Невостребованные депонентские суммы списываются

Депонирование и списание заработной платы

На форуме сайта www.buhgalteria.ru, как всегда, не утихают дискуссии по тем или иным насущным проблемам. На этот раз горячей темой для обсуждения явился вопрос, как правильно депонировать заработную плату, если сотрудник по каким-либо причинам не смог ее получить, и как в дальнейшем списать такую сумму.

Причин депонировать заработную плату может быть немало: отпуск, командировка, больничный сотрудника. Но это касается только случая, когда заработная плата выплачивается из кассы. В большинстве же случаев зарплату сейчас выплачивают через банк. В том случае, если заработная плата выдается на руки и сотрудник ее вовремя не получил, бухгалтеру необходимо депонировать невыплаченную сумму и сдать лишнюю наличность в банк. Данное правило установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. N 373-П, далее — Положение).

Нужно знать. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы регулируются ст. 136 Трудового кодекса. Она должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц, в дни, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным либо трудовым договором.

Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и т.д. сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения).

Наличие в кассе денег сверх установленного лимита влечет ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. — для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц.

С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наташка»:

«Наташка»: «Подскажите, пожалуйста, какие нужно сделать проводки в случае депонирования не выплаченных сотрудникам сумм?»

На помощь пришел, как всегда, гуру форума «Олег»:

«Олег»: «Все просто. В бухгалтерском учете нужно отразить данные операции следующими проводками:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

  • начислена заработная плата;

Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетные счета»

  • поступили в кассу денежные средства на выплату заработной платы;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50 «Касса»

  • заработная плата выдана сотрудникам;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

  • депонирована не полученная в срок заработная плата;

Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 50 «Касса»

  • депонированная заработная плата сдана в банк».

«Наташка»: «Спасибо. А что делать с заработной платой, по которой истек срок исковой давности? Как списывать в таком случае?»

«Мариночка»: «Ничего сложного. Депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н). Со счета, на котором находились депонированные суммы (счет 76-4), она списывается на счет 91 «Прочие расходы». Проводка выглядит так:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»,

  • списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности».

«Наташка»: «Спасибо за подробные разъяснения. Скажите, пожалуйста, если сотрудник явился за заработной платой, которая была депонирована, ему нужно написать заявление на выдачу денег?»

«Олег»: «Нет, не нужно ничего писать».

К обсуждению присоединилась «Наталья Петровна»:

«Наталья Петровна»: «Для того чтобы получить депонированную заработную плату, сотрудник вправе обратиться как в письменной, так и в устной форме. Организация должна выплатить ему денежные средства в кратчайшие сроки. Как правило, при наличии денежных средств деньги выдаются в день обращения».

«Наташка»: «Какие документы оформляются для выплаты депонированной заработной платы?»

«Наталья Петровна»: «Как и в обычных случаях при выплате заработной платы — расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость, если депонентов много».

С новым вопросом к участникам форума обратилась «Катя»:

«Катя»: «Как уплачивается НДФЛ с депонированных сумм?»

«Олег»: «В общем порядке».

«Наталья Петровна»: «Независимо от того, получил сотрудник или нет заработную плату, с нее необходимо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, определяемый в соответствии с п. 6 ст. 226 Налогового кодекса».

«Катя»: «А как вообще правильно депонировать заработную плату?»

«Наталья Петровна»: «В последний рабочий день, предназначенный для выдачи наличных денег, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Далее необходимо подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. В конце эта сумма сверяется с той, что указана в расчетно-платежной ведомости. Также нужно составить реестр депонированных сумм. Как правило, он оформляется в произвольной форме».

«Катя»: «А что именно нужно прописать в реестре?»

«Наталья Петровна»: «Реестр депонированных сумм содержит:

  • фирменное наименование компании;
  • фамилию, имя, отчество (для ИП);
  • дату оформления реестра депонированных сумм;
  • период возникновения депонированных сумм;
  • номер расчетно-платежной ведомости;
  • фамилию, имя, отчество работника, не получившего заработную плату;
  • его табельный номер;
  • сумму невыплаченных наличных денег;
  • итоговую сумму невыплаченных наличных денег по реестру;
  • подпись и расшифровку подписи кассира.

Вы также можете установить дополнительные реквизиты в реестре депонированных сумм».

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После того как кассир оформил реестр депонированных сумм, в расчетно-платежной ведомости после общей выданной сотрудникам суммы указывается депонированная сумма и ставится подпись кассира. Затем документ передается на подпись главному бухгалтеру.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указываются в ведомости.

Непростой вопрос участникам форума задала «Настя»:

«Настя»: «В нашей компании образовалась неистребуемая задолженность по заработной плате. Стала читать кодексы и так и не смогла понять, когда ее правильно списать. При этом у меня появились сомнения, какой период считать сроком исковой давности: три месяца или три года. Разъясните, пожалуйста, эту ситуацию».

«Олег»: «Минфин России придерживается позиции, что это три месяца. По истечении трех месяцев вы должны списать указанные суммы во внереализационный доход и исчислить с них налог на прибыль».

«Настя»: «В данном случае нельзя применять срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом РФ?»

«Олег»: «Почему же, можно. Только это может привести к разногласиям с контролирующими органами».

«Настя»: «Вы не можете разъяснить почему?»

«Олег»: «Существует две позиции, какой период считать сроком исковой давности, а именно:

  • задолженность списывается по истечении трех месяцев. Данное правило установлено ст. 392 Трудового кодекса РФ;
  • задолженность подлежит списанию по истечении трех лет. Такое положение закреплено в ст. 196 Гражданского кодекса РФ.

Позиция чиновников Минфина заключается в том, что такой вид кредиторки подлежит списанию по истечении трех месяцев. Их точка зрения выражена в Письмах Минфина России от 2 апреля 2009 г. N 03-03-06/1/211, от 7 октября 2009 г. N 03-03-06/1/651. В своих разъяснениях чиновники указывают, что исковой давностью признается срок в три года (ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК РФ). Однако трудовым законодательством определено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал о нарушении своих прав.

Предусмотренный Трудовым кодексом срок более короткий, чем в Гражданском кодексе. Таким образом, по истечении трех месяцев сумма кредиторки по заработной плате списывается в доходы (внереализационные) и с нее исчисляется налог на прибыль. Однако истечение трехмесячного срока не лишает работника права обратиться за выплатой заработной платы. В таком случае компания должна выплаченную сумму отразить в составе внереализационных расходов».

«Наталья Петровна»: «Федеральная налоговая служба РФ, как всегда, не согласна с решением Минфина и в Письме от 6 октября 2009 г. N 3-2-06/109 высказала противоположную позицию. Налоговики отмечают: срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, поскольку ст. 392 Трудового кодекса определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права. Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем Положения.

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд.

На основании изложенного для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы».

«Олег»: «Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (Письмо УФНС России по г. Москве от 29 сентября 2009 г. N 16-15/100975)».

«Настя»: «Получается, что по истечении трехлетнего срока эта сумма автоматически включается в доход компании?»

«Олег»: «Ну, практически. Должна быть проведена инвентаризация и подписан приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности».

«Настя»: «Спасибо».

«Маслова Н.О.»: «Наша компания совмещает общий режим обложения и ЕНВД. Заработная плата сотрудника, который был занят в спецрежимной деятельности, была депонирована. В течение трех лет сотрудник за ней не явился. Скажите, пожалуйста, можно ли списать такие суммы в доход?»

«Олег»: «Компании, применяющие спецрежим в виде ЕНВД, не уплачивают налог на прибыль. Следовательно, облагаемого дохода в данном случае не возникает».

«Маслова Н.О.»: «Спасибо за ответ».

Д.В.Сенаторова

Ведущий специалист по кадрам

Учимся заполнять новые формы счетов-фактур
Приступаем к изучению МСФО