Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке

Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.

Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».

При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».

О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.

Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.

О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

• Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
• Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2018 году см. по .

Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

• «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2018 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
• «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2018 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

• из кассы наличными деньгами;
• через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
• через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Как вернуть излишне перечисленные денежные средства?

Ситуация с возвратом излишне перечисленных денежных средств возникает в практической работе очень часто. Срабатывает человеческий фактор.

К примеру, банковский работник делает ошибку, а задействованные стороны тратят время, силы и средства, чтобы ее исправить.

Как поступать в таких случаях в 2019 году?

Рассмотрим задачу с двух точек зрения:

• либо вы отправитель,
• либо вы получатель.

Напомним, что согласно ГК РФ лицо, не имеющее каких-либо обязательств перед другим лицом, вправе требовать свои денежные средства обратно, если произошёл ошибочный платёж (статья 1102).

Самый необходимый первый шаг это письменно уведомить банк и контрагента. А далее по схеме.

Итак, способа есть как минимум два:

1. Получатель добровольно делает возврат.
2. Получатель делает возврат на основании судебного иска.

Добровольный возврат осуществляется в порядке, предусмотренном законом:

• если договор был заключен, то основание должно быть обозначено как расторжение договора (составляется соглашение о расторжении договора);
• если договор не был заключен, то отправитель денежных средств должен направить в адрес получателя письмо с обозначенной проблемой с приложением акта сверки.

Проверка взаиморасчетов в изучаемой ситуации неизбежна, так как акт сверки необходимая составляющая в процессе возврата, если тем более договор отсутствует.

Как же написать письмо на возврат излишне перечисленных денежных средств?

Установленного шаблона письма не существует. Написать можно в произвольной форме. Примерно как показано на рисунке 1.

Рисунок 1 — Как оформить обращение к стороне, получившей случайно деньги.

Фраза «просим вас вернуть излишне перечисленные денежные средства» обязательно должна дополняться кратким пояснением ситуации и реквизитами для осуществления возврата.

К оригиналу письма не забудьте приложить акт сверки взаиморасчетов.

Если получатель проявляет недобросовестность, то принудить его можно с помощью обращения в суд.

Грамотно составленное исковое заявление и профессиональный юрист решат проблему. Обращайтесь к специалистам. Это поможет сэкономить время, силы и средства.

Как возвратить ошибочно полученные денежные средства?

Если к вам на расчетный счет «упали» случайно деньги, то радоваться не нужно. Не важно физическое вы лицо или юридическое, то вы должны знать о существовании в ГК РФ статьи 1107, которая не только обязывает деньги возвратить незамедлительно, но и предупреждает об ответственности за несвоевременный возврат.

Пункт 2 статьи 1107 Гражданского кодекса РФ гласит, что возврат неосновательного обогащения могут сопроводить проценты за использование чужих средств. Процентная ставка определяется Банком России в соответствии с периодом (статья 395 ГК РФ).

Итак, если вы в банковской выписке обнаружили ошибочное поступление или же вам об этом сообщил контрагент, то незамедлительно уведомите об этом банк.

Уведомление банка производится письменно в произвольной форме. Заявление на возврат может быть также сделано по внутреннему регламенту банка. Смотрите по ситуации.

Уведомление сделать нужно в первые десять дней после выявления ошибки. Банк реагировать будет в зависимости от условий договора.

Два варианта реакции банка:

• если банк имеет возможность безакцептно списывать ошибочные суммы, то он сделает это, не дожидаясь распоряжения вашего контрагента. Этот случай самый желанный, то есть проблема решится в кратчайшие сроки;
• если банку не предоставлено право безакцептного списания ошибочно зачисленных сумм, то он будет ожидать распоряжение вашего контрагента.

Перечень условий, при которых существует возможность осуществления возврата купленной продукции

Основанием для проведения процедуры возврата может послужить нарушение прав клиента, при котором он получит либо деньги обратно, либо товар на замену.

Вам стоит познакомиться с ними более подробно:

• Если по каким-либо причинам изделие не подошло клиенту. В течение 14 дней можно отнести обратно вещь продавцу и получить назад потраченные средства. Есть одно «но»: данное правило не распространяется на категорию технически сложных товаров, а также пищевых продуктов;
• В случае если товар был продан ненадлежащего качества. Это говорит о том, что изделие нельзя использовать в своем привычном режиме, либо же оно не соответствует многочисленным заявленным характеристикам;
• Были обнаружены механические повреждения. Этот факт должен быть подтвержден и зафиксирован надлежащим образом. Клиент может сделать специальный акт, в котором необходимо расписать по пунктам каждый недостаток покупки;
• Если товар часто приходится отправлять на ремонт, либо он требует более дорогостоящих ремонтных работ. При таком раскладе необходимо сопоставить с ценой само изделие.

Клиент имеет право выбрать вариант обмена товара, так как возможен не только возврат денег.

При каких обстоятельствах покупатель не обладает правом требования возмещения понесенных расходов?

Существует несколько категорий товаров, осуществить возврат которых невозможно, если изделие ненадлежащего качества.

Перечень определен Правительством РФ и выглядит так:

• Товар можно отнести к категории продовольственной продукции;
• Это косметика или парфюмерия;
• Продажа товара осуществляется с помощью метражей: ткань, штук, линолеум и др.;
• Входит в число средств, предназначенных для личной гигиены: от зубной щетки до расчески;
• Товары медицинского назначения, лекарства и аппараты;
• Различные ювелирные украшения, либо же изделия из драгоценных металлов;
• Патроны и оружие;
• Яды и различные средства бытовой химии;
• Нижнее белье, чулки и носки;
• Мебельные гарнитуры;
• Приобретенные представители флоры и фауны;
• Печатные изделия: книги, брошюры, календари и т.д.;
• У товара есть свой гарантийный срок, он также имеет бытовое назначение.

Возврат денег за бракованный товар.

О том, можно ли вернуть деньги за доставку,

Образец заявления на возврат денег смотрите по ссылке: http://uropora.ru/zashhita-prav-potrebitelej/vozvrat-deneg-za-tovar/shablon-zayavleniya-na-vozvrat-denezhnyx-sredstv.html

Технически сложные товары также не подлежат возврату. До недавнего времени перечень таких товаров не был закреплен действующим законодательством, и время от времени возникало множество сложностей касательно того, какие именно изделия следует вносить в эту категорию.

Сегодня список выглядит так:

• Летательные аппараты. Например, вертолеты;
• Средства передвижения. Например, авто и мотоциклы;
• Сельскохозяйственная техника;
• Средства, позволяющие передвигаться по снегу;
• Транспорт, который может передвигаться по воде, с электрическим двигателем;
• Разнообразное навигационное оборудование, в том числе и техника для спутниковой связи;
• Компьютерная техника и оборудование для спутникового ТВ.
• Фото- и видео аппаратура;
• Бытовая домашняя техника, которая включает стиральные машины, электроплиты, а также холодильники.

Осуществить процедуру возврата можно только в том случае, если изделие не было вами использовано и сохранило все этикетки и бирки. Если имеются какие-либо признаки использования изделия, тогда потребителю будет отказано в возврате. Клиент может продолжать отстаивать свои права и оспорить отказ. Для этого необходимо обратиться к специалистам, которые проведут специальную экспертизу, устанавливающую, в каком именно состоянии находился товар.

Покупатель не может обратно вернуть продавцу изделие, в котором нет каких-либо недостатков, если оно обладает индивидуально-определенными особенностями, которые были согласованы с конкретными клиентами. Именно поэтому, вещи, которые были изготовлены по индивидуальному заказу, вернуть покупателю обратно не удастся.