Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений Г. Москвы

Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений Г. Москвы Комментарии Приложение
к Приказу от 06 августа 1997 года № 287
Номенклатура

1. Индекс дела	Наименование дела	Срок хранения документов	Примечание
   1	2	3	4
   	01. Канцелярия
   01.01	Устав образовательного учреждения. Свидетельство о государственной регистрации	Постоянно (ст. 37а)	—
   01.02	Лицензия на образовательную деятельность	Постоянно	—
   01.03	Свидетельство об аттестации образовательного учреждения	Постоянно	—
   01.04	Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения	Постоянно	—
   01.05	Контракт на право оперативного управления нежилым фондом, свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком	Постоянно (ст. 1096)	На госхранение не передаются
   01.06	Приказы Московского комитета образования о работе общеобразовательных учреждений	На период действия (ст. 5)
   01.07	Договор с учредителем	Постоянно
   01.08	Программа развития образовательного учреждения (при необходимости)	Постоянно
   01.09	Решения территориальных органов управления, приказы окружных управлений образования о работе общеобразовательных учреждений	На период действия (ст. 5)
   01.10	Приказы директора образовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним. Подлинники	10 лет	—
   01.11	Протоколы общих собраний (конференций), заседаний совета учреждения	Постоянно (ст. 17)	—
   01.12	Коллективные договоры	Постоянно (ст. 369)	—
   01.13	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год (ст. 1074)	После замены новыми
   01.14	Должностные инструкции	3 года (ст. 56)	После замены новыми
   01.15	Социально-педагогический паспорт общеобразовательного учреждения	Постоянно (ст. 331)	В госархив передается после ликвидации учреждения
   01.16	Технический паспорт учреждения
   01.17	Паспорт материально-технического обеспечения образовательного процесса
   01.18	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства	Постоянно (ст. 61а)	В архив не сдается
   01.19	Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции	3 года (ст. 1066)
   01.20	Номенклатура дел общеобразовательного учреждения	До замены (ст. 95а)	В госархив не сдается
   01.21	Личные дела обучающихся	3 года ЭПК (ст. 499б)	По решению ЭПК на госхранение отбирается 2-3% личных дел учащихся, окончивших школу
   01.22	Алфавитная книга записи обучающихся	50 лет (ст. 514е)	—
   01.23	Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей	50 лет (ст. 528а)	—
   01.24	Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании	50 лет (ст. 528а)	—
   01.25	Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, переписка по организационно-хозяйственным вопросам	3 года (ст. 323)	При условии завершения ревизий, в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения
   01.26	Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися	25 лет (ст. 44)
   01.27	Документы по совместной с правоохранительными органами работе с детьми	3 года (ст. 415)
   01.28	Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.) об освобождении обучающихся от экзаменов	5 лет (ст. 507)
   01.29	Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением	5 лет
   01.30	Журнал регистрации входящих и исходящих документов	3 года
   01.31	Книга движения обучающихся	50 лет
   (введен приказом Московского Комитета образования от 22.03.1999 N 87)
   	02. Учебно-воспитательная работа
   02.01	Образовательная программа общеобразовательного учреждения	Постоянно (ст. 166а)	—
   02.02	Годовой план работы (календарнотематический график)
   02.03	Учебные планы	Постоянно (ст. 568)
   02.04	Учебные программы	До минования надобности	—
   02.05	Расписания занятий	1 год (ст. 602)	—
   02.06	Протоколы заседаний педагогического совета школы и документы к ним	Постоянно (ст. 571)	—
   02.07	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий	75 лет (ст. 592)	—
   02.08	Статистические отчеты о работе школы (ф.ф. ОШ-1, ОШ-3, ОШ-6, ОШ-9, 3-фк)	5 лет (ст. 293)	—
   02.09	Классные журналы	5 лет (ст. 605)	После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса. Сформированные дела за год хранятся не менее 25 лет
   02.10	Журнал учета пропущенных и замещенных уроков	5 лет (ст. 396)	—
   02.11	Журнал группы продленного дня	5 лет (ст. 605)	—
   02.12	Журнал факультативных занятий	5 лет (ст. 605)	—
   02.13	Журнал учета кружковой работы	5 лет (ст. 605)
   02.14	Экзаменационные работы обучающихся	1 год ЭПК (ст. 587)	По решению ЭПК лучшие работы могут быть отобраны на госхранение
   	03. Кадры
   03.01	Приказы директора общеобразовательного учреждения о личном составе работников и документы к ним	75 лет (ст. 196)	—
   03.02	Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др.	3 года (ст. 19в)	—
   03.03	Личные дела педагогических и др. работников школы	75 лет — В ЭПК (ст. 498в)	—
   03.04	Личные карточки рабочих и служащих (ф. Т-2)	75 лет — В ЭПК (ст. 504)	—
   03.05	Книга учета личного состава педагогических работников школы	75 лет ЭПК (ст. 508)	—
   03.06	Трудовые книжки	До востребования или 50 лет после ухода с работы (ст. 524)	—
   03.07	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постоянно (ст. 526а)	—
   03.08	Документы по аттестации педагогических работников школы (планы, протоколы, характеристики)	75 лет — В (ст. 635)	Хранятся в составе личных дел. Не вошедшие в состав личных дел — 5 лет
   03.09	Трудовые договоры (контракты)
   	04. Бухгалтерия
   04.01	Лицевые счета по начислению зарплаты	75 лет — В (ст. 311а)	—
   04.02	Хозяйственные договоры	5 лет (ст. 337)	После истечения срока договора
   04.04	Главная книга	5 лет (ст. 316)	При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения
   04.05	Кассовая книга и оборотные ведомости	5 лет (ст. 317)	То же
   04.06	Документы финансово-бухгалтерской отчетности	5 лет (ст. 310)	То же
   04.07	Документы кассово-мемориального характера со всеми приложениями к ним	5 лет (ст. 310)	То же
   04.08	Акты документальных ревизий финансовохозяйственной деятельности учреждения	5 лет (ст. 334)	То же
   04.09	Отчеты по финансированию	Постоянно (ст. 304)	—
   04.10	Документы о переоценке основных фондов	Постоянно (ст. 329)
   04.11	Листки нетрудоспособности	3 года (ст. 697)
   04.12	Документы об оплате листков нетрудоспособности	5 лет (ст. 324)	—
   04.13	Исполнительные листы	До срока надобности (ст. 325)	Не менее 5 лет
   04.14	Документы о выплате пособий на детей	До срока надобности (ст. 324)	Не менее 5 лет
   04.15	Договоры о материальной ответственности	5 лет (ст. 339)	После увольнения материально ответственного лица
   04.16	Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные доверенности)	3 года (ст. 314)	—
   04.17	Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др.	До срока надобности (ст. 327)	Не менее 3 лет
   04.18	Тарификационные списки педагогических работников образовательного учреждения	25 лет (ст. 391)	—
   04.19	Табели рабочего времени	1 год (ст. 377)	—
   	05. Хозяйственная часть
   05.01	Инвентарные описи, сличительные ведомости учета имущества образовательного учреждения	3 года (ст. 323)	При завершении ревизии
   05.02	Книга учета хозяйственного имущества и материалов	3 года (ст. 1057)	При завершении ревизии
   05.03	Акты приема, сдачи и списания имущества	3 года (ст. 1063)	При завершении ревизии
   05.04	Технические паспорта на приборы и оборудование	10 лет (ст. 1854)
   	06. Медицинская часть
   06.01	Медицинские (амбулаторные) карты детей	5 лет (ст. 703б)	После выбытия из школы
   06.02	Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах и прививках обучающихся образовательных учреждений	3 года (ст. 691)
   06.03	Единовременные сведения о заболеваемости детей	3 года (ст. 701)
   06.04	Требования на медикаменты	3 года (ст. 724)
   06.05	Документы (акты, переписка и др.) о получении и расходовании медикаментов	3 года (ст. 723)

2. Заведующий Объединенным
3. архивом учреждений
4. народного образования г. Москвы
5. ________ С.В. Степанов
6. «___» ________ 199_ г.
7. ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
8. О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВАХ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ
9. В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ Г. МОСКВЫ

10. По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих с отметкой «ЭПК»
    1	2	3
    Постоянного
    Временного (свыше 10 лет)
    Временного (до 10 лет включительно)
    Итого

11. Ответственный
12. за ведение делопроизводства
13. УКАЗАНИЯ
14. ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
15. ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ Г. МОСКВЫ
16. Предлагаемая примерная номенклатура дел является основной для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передачи их в архив.
17. Примерная номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Такая система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов. Сроки хранения дел определены исходя из практической и научной значимости и в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989 г.) и Перечнем документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (М., 1981 г.).
18. Документы постоянного и долговременного сроков хранения после проведения архивным работником окружного управления упорядочения документов и дел общеобразовательного учреждения передаются в Объединенный архив учреждений народного образования г. Москвы.
19. Для документов по личному составу со сроком хранения 75 лет «ЭПК» исчисления сроков хранения производятся с учетом возраста человека (обозначается в перечне буквой «В») к моменту окончания дела. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) предполагает, что дело (отдельные документы дела) может иметь практическую или научно-историческую ценность и после указанного срока хранения нуждается в экспертной оценке решения вопроса о целесообразности дальнейшего хранения или уничтожения.
20. При наличии документации, не вошедшей в номенклатуру дел, необходимо внести заголовки этих дел в соответствующие разделы номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, определить сроки их хранения на основе указанных выше документов. Для определения сроков хранения, отбора документов на хранение и уничтожение в общеобразовательном учреждении образуется экспертная комиссия из трех человек.
21. При ведении делопроизводства на персональном компьютере допускается использование распечаток вместо рукописных документов. Распечатанный из компьютера документ заверяется печатью учреждения и подписью директора.
22. Порядок хранения и телекоммуникационной передачи электронных данных, электронных архивов по делопроизводству определяется руководством окружного управления образования, директором учреждения.
23. Полная замена «бумажного» делопроизводства на «электронное» не допускается.