Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

ГИТ будет представлять работников в суде

Инспекторы ГИТ смогут обращаться в суд от имени работников. Авторы инициативы считают, что работнику сложно самому защитить свои интересы в суде, поэтому он обращается в прокуратуру или трудовую инспекцию.

При этом сейчас у ГИТ нет поддержки судебных приставов, чтобы принудить работодателя восстановить нарушенные права сотрудника. Максимум, что может инспекция — штрафовать. Поправка, по мнению депутатов, даст инспекции возможность реально защитить права работников. Среди исков, которые ГИТ сможет подать, автор проекта особенно отмечает иск о взыскании начисленной, но не выплаченной зарплаты.

► К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

Напомним, с 14 августа представители работников получили право участвовать в заседаниях совета директоров, наблюдательного совета или иного коллегиального органа управления вашей компанией, Закон от 03.08.2018 № 315-ФЗ.

Они не смогут голосовать, но будут участвовать в обсуждении вопросов повестки дня. Чтобы определить круг таких вопросов, компания должна изменить учредительные документы и колдоговор.

► Читать подробности >>>

Компаниям придется создавать детские комнаты

Чтобы работающие мамы смогли оставлять малолетних детей, работодатели должны создавать специальные оборудованные помещения. Так Минтруд предлагает разобраться с очередями в ясли и детские сады и повысить занятость женщин с детьми дошкольного возраста.

Воспользоваться этой возможностью смогут те мамы, кто не смог отдать ребенка в детский сад и кому не могут помочь с детьми родственники. Сначала создавать детские комнаты прямо на работе компании будут добровольно, затем это станет обязательным.

► Изменили правила больничного по уходу за ребенком: что нового

При этом все расходы министерство планирует возложить на работодателей и субсидировать инициативу пока что не собирается.

Гарантии, на которые имеют право сотрудники с детьми, зависят от статуса законного представителя, возраста ребенка, состояния его здоровья и в некоторых случаях — места проживания. Чтобы упростить вам работу и обезопасить от ошибки, эксперты журнала “Справочник кадровика” подготовили сервис. Выберите категорию, к которой относится работник, и увидите весь список гарантий, которые ему положены по закону.

► Проверить >>>

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ делопроизводство 2019

В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие является подтверждением юридической силы документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, были добавлены 4 новые реквизита:

1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

1. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

1. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

1. Отметка о наличии электронной подписи

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

Состав реквизита:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
• полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
• срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).

Новый ГОСТ по делопроизводству. Пример заполнения новых реквизитов

Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут, как использовать полезные инструменты Word и упростите свою работу, скачав пример нового ГОСТа по делопроизводству с навигацией

ГОСТ делопроизводство 2019: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили

В новом ГОСТ по документообороту 2019 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно.

Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты были объединены и исключены

В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.

Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты были объединены и разъединены

Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24».

Новый ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов

Таблица. Все изменения, введенные в действие новым стандартом

Внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 – «адресат»,16 – «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подскажут, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов

Делопроизводство 2019: новые требования к оформлению реквизитов

Изменились правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ 2019 в отношении следующих двенадцати реквизитов:

1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.
2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.
3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов 2019, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.
4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.
5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе и пр.), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы.
   В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера перед указанием номера приложения (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1.
   В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.

1. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.
2. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.
3. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.
4. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.
5. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.
6. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, о трех ошибках в номенклатуре дел, которые допускают 80% секретарей

Стандарт по делопроизводству 2019. Что изменилось в оформлении реквизитов, таблица

1. Двенадцатый реквизит, правила заполнения которого изменились — «Текст документа». Рассмотрим подробнее.

Правила оформления текстовых документов по ГОСТ 2019

Когда документ не является инициативным и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:

• наименование,
• наименование организации-разработчика,
• дату, регистрационный номер,
• название вида документа или его заголовок,
• наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.

Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству 2019.

При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».

Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.

Новая инструкция по делопроизводству 2019 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Обратите внимание. Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо.

Итог:

Учтите все изменения, внесенные ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 при разработке новой инструкции по делопроизводству. Разработайте этот локальный нормативный акт с учетом специфики деятельности вашей организации.