдательных документов

Стоимость ужина

22 000

Оплата расходов проживания

Списаны представительские расходы по проживанию партнеров в отеле

Договор, акт

Оплата услуг транспортной фирмы

Выписка банка, счет

Учтены расходы по доставке

Договор, акт

Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы (40000 – 22000 – 4500- 7500)

ПКО

Итак, затраты на проведение презентации составили 66 150 руб. (34 000 руб. наличными и 32 150 руб. безналичным перечислением).

При расчете налоговой базы по прибыли не учитываются затраты на посещение музея (4500 руб.), аренды зала (29 500 руб.) и расходов по проживанию в гостинице (7500 руб.).

Поскольку затраты на аренду не принимаются при расчете прибыли, то сумма НДС по ней также не включается в книгу покупок, ее списывают на прочие расходы:

Д/т 91.2 К/т 19 на сумму 4500 руб.

>Представительские расходы: как оформить, пример и требования(2018г)

Представительские расходы: порядок оформления и налогообложения

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете.

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов Расходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия до 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате) до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета

Кредит счета

операции

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

10 «Материалы»

Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

90.02 «Себестоимость продаж»

44 «Расходы на продажу»,

26 «Общехозяйственные расходы»

Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

  • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное подтверждение.
  3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

№п/п

Вид документа

Как правильно написать служебную записку.Пример и образец

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Служебная записка является средством внутренней коммуникации компании. В зависимости от вида записки определяется маршрут ее движения (горизонтальный или вертикальный). Записку можно адресовать как одному конкретному человеку, так и группе коллег, а также целому отделу. Зачастую компании имеют в своих кадровых подразделениях образцы служебных записок, соответствующих разным поводам.

Так, основной целью составления записки является информирование адресата о каком-либо факте в ходе трудового процесса (положительном или, что чаще всего, отрицательном).

Основная классификация данных бумаг осуществляется также на основании типа адресата. Подразумевается либо управленец компании, где работает служащий, либо представитель другого предприятия. Следовательно, служебные записки делятся на следующие виды:

  1. Внутренняя документация. Данный вид является самым распространенным вариантом рассматриваемой бумаги. Внутренняя записка подразумевает информирование вышестоящего управленца о нарушениях, допущенных непосредственным подчиненным или коллегой составителя. Такая документация в большинстве случаев оформляется на обычном листе А4, однако также допускается использование фирменного бланка, если подобное принято в практической жизни конкретной компании. Юридическую силу документ получает в момент его визирования всеми свидетелями нарушения, а также в дальнейшем – при регистрации у кадровика или секретаря директора.
  2. Внешняя записка. Данный документ должен составляться исключительно на фирменном бланке предприятия, так как подразумевается его дальнейшая передача в другую компанию. Выписывается записка обычно на имя управленца фирмы или представителя обособленного подразделения. Также подобный вид служебной записки актуален для предоставления ее в контролирующую инстанцию с целью уведомления государственного органа о неправомерном поведении управленца.

Данные бумаги не различаются по форме. Основным отличием является адресат и инстанция, куда направляется документ. Оба вида предполагают детальное описание происшествия и обеспечение документу достаточной аргументации.

Основанием для оформления служебной записки о невыполнении каким-либо трудоустроенным субъектом своих должностных обязанностей является зафиксированное нарушение трудовой дисциплины и/или договоренностей, прописанных в контракте с лицом.

Так, к подобным проступкам относятся:

  1. Опоздание на работу. Зачастую непосредственные управленцы применяют устное предупреждение, если сотрудник за длительный период опаздывает на работу в первый раз. Однако в условиях, когда подобные задержки становятся регулярными, начальники вольны составить записку о нарушении вышестоящему управленцу. Впрочем, также важно учитывать, что у работника может быть уважительная причина, которая минимизирует суровость наказания.
  2. Прогул. Важно подчеркнуть, что прогулом признается отсутствие субъекта на рабочем месте более четырех часов подряд за одну рабочую смену. В случае, когда лицо опаздывало на 10 минут на протяжении полугода, что в сумме дает более 4-х часов, это, тем не менее, прогулом не считается. В подобных обстоятельствах коллега или начальник прогульщика должен уведомить управленца компании о нарушении, обозначив, сколько конкретно времени отсутствовал субъект. Также необходимо приложить объяснительную записку от нарушителя, если подобная имеется, либо акт об отказе от дачи разъяснений.
  3. Нарушение (Правил внутреннего трудового распорядка) или установленных правил дисциплины. Например, к подобным явлениям относится появление работника на территории компании в состоянии опьянения химическими веществами (что не связано с пагубными влияниями его рабочей деятельности), нарушение правил безопасности труда, вследствие чего произошел несчастный случай, порча или хищение имущества нанимателя, распространение коммерческой или государственной тайн, а также иные нарушения, предусмотренные трудовым законодательством или индивидуальным соглашением.

При фиксации любого из приведенных нарушений субъект может оформить служебную записку, при этом бумага оформляется по одному алгоритму, в стандартном принятом порядке.

Порядок оформления дисциплинарных нарушений в каждой компании может быть разным ввиду наличия индивидуальных особенностей локальных нормативов. Однако в общем виде инструкция по оформлению факта нарушения правил выглядит следующим образом:

  1. В первую очередь необходимо документировать факт нарушения правил. Подразумевается, что у заявителя должно быть доказательство, заверенное свидетелями или ответственным лицом подтверждение его словам. Например, табель учета, где видно опоздание, или акт, составленный со слов очевидцев и т.д.
  2. Затем субъект должен непосредственно составить записку.
  3. Далее бумага должна быть визирована ответственным субъектом. Зачастую подобным лицом выступает непосредственный начальник заявителя, либо секретарь управленца, через которого документ передается директору.
  4. После этого записка попадает к управленцу на рассмотрение.
  5. По факту вынесенного директором решения, он должен опубликовать соответствующее распоряжение, которое станет основанием для привлечения нарушителя к ответственности.

Так как законодательство не регламентирует форму рассматриваемого документа, то компании зачастую соблюдают такой порядок формирования бумаги:

  • в первую очередь составляется шапка бумаги, где прописываются общие сведения об адресате (подразумевается наименование компании, название подразделения, где трудится субъект, его должность, а также ФИО). В условиях, когда записка составляется на фирменном бланке, сотрудник вправе обозначить только ФИО и должность управленца;
  • затем по центру листа необходимо прописать наименование бумаги – «Служебная записка», после чего нужно проставить номер;
  • после этого следует основной текст. В нем требуется максимально полно и лаконично высказаться относительно происшествия. Его следует описать как можно детальнее, а также постановить факт неисполнения конкретным лицом своих должностных обязанностей;
  • далее уместно привести несколько законодательных аргументов, подтверждающих правонарушение. Подразумевается указание статьи, которую нарушил субъект. Для оформления доказательной базы нарушения также уместно использовать положения локальных нормативов;
  • в случае, когда нарушения сотрудника повлекли за собой неблагоприятные последствия для компании, составитель также должен описать фактический урон, причиненный нанимателю;
  • затем субъект должен изложить в рекомендательной форме свое видение ситуации. Например, лицо вправе порекомендовать нанимателю применить к нарушителю конкретный вид взыскания (замечание или выговор). При этом просить управленца уволить коллегу некорректно со стороны заявителя;
  • в завершении, каждый, кто принимал участие в составлении текста, должен визировать служебную записку. Подразумевается не только проставление подписи, но и ее расшифровка, куда входит ФИО и должность, которую субъект занимает в текущий момент.

Деловой этикет исключает право сотрудника субъективно и грубо выражаться относительно нарушения. Задача записки – предоставить фактическую информацию управленцу без литературного и/или эмоционального окраса.

Кадровое подразделение Генеральному директору
ООО «Владимирский централ»
Юрину Петру Владимировичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАот 14.02.2019 № 1/к

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что кадровый служащий Федорова Лилия Николаевна не выполнила квартальный отчет в срок, просрочив сдачу на 9 дней, что повлекло за собой письменную претензию со стороны контролирующей инстанции.

Пример написания

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

  1. Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
  2. При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
  3. Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
  4. Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
  2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
  3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
  • участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

  • расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
  • транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Пример расчета представительских расходов

В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.

В связи с этим организация имела следующие расходы:

  • доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
  • обед в ресторане — 20000 руб.;
  • доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
  • услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно.

Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.

Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета.

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

60 000 Д71 К50 — выданы денежные средства сотруднику под отчет.

50 000 Д44 К71 — принят авансовый отчет по представительским расходам.

10 000 Д50 К71 — подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.

8000 Д44 К76 — получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.

8000 Д76 К51 — оплачен счет транспортной компании.

Отчетный период — полугодие.

С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.

Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.